Quy trình, trình tự tuyển dụng công chức tại sở nội vụ có thể khái quát bằng các bước cụ thể sau:
Bước 1: Lập kế hoạch tuyển dụng công chức
Kế hoạch tuyển dụng được xây dựng theo năm tuyển dụng do hàng năm cơ quan có thẩm quyền thực hiện giao biên chế theo từng năm, được thực hiện theo quy trình sau:
- Phân tích mục tiêu: Sở nội vụ trên cơ sở báo cáo của các sở, ban, ngành và UBND cấp huyện xác định nhu cầu tuyển dụng đồng thời xác định nguồn nhân lực có khả năng tham gia dự tuyển.
- Xác định mục tiêu tuyển dụng: Trên cơ sở nhu cầu, nguồn nhân lực và biên chế được giao cho các sở, ban, ngành và UBND cấp huyện, sở nội vụ tổng hợp số lượng công chức cần tuyển dụng đồng thời bảng mô tả về vị trí việc làm và yêu cầu về trình độ, văn bằng chứng chỉ đối với các vị trí việc làm cần tuyển.
- Xác định các phương án tuyển dụng gồm: Bộ máy tuyển dụng gồm 05 thành viên, là cán bộ, công chức Văn phòng UBND tỉnh và sở nội vụ; phương thức tuyển dụng là thi tuyển và tiếp nhận không qua thi tuyển (nếu có thí sinh thuộc đối tượng tiếp nhận vào công chức đối với trường hợp đặc biệt); quy trình, trình tự, thời gian thực hiện các bước tuyển dụng.
- Đánh giá, lựa chọn phương án tuyển dụng tối ưu.
- Trình Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt kế hoạch tuyển dụng.
Kế hoạch tuyển dụng công chức bao gồm nhiều nội dung: mục đích, yêu cầu tuyển dụng, các chỉ tiêu tuyển dụng, yêu cầu cụ thể về trình độ, văn bằng, chứng chỉ đối với các vị trí việc làm cần tuyển dụng, lộ trình thực hiện tuyển dụng, dự kiến thời gian tổ chức thực hiện tuyển dụng, dự kiến về hình thức tuyển dụng, nội dung
tuyển dụng, thành phần hồ sơ và thời gian nhận hồ sơ dự tuyển, lệ phí dự tuyển, nhân lực tham gia, phân công nhiệm vụ cho tổ chức, cá nhân có liên quan.
Bước 2: Thông báo nhu cầu tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển và chọn lọc hồ sơ
Việc thông báo nhu cầu tuyển dụng: bản chất là hoạt động tuyển mộ do UBND tỉnh và sở nội vụ thông báo, nhằm mục tiêu thu hút nhiều ứng viên tham gia đăng ký dự tuyển, thông báo công khai, cụ thể, chi tiết về yêu cầu của vị trí dự tuyển đến các ứng viên.
Thông báo tuyển dụng bao gồm các nội dung sau: điều kiện đăng ký dự tuyển; số lượng chỉ tiêu; yêu cầu về văn bằng, chứng chỉ và một số yêu cầu đặc thù của từng vị trí việc làm cần tuyển; thành phần hồ sơ đăng ký dự tuyển; thời hạn nhận hồ sơ; địa điểm nhận hồ sơ; số điện thoại liên hệ; hình thức, nội dung tuyển dụng; thời gian, địa điểm tổ chức tuyển dụng, lệ phí tuyển dụng.
Để thông báo tuyển dụng đến các ứng viên thì công cụ được sử dụng là: phương tiện thông tin đại chúng, cổng thông tin điện tử của UBND tỉnh và sở nội vụ; niêm yết thông báo tại trụ sở của UBND tỉnh, sở nội vụ, các sở, ban, ngành và UBND cấp huyện có nhu cầu tuyển dụng.
Việc tiếp nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển: trong vòng 30 ngày do các cơ quan, đơn vị có nhu cầu tuyển dụng thực hiện tiếp nhận, hết thời gian tiếp nhận các cơ quan, đơn vị gửi hồ sơ và danh sách về sở nội vụ tổng hợp báo cáo UBND tỉnh. Công chức được phân công nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển của thí sinh phải là người có năng lực, có khả năng sàng lọc thí sinh, trên cơ sở các quy định pháp luật hiện hành về tuyển dụng công chức xem xét cụ thể và đối chiếu lời khai của thí sinh về trình độ, văn bằng, chứng chỉ tại đơn đăng ký dự tuyển và văn bằng, chứng chỉ chứng chỉ của thí sinh có phù hợp với yêu cầu về trình độ, văn bằng chứng chỉ của vị trí việc làm đã được phê duyệt hay không. Việc kiểm tra hồ sơ đăng ký dự tuyển của thí sinh giúp quá trình tổng hợp, thẩm định và quyết định danh sách thí sinh đủ điều kiện tham dự kỳ tuyển dụng thuận lợi và nhanh chóng
hơn, tiết kiệm thời gian, công sức, kinh phí trong tuyển dụng công chức.
