Gian lận và sai sót Rủi ro Cơ chế kiểm soát
1. Đặt những mặt hàng không cần thiết. Thừa hàng và tăng chi phí lưu kho
Duyệt kế hoạch mua hàng chi tiết
Yêu cầu giải trình về việc mua hàng ngoài kế hoạch
2. Đặt hàng với số lượng hàng cao hơn
so với nhu cầu. Thừa hàng và tăng chi phí lưu kho
Duyệt kế hoạch mua hàng chi tiết
Yêu cầu giải trình về việc mua hàng ngoài kế hoạch
3. Có sự gian lận, thông đồng giữa nhân viên mua và nhà cung cấp
Hàng hóa, dịch vụ có giá quá cao hoặc chất lượng thấp hơn thực tế.
Sử dụng phương thức đấu thầu hoặc lấy ít nhất 3 báo giá
Có lãnh đạo xét duyệt
Quy trình kiểm tra chất lượng hàng (phê duyệt) Bộ phận có nhu cầu tham gia nhận hàng (đối chiếu) Chọn nhà cung cấp uy tín
4. Làm giả chứng từ mua hàng. Hàng tồn kho bị khai khống, thất thoát tiền mặt
Kiểm tra đầy đủ các chữ ký xét duyệt trên các chứng từ
Chứng từ do nhiều bộ phận xử lý (phân công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm)
5. Nhà cung cấp phát hành hóa đơn ghi
sai số lượng, giá trị mua hàng Hàng tồn kho bị khai khống, thất thoát tiền
Kiểm tra thông tin hóa đơn, đối chiếu với các chứng từ liên quan trước khi nhận hóa đơn 6. Nhà cung cấp bán những mặt hàng
với giá quá cao. Giá trị hàng mua tăng so vơi thực tế
Sử dụng phương thức đấu thầu hoặc lấy ít nhất 3 báo giá
7. Những nhà cung cấp sai sót trong
việc tính toán số tiền trên hóa đơn Thanh toán số tiền cao hơn so với thực tế.
Kiểm tra thông tin hóa đơn, đối chiếu với các chứng từ liên quan tính toán lại số tiền trước khi nhận hóa đơn
8. Người nhận hàng không phát hiện
những mặt hàng có chất lượng kém Giá trị hàng tồn kho cao hơn so với thực tế
Có bộ phận kiểm tra chất lượng trong quá trình nhận hàng. Hoặc thuê bên thứ 3 đánh giá chất lượng hàng hóa.
9. Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai
mặt hàng. Giá trị hàng tồn kho không đúng với thực tế
Kiểm tra lại các thông tin trên giấy giao nhận với các thông tin trên đơn đặt hàng, hợp đồng. Có ít nhất 2 bộ phận tham gia nhận hàng: Kho/bộ phận sử dụng, bộ phận kiểm tra chất lượng
10. Không được hưởng các khoản chiết
khấu do thanh toán trễ Chi phí mua hàng tăng
Theo dõi kế hoạch tiền mặt Phê duyệt cam kết trả tiền
Phê duyệt thời điểm trả tiền và số tiền
Người đề nghị mua khác người mua khác người nhận hàng khác người thanh toán khác người ghi chép nghiệp vụ
11.Thanh toán lại những hoá đơn đã
thanh toán Chi phí mua hàng tăng
Đánh dấu các hóa đơn đã thanh toán
Theo dõi, kiểm tra công nợ trước khi thanh toán
Có sự phân công phân nhiệm thực hiện nghiệp vụ thanh toán và sự phê duyêt của cấp cao hơn 12. Khoản thanh toán tiền mặt không
hợp lý
Thất thoát tiền mặt Quy định hạn mức buộc phải thanh toán qua tài khoản ngân hàng
Có chứng từ kèm theo đề nghị thanh toán Người lập đề nghị thanh toán khác người tiếp nhận xử lý đề nghị thanh toán, lập phiếu chi khác người phê duyệt và khác người chi tiền,
khác với người nhận tiền
13. Thanh toán không đúng nhà cung
cấp Thất thoát tiền mặt
Đối chiếu giữa kế toán và nhà cung cấp
Quy định hạn mức buộc phải thanh toán qua tài khoản ngân hàng
Có chứng từ kèm theo đề nghị thanh toán Người lập đề nghị thanh toán khác người tiếp nhận xử lý đề nghị thanh toán, lập phiếu chi khác người phê duyệt và khác người chi tiền, khác với người nhận tiền
14. Thanh toán cho nhà cung cấp không
có thật Thất thoát tiền mặt
Đối chiếu giữa kế toán và nhà cung cấp
Quy định hạn mức buộc phải thanh toán qua tài khoản ngân hàng
Có chứng từ kèm theo đề nghị thanh toán Người lập đề nghị thanh toán khác người tiếp nhận xử lý đề nghị thanh toán, lập phiếu chi khác người phê duyệt và khác người chi tiền, khác với người nhận tiền
15. Thanh toán cho những mặt hàng không nhận được
Thất thoát tiền mặt Đối chiếu giữa kế toán và nhà Thủ kho
Quy định hạn mức buộc phải thanh toán qua tài khoản ngân hàng
Có chứng từ kèm theo đề nghị thanh toán Người lập đề nghị thanh toán khác người tiếp
nhận xử lý đề nghị thanh toán, lập phiếu chi khác người phê duyệt và khác người chi tiền, khác với người nhận tiền
16. Tính toán sai số tiền cần thanh toán
cho nhà cung cấp Thất thoát tiền mặt
Đối chiếu giữa kế toán và bộ phận mua hàng và nhà cung cấp
Quy định hạn mức buộc phải thanh toán qua tài khoản ngân hàng
Có chứng từ kèm theo đề nghị thanh toán Người lập đề nghị thanh toán khác người tiếp nhận xử lý đề nghị thanh toán, lập phiếu chi khác người phê duyệt và khác người chi tiền, khác với người nhận tiền
17.Làm giả ủy nhiệm chi Thất thoát những khoản tiền được gửi.
Cần có ít nhất hai người thực hiện ủy nhiệm chi Người lập đề nghị thanh toán khác người tiếp nhận xử lý đề nghị thanh toán, lập phiếu chi khác người phê duyệt và khác người chi tiền, khác với người nhận tiền
18. Thanh toán cho nhân viên mua
hàng những khoản không được duyệt Thất thoát tiền mặt
Kiểm tra tính đầy đủ phê duyệt của các cấp có thẩm quyền
19.Nhân viên thông đồng làm giả chứng từ để chuyển tiền vào một nhà cung cấp không có thật
Thất thoát tiền mặt
Đối chiếu thông tin với ba bên giữa bộ phận mua hàng, thủ kho, nhà cung cấp
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Tại Chương 1, tác giả đã khái lược lại lý thuyết về KSNB bao gồm:
Thứ nhất, quá trình phát triển của khái niệm KSNB, mục tiêu, các yếu tố cấu thành và các nguyên tắc cơ bản của KSNB theo khung lý thuyết COSO 2013.
Thứ hai, khái niệm, mục tiêu của quy trình mua hàng – thanh toán trong doanh nghiệp, các rủi ro thường gặp, nội dung kiểm soát, cơ chế và thủ tục kiểm soát đối với chu trình này.
Từ đó, làm cơ sở tiến hành phân tích thực trạng KSNB quy trình mua hàng – thanh toán tại Công ty cổ phần hàng không Vietjet và đề xuất các giải pháp hoàn thiện KSNB tại doanh nghiệp tại các chương tiếp theo của Đề tài này.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
HÀNG KHÔNG VIETJET