Môi trường kiểm soát được coi là yếu tố nền tảng của KSNB, phản ánh ý thức của mọi thành viên trong đơn vị về KSNB. Môi trường kiểm soát hiệu quả là tiền đề để các yếu tố khác của KSNB diễn ra thuận lợi tại tất cả các bộ phận, các hoạt động của doanh nghiệp nói chung của doanh nghiệp, trong đó có quy trình mua hàng – thanh toán. Tại Vietjet Air, môi trường kiểm soát đã được thống nhất, xuyên suốt từ đội ngũ lãnh đạo đến các nhân viên, xây dựng nhân tố con người vững mạnh, quyết định sự phát triển của cả Công ty.
2.3.1.1. Truyền đạt và hiệu lực hóa tính trung thực và các giá trị đạo đức
Công ty đã ban hành Nội quy lao động, Bộ quy tắc ứng xử trong đó quy định quy tắc và chuẩn mực đạo đức mà người lao động phải chấp hành, bao gồm cả việc ban hành các quy định xử phạt như nhận quà biếu, thông đồng với nhà cung cấp...Thông tin về nội quy liên quan giá trị đạo đức và chuẩn mực hành vi được công khai, phổ biến đến toàn thể nhân viên Công ty thông qua chương trình đào tạo nhân viên mới, đào tạo thường niên, các hội thảo, bản tin nội bộ...Đồng thời, các nhân viên đã được phổ biến và thực hiện ký cam kết thực hiện nội quy, quy chế do Công ty ban hành khi tuyển dụng.
Điểm nổi bật tại Vietjet Air là Công ty đã xây dựng được văn hóa công sở mang bản sắc riêng trẻ trung, năng động, lành mạnh, chuyên nghiệp trong đó các nhân viên có niềm tự hào về Vietjet Air, người điều hành doanh nghiệp và chủ động tuân thủ các nội quy, quy chế, cống hiến xây dựng hình ảnh của Vietjet Air. Năm (05) năm liên tiếp từ 2015-2019, Vietjet Air được bình chọn trong Top 100 nơi làm việc tốt nhất Việt Nam do Anphabe và Công ty Nghiên cứu thị trường Intage bình chọn, và nơi làm việc tốt nhất châu Á do HR Asia
Awards bình chọn cho thấy sự hài lòng và trung thành của người lao động với doanh nghiệp. Con người là nhân tố trung tâm thực hiện việc thiết lập, thực hiện và kiểm tra, giám sát KSNB nên việc nhân viên chủ động thực hiện các giá trị đạo đức sẽ giúp làm giảm các rủi ro sai sót, gian lận trong hoạt động của Vietjet Air.
Tuy nhiên, do KSNB có các hạn chế tiềm tàng mà trong đó có vấn đề về con người nên không có sự bảo đảm tuyệt đối rằng khi Vietjet Air ban hành các quy chế, chuẩn mực đạo đức, khen thưởng và kỷ luật rõ ràng, đã truyền tải đến các nhân viên các chuẩn mực này thì sẽ triệt tiêu sai sót, cố ý gian lận và thông đồng của nhân viên, mà chỉ cung cấp sự bảo đảm hợp lý cho việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp
2.3.1.2. Cam kết về năng lực của nhân viên
Đội ngũ nhân viên của Vietjet cơ bản đáp ứng trình độ và kỹ năng phù hợp với công việc được giao. Tính đến cuối năm 2019, Vietjet Air có 5.144 nhân viên trong đó đa số là nhân lực hàng không chất lượng cao (3,2% có bằng Thạc sĩ, Tiến sĩ, 51,5% có trình độ đại học, 17,5% có bằng cấp lái máy bay thương mại và 27,8% có trình độ trung cấp, cao đẳng). Về cơ cấu nhân viên, 1.373 nhân viên (chiếm 27%) là cán bộ quản lý và nhân viên văn phòng; 889 phi công ( chiếm 17%), 2.051 tiếp viên (40%) , 831 nhân viên kỹ thuật (chiếm 16%).
2.3.1.3. Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát
Cơ cấu thành phần, quy trình bổ nhiệm, điều kiện đối với thành viên, cách thức hoạt động, chức năng quyền hạn của HĐQT và Ban Kiểm soát của Vietjet Air được quy định chi tiết tại Điều lệ của Công ty.
