Ghi chú: : Quan hệ trực tuyến : Quan hệ chức năng
Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính
Sơ đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận
Phòng Kinh doanh:
Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc Chi nhánh trong việc nghiên
cứu, xây dựng và tổ chức thực hiện công tác Kinh doanh hàng hóa theo định hướng phát triển của đơn vị.
Nhiệm vụ:
Xây dựng chiến lược kinh doanh, triển khai thực hiện sau khi được phê duyệt.
Xây dựng và tổ chức thực hiện các phương án, kế hoạch kinh doanh hàng năm; các chính sách và giải pháp quản lý để đảm bảo kinh doanh đạt được các mục tiêu đề ra.
Thực hiện công tác đối ngoại, tìm kiếm nhà cung cấp, các đối tác, khách hàng để phát triển thị trường kinh doanh.
Lập và thực hiện các đơn hàng, các hợp đồng mua bán hàng hóa theo quy định.
Trực tiếp điều phối, kiểm tra tình hình hàng hóa tại Chi nhánh.
Quản lý, kiểm tra chất lượng hàng hóa trong các khâu nhập, xuất hàng. Ban giám đốc
Phòng Kinh doanh Phòng Tài chính Kế toán
Xưởng chế biến cà phê Phòng Tổ chức
Tổ chức, quản lý dữ liệu về khách hàng, duy trì và phát triển mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng mục tiêu, giải quyết kịp thời các khiếu nại của khách hàng.
Cập nhật thông tin, phân tích và đánh giá về các đối thủ cạnh tranh để đưa ra các chiến lược phát triển nhằm nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường.
Phối hợp với Phòng Tài chính kế toán theo dõi và quản lý chặt chẽ tình hình công nợ; đôn đốc, thu hồi kịp thời, tránh công nợ khó đòi.
Thực hiện chế độ báo cáo theo yêu cầu quản lý và quy định của đơn vị. Phối hợp với Phòng Tổ chức hành chính thực hiện huấn luyện, đào tạo nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng làm việc cho CBCNV.
Phòng Tài chính kế toán
Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc Chi nhánh trong các lĩnh vực
sau:
- Công tác tài chính, kế toán của Chi nhánh.
- Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ về kế toán và hoạt động tài chính. - Quản lý, sử dụng vốn của Chi nhánh.
Nhiệm vụ:
- Lập và tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính (theo tháng, quý, năm); bảo đảm tiền vốn cho hoạt động kinh doanh đồng thời báo cáo theo yêu cầu của Giám đốc về tình hình tài chính của Chi nhánh.
- Ghi chép và hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ tài chính phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh của Chi nhánh phù hợp với quy định của Nhà nước và Quy chế tài chính của Công ty.
- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu, chi tài chính, kỹ thuật thu nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại tài sản, vật tư, hàng hóa, tiền vốn, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm chính sách, chế độ, kỷ luật, kinh tế, tài chính của Chi nhánh và những quy định do Nhà nước ban hành.
- Chủ trì phối hợp với Phòng Kinh doanh theo dõi, lập kế hoạch và thu hồi công nợ của khách hàng đầy đủ, nhanh chóng bảo đảm hiệu quả sử dụng nguồn vốn của Chi nhánh.
- Phân tích các thông tin tài chính phục vụ quá trình kinh doanh và yêu cầu của Giám đốc Chi nhánh.
- Kịp thời cập nhật, phổ biến, thực hiện các chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính và chế độ kế toán của Nhà nước.
- Tiến hành các thủ tục, thanh quyết toán các loại thuế với cơ quan nhà nước.
- Phổ biến hướng dẫn các phòng/bộ phận thực hiện đúng các thủ tục tạm ứng, hoàn ứng và thanh toán tài chính khác theo quy định của Chi nhánh.
- Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán theo chế độ nhà nước quy định
- Phối hợp với Phòng Tổ chức hành chính thực hiện huấn luyện, đào tạo nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng làm việc cho nhân viên.
- Các nhiệm vụ liên quan đến công tác tài chính kế toán phát sinh khác nhưng chưa được quy định ở trên.
Phòng Tổ chức hành chính:
Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc Chi nhánh trong các lĩnh vực:
- Công tác tổ chức.
- Công tác quản trị và phát triển nguồn nhân lực.
- Công tác tiền lương và thực hiện các chính sách với người lao động. - Công tác hành chính quản trị.
Nhiệm vụ:
* Nhiệm vụ công tác tổ chức, lao động, tiền lương: + Công tác tổ chức, lao động:
Công tác tổ chức bộ máy: xây dựng và tổ chức thực hiện các phương án tổ chức sản xuất, tổ chức lao động khoa học, tổ chức bộ máy quản lý theo yêu cầu quản lý, phát triển kinh doanh của đơn vị.