Chọn lọc hồ sơ tuyển dụng: hết thời hạn nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển, các sở, ban, ngành, UBND cấp huyện có chỉ tiêu tuyển dụng được Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt tổng hợp hồ sơ, danh sách thí sinh gửi về sở nội vụ. Trên cơ sở yêu cầu về điều kiện, yêu cầu về trình độ đào tạo chuyên môn và các yêu cầu về vị trí đăng ký dự tuyển sở nội vụ thẩm định, chọn lọc hồ sơ, kiểm tra thành phần hồ sơ, văn bằng, chứng chỉ của từng thí sinh đáp ứng đủ yêu cầu, điều kiện dự tuyển, báo cáo, trình UBND tỉnh xem xét, quyết định ban hành thông báo danh sách thí sinh đủ điều kiện và không đủ điều kiện dự tuyển.
Bước 3: Tổ chức thi tuyển, xét tuyển, tiếp nhận đối với trường hợp đặc biệt trong tuyển dụng công chức; xét chuyển cán bộ, công chức cấp xã thành công chức cấp huyện trở lên
Tổ chức tuyển dụng nhằm mục tiêu chọn được những người xuất sắc nhất trong số các ứng viên có đủ điều kiện tham dự tuyển dụng. Việc tổ chức tuyển dụng bao gồm nhiều khâu và nhiều bước thực hiện, cụ thể như sau:
(1) Thành lập Hội đồng tuyển dụng: Sau khi thông báo danh sách thí sinh đủ điều kiện dự tuyển, sở nội vụ báo cáo, trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định thành lập Hội đồng tuyển dụng gồm 05-07 thành viên (đối với thi tuyển gọi là Hội đồng thi tuyển, đối với xét tuyển gọi là Hội đồng xét tuyển; đối với tiếp nhận các trường hợp đặc biệt và xét chuyển cán bộ, công chức cấp xã thành công chức cấp huyện trở lên là Hội đồng kiểm tra, sát hạch). Trong trường hợp số thí sinh đăng ký dự tuyển dưới 30 người thì không cần thành lập Hội đồng. Hội đồng thành lập các Ban đề thi, Ban coi thi, Ban phách, Ban chấm thi, Ban chấm phúc khảo, thành lập các bộ phận giúp việc trong trường hợp cần thiết.
(2) Tư vấn, hướng dẫn: Hội đồng tuyển dụng tổ chức biên soạn tài liệu ôn thi, xét tuyển; tổ chức hướng dẫn ôn thi, hướng dẫn cách làm bài thi, hướng dẫn cách thức phỏng vấn trong xét tuyển cho các thí sinh đủ điều kiện dự tuyển, thu phí dự tuyển của các thí sinh đủ điều kiện dự tuyển. Hội đồng tập trung thí sinh và hướng
dẫn ôn tập, hướng dẫn cách làm bài thi trong 01 ngày.
Tài liệu ôn tập do Hội đồng thống nhất và thông báo đến các thí sinh gồm các quy định pháp luật hiện hành liên quan đến vị trí việc làm cần tuyển, nghiệp vụ chuyên ngành của thí sinh và một số tài liệu liên quan đến ngành, nghề lĩnh vực của vị trí việc làm cần tuyển mà tỉnh đã và đang thực hiện.
(3)Tổ chức tuyển dụng
Việc tổ chức tuyển dụng công chức được tiến hành theo những phương thức:
Đối với thi tuyển
Bước 1: Hội đồng thi tuyển thực hiện các công tác chuẩn bị cho kỳ thi gồm những công tác sau: thông báo triệu tập thí sinh (trước ít nhất 15 ngày kể từ ngày thông báo đến ngày tổ chức thi, nội dung thông báo cụ thể thời gian, địa điểm, hình thức thi, thời gian thi các vòng, phần thi, môn thi), chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất cho việc tổ chức thi tuyển, thành lập bộ phận giúp việc cho Hội đồng là công chức, người lao động của sở nội vụ và UBND tỉnh.
