2 Cơ quan chuyên môn cấp tỉnh 1.188 1.144 1.033 1
2.3.3. Tình hình thực hiện quy trình tuyển dụng công chức tại sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn
vụ tỉnh Lạng Sơn
Trong giai đoạn 2016-2019, sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn đã thực hiện tuyển dụng công chức theo đúng các bước quy định về tuyển dụng, các bước thực hiện tuyển dụng công chức được thể hiện tại sơ đồ 2.1
Sơ đồ 2.2. Quy trình tuyển dụng công chức tại Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn
Nguồn: Phòng Công chức, viên chức, Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn
Bước 1: Lập kế hoạch tuyển dụng
Trên cơ sở biên chế được giao hàng năm và tình hình nhu cầu thực tế của từng cơ quan, đơn vị và quy định về tiêu chuẩn, nghiệp vụ các ngạch công chức cần tuyển và các quy định pháp luật hiện hành về tuyển dụng công chức. Sở Nội vụ tổng hợp, trình UBND tỉnh kế hoạch tuyển dụng công chức. Nội dung kế hoạch tuyển dụng công chức bao gồm những nội dung cơ bản sau: mục đích, yêu cầu, chỉ tiêu tuyển dụng, ngạch và trình độ công chức cần tuyển, điều kiện đăng ký dự tuyển công chức, hồ sơ và ưu tiên trong tuyển dụng, hình thức và nội dung tuyển dụng, thời gian dự kiến thực hiện các khâu trong tuyển dụng,….
về chỉ tiêu và yêu cầu vị trí việc làm là 02 nội dung quan trọng nhất, chỉ tiêu tuyển dụng. Giai đoạn 2016-2019, chỉ tiêu tuyển dụng công chức từng năm được thể thể hiện ở Bảng 2.14
Bảng 2.14. Chỉ tiêu tuyển dụng công chức giai đoạn 2016-2019
STT Chỉ tiêu 2016 2017 2018 2019
Tổng cộng 89 58 0 64
1 Chuyên viên 81 53 0 62
2 Cán sự 08 05 0 2
Nguồn: Phòng Công chức, viên chức Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn
Trong giai đoạn 2016-2019, tổng số chỉ tiêu tuyển dụng công chức là 211 chỉ tiêu, trong đó chỉ tiêu tuyển dụng công chức ở vị trí việc làm chuyên viên là 196 chỉ tiêu chiếm tỷ lệ 92,89%, chỉ tiêu tuyển dụng công chức ở vị trí việc làm là cán sự là 15 chỉ tiêu, chiếm tỷ lệ 7,11%. Đối với chỉ tiêu công chức là cán sự có xu hướng giảm dần, nguyên nhân của việc giảm số lượng chỉ tiêu đối với công chức là cán sự có thể do số lượng biên chế của các sở, ngành, UBND các huyện thành phố theo từng năm còn ít, cộng với việc hiện nay các sở, ngành, UBND các huyện thành phố đã nâng cao yêu cầu về trình độ chuyên môn của một số vị trí việc làm do có nguồn nhân lực có thể đáp ứng được yêu cầu.
