8.1.1. Các khái niệm
Đào tạo và phát triển là các hoạt động để duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của doanh nghiệp, là điều kiện quyết định để các doanh nghiệp có thể đứng vững và thắng lợi trong môi trường cạnh tranh. Do đó, trong các doanh nghiệp, công tác đào tạo và phát triển cần được thực hiện một cách có tổ chức và có kế hoạch.
Phát triển nguồn nhân lực là tổng thể các hoạt động học tập có tổ chức được tiến hành trong những khoảng thời gian nhất định để nhằm tạo ra sựu thay đổi hành vi nghề nghiệp của người lao động. Phát triển nguồn nhân lực chính là toàn bộ những hoạt động học tập được tổ chức bởi doanh nghiệp, do doanh nghiệp cung cấp cho người lao động. Xét về nội dung, phát triển nguồn nhân lực bao gồm ba loại hoạt động là Giáo dục, Đào tạo, và Phát triển.
Giáo dục: được hiểu là các hoạt động học tập để chuẩn bị cho con người bước vào một nghề nghiệp mới thích hợp trong tương lai.
Đào tạo: (hay còn được gọi là đào tạo kỹ năng), được hiểu là hoạt động học tập nhằm giúp cho người lao động có thể thực hiện có hiệu quả hơn các chức năng, nhiệm vụ của mình. Nói một cách cụ thể đào tạo liên quan đến việc tiếp thu các kiến thức, kỹ năng đặc biệt, nhằm thực hiện những công việc cụ thể một cách hoàn hảo hơn.
Phát triển: là hoạt động học tập vượt ra khỏi phạm vi công việc trước mắt, liên quan tới việc nâng cao khả năng trí tuệ và cảm xúc cần thiết để thực hiện các công việc tốt hơn hoặc mở ra cho họ những công việc mới dựa trên cơ sở những định hướng tương lai của tổ chức.
Như vậy, các khái niệm giáo dục, đào tạo, phát triển đều đề cập đến một quá trình tương tự: quá trình cho phép con người tiếp thu các kiến thức, học các kỹ năng mới và thay đổi các quan điểm hay hành vi và nâng cao khả năng thực hiện công việc của các cá nhân. Điều đó cũng có nghĩa là giáo dục, đào tạo, phát triển được áp dụng để làm thay đổi việc nhân viên biết gì, làm như nào, và quan điểm của họ đối với công việc, hoặc mối quan hệ với các đồng nghiệp và các nhà quản lý.
Đào tạo Phát triển
1. Tập trung Công việc hiện tại Công việc tương lai
2. Phạm vi Cá nhân Cá nhân và Tổ chức
3. Thời gian Ngắn hạn Dài hạn
4. Mục đích Khắc phục sự thiếu hụt về kiến Chuẩn bị cho tương lai thức và kỹ năng hiện tại
Bảng 8.1: So sánh giữa đào tạo và phát triển nguồn nhân lực 8.1.2. Mục tiêu của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
Mục tiêu chung của việc đào tạo và phát triển nhân lực là nhằm sử dụng tối đa nguồn nhân lực hiện có và nâng cao tính hiệu quả của doanh nghiệp thông qua việc giúp cho người lao động hiểu rõ hơn về công việc, nắm vững hơn về nghề nghiệp và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình một cách tự giác hơn với thái độ tốt hơn cũng như nâng cao khả năng thích ứng của họ với công việc trong tương lai.
Công tác đào tạo và phát triển phải giúp ích cho doanh nghiệp thực hiện mục tiêu của nó. Do đó, mục tiêu của đào tạo phải nhằm vào mục tiêu của doanh nghiệp trong từng giai đoạn phát triển.
Từ các mục tiêu đã xác định của doanh nghiệp, những cán bộ phụ trách đào tạo doanh nghiệp sẽ bàn bạc, cân nhắc và xây dựng các chương trình đào tạo cũng như lựa chọn các phương pháp đào tạo thích hợp đối với các loại nhân viên trong doanh nghiệp.
8.1.3. Lý do của đào tạo và phát triển nhân lực:
Có nhiều lý do để nói rằng công tác đào tạo và phát triển có vai trò quan trọng và cần được quan tâm đúng mức trong các tổ chức. Trong đó có ba lý do chủ yếu là:
Để đáp ứng yêu cầu công việc của tổ chức hay nói cách khác là để đáp ứng nhu cầu tồn tại và phát triển của tổ chức
Để đáp ứng nhu cầu học tập, phát triển của người lao động
Đào tạo và phát triển là những giải pháp có tính chiến lược tạo ra lợi thể cạnh tranh của doanh nghiệp.
