Năm 1959, F. Herzberg và các đồng nghiệp của mình, sau khi thực hiện các cuộc phỏng vấn với hơn 200 người kỹ sư và kế toán của ngành công nghiệp khác nhau và đã rút ra nhiều kết luận rất bổ ích. Ông đặt các câu hỏi về các loại nhân tố đã ảnh hưởng đến người lao động như: khi nào thì có tác dụng động viên họ làm việc và khi nào thì có tác dụng ngược lại. Bằng kinh nghiệm chuyên môn, ông chia các nhu cầu của con người theo loại độc lập và có ảnh hưởng tới hành vi con người theo những cách khác nhau: khi con người cảnh thấy không thoả mãn với công việc của mình thì họ rất lo lắng về môi trường họ đang làm việc, còn khi họ cảm thấy hài lòng về công việc thì họ tất quan tâm đến chính công việc. Ông đã phân thành 2 nhóm nhân tố: duy trì và động viên.
Các yếu tố tạo động lực làm việc:
Herzberg cho rằng năm yếu tố mang lại sự thỏa mãn trong công việc là:
Thành đạt: Sự thỏa mãn của bản thân khi hoàn thành một công việc, giải quyết các vấn đề và nhìn thấy những thành quả từ sự nỗ lực của mình.
Sự công nhận: Sự ghi nhận việc hoàn thành tốt một công việc. Điều này có thể được tạo ra từ bản thân từng cá nhân hoặc từ sự đánh giá của mọi người.
Bản chất bên trong của công việc: Những ảnh hưởng tích cực từ công việc lên mỗi người. Chẳng hạn, một công việc có thể thú vị, đa dạng, sáng tạo và thách thức.
Trách nhiệm: Mức độ ảnh hưởng của một người đối với công việc. Mức độ kiểm soát của một người đối với công việc có thể bị ảnh hưởng phần nào bởi quyền hạn và trách nhiệm đi kèm với nó
Cơ hội phát triển: Là những cơ hội thăng tiến trong doanh nghiệp. Cơ hội phát triển cũng xuất hiện nếu trong công việc hàng ngày, người ta có quyền quyết định nhiều hơn để thực thi các sáng kiến
các nhu cầu này được thỏa mãn thì sẽ tạo nên động lực và sự thỏa mãn trong công việc.
Các yếu tố duy trì
Những yếu tố mà Herzberg phát hiện có tác dụng gây ra sự bất mãn nhưng không làm tăng động lực làm việc được coi là những yếu tố duy trì. Những yếu tố duy trì có thể làm giảm hiệu quả của công việc nhưng không làm tăng nó. Tương tự như thiếu bảo dưỡng có thể gây hỏng thiết bị nhưng bảo dưỡng thường xuyên cũng chẳng làm tăng hiệu quả hoạt động của nó.
Các yếu tố duy trì bao gồm các yếu tố thuộc về môi trường công việc đó được thực hiện như:
Điều kiện làm việc: Herzberg đã phát hiện ra rằng điều kiện làm việc không ảnh hưởng đến kết quả công việc, miễn là nó khá tốt. Nếu điều kiện làm việc trở nên tồi tệ thì công việc sẽ bị ảnh hưởng theo hướng tiêu cực. Tuy nhiên, khi điều kiện làm việc vượt qua mức khá tốt, nó chỉ khiến kết quả công việc khá hơn đôi chút.
Chính sách và quy định quản lý của doanh nghiệp: Các chính sách của doanh nghiệp mâu thuẫn với mục đích của các bộ phận hoặc cá nhân thì sẽ mang lại hiệu quả xấu.
Các chính sách và quy định của doanh nghiệp có thể đóng vai trò vật cản đường nhưng khi nhân viên không bị ảnh hưởng bởi những điều này thì họ chẳng buồn quan tâm đến chúng.
Sự giám sát công việc: Herzberg cho rằng năng lực chuyên môn, khả năng giao tiếp xã hội và sự cởi mở của nhà quản lý là yếu tố duy trì. Tuy nhiên, có nhiều chuyên gia không đồng ý với Herzberg ở điểm này. Họ cho rằng sự lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong tạo động lực làm việc, đặc biệt đối với một tập thể nhân viên.
Các quan hệ giữa cá nhân với cá nhân: Herzberg cho rằng khi mỗi quan hệ giữa các thành viên trong tập thể xấu đi, nó có thể cản trở công việc. Nhưng khi các mối quan hệ này tốt đẹp- hay ít nhất ở mức độ chấp nhận được- nó sẽ không tạo ra sự khác biệt đáng để nào trong hành vi ứng xử của các thành viên.
Tiền lương: Tiền lương là thu nhập của mỗi người. Theo Herzberg, tiền lương nói chung không có tác dụng tạo động lực cho nhân viên mặc dù việc chậm trả lương sẽ làm mọi người chán nản.
Địa vị: Đây là vị trí của một cá nhân trong mối quan hệ với những người khác. “Biểu tượng” của địa vị. như chức danh, là quan trọng. Nhận thức về sự giảm sút địa vị có thể sẽ làm sa sút nghiêm trọng tinh thần làm việc.
Công việc ổn định: không phải lo lắng để giữ một việc làm. Hầu hết mọi người thường không cảm thấy được động viên từ việc mình đang có một việc làm nhưng sẽ thấy sa sút tinh thần nếu có nguy cơ mất việc.
Như vậy, theo Herzberg nguyên nhân đem đến sự hài lòng nằm ở nội dung công việc; còn nguyên nhân gây bất mãn nằm ở môi trường làm việc.
Học thuyết của Herberg chỉ ra được một loạt các yếu tố tác động tới động lực và sự thỏa mãn của người lao động, gây ảnh hưởng cơ bản tới việc thiết kế và thiết kế lại công
việc ở nhiều công ty. Tuy nhiên, các nhà nghiên cứu phê phán học thuyết này không hoàn toàn phù hợp với thực tế vì trên thực tế, đối với một số người lao động cụ thể, các yếu tố này hoạt động đồng thời chứ không tách rời như vậy.
Thuyết 2 nhân tố của Herzberg cũng có những ẩn ý quan trọng đối với nhà quản lý như sau:
Những nhân tố làm thoả mãn người lao động là khác với các nhân tố tạo ra sự thoả mãn. Vì vậy, bạn không thể mong đợi sự thoả mãn người lao động bằng cách đơn giản là xoá bỏ các nguyên nhân gây ra sự bất mãn
Việc quản lý nhân viên có hiệu quả đòi hỏi phải giải quyết thoả đáng đồng thời cả 2 nhóm nhân tố duy trì và động viên, chứ không nên chỉ chú trọng vào một nhóm nào.