HĐQT của Vietjet Air do Đại hội đồng cổ đông của Công ty bỏ phiếu biểu quyết bầu ra, có chức năng đại diện cho các cổ đông tại Công ty về quyền lợi chủ sở hữu, thực hiện giám sát hoạt động của BTGĐ theo Điều lệ
doanh nghiệp và quy định của pháp luật. Năm 2019, cơ cấu HĐQT của Vietjet Air gồm 7 người, trong đó chỉ có 3 người tham gia điều hành công ty tại BTGĐ, Chủ tịch HĐQT không đồng thời là Tổng giám đốc. Cơ cấu tổ chức và cách thức thành lập như trên giúp HĐQT và BTGĐ tồn tại tương đối độc lập với nhau, chức năng chủ sở hữu và chức năng điều hành vận hành độc lập. HĐQT chịu trách nhiệm giám sát hoạt động của BTGĐ.
Vietjet Air đã thành lập Ban kiểm soát do Đại hội đồng cổ đông bầu và bãi nhiệm, không trực thuộc HĐQT và BTGĐ. Để bảo đảm tính độc lập và khách quan của Ban Kiểm soát, tại Điều lệ, Vietjet Air quy định trên ½ thành viên Ban kiểm soát phải là thành viên chuyên trách và có ít nhất 1 kiểm toán viên hoặc kế toán viên. Kiểm soát viên không được là thành viên HĐQT, Tổng Giám đốc, các Phó Tổng giám đốc và Kế toán trưởng, cũng như không được liên quan đến thành viên HĐQT, thành viên BTGĐ. Ban kiểm soát thay mặt Đại hội đồng cổ đông thực hiện việc giám sát độc lập tất cả hoạt động và công việc kinh doanh của Công ty, trong đó có kiểm tra, giám sát hoạt động của BTGĐ. Ban Kiểm soát hoạt động độc lập với HĐQT, các thành viên Quản lý và báo cáo trực tiếp Đại hội đồng cổ đông. Ban Kiểm soát Vietjet Air thực hiện việc giám sát, xây dựng Báo cáo Ban Kiểm soát, báo cáo trực tiếp Đại hội đồng cổ đông đột xuất hoặc định kỳ.
2.3.1.4. Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Nhà quản lý tại Vietjet Air có xu hướng tổ chức kiểm soát của Công ty hiện hữu, được thực hiện chặt chẽ, tuân thủ các tiêu chuẩn của quốc tế và Việt Nam cũng như quy trình, quy định của Công ty để bảo đảm tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực phát triển, đề cao tính tin cậy của báo cáo tài chính và phi tài chính. Nhận thức đầy đủ và đề cao vai trò của KSNB của nhà quản lý sẽ có tác động tích cực đến nhận thức và vận hành KSNB của toàn thể nhân viên Vietjet Air.
2.3.1.5. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức chi tiết của Vietjet Air được trình bày tại Điểm 2.1.3 nêu trên.
Có thể thấy, Công ty có sơ đồ tổ chức cơ bản hợp lý bảo đảm công tác quản lý được triển khai chính xác và kịp thời. Bộ máy tổ chức của Công ty đặc trưng của các tập đoàn, công ty lớn – theo mô hình trực tuyến – chức năng. Hoạt động của Vietjet Air có sự chuyên môn hóa cao do đó cơ cấu tổ chức phân chia thành các bộ phận, nhiều cấp độ quản lý theo chức năng; đồng thời theo đặc điểm mô hình trực tuyến mỗi một cấp dưới chỉ chịu sự chỉ đạo của một cấp trên giúp việc chỉ đạo, phê duyệt thống nhất.
Ngoài ra, Công ty có sự đánh giá lại mô hình tổ chức và điều chỉnh hợp lý để phù hợp với mục tiêu trọng tâm phát triển và hạn chế các bất cập phát sinh trong quá trình phối hợp thực hiện các mục tiêu trước đó. Ví dụ như, Trung tâm đào tạo được mở rộng và chuyển thành Học viện Hàng không vào năm 2018 để tổ chức các hoạt động đào tạo toàn diện hơn, cung cấp nguồn nhân sự theo nhu cầu mở rộng của Công ty.