Trong các doanh nghiệp, đào tạo và phát triển có tác dụng và ý nghĩa nhất định đối với cả doanh nghiệp và người lao động:
Đối với doanh nghiệp:
Giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động và hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Nâng cao chất lượng thực hiện công việc: Làm việc nhanh chóng, chính xác hơn; tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ mới; tăng chất lượng dịch vụ, giảm nguyên vật liệu thừa, Giảm tai nạn lao động….
Giảm bớt sự giám sát vì người lao động được đào tạo là người có khả năng tự giám
sát.
Duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực: đào tạo phát triển giúp tạo ra một lực lượng lao động lành nghề, linh hoạt và có khả năng thích nghi với những thay đổi trong hoạt động của công ty.
Giải quyết các vấn đề về tổ chức. Đào tạo và phát triển có thể giúp các nhà quản trị giải quyết các vấn đề về mâu thuẫn, xung đột giữa các cá nhân và giữa công đoàn với các nhà quản trị, đề ra các chính sách về quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp có hiệu quả.
Hướng dẫn công việc cho nhân viên mới. Nhân viên mới thường gặp nhiều khó khăn, bỡ ngỡ trong những ngày đầu làm việc trong tổ chức, doanh nghiệp, các chương trình định hướng công việc đối với nhân viên mới sẽ giúp họ mau chóng thích ứng với môi trường làm việc mới của doanh nghiệp.
Tạo điều kiện cho áp dụng tiến bộ kỹ thuật và quản lý vào doanh nghiệp
Chuẩn bị đội ngũ cán bộ quản lý, chuyên môn kế cận. Đào tạo và phát triển giúp cho nhân viên có được những kỹ năng cần thiết cho các cơ hội thăng tiến và thay thế cho các cán bộ quản lý, chuyên môn khi cần thiết.
Tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp
Đối với người lao động:
Tạo ra sự gắn bó giữa người lao động và doanh nghiệp Tạo ra tính chuyên nghiệp của người lao động
Trực tiếp giúp nhân viên thực hiện công việc tốt hơn, đặc biệt khi nhân viên thực hiện công việc không đáp ứng được các tiêu chuẩn mẫu, hoặc khi nhân viên nhận công việc mới.
Cập nhật các kỹ năng, kiến thức mới cho nhân viên, giúp họ có thể áp dụng thành công các thay đổi công nghệ, kỹ thuật trong doanh nghiệp.
Đáp ứng được nhu cầu và nguyện vọng phát triển của người lao động. Được trang bị những kỹ năng chuyên môn cần thiết sẽ kích thích nhân viên thực hiện công việc tốt hơn, đạt được nhiều thành tích tốt hơn, muốn được trao những nhiệm vụ có tính thách thức cao hơn có nhiều cơ hội thăng tiến hơn.
Tạo cho người lao động có cách nhìn, cách tư duy mới trong công việc của họ, đó cũng chính là cơ sở để phát huy tính sáng tạo của người lao động trong công việc.
8.2. Các phương pháp đào tạo và phát triển nhân lực
Có nhiều phương pháp để đào tạo phát triển nguồn nhân lực. Mỗi một phương pháp có cách thức thực hiện, ưu nhược điểm riêng mà các doanh nghiệp cần cân nhắc để lựa chọn cho phù hợp với điều kiện công việc, đặc điểm về lao động và nguồn tài chính của mình. Các phương pháp thường được sử dụng phổ biến bao gồm:
8.2.1. Đào tạo trong công việc
a. Khái niệm:
Đào tạo trong công việc là hình thức đào tạo tại nơi làm việc, trong đó người học sẽ học được những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc thông qua thực tế thực hiện công việc và thường là dưới sự hướng dẫn của những người lao động lành nghề hơn.
Hình thức đào tạo trong công việc rất thích hợp cho việc đào tạo nhân viên mới, bổ sung kỹ năng mới cho những nhân viên có kinh nghiệm khi có thay đổi trong doanh nghiệp, hướng dẫn những nhân viên vừa được chuyển sang một công việc khác trong nội bộ doanh nghiệp hay sẽ được bổ nhiệm lên vị trí cao hơn.