Bước 2: Thông báo nhu cầu tuyển dụng, tiếp nhận và chọn lọc hồ sơ
Thông báo tuyển dụng: sau khi được Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn phê duyệt kế hoạch tuyển dụng Sở Nội vụ thực hiện thông báo công khai nhu cầu tuyển dụng và thông báo nhu cầu tuyển dụng, thông báo trên Đài phát thanh và Truyền hình, trang web của UBND tỉnh, trang web của sở Nội vụ và trang web của các cơ quan, đơn vị có nhu cầu tuyển dụng công chức. Ngoài việc thông báo công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng và trang web, tại trụ sở của UBND tỉnh Lạng Sơn, sở Nội vụ - cơ quan thường trực thực hiện tổ chức tuyển dụng công chức và các cơ quan có nhu cầu tuyển dụng công chức thực hiện niêm yết công khai thông báo tuyển dụng công chức đầy đủ các nội dung sau: tiêu chuẩn, điều kiện, số lượng cần tuyển, thời hạn và địa điểm tiếp nhận Hồ sơ đăng ký dự tuyển, lệ phí thi tuyển…
Tiếp nhận hồ sơ: việc tiếp nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển do các cơ quan, đơn vị có nhu cầu tuyển dụng trực tiếp tiếp nhận và phải cử công chức là người ở bộ phận quản lý công chức có đủ năng lực, trình độ và hiểu biết về các quy định tuyển dụng công chức tiếp nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển của thí sinh, công chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ của thí sinh, đồng thời cập nhật hằng ngày về số lượng và danh sách hồ sơ tiếp nhận. Thời hạn nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển của người đăng ký dự tuyển là 30 ngày kể từ ngày thông báo tuyển dụng công khai trên phương tiện thông tin đại chúng, trên trang thông tin điện tử của UBND tỉnh Lạng Sơn và sở Nội vụ. Sau khi hết thời hạn nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển của thí sinh, các cơ quan có nhu cầu tuyển dụng công chức tổng hợp hồ sơ và danh sách thí sinh gửi về sở Nội vụ.
Chọn lọc hồ sơ: trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày hết hạn nhận hồ sơ, Hội đồng thi tuyển công chức được thành lập. Sở Nội vụ thẩm định hồ sơ thí sinh đăng ký tuyển dụng, báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, ban hành thông báo danh sách thí sinh đủ điều kiện tham dự kỳ tuyển dụng. Danh sách thí sinh có đủ điều kiện tham dự kỳ tuyển dụng được niêm yết công khai tại trụ sở làm việc, Webside của UBND tỉnh Lạng Sơn và Sở Nội vụ. Mỗi thí sinh được quyền đăng ký vào 01 vị trí tuyển dụng, trong trường hợp sở Nội vụ thẩm định và xác minh thí sinh đăng ký 02 vị trí thì sở Nội vụ sẽ báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh Lạng Sơn thí sinh đó sẽ bị loại khỏi danh sách dự thi.
Bảng 2.15. Kết quả tiếp nhận và chọn lọc hồ sơ tuyển dụng công chức
giai đoạn 2016-2019
STT Chỉ tiêu 2016 2017 2019
1 Số hồ sơ tiếp nhận 737 446 277
2 Số hồ sơ đủ điều kiện 723 444 243
Nhìn vào bảng số liệu trên cho thấy số lượng hồ sơ đủ điều kiện so với số lượng hồ sơ tiếp nhận chiếm tỷ lệ cao.. Điều này cho thấy việc tiếp nhận hồ sơ từ các sở, ban, ngành, UBND các huyện và thành phố Lạng Sơn đã có sự quan tâm, các sở, ban, ngành có chỉ tiêu tuyển dụng được phê duyệt đã cử những công chức có trình độ, năng lực, kinh nghiệm và am hiểu về yêu cầu, điều kiện của các vị trí việc và yêu cầu của ngạch cần tuyển dụng.
Tuy nhiên, vẫn có một số hồ sơ không đủ điều kiện: năm 2016 số hồ sơ không đủ điều kiện là 14 hồ sơ, chiếm tỷ lệ 1,89%; năm 2107 số hồ sơ không đủ điều kiện là 02 hồ sơ, chiếm tỷ lệ 0,45%; năm 2019 số hồ sơ không đủ điều kiện là 34 hồ sơ, chiếm tỷ lệ 12,27%. Từ sự phân tích số liệu vừa nêu cho thấy mặc dù các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thành phố Lạng Sơn đã có sự quan tâm, cử công chức có năng lực, chuyên môn, có kinh nghiệm nhưng vẫn có một bộ phận nhỏ công chức còn lơ là, chưa thực sự làm hết trách nhiệm dẫn đến tình trạng có hồ sơ không đủ điều kiện gây mất thời gian và tiền của thí sinh đăng ký dự tuyển.