2.2.1.6. Phân chia quyền hạn và trách nhiệm
Đối với mỗi vị trí trong tổ chức, Công ty đã ban hành và sử dụng “Bản mô tả công việc” quy định các tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn và kỹ năng, trách nhiệm công việc cụ thể, rõ ràng. Đối với vị trí trong HĐQT và BTGĐ, quyền hạn và trách nhiệm được quy định tại Điều lệ doanh nghiệp.
Công ty cũng có quy định phân công, phân nhiệm phù hợp đối với từng vị trí và nghiệp vụ. Ví dụ như đối với hoạt động mua hàng, mỗi một công việc của nghiệp vụ như đề xuất do Bộ phận có nhu cầu thực hiện, phê chuẩn theo phân công và ủy quyền tùy thuộc giá trị và nội dung mua hàng, việc mua hàng do Phòng mua hàng thực hiện, Bộ phận kho thực hiện nhận và theo dõi biến động hàng hóa, Bộ phận TCKT thực hiện ghi chép về nghiệp vụ.
Vietjet Air luôn coi con người là nhân tố then chốt quyết định hiệu quả sản xuất kinh doanh và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Do đó, chiến lược phát triển nguồn nhân lực của Công ty gắn với chăm lo đào tạo phát triển con người về mọi mặt, xây dựng, triển khai chính sách tuyển dụng và đào tạo phù hợp nhằm khuyến khıı́ch sự phấn đấu, đóng góp và gắn bó của đội ngũ nhân viên đối với Công ty.
Chính sách tuyển dụng:
Trong những năm qua, chất lượng nhân sự tại Vietjet Air ngày càng được nâng cao thông qua tuyển dụng lao động mới đầy đủ kiến thức, năng lực, kinh nghiệm và đào tạo bồi dưỡng hàng năm.
Công ty đã xây dựng, ban hành Quy trình tuyển dụng thống nhất trong toàn hệ thống. Trên cơ sở tổng hợp nhu cầu tuyển dụng lao động từ các Ban/ Khối, Khối Nhân sự sẽ trình BTGĐ phê duyệt chỉ tiêu và vị trí tuyển dụng hàng năm và tuyển dụng đột xuất, trước khi tiến hành tuyển dụng. Vietjet Air đã ban hành được bản mô tả công việc các vị trí và yêu cầu tuyển dụng với từng vị trí.
Chính sách đào tạo:
Vietjet Air triển khai các khóa huấn luyện ban đầu, định kỳ và nâng bậc...đáp ứng nhu cầu đào tạo của các đối tượng nhân viên khác nhau.
Ngay từ những năm đầu thành lập, Vietjet Air đã thành lập Trung tâm Đào tạo Vietjet được Cục Hàng không Việt Nam phê chuẩn để đào tạo nhân sự hàng không. Từ năm 2018, Trung tâm Đào tạo Vietjet được hoàn thiện và nâng cấp trở thành Học viện hàng không Vietjet chuyên cung cấp các khóa đào tạo cho đội ngũ phi công, tiếp viên, kỹ sư, thợ máy, nhân viên mặt đất...cho Vietjet Air và các hãng hàng không khác.
Kế hoạch đào tạo hàng năm của công ty được các Phòng/Ban xác định vào tháng 10 hàng năm căn cứ yêu cầu khai thác, yêu cầu của nhà chức trách và nhu cầu phát triển nguồn nhân lực của Phòng/Ban và nguyện vọng của nhân viên bao gồm đào tạo nhân viên mới, đào tạo định kỳ, đào tạo nâng cao, cập nhật kiến thức, đào tạo kỹ năng, quản lý gửi về Khối nhân sự theo dõi chung và Học viện hàng không. Học viện hàng không phối hợp với Khối Nhân sự tổng hợp kế hoạch đào tạo, rà soát, đánh giá trình BTGĐ phê duyệt. Kế hoạch đào tạo năm tiếp theo được lập trước 31/12 hàng năm.
