7. Kết cấu của luận văn
3.2.3.Đơn giản hóa thủ tục hành chính và hồn thiện quy trình cung cấp
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả cung cấp dịch vụ công trực tuyến cấp
3.2.3.Đơn giản hóa thủ tục hành chính và hồn thiện quy trình cung cấp
chức, viên chức của tỉnh nói riêng và mở rộng ra tồn xã hội nói chung.
- Tổ chức các buổi tuyên truyền ngoại khóa về việc ứng dụng dịch vụ công trực tuyến cho các đối tượng là thanh niên trẻ tại các trường đại học, trường phổ thông trung học trên địa bàn tỉnh. Các đối tượng này sẽ là tác nhân chính trong việc tuyên truyền giúp đỡ những người thân trong gia đình sử dụng các dịch vụ cơng trực tuyến;
- Sở Thông tin và Truyền thông triển khai các kênh cung cấp thơng tin về tình trạng giải quyết hồ sơ, kênh đối thoại, lắng nghe và giải đáp các ý kiến, góp ý của tổ chức, cá nhân về việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến.
3.2.3. Đơn giản hóa thủ tục hành chính và hồn thiện quy trình cung cấp dịch vụ công trực tuyến cung cấp dịch vụ công trực tuyến
3.2.3.1. Đơn giản hóa các thủ tục hành chính
Cơng tác rà sốt, đánh giá thủ tục hành chính trên địa bàn tỉnh được chú trọng trong giai đoạn 2011 - 2015. Tuy nhiên, do các yếu tố kinh tế - xã hội
thường xuyên thay đổi nên yêu cầu các thủ tục hành chính cũng cần được đổi mới thường xuyên. Một số nội dung cần thực hiện như:
- Nhanh chóng rà sốt, sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ các thủ tục hành chính cũ được ban hành theo Đề án 30 (năm 2007) trong các lĩnh vực Nội vụ, Giáo dục đào tạo, Tài chính, Kế hoạch –Đầu tư, Văn hóa – Thể thao – Du lịch, Cơng thương, Y tếvì căn cứ pháp lý của các thủ tục hành chính này đã hết hiệu lực.
- Các công chức trực tiếp giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính, các phịng chun mơn cấp huyện giải quyết thủ tục hành chính cần thường xuyên rà soát và tổng hợp các vướng mắc, bất cập trong việc thực hiện thủ tục hành chính thơng qua q trình tác nghiệp hàng ngày, từ đó từng bước đơn giản hóa các thủ tục hành chính cấp huyện.
- Tăng cường công tác công khai, minh bạch các thủ tục hành chính bằng nhiều hình thức. Nghiên cứu triển khai việc công khai thủ tục hành chính thơng qua các kênh mới như ứng dụng trên điện thoại di động khi người dân có nhu cầu.
3.2.3.2. Hồn thiện quy trình giải quyết hồ sơ dịch vụ công trực tuyến
Trong thời gian tới, tỉnh Đắk Lắk cần tập trung điều chỉnh phần mềm cũng như quy trình thực tế của quá trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính để phù hợp với thực tế triển khai. Quy trình chuẩn cần có những u cầu cơ bản như sau:
- Tiêu chí về thời gian:
+ Công bố thời gian tiếp nhận hồ sơ và xác nhận hồ sơ hợp lệ: các đơn vị phải công bố trong thời gian bao lâu sau khi người dân, tổ chức nộp hồ sơ trực tuyến thì cơ quan cung cấp dịch vụ phải có phản hồi về hồ sơ hợp lệ hay
không, nếu chưa hợp lệ, cần yêu cầu bổ sung thì thơng báo bằng các hình thức: điện thoại, thư điện tử, trực tiếp trên trang thông tin điện tử.
+ Công bố thời gian giải quyết và trả kết quả kể từ khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ. Trên cơ sở này, các đơn vị có thể cơng bố và thực hiện việc xin lỗi, đền bù thiệt hại cho công dân, tổ chức nếu xảy ra chậm trễ trong việc giải quyết thủ tục hành chính. Điều này hết sức cần thiết, bởi lúc đó mới có thể quy trách nhiệm của việc chậm trễ thuộc về ai, bộ phận nào.
- Tiêu chí hỗ trợ, phục vụ: Các đơn vị khi triển khai thực hiện cung cấp DVCTT sẽ có bao nhiêu phương thức hỗ trợ cho người dân, tổ chức? Quy định thời gian trả lời đối với mỗi phương thức, thái độ phục vụ, giao tiếp của cán bộ, cơng chức.
- Tiêu chí về kết quả: Yêu cầu về tính chính xác của thơng tin trong những văn bản, giấy tờ hành chính giải quyết cơng việc cho người dân, tổ chức được cấp trực tuyến. Nếu khơng chính xác, các cơ quan nhà nước phải có trách nhiệm khắc phục trong thời gian bao lâu kể từ khi nhận được phản hồi của cơng dân, tổ chức.
Như vậy quy trình mẫu có thể tham khảo bao gồm các bước sau:
Tiếp nhận hồsơ
- Công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm xem xét kỹ hồsơ, thủ tục hành chính của cơng dân, tổ chức thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện.
