Biểu đồ kiểm soát dự án

b. Phân loại chi phí chất lượng:

2.5.4 Biểu đồ kiểm soát dự án

Việc sử dụng biểu đồ là rất hữu ích bởi vì nó là cách trình bày mang tính trực quan, dễ hiểu. Hình 6.3 biểu diễn ví dụ về các biểu đồ.

 Hình A: Sơ đồ Gantt (Gantt chart) là một biểu đồ dạng thanh, biểu diễn cả thời gian và các hoạt động cần thực hiện. Biểu đồ được đặt tên theo Henry L. Gantt, người đã nhận được lời khen ngợi từ tổng thống đối với việc ứng dụng loại sơ đồ này để làm dự án đóng tàu trong Thế chiến thứ nhất.

 Hình B: Biểu đồ phân bổ chi phí phác họa lượng chi phí bằng tiền dành cho lao động, nguyên vật liệu và chi phí quản lý.

 Hình C: Phân bổ chi phí và số giờ lao động biểu diễn phần trăm số giờ lao động của dự án từ các lĩnh vực sản xuất, tài chính,... khác nhau. Số giờ lao động này liên quan đến tỷ lệ tổng chi phí lao động của dự án.

 Hình D:Theo dõi chi phí và tiến độ thực hiện

− Nửa trên của Hình 6.3 D: mức hoàn thành những dự án. Những đường chấm chấm đánh dấu đến thời điểm hôm nay.

+ Dự án 1 đã bị trễ bởi vì nó vẫn chưa hoàn thành công việc.

+ Dự án 2 tạm thời sẽ được nghỉ vì có khoảng trống trước công việc theo tiến độ.

+ Dự án 3 tiếp tục được thực hiện mà không có gián đoạn nào.

− Phần dưới của Hình 6.3 D: so sánh chi phí thực tế và các chi phí dự tính.

 Hình E là biểu đồ cột mốc. Có 3 cột mốc đánh dấu các điểm cụ thể trong dự án để kiểm tra xem dự án có kịp tiến độ không và đã hoàn thành đến đâu. Điểm tốt nhất để đặt mốc là điểm hoàn thành một hoạt động quan trọng.

 Quản trị giá trị thu được (Earned Value Management - EVM)

 EVM là kỹ thuật để đo lường quá trình dự án theo mục tiêu.

 EVM có khả năng kết hợp phép đo phạm vi, tiến độ và chi phí của một dự án.

 Khi được áp dụng thích hợp, EVM cung cấp phương pháp để đánh giá sự thành công tương đối của dự án tại một thời điểm.

 Những đặc trưng cơ bản của việc triển khai EVM bao gồm:

1. Một kế hoạch dự án nhằm xác định các hoạt động phải được hoàn thành. 2. Việc đánh giá công việc của từng dự án:

− Dự án tạo ra doanh thu được gọi là Giá trị kế hoạch (Planned Value - PV) của hoạt động.

− Dự án được đánh giá dựa trên chi phí gọi là Chi phí theo kế hoạch cho khối lượng công việc đã được lập tiến độ (Budgeted Cost of Work Scheduled - BCWS)

3. Xác định lại “các nguyên tắc lợi nhuận hay chi phí” để định lượng kết quả hoàn thành, gọi là Giá trị thu được (Earned Value - EV) hay Chi phí thực tế tính theo kế hoạch của khối lượng công việc đã thực hiện – Budget Cost of Work Performed - BCWP)

 Việc triển khai EVM cho các dự án lớn và phức tạp bao gồm nhiều đặc trưng hơn, như các chỉ số và dự báo đối với hiệu suất chi phí và hiệu suất tiến độ. Tuy

nhiên, yêu cầu cơ bản nhất của hệ thống EVM là định lượng quá trình bằng cách sử dụng PV (hay BCWS) và EV (hay BCWP).

 Theo dõi dự án không cần EVM

Xem xét một dự án được lập kế hoạch chi tiết, bao gồm các giai đoạn thời gian đối với tất cả các công việc. Đây gọi là đánh giá dự án dựa trên chi phí.

− HìnhA

+ Đường màu đỏ: ngân sách chi phí lũy kế của dự án (BCWS) theo thời gian 8 tuần.

+ Đường màu xanh: chi phí thực tế lũy kế (AC) của dự án Nhận xét:

Chi phí thực tế lớn hơn chi phí kế hoạch trong 4 tuần, sau đó nhỏ hơn từ tuần thứ 6 đến tuần thứ 8. Tuy nhiên chúng ta chưa biết lượng công việc đã hoàn thành đến tuần 8. Nếu dự án được hoàn thành vào tuần 8 thì dự án tốt vì chi phí dưới mức ngân sách kế hoạch và vượt tiến độ. Ngược lại, nếu chỉ có 10% dự án được hoàn thành thì dự án đã vượt ngân sách và không kịp tiến độ.

