Ban quản lý dự án thường nhiều phong ban khác nhau của doanh nghiệp và thường là các cá nhân đứng đầu của từng đơn vị. Giám đốc dự án thường là người lãnh đạo của các bộ phận chức năng. Quan sát thực tế cho thấy, đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, giám đốc dự án là người của công ty. Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, năng lực hạn chế (thời gian và chất lượng cán bộ, ..) có thể thuê chuyên gia bên ngoài về làm giám đốc dự án. Trong một số trường hợp khác, có thể mời tư vấn độc lập tham gia vào công tác quản lý và điều hành.
Giám đốc của dự án là trung tâm của quá trình và thường tiếp cận một số lượng “đầu vào” khổng lồ (thông tin, áp lực, ảnh hưởng) của nhiều tác nhân khác nhau như công ty, chính quyền địa phương nhà tư vấn cũng như môi giới bên trong và bên ngoài. Vai trò của giám đốc dự án là xác định các vùng/địa điểm có khả năng đầu tư, tức là phù hợp với mong đợi của nhà đầu tư. Đồng thời, phải tìm cách thuyết phục các lãnh đạo của công ty rằng quyết định hiệu quả và đồng ý đầu tư.
Thực tế cho thấy, giám đốc dự án không chỉ tìm kiếm các thông tin hỗ trợ ra quyết định mà còn tìm kiếm sự ủng hộ bên ngoài (nhà tư vấn, hãng xúc tiến, ..). Giám đốc dự án thường chịu áp lực bên trong do trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ được giao.
Trong nhiều trường hợp các thành viên của Ban quản lý dự án có thể thay đổi theo các quá trình thực hiện, một số thành viên tham gia từ đầu đến kết thúc dự án như bộ phận tài chính, sản xuất, luật pháp, lao động, marketing, cung ứng, trong khi đó có bộ phận tham gia tạm thời.
Những nghiên cứu cũng chỉ ra rằng loại hình tổ chức của doanh nghiệp (qui mô, mức độ tập trung hóa) cũng như lĩnh vực hoạt động (sử dụng nhiều lao động hoặc vốn) sẽ quyết định đến sự lựa chọn thành viên ban quản lý dụ án (giám đốc trung tâm, giám đốc chi nhánh) và cấu trức tập trung hay phân tán.
56
Người ta cũng so sánh ban quản lý dự án (có trách nhiệm lựa chọn địa điểm đầu tư) với khái niệm “Trung tâm mua”. Bản chất chiến lược của việc lựa chọn địa điểm đầu tư thường đòi hỏi có sự tham gia của Ban giám đốc và vai trò ảnh hưởng của nhà chiến lược mạnh hơn người làm kỹ thuật.
Những phân tích trên đây dẫn đến một số nhận xét như:
- Thứ nhất, tồn tại nhiều hình thức “mua” khác nhau gồm người phụ trách toàn bộ dự án và một nhóm các thành viên được cấu trúc xung quanh giám đốc dự án. Giám đốc dự án có vai trò trung tâm và có ảnh hưởng đến quyết định đến việc lựa chọn cuối cùng địa điểm đầu tư. Giám đốc dự án không chỉ có trách nhiệm thu thập thông tin mà cần phải tìm kiếm sự ủng hộ, trợ giúp từ bên ngoài. Điều này bắt nguồn từ thực tế là các quyết định lựa chọn địa điểm đầu tư thường là chủ đề thảo luận của nhiều cuộc thương lượng bên trong doanh nghiệp. Do đó, các giám đốc dự án chịu nhiều áp lực khác nhau.
- Thứ hai, trong một số trường hợp, cơ cấu ban quản lý dự án thay đổi theo giai đoạn của việc thực hiện dự án và theo loại vấn đề.
- Thứ ba, nhà tư vấn đôi khi cũng tham gia và can thiệp vào quá trình lựa chọn địa điểm.