Bước 2: Thành lập ban đề thi để tổ chức xây dựng đề thi, đáp án và thang điểm chi tiết của từng môn thi.
Bước 3: Thành lập ban coi thi, trước khi thi tổ chức thi họp Ban coi thi để phổ biến các quy định về coi thi, nhiệm vụ, quyền hạn của giám thị, thí sinh tham dự kỳ thi cho các giám thị.
Bước 4: Tổ chức thi, việc tổ chức thi tuyển có thể kéo dài trong vòng 2 ngày hoặc hơn, tùy thuộc vào số lượng thí sinh tham dự thi ở các môn thi. Kết thúc môn thi giám thị 1 các phòng thi bàn giao bài thi cho trưởng ban coi thi. Trưởng ban coi thi bàn giao cho Thư ký Hội đồng thi tuyển.
Đối với xét tuyển
Bước 1: Hội đồng xét tuyển thông báo triệu tập những thí sinh có điều điều kiện, tiêu chuẩn tham dự xét tuyển để phỏng vấn hoặc thực hành. Nội dung thông báo cụ thể thời gian, địa điểm, nội dung, cách thức phỏng vấn, đồng thời Hội đồng chuẩn bị các mẫu biểu, biên bản, tài liệu, cơ sở vật chất, phòng thi, danh sách phòng thi, thực hiện niêm yết danh sách thí sinh ở từng phòng thi.
phỏng vấn và thực hiện phỏng vấn thí sinh. Trước khi tổ chức phỏng vấn, ban kiểm tra, sát hạch thực hiện họp phổ biến kế hoạch, nội quy, quy chế, quyền hạn, trách nhiệm của từng thành viên, hướng dẫn những nội dung cần thiết để phỏng vấn.
Bước 3: Thực hiện phỏng vấn các thí sinh tối đa 30 phút và thành viên tham gia phỏng vấn thí sinh chấm điểm độc lập.
Bước 4: Kết quả phỏng vấn được tổng hợp vào biểu và bàn giao cho trưởng ban kiểm tra, sát hạch. Trưởng ban kiểm tra, sát hạch bàn giao cho Thư ký Hội đồng xét tuyển.
Đối với tiếp nhận vào công chức đối với trường hợp đặc biệt và xét chuyển cán bộ, công chức cấp xã thành công chức cấp huyện trở lên: việc tổ chức kiểm tra, sát hạch (phỏng vấn) do trực tiếp Hội đồng Kiểm tra, sát hạch thực hiện và tương tự như tổ chức xét tuyển.
Sau khi có kết quả chấm phúc khảo, Hội động thi tuyển công chức báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh Quyết định phê duyệt kết quả trúng tuyển và đề nghị thí sính trúng tuyển hoàn thiện hồ sơ, trong 15 ngày sau khi thí sinh hoàn thiện hồ sơ thì Chủ tịch UBND tỉnh ra Quyết định tuyển dụng theo quy định.
(4) Tổng hợp kết quả tuyển dụng, thông báo kết quả tuyển dụng và phê duyệt kết quả tuyển dụng
Tổng hợp kết quả tuyển dụng:
Đối với thi tuyển, Sau khi kết thúc tất cả các môn thi, Hội đồng tiến hành bàn giao bài thi cho Ban phách tiến hành rọc phách để Ban chấm thi thực hiện chấm thi theo quy định và khi có kết quả các môn thi, Hội đồng tuyển dụng thông báo công khai và niêm yết kết quả, thực hiện nhận đơn phúc khảo, thành lập ban chấm phúc khảo chấm phúc khảo bài thi của thí sinh (nếu có). Ban chấm phúc khảo thực hiện chấm phúc khảo bài thi của thí sinh. Thư ký Hội đồng thi tuyển thực hiện tổng hợp điểm chấm phúc khảo bài thi của thí sinh.
Đối với xét tuyển, Thư ký Hội đồng xét tuyển thực hiện tổng hợp điểm phỏng vấn cùng với điểm trung bình cộng từng môn học, điểm trung bình cộng của các
môn thi tốt nghiệp của từng thí sinh báo cáo Chủ tịch Hội đồng xét tuyển.
Đối với tiếp nhận không qua thi tuyển vào công chức đối với trường hợp đặc biệt và xét chuyển công chức cấp xã thành công chức cấp huyện trở lên, sau khi có kết quả phỏng vấn, Thư ký Hội đồng kiểm tra, sát hạch thực hiện tổng hợp kết quả phỏng vấn và báo cáo Chủ tịch Hội đồng kiểm tra, sát hạch.