Công tác tổ chức cán bộ: xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch cán bộ; đào tạo, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, khen thưởng và kỷ luật cán bộ. Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sử dụng lao động: tuyển dụng, tiếp nhận, bố trí và điều động lao động theo phân cấp, các quy định hiện hành và yêu cầu công tác.
Xây dựng và thực hiện định mức, định biên lao động.
Tổ chức, phối hợp thực hiện công tác đào tạo, huấn luyện, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, kỹ thuật, kỹ năng làm việc, phong cách, ý thức, trách nhiệm cho người lao động.
Xây dựng cụ thể hóa Nội quy lao động Công ty phù hợp với thực tế tại đơn vị; tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện nội quy lao động; xử lý kỷ luật lao động tại đơn vị theo phân cấp.
Tổ chức theo dõi, đánh giá, đề xuất các giải pháp, chính sách trong công tác quản lý, sử dụng lao động.
Lưu trữ, bảo quản tài liệu, hồ sơ CBCNV theo phân cấp và các quy định hiện hành.
+ Công tác tiền lương và thực hiện các chính sách đối với người lao động.
- Chủ trì phối hợp với các phòng nghiệp vụ xây dựng và tổ chức thực hiện
kế hoạch tiền lương; cụ thể hóa các hình thức trả lương và hướng dẫn, thực hiện các chế độ, chính sách tiền lương tại đơn vị.
- Tổ chức theo dõi chấm công, thời gian nghỉ phép, nghỉ khác của người lao động.
- Thực hiện phân phối tiền lương, tiền thưởng.
- Thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các chế độ chính sách khác cho người lao động…
Tổ chức quản lý chặt chẽ công tác văn thư: chuyển, nhận các loại công văn, quản lý con dấu theo chế độ, nguyên tắc bảo mật quy định, bảo đảm hệ thống thông tin liên lạc thông suốt, đúng nội dung, đối tượng và kịp thời.
Tổ chức, quản lý hoạt động lưu trữ hồ sơ tại Chi nhánh.
Thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách; chuẩn bị điều kiện phục vụ các cuộc họp, sự kiện, hội nghị của Chi nhánh theo đúng yêu cầu, quy định; bố trí phương tiện phục vụ yêu cầu công tác của đơn vị.
Mua sắm, cấp phát trang phục, bảo hộ lao động theo quy định cho người lao động.
Mua sắm, cấp phát công cụ lao động, văn phòng phẩm, nhiên liệu nội dung theo định mức; bảo đảm các nhu cầu sử dụng khác (điện, nước, in ấn…) tại đơn vị.
Xây dựng và thực hiện các phương án đảm bảo an ninh, an toàn phòng cháy chữa cháy tại đơn vị.
Quản lý sử dụng, theo dõi và tổ chức thực hiện công tác bảo trì, sửa chữa nhỏ đối với nhà cửa, ô tô, các máy móc, trang thiết bị điện, điện lạnh, nước, ánh sáng, phòng cháy chữa cháy… phục vụ hoạt động kinh doanh, sinh hoạt của đơn vị.
Lập hồ sơ quản lý các loại tài sản văn phòng, tổ chức kiểm kê tài sản theo định kỳ.
Tổ chức kiểm tra sức khỏe cho người lao động theo đinh kỳ. Phối hợp xây dựng môi trường làm việc văn minh, thuận lợi đối với người lao động.
Phối hợp thực hiện công tác huấn luyện phòng cháy chữa cháy, an toàn kỹ thuật bảo hộ lao động, phòng chống thiên tai, bão lụt.
Thực hiện công tác vệ sinh, phục vụ nước uống cho Chi nhánh.
Quản lý hợp đồng về điện, nước, lập hồ sơ về tình hình sử dụng của trang thiết bị.
Xưởng chế biến cà phê:
Tổ chức tiếp nhận, gia công, chế biến, bảo quản, đóng gói hàng hóa theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty.
Quản lý chặt chẽ hàng hóa về số lượng và chất lượng, chống thất thoát hư hỏng, kém mặt phẩm chất.
Quản lý vận hành hệ thống máy móc thiết bị theo đúng quy trình, quy phạm. Bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, thiết bị trong xưởng theo quy định, bảo đảm phục vụ tốt yêu cầu sản xuất kinh doanh.
Tổ chức, phân công, sử dụng lao động khoa học, hợp lý, không ngừng nâng cao năng suất lao động.
Phối hợp xây dựng các định mức kinh tế, kỹ thuật, đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh, quản lý của Công ty.
Thực hiện công tác an toàn kỹ thuật, bảo hộ lao động, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường.
Thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách đối với người lao động.
Huấn luyện, hướng dẫn nâng cao tay nghề, kỹ năng làm việc, phong cách, ý thức, trách nhiệm cho người lao động.