Bước 3: Tổ chức tuyển dụng
Giai đoạn 2016-2019, sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn chỉ thực hiện thi tuyển và tiếp nhận vào công chức không qua thi tuyển đối với trường hợp đặc biệt.
Sở Nội vụ là cơ quan thường trực thực hiện tuyển dụng công chức, có trách nhiệm tham mưu cho Chủ tịch UBND tỉnh thành lập Hội đồng thi tuyển trong trường hợp tổ chức thi tuyển hoặc Hội đồng kiểm tra sát hạch đối với tiếp nhận vào công chức không qua thi tuyển đối với đối tượng thuộc trường hợp đặc biệt trong tuyển dụng. Hội đồng thi tuyển công chức và Hội đồng Kiểm tra, sát hạch chỉ thực hiện tuyển dụng cho một kỳ tuyển dụng công chức.
(1) Thành lập Hội đồng tuyển dụng:
Hội đồng thi tuyển công chức: được triệu tập từ 02 cơ quan, đơn vị là Văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn, Sở Nội vụ, HĐTT có 05 thành viên bao gồm: Chủ tịch HĐTT là Phó Chủ tịch UBND tỉnh; Phó Chủ tịch HĐTT là Giám đốc sở Nội
Chủ tịch Hội đồng thi tuyển
Phó Chủ tịch Hội đồng thi tuyển
Ủy viên kiêm thư ký Ủy viên Ủy viên
Ban đề thi Ban coi thi Ban phách Ban chấm thiBan chấm phúc khảoBan giúp việc
vụ; Ủy viên kiêm thư ký HĐTT là công chức thuộc phòng Công chức, viên chức sở Nội vụ; các Uỷ viên khác là đại diện một số bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ có liên quan (Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh, công chức Phòng Nội chính - Văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn).
Cơ cấu Hội đồng thi tuyển công chức tại sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn:
tỉnh Lạng Sơn giai đoạn 2016-2019
Nguồn: Phòng Công chức, viên chức, Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn
Chức năng, nhiệm vụ của Hội đồng thi tuyển: tổ chức thu phí dự tuyển và sử dụng theo quy định; tổ chức chấm thi; Hội đồng phải báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh Lạng Sơn kết quả thi tuyển để xem xét, quyết định công nhận kết quả thi tuyển chậm nhất sau 15 ngày kể từ ngày tổ chức chấm thi; giải quyết khiếu nại, tố cáo trong quá trình tổ chức thi tuyển hoặc tiếp nhận không qua thi tuyển.Chủ tịch Hội đồng thi tuyển công chức có quyền thành lập các ban thuộc Hội đồng: Ban đề thi, Ban coi thi, Ban phách, Ban chấm thi, Ban chấm phúc khảo và Ban giúp việc cho Hội đồng. Nhiệm vụ của các Ban của HĐTT:
- Ban đề thi: thành viên Ban đề thi là Giảng viên các trường Chính trị Hoàng Văn Thụ, Cao đẳng sư phạm Lạng Sơn và một số công chức có trình độ, kinh nghiệm trong ngành, lĩnh vực có thí sinh đăng ký dự tuyển. Ban đề được tập trung tại một địa điểm được đảm bảo vệ an ninh, danh sách thành viên của Ban đề thi được thực hiện theo hình thức tài liệu mật, thành viên Ban đề thi phải tuyệt đối tuân thủ quy định về chế độ bảo mật tài liệu và đề thi, đáp án bên cạnh đó các thành viên Ban đề thi phải chịu trách nhiệm trước Trưởng Ban đề thi và Chủ tịch Hội đồng thi về chất lượng đề thi theo nội dung được phân công. Chủ tịch Hội đồng thi tuyển là người sẽ thực hiện bốc đề thi theo quy định để đảm bảo tính bảo mật.