Thông báo kết quả tuyển dụng:
Đối với thi tuyển, Hội đồng thi tuyển công chức thực hiện thông báo kết quả thi tuyển (cả kết quả phúc khảo) và dự kiến thí sinh trúng tuyển, thông báo này được gửi đến từng thí sinh tham gia dự tuyển.
Đối với xét tuyển, trên cơ sở kết quả điểm phỏng vấn, điểm tốt nghiệp, điểm môn học của thí sinh; Chủ tịch Hội đồng xét tuyển thông báo kết quả công khai và gửi đến từng thí sinh.
Đối với tiếp nhận không qua thi tuyển vào công chức đối với trường hợp đặc biệt và xét chuyển công chức cấp xã thành công chức cấp huyện trở lên, trên cơ sở điểm phỏng vấn, Chủ tịch Hội đồng kiểm tra, sát hạch thông báo kết quả đến từng thí sinh.
Phê duyệt kết quả tuyển dụng:
Sau khi thông báo công khai kết quả thi tuyển, xét tuyển, tiếp nhận không qua thi tuyển vào công chức đối với trường hợp đặc biệt và xét chuyển công chức cấp xã thành công chức cấp huyện trở lên, Chủ tịch Hội đồng thi tuyển, xét tuyển, kiểm tra, sát hạch báo cáo, trình Chủ tịch UBND tỉnh Quyết định phê duyệt kết quả thi tuyển; xét tuyển; kiểm tra, sát hạch; thông báo trúng tuyển đến thí sinh và đề nghị thí sính trúng tuyển hoàn thiện hồ sơ.
(5) Ra quyết định tuyển dụng
Sau khi thí sinh hoàn thiện hồ sơ, sở Nội vụ báo cáo, trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định ban hành quyết định tuyển dụng công chức. Trong thời hạn 30
ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng, thí sinh được tuyển dụng vào công chức phải đến cơ quan nhận việc.
Bước 4: Tập sự
Tập sự nhằm giúp thí sinh trúng tuyển tập làm quen với công việc sẽ đảm nhiệm, thời gian tập sự cũng là khoảng thời gian để cơ quan, đơn vị đánh giá được một phần trình độ, năng lực thực sự của thí sinh có đáp ứng được yêu cầu của công việc hay không.
Người hướng dẫn tập sự: Sở nội vụ có trách nhiệm cử công chức trực tiếp hướng dẫn tập sự đối với thí sinh trúng tuyển vào sở; hướng dẫn các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố có thí sinh trúng tuyển tổ chức tập sự. Sở nội vụ và các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố có thí sinh trúng tuyển tổ chức tập sự, cử người hướng dẫn tập sự là công chức có cùng ngạch hoạch có ngạch cao hơn ngạch thí sinh dự trúng tuyển đăng ký dự tuyển, có kinh nghiệm về chuyên môn, nghiệp vụ để hướng dẫn cho thí sinh trúng tuyển. Người hướng dẫn tập sự là người dẫn dắt người mới tuyển thực hiện làm quan với các công việc chuyên môn, đó là các nhà quản lý chuyên môn, những người có kinh nghiệm làm việc lâu năm. Người tập sự và hướng dẫn tập sự được hưởng các chế độ, chính sách theo các quy định hiện hành. Trường hợp người tập sự được đánh giá không hoàn thành tập sự, cơ quan, đơn vị có văn bản gửi sở nội vụ xem xét, báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh hủy bỏ quyết
Nội dung của tập sự: người được tuyển dụng vào công chức phải thực hiện chế độ tập sự để làm quen với môi trường công tác, tập làm những công việc của vị trí việc làm được tuyển dụng, nắm vững quy định của pháp luật về quyền và nghĩa vụ của công chức, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức, đơn vụ, nội quy, quy chế làm việc và nhiệm vụ của vị trí việc làm được tuyển dụng.
Thời gian tập sự: thời gian tập sự của công chức loại C là 12 tháng, loại D là 6 tháng. định tuyển dụng.
Đây là bước cuối cùng khép lại quy trình tuyển dụng công chức, sau khi thí sinh trúng tuyển hoàn thành thời gian tập sự và được công chức hướng dẫn tập sự đánh giá hoàn thành nhiệm vụ đồng thời bổ sung được yêu cầu về điều kiện, tiêu chuẩn về chứng chỉ bồi dưỡng đặc thù của ngạch sẽ được bổ nhiệm thì giám đốc các sở, ngành, trưởng ban, Chủ tịch UBND huyện, thành phố có thí sinh trúng tuyển quyết định bổ nhiệm vào ngạch.