Các hình thức đào tạo trong công việc:
Minh họa (demonstration): Mục đích của việc làm theo minh họa là nhằm truyền đạt kỹ năng thông qua việc quan sát và thực hành. Hình thức này sẽ khác với "cách ngồi quan sát" thuần túy vì nó được tiến hành có chủ ý và kèm theo giải thích rõ ràng là phải làm gì và tại sao phải làm như vậy.
Quy trình có thể tiến hành theo các giai đoạn sau: Giải thích nội dung cần minh họa
Giới thiệu cho người học các thao tác cần thực hiện o
Minh họa và giải thích các thao tác
o Cho người học thực hành tại chỗ.
Kèm cặp (coaching):
Kèm cặp có thể được xem như dạng mở rộng của hình thức minh họa. Tuy nhiên, đây là một quá trình phát triển năng lực và kỹ năng của cá nhân thông qua:
Giao cho cá nhân một nhiệm vụ cụ thể, có hoạch định trước và sẽ đánh giá sau khi thực hiện
Liên tục kiểm tra và đánh giá tiến độ Thường xuyên cho ý kiến phản hồi
Kèm cặp không chỉ áp dụng cho nhân viên mà còn cho cấp quản lý. Chẳng hạn như giám đốc tương lai sẽ được giám đốc hiện tại kèm cặp cho đến khi người này có được các kỹ năng cần thiết.
Đỡ đầu (Mentoring): Sẽ có một người đứng ra làm cố vấn hay hướng dẫn một người khác có ít kinh nghiệm hơn. Mục đích là giúp người này phát triển những mục tiêu nghề nghiệp lâu dài.
Luân chuyển và thuyên chuyển công việc (rotations and transfers):
Luân chuyển và thuyên chuyển công việc là phương pháp chuyển người quản lý từ công việc này sang công việc khác để nhằm cung cấp cho họ những kinh nghiệm làm việc
nhiều lĩnh vực khác nhau trong tổ chức. Những kinh nghiệm và kiến thức thu được qua quá trình đó sẽ giúp cho họ có khả năng thực hiện được những công việc cao hơn trong
tương lai. Có thể luân chuyển và thuyên chuyển công việc theo ba cách:
Chuyển đối tượng đào tạo đến nhận cương vị quản lý ở một bộ phận khác trong tổ chức nhưng vẫn với chức năng và quyền hạn như cũ
Người quản lý được cử đến nhận cương vị công tác mới ngoài lĩnh vực chuyên môn của họ
Người quản lý được bố trí luân chuyển công việc trong phạm vi nội bộ một nghề chuyên môn
Ưu điểm của đào tạo trong công việc:
Đào tạo trong công việc thường không yêu cầu một không gian hay những trang thiết bị riêng đặc thù.
Đào tạo trong công việc có ý nghĩa thiết thực vì học viên được làm việc và có thu nhập trong khi học
Mang lại sự chuyển biến gần như ngay lập tức trong kiến thức và kỹ năng thực hành, cho phép học viên thực hành những gì mà tổ chức trông mong ở họ sau quá trình đào tạo kết thúc
Học viên học được ngay cách giải quyết các vấn đề thực tiễn và mau chóng có các thông tin phản hồi về kết quả học tập, thực hiện công việc của học viên.
Tạo điều kiện cho học viên làm việc cùng những đồng nghiệp tương lai, bắt chước những hành vi lao động của những đồng nghiệp.
Thích hợp với những công việc đòi hỏi quan sát thực hành trực tiếp, khó mô hình mô phỏng.
Nhược điểm của đào tạo trong công việc:
Lý thuyết được trang bị không có hệ thống
Học viên có thể bắt chước những kinh nghiệm thao tác không tiên tiến của người
dạy
Người hướng dẫn không có đầy đủ kỹ năng truyền đạt
Người hướng dẫn không dành thời gian nghiêm túc cho việc đào tạo: Người hướng dẫn (nhân viên lành nghề) có thể cảm thấy nhân viên mới là mối nguy hiểm đối với vấn đề công ăn việc làm của họ và phần trách nhiệm thêm về mặt đào tạo có thể sẽ là bất lợi đối với họ.
Không thống nhất giữa nội dung và trình độ hướng dẫn. Những người hướng dẫn có những cách thức thực hiện công việc khác nhau nên họ có thể truyền đạt những kỹ năng khác nhau cho nhân viên.
Các điều kiện để đào tạo trong công việc hiệu quả:
Thống nhất mục tiêu của chương trình đào tạo
Lựa chọn cẩn thận người hướng dẫn. Chuẩn bị cho những người hướng dẫn những kỹ năng cần thiết như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng kèm cặp, kỹ năng cho ý kiến phản
hồi.