 Theo dõi dự án với EVM

Cũng xem xét ví dụ như trên, ngoài thời gian của dự án còn xét đến khối lượng công việc được hoàn thành. Vào cuối mỗi tuần, nhà quản trị dự án xác định:

+ Các phần việc đã được hoàn thành tới đâu

+ Tính tổng chi phí của khối lượng công việc đã thực hiện (BCWP).

− Hình B biểu diễn BCWS là đường màu xanh cùng với BCWP là đường màu đỏ từ biểu đồ C. Cho thấy kết quả bắt đầu nhanh hơn kế hoạch nhưng rất chậm và bị chậm tiến độ vào tuần 7 và 8. Biểu đồ này minh họa về khía cạnh kết quả tiến độ của EVM.

− Hình C biểu diễn BCWP giống với dữ liệu chi phí thực tế từ biểu đồ A (màu xanh). Dự án có chi phí dưới mức kế hoạch, các công việc được hoàn thành tương đối. (Tốt hơn biểu đồ A)

− Hình D thể hiện 3 đường và chính là biểu đồ đường EVM tiêu biểu. Phương pháp tốt nhất để đọc biểu đồ 3 đường này là xác định BCWS trước, sau đó so sánh nó với BCWP và AC. Hiệu quả chi phí và tiến độ thời gian phụ thuộc đầu tiên vào việc đo hiệu quả kỹ thuật so với mục tiêu. Đây là nguyên tắc nền tảng của EVM.

 Ví dụ: Quản trị giá trị thu được EVM

Những con số minh họa cho việc xác định BCWS bằng cách cộng tổng giá trị các hoạt động hoàn thành theo tiến độ kế hoạch vào cuối giai đoạn X. BCWP được xác định bằng cách cộng giá trị thu được đối với các hoạt động thực tế hoàn thành (phần màu đỏ)

GIẢI

Từ biểu đồ ta có:

− Chi phí kế hoạch của công việc dự án

+ Hoạt động A – 18000 $

+ Hoạt động B – 10000 $

+ Hoạt động C – 20000 $

+ Hoạt động D – 40000 $

Đây là chi phí theo kế hoạch khi mỗi hoạt động được hoàn thành 100%.

+ Hoạt động A – 100%

+ Hoạt động B – 80% (lẽ ra phải hoàn thành 100%)

+ Hoạt động C – 70% (lẽ ra phải hoàn thành 80%)

+ Hoạt động D – 0% (lẽ ra phải hoàn thành 70%)

Bước 1: Tính Chi phí kế hoạch cho công việc đã lên tiến độ (BCWS)

+ Hoạt động A – BCWSA=100%×18000=18000$ + Hoạt động B – BCWSB=100%×10000=10000$ + Hoạt động C – BCWSC=80%×20000=16000$ + Hoạt động D – BCWSD=15%×40000=6000$

BCWS = 18000$ + 10000$ + 16000$ + 6000$ = 50000$

Bước 2: Tính Chi phí theo kế hoạch của khối lượng công việc đã thực hiện

+ BCWPA =100%×18000$=18000$ + BCWPB =80%×10000$=8000$ + BCWPC =70%×20000$=14000$ + BCWPD =0%×40000$=0$

BCWP = 18000$ + 8000$ +14000$ + 0$ = 40000$

Bước 3: Chi phí thực tế của khối lượng công việc đã thực hiện. Theo bản ghi của kế toán, giả sử chi phí thực tế là 45000$

AC = 45000$

Bước 4: Tính các thông số chính của dự án

− Sai lệch tiến độ: SV = BCWP – BCWS = 40000$ - 50000$ = - 10000$ SV < 0 dự án chậm tiến độ

− Chỉ số hiệu quả về tiến độ: SPI = BCWP/BCWS = 40000$/50000$ = 0,8 SPI > 1: dự án sớm tiến độ  thường tốt

− Sai lệch chi phí: CV = BCWP – AC = 40000$ - 45000$ = -5000$ CV > 0: chi phí thực tế nhỏ hơn kế hoạch  tốt

− Chỉ số hiệu quả chi phí: CPI = BCWP/AC = 40000$/45000$=0,89 CPI <1: chi phí thực tế hoàn thành dự án lớn hơn kế hoạch  xấu CPI =1: chi phí thực tế hoàn thành dự án bằng kế hoạch  tốt

CPI >1: chi phí thực tế hoàn thành dự án nhỏ hơn kế hoạch  thường tốt