Trên cơ sở kế hoạch đào tạo năm đã được phê duyệt, Tổ Bộ môn xây dựng kế hoạch phân kỳ theo từng tháng. Trước ngày 10 hàng tháng, Học viện gửi kế hoạch đào tạo, huấn luyện phân kỳ tháng đến các Phòng/ Ban để cập nhật bổ sung (nếu có). Các khóa huấn luyện không nằm trong khả năng đào tạo của Học viện, Học viện có trách nhiệm liên hệ với các đối tác đủ điều kiện để triển khai thực hiện mời giảng cho khóa huấn luyện. Kế hoạch đào tạo tháng được lập trước ngày 20 hàng tháng và được triển khai về Phòng/ Ban để thông báo nhân sự tham dự. Các Khoa/Bộ môn chịu trách nhiệm triển khai, phân công giáo viên và giảng dạy, đánh giá học viên vào Hệ thống quản lý đào tạo (TMS). Văn phòng Giáo vụ chuẩn bị phòng học, trang thiết bị, photo tài liệu giảng dạy, cấp chứng chỉ đào tạo, báo cáo kết quả khóa học, lưu hồ sơ đào tạo. Ban Tiêu chuẩn và Đảm bảo chất lượng đảm bảo các Khoa/Bộ môn, Văn phòng giáo vụ hoạt động đúng theo quy định, quy trình và hướng dẫn công việc.
Ngoài công tác đào tạo nhân viên thông thường, Vietjet Air còn tập trung xây dựng đội ngũ lãnh đạo kế thừa sẵn sàng đáp ứng nhiệm vụ trong giai đoạn tiếp theo. Trong đó, Công ty tập trung phát triển đào tạo cán bộ quản lý theo tiêu chuẩn chức danh, bảo đảm những cán bộ kế cận đều được đào tạo chuyên sâu về chuyên môn và các kỹ năng mềm như kỹ năng quản lý, lãnh đạo.
Trong năm 2019, Vietjet Air đã đào tạo hơn 93 nghìn giờ bay cho phi công, 344 nghìn giờ bay cho tiếp viên, 125 nghìn giờ cho các nhân viên. Cùng với sự hỗ trợ và tư vấn về kỹ thuật của hãng sản xuất máy bay Airbus, Học viện hàng không Vietjet đã đưa vào lắp đặt, giảng dạy tại 3 buồng lái mô phỏng máy bay Airbus A320/A321, giúp tăng công suất đào tạo tại chỗ, bảo đảm an toàn, tin cậy và hiệu quả khai thác của các dòng máy bay.
Chính sách đánh giá nhân sự, tiền lương, thưởng và phúc lợi xã hội
Bên cạnh chính sách tuyển dụng, đào tạo bài bản, Vietjet Air đã xây dựng tương đối đầy đủ chính sách, quy trình đánh giá thành tích theo nguyên tắc thị trường và trọng dụng người tài. Vietjet Air đưa vào sử dụng Hệ thống đánh giá hiệu quả công việc theo tiêu chuẩn PMS.
Người lao động được bảo đảm chế độ lao động và phúc lợi cơ bản như được ký kết hợp đồng lao động, bảo đảm chế độ bảo hiểm, nghỉ lễ tết và nghỉ phép năm, chế độ thai sản theo quy định của pháp luật lao động, tăng lương định kỳ.... Mặt khác, nhân viên Vietjet Air còn được hưởng các chính sách riêng của công ty như xét thưởng KPIs (Chỉ số đo lường kết quả hoạt động) 6 tháng/lần dựa trên kết quả làm việc, chế độ vé máy bay miễn phí cho nhân viên và người thân (chương trình SFC), các chương trình xây dựng nhóm và hoạt động kết nối nhân viên khác (Team Building).
Vietjet Air đã chú trọng xây dựng chính sách tiền lương hợp lý, công khai và công bằng. Thu nhập của người lao động bao gồm lương và các khoản có tính chất tiền lương, tiền thưởng, tiền ăn ca, phụ cấp độc hại. Thu nhập của người lao động tại Vietjet Air bảo đảm cạnh tranh với mặt bằng quốc tế và không ngừng được nâng cao, thu nhập bình quân năm 2017 của Vietjet Air là 40,1 triệu đồng, năm 2018 là 44,5 triệu đồng đến năm 2019 là 46 triệu đồng. Trong đó, cơ chế tiền lương thực hiện theo chức danh công việc gắn với công suất lao động và hiệu quả hoàn thành công việc được giao.