Quá trình (chương trình) đào tạo phải được tổ chức chặt chẽ và có kế hoạch. Cung cấp tài liệu cần thiết. Đánh giá kỹ năng của nhân viên trước và sau khi được đào tạo.
8.2.2. Đào tạo ngoài công việc
Đào tạo ngoài công việc là phương pháp đào tạo mà người học được tách ra khỏi công việc thực tế. Đào tạo ngoài công việc gồm nhiều phương pháp đa dạng khác nhau:
Phương pháp nghiên cứu tình huống (Case Study)
Phương pháp này được sử dụng để đào tạo nâng cao năng lực quản trị. Học viên được cung cấp các tình huống về các vấn đề của tổ chức, quản lý trong doanh nghiệp hoặc các doanh nghiệp khác tương tự. Mỗi học viên tự phân tích tình huống, trình bày suy nghĩ và cách thức giải quyết vấn đề với các học viên khác trong nhóm hoặc lớp. Thông qua thảo luận, học viên có thể hiểu được quan điểm, cách tiếp cận và phương hướng giải quyết những vấn đề phức tạp trong doanh nghiệp.
Ưu điểm của phương pháp nghiên cứu tình huống:
Tạo khả năng lớn nhất để thu hút mọi người tham gia, phát biểu các quan điểm khác nhau và đề ra quyết định
Giúp cho học viên làm quan với cách phân tích, giải quyết các vấn đề thực tiễn.
Nhược điểm của phương pháp này:
Học viên có thể thấy một số tình huống không liên quan đến công việc của mình nên không muốn tham gia
Học viên thiếu thông tin nên cho là phương pháp này không thực tế.
Để nâng cao hiệu quả của phương pháp này, cần chú ý:
Đưa ra các tình huống thật trong các hoạt động của doanh nghiệp. Điều này sẽ làm cho học viên thấy cuốn hút, hiểu thêm về công việc doanh nghiệp và dễ dàng chuyển kiến thức đã học thành kinh nghiệm trong công tác.
Chuẩn bị kỹ lưỡng tình huống trước khi thảo luận.
Trò chơi quản trị (Management Game)
Trò chơi quản trị mô tả các đặc tính hoạt động của doanh nghiệp, ngành công nghiệp. Trò chơi quản trị nhấn mạnh việc phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề. Phương pháp này thường áp dụng với các chương trình cài đặt sẵn ở trên máy. Các học viên thường được chia thành các nhóm nhỏ.
Trong một trò chơi, người tham gia được yêu cầu ra quyết định về các vấn đề liên quan chẳng hạn như giá sản phẩm, mua nguyên vật liệu, kế hoạch sản xuất, vay nợ tài chính, marketing, và chi phí R&D. Khi mỗi người trong đội ra quyết định, sự tương tác của các quyết định này được tính toán (bằng tay hoặc bằng máy) tương ứng với mô hình. Ví dụ, nếu giá cả là tuyến tính với sản lượng, một sự giảm giá x % vào sẽ ảnh hưởng đến sản lượng, tương ứng với mức giá chung. Các thành viên trong nhóm phối hợp nhau trong việc
ra quyết định và xem xét với nhóm khác trước khi quyết định cuối cùng được đưa ra. Quyết định của nhóm sẽ được so sánh với nhóm khác. Kết quả của mỗi nhóm về lợi nhuận, thị phần...được so sánh với nhau và nhóm tốt nhất hoặc nhóm thắng cuộc sẽ được xác định.
Ưu điểm của phương pháp trò chơi:
Trò chơi thường rất sinh động vì tính cạnh tranh hấp dẫn của nó
Học viên học được cách phán đoán những gì của môi trường kinh doanh sẽ ảnh hưởng đến doanh nghiệp mình.
Học viên có cơ hội học cách giải quyết vấn đề, đề ra chiến lược chính sách kinh doanh phù hợp với doanh nghiệp.
Học viên học được cách tổ chức và điều hành doanh nghiệp cũng như khuyến khích khả năng hợp tác, làm việc tập thể.
Nhược điểm:
Phương pháp này đòi hỏi chi phí cao và các thiết bị hiện đại hỗ trợ
Học viên bị bó hẹp vì chỉ được lựa chọn trong các phương án lập sẵn trong khi đó trong thực tế có rất nhiều phương án thực hiện sáng tạo khác nhau.