- Trường hợp hồ sơ chưa đúng, chưa đầy đủ theo quy định thì hướng dẫn bằng Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ để tổ chức, cơng dân bổ sung, hồn chỉnh. Việc hướng dẫn này được thực hiện theo nguyên tắc một lần, cụ thể, đầy đủ, theo đúng quy định đã được niêm yết công khai.
- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì cơng chức tiếp nhận hồ sơ nhập vào Sổ theo dõi hồ sơ của phần mềm, lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả để giao cho công dân, tổ chức.
- Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, nếu thủ tục cịn vướng mắc, chưa rõ ràng thì BPTNTKQ trực tiếp trao đổi ngay với bộ phận chuyên ngành (điện thoại, hệ thống phần mềm một cửa điện tử, hoặc mời công chức có liên quan trực tiếp cùng phối hợp để xem xét nội dung hồsơ…) để thống nhất trước khi nhận hồsơ hoặc hướng dẫn chi tiết khác.
Chuyển hồsơ
Sau khi tiếp nhận hồsơ, công chức làm việc tại BPTNTKQ lưu chuyển theo phần mềm cho các phòng, ban chun mơn có thẩm quyền giải quyết, đồng thời trích xuất Phiếu kiểm sốt q trình giải quyết hồ sơ từ phần mềm đính kèm hồsơ để ký nhận khi bàn giao hồ sơ.
Phịng, ban chun mơn có thẩm quyền xử lý, giải quyết hồ sơ có trách nhiệm:
- Tiếp nhận hồsơ được luân chuyển;
- Nếu hồ sơ do công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ chuyển đến mà phịng, ban chun mơn kiểm tra không đúng theo quy định thì phịng, ban chun mơn chuyển trả lại BNTNTKQ, không trực tiếp yêu cầu công dân, tổ chức bổ sung hồ sơ. Bộ phận tiếp nhận có trách nhiệm liên hệ xin lỗi và đề nghị tổ chức, cá nhân bổ sung hồsơ.
Giải quyết hồsơ
- Phịng, ban chun mơn thẩm định, xử lý hồ sơ theo quy định hiện hành, chuyển trả kết quả giải quyết hồsơ theo thời hạn quy định.
- Phịng, ban chun mơn chủ động phối hợp với các đơn vị khác có liên quan cùng xử lý hồsơ.
- Việc luân chuyển hồ sơ giữa các cơ quan, đơn vị trong quá trình giải quyết hồ sơ phải đảm bảo đúng thời hạn giải quyết tại từng đơn vị theo quy định.
- Thời gian công chức, viên chức chuyên môn chuyển giao hồ sơ cho cơ quan, đơn vị khác và thời gian công chức, viên chức chuyên môn nhận lại kết quả giải quyết từ cơ quan, đơn vị đó phải được thể hiện rõ trong Phiếu kiểm sốt q trình giải quyết hồsơ, được nhập và mã hóa trên máy.
- Trường hợp hồsơ do cơ quan, đơn vị giao hồsơ chuyển đến chưa hợp lệ theo quy định, cơ quan, đơn vị nhận hồ sơ yêu cầu đơn vị giao hồ sơ bổ sung, hoàn chỉnh hồsơ bằng Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồsơ, theo nguyên tắc cụ thể, một lần, đầy đủ. Cơ quan, đơn vị giao hồ sơ có trách nhiệm hồn chỉnh hồsơ theo quy định.
Quy định về việc công nhận thông tin xác thực khách hàng thông qua dữ liệu điện tử:
- Trong quá trình giải quyết hồ sơ, dữ liệu thông tin ban đầu về công dân, tổ chức đã tiến hành giao dịch thủ tục hành chính (họtên, địa chỉthường trú, số chứng minh nhân dân, số điện thoại, ID khách hàng …) được lưu giữ trên phần mềm một cửa điện tử hoặc cơ sở dữ liệu chuyên ngành đã được tích hợp. Dữ liệu này được sử dụng là dữ liệu xác thực pháp lý khi tiếp nhận, giải quyết các thủ tục hành chính kể từ lần giao dịch thứ 2.
- Cơ quan tiếp nhận, giải quyết hồ sơ lần đầu có trách nhiệm bảo đảm tính pháp lý của các dữ liệu đầu vào khi tiếp nhận, giải quyết hồsơ ban đầu.
- Cơ quan giải quyết hồ sơ kể từ lần giao dịch thứ 2 không được yêu cầu công dân, tổ chức xuất trình các thơng tin ban đầu đã được lưu trữđiện tử trên hệ thống các phần mềm được tích hợp theo yêu cầu nêu trên.
Trả kết quả giải quyết hồsơ
Công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nhập vào phần mềm điện tử và thực hiện như sau:
- Các hồ sơ đã giải quyết xong: Trả kết quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức và thu phí, lệ phí (nếu có); nếu thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 thì việc trả kết quả và thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định.
- Đối với hồsơ quá hạn giải quyết: Thông báo thời hạn trả kết quả lần sau và chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan, tổ chức làm quá hạn giải quyết cho cá nhân, tổ chức.
- Đối với hồsơ giải quyết xong trước thời hạn trả kết quả: Liên hệđể cá nhân, tổ chức nhận kết quả.
H nh 3 1 Quy trình thực hiện dịch vụ cơng trực tuyến tích hợp một cửa liên thơng