Bước 1: Nhận diện rủi ro (Xác nhận rủi ro bên ngoài hay rủi ro bên trong)
Tại Vietjet Air, bộ phận theo dõi và đánh giá rủi ro là Ủy ban quản trị rủi ro thuộc HĐQT, có nhiệm vụ hỗ trợ HĐQT cải thiện quy trình quản trị rủi ro, đảm bảo hoạt động kinh doanh và việc sử dụng các nguồn lực hiệu quả. Khi phát hiện rủi ro xẩy ra, bộ phận quản lý rủi ro lập báo cáo phân tích sự kiện rủi ro gồm các nội dung: tóm tắt sự việc, phân tích nguyên nhân rủi ro, những tổn thất mà Công ty phải gánh chịu, đề xuất giải pháp.
Xác định rủi ro
Rủi ro đối với quy trình mua hàng – thanh toán tại Vietjet Air bao gồm:
Thừa hàng và tăng chi phí lưu kho - Mua không đúng mặt hàng
- Mua hàng không đúng nhà cung cấp - Hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá quá cao - Số lượng hàng mua ít hơn so với nhu cầu
- Hàng hóa nhập về chậm không đáp ứng yêu cầu sử dụng - Chất lượng hàng nhận thấp hơn thỏa thuận
- Số lượng hàng nhận thấp hơn thỏa thuận - Hàng tồn kho bị khai khống
- Thanh toán không đúng nhà cung cấp
- Chi phí mua hàng cao hơn so với thực tế (do thanh toán trễ không được hưởng chiết khấu thanh toán)
- Thanh toán số tiền cao hơn giá thỏa thuận
- Thất thoát tiền mặt, tiền trong tài khoản (do mua khống) - Báo cáo sai, không kịp thời, không ngắn gọn, không hữu ích
Xác định nguyên nhân của các rủi ro:
Vietjet Air sử dụng cách phân loại nguyên nhân thống nhất cho mọi hoạt động theo Bộ nguyên nhân gốc do Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế
ban hành, gồm 81 nguyên nhân phân ra thành các nhóm nguyên nhân: (1) Ảnh hưởng của tổ chức, (2) Hoạt động kiểm soát không hiệu lực, (3) Các tiền đề của các hành động không phù hợp, (3) Các hành động không phù hợp.
Trong đó, đối với quy trình mua hàng – thanh toán, rủi ro và nguyên nhân rủi ro có thể chia thành:
- Rủi ro môi trường kinh doanh:
Các rủi ro về tỷ giá đối với các giao dịch sử dụng ngoại tệ, rủi ro lãi suất với các giao dịch sử dụng nguồn tiền huy động từ vay vốn để tài trợ, rủi ro thị trường khan hiếm, nhu cầu mua hàng tăng cao đột biến khiến giá cả tăng cao và Công ty có thể không mua đủ lượng hàng hóa.
Rủi ro từ nhà cung cấp: Nhà cung cấp thiếu uy tín, lừa đảo, Bán hàng không đúng chất lượng, không bảo đảm số lượng và thời gian giao hàng.
- Rủi ro hoạt động: Quy trình không rõ ràng, thiếu nguồn tài chính để thực hiện, thiếu nhân lực; hoạt động kiểm soát không hiệu lực, người thực hiện kiểm soát thiếu năng lực hoặc gian lận; người thực hiện mua hàng gian lận, sai sót; người phê duyệt thực hiện phê duyệt nội dung không phù hợp, sai thẩm quyền...
- Rủi ro tuân thủ: Nội dung Hợp đồng không đúng quy định pháp luật, hóa đơn sai ngày thực hiện giao dịch, ghi nhận sai giá trị hàng tồn kho, sai thời điểm ghi nhận...
Bước 2: Đánh giá rủi ro:
Đánh giá rủi ro tại Vietjet Air được xác định trên hai phương diện: Mức độ ảnh hưởng và tần suất xảy ra rủi ro.
Tần suất xảy ra rủi ro được căn cứ vào các dữ kiện lịch sử, phân thành các cấp độ: Nguy cơ xảy ra thường xuyên, thỉnh thoảng, ít xảy ra, hầu như không xảy ra.
Mức độ ảnh hưởng của rủi ro dựa trên đánh giá của chuyên gia, phân thành các cấp độ: Nghiêm trọng, cao, trung bình, thấp, không đáng kể.
Quy trình mua hàng – thanh toán là quy trình diễn ra thường xuyên của Vietjet Air, mức độ xảy ra các rủi ro do sai sót, gian lận của con người luôn hiện hữu và có khả năng xảy ra. Do quy trình mua hàng – thnah toán của Vietjet Air là một trong các quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và chất lượng hàng hóa bán trên máy bay, công cụ dụng cụ, thiết bị của doanh nghiệp nên có ảnh hưởng trọng yếu đến hiệu quả hoạt động cũng như uy tín, hình ảnh của Vietjet Air.
Bước 3: Biện pháp xử lý
Trên cơ sở đánh giá mức độ nghiêm trọng và tần suất xảy ra rủi ro tại Bước 2, Vietjet Air cân nhắc việc đưa ra quyết định ứng phó với rủi ro cần được cân nhắc trên lợi ích và chi phí của việc tiếp nhận rủi ro và lợi ích chi phí của việc thực hiện hoạt động kiểm soát đối với rủi ro, chia làm 4 hành động thích hợp bao gồm:
- Terminate (Chấm dứt rủi ro): Thay đổi thiết kế, công nghệ hoặc không thực hiện nghiệp vụ là môi trường phát sinh rủi ro để rủi ro không diễn ra.
- Treat (Xử lý rủi ro): Sử dụng ứng dụng công nghệ vào kiểm soát, kiểm soát hành chính, sử dụng các trang thiết bị để bảo hộ, xây dựng phương án xử lý trong các tình huống khẩn cấp
- Transfer (chuyển giao rủi ro): Bằng việc mua bảo hiểm hoặc công cụ phái sinh trên thị trường
- Tolerate (Chấp nhận rủi ro).
Các rủi ro có mức ảnh hưởng nghiêm trọng và tần suất xảy ra thường xuyên sẽ bắt buộc phải xử lý rủi ro. Nhóm rủi ro thấp có thể thực hiện biện pháp chấp nhận rủi ro và các nhóm rủi ro trung bình tùy đánh giá và tình hình
chung, bộ phận đánh giá rủi ro trình phương án xử lý phù hợp và báo cáo kết quả thực hiện.