- Ban coi thi gồm: giảng viên trường Cao đẳng sư phạm Lạng Sơn, Ban coi thi có trách nhiệm giúp Hội đồng thi tuyển thực hiện nhiệm vụ giám sát quá trình thí sinh làm bài thi. Trưởng Ban coi thi phân công giám thị tại các phòng thi và hành lang khu vực thi, giám thị có nhiệm vụ gọi thi sinh vào phòng thi, kiểm tra thẻ dự thi của thí sinh, phát giấy làm bài thi, giấy nháp, đề thi, kiểm tra các điều kiện về phòng thi, đảm bảo việc các thí sinh thực hiện nghiêm túc nội quy của kỳ thi, báo cáo Hội đồng thi tuyển nếu có vướng mắc, phát sinh trong quá trình coi thi…Bàn giao biên bản và bài thi đã được niêm phong Trưởng Ban coi thi và Trưởng ban coi thi bàn giao bài thi và các biên bản cho Hội đồng thi tuyển.
- Ban phách có 03 thành viên, gồm Trưởng Ban là công chức của Thanh tra tỉnh, 01 thành viên là công chức phòng Nội chính, Văn phòng UBND tỉnh, 01 thành viên là công chức phòng Công chức, viên chức, Sở Nội vụ. Ban phách có trách nhiệm nhận bàn giao bài thi từ Hội đồng thi tuyển để thực hiện rọc phách từng bài thi, các thành viên Ban phách thực hiện nghiêm túc việc đảm bảo bí mật số phách từng bài thi của thí sinh và giữ danh sách số phách đã được đánh trên từng bài thi để thực hiện ghép phách sau khi ban chấm thi thực hiện chấm thi xong.
- Ban chấm thi gồm có 01 Trưởng ban là Phó Giám đốc Sở Nội vụ, các thành viên còn lại là Giảng viên trường Chính trị Hoàng Văn Thụ và Trường Cao đẳng sư phạm Lạng Sơn. Ban chấm thi có nhiệm vụ chấm bài thi theo đúng thang điểm trong đáp án của từng môn thi, tổng hợp kết quả chấm thi, bảo đảm nguyên tắc mỗi bài thi viết, thi vấn đáp phải có ít nhất 02 thành viên chấm thi và giữ bí mật về kết quả điểm của thí sinh.
- Ban chấm phúc khảo: gồm có 01 Trưởng ban là Phó Giám đốc Sở Nội vụ và các thành viên còn lại là Giảng viên trường Chính trị Hoàng Văn Thụ và Trường Cao đẳng sư phạm Lạng Sơn. Ban chấm phúc khảo có nhiệm vụ chấm các bài thi có đơn xin chấm phúc khảo của thí sinh, tổng hợp và giữ bí mật về kết quả điểm thi và vẫn phải đảm bảo nguyên tắc mỗi bài thi phải có ít nhất 02 thành viên chấm thi.
- Ban giúp việc cho Hội đồng thi tuyển gồm: các thành viên là công chức sở Nội vụ và văn phòng UBND tỉnh, bao gồm:
Tổ phục vụ: thực hiện các nhiệm vụ: chuẩn bị tài liệu, âm thanh, loa đài, cơ sở vật chất (niêm yết danh sách phòng thi, sơ đồ phòng thi, nghiệm thu phòng thi…), văn phòng phẩm phục vụ kỳ thi, chuẩn bị thẻ đeo cho Hội đồng thi tuyển, Ban coi thi,… liên hệ các cơ quan có liên quan để đảm bảo kỳ thi diễn ra thuận lợi, an toàn.
Tổ in sao: thực hiện nhiệm vụ photocoppy đề thi theo ý kiến chỉ đạo của Hội đồng thi tuyển, tổ in sao được tập trung tại 01 địa điểm thuận tiện cho việc in sao và được bảo vệ an ninh tránh lộ lọt đề thi.