Đào tạo ngoài công việc là phương pháp đào tạo mà người học được tách ra khỏi công việc thực tế. Đào tạo ngoài công việc gồm nhiều phương pháp đa dạng khác nhau:
Phương pháp nghiên cứu tình huống (Case Study)
Phương pháp này được sử dụng để đào tạo nâng cao năng lực quản trị. Học viên được cung cấp các tình huống về các vấn đề của tổ chức, quản lý trong doanh nghiệp hoặc các doanh nghiệp khác tương tự. Mỗi học viên tự phân tích tình huống, trình bày suy nghĩ và cách thức giải quyết vấn đề với các học viên khác trong nhóm hoặc lớp. Thông qua thảo luận, học viên có thể hiểu được quan điểm, cách tiếp cận và phương hướng giải quyết những vấn đề phức tạp trong doanh nghiệp.
Ưu điểm của phương pháp nghiên cứu tình huống:
Tạo khả năng lớn nhất để thu hút mọi người tham gia, phát biểu các quan điểm khác nhau và đề ra quyết định
Giúp cho học viên làm quan với cách phân tích, giải quyết các vấn đề thực tiễn.
Nhược điểm của phương pháp này:
Học viên có thể thấy một số tình huống không liên quan đến công việc của mình nên không muốn tham gia
Học viên thiếu thông tin nên cho là phương pháp này không thực tế.
Để nâng cao hiệu quả của phương pháp này, cần chú ý:
Đưa ra các tình huống thật trong các hoạt động của doanh nghiệp. Điều này sẽ làm cho học viên thấy cuốn hút, hiểu thêm về công việc doanh nghiệp và dễ dàng chuyển kiến thức đã học thành kinh nghiệm trong công tác.
Chuẩn bị kỹ lưỡng tình huống trước khi thảo luận.
Trò chơi quản trị (Management Game)
Trò chơi quản trị mô tả các đặc tính hoạt động của doanh nghiệp, ngành công nghiệp. Trò chơi quản trị nhấn mạnh việc phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề. Phương pháp này thường áp dụng với các chương trình cài đặt sẵn ở trên máy. Các học viên thường được chia thành các nhóm nhỏ.
Trong một trò chơi, người tham gia được yêu cầu ra quyết định về các vấn đề liên quan chẳng hạn như giá sản phẩm, mua nguyên vật liệu, kế hoạch sản xuất, vay nợ tài chính, marketing, và chi phí R&D. Khi mỗi người trong đội ra quyết định, sự tương tác của các quyết định này được tính toán (bằng tay hoặc bằng máy) tương ứng với mô hình. Ví dụ, nếu giá cả là tuyến tính với sản lượng, một sự giảm giá x % vào sẽ ảnh hưởng đến sản lượng, tương ứng với mức giá chung. Các thành viên trong nhóm phối hợp nhau trong việc
ra quyết định và xem xét với nhóm khác trước khi quyết định cuối cùng được đưa ra. Quyết định của nhóm sẽ được so sánh với nhóm khác. Kết quả của mỗi nhóm về lợi nhuận, thị phần...được so sánh với nhau và nhóm tốt nhất hoặc nhóm thắng cuộc sẽ được xác định.
Ưu điểm của phương pháp trò chơi:
Trò chơi thường rất sinh động vì tính cạnh tranh hấp dẫn của nó
Học viên học được cách phán đoán những gì của môi trường kinh doanh sẽ ảnh hưởng đến doanh nghiệp mình.
Học viên có cơ hội học cách giải quyết vấn đề, đề ra chiến lược chính sách kinh doanh phù hợp với doanh nghiệp.
Học viên học được cách tổ chức và điều hành doanh nghiệp cũng như khuyến khích khả năng hợp tác, làm việc tập thể.
Nhược điểm:
Phương pháp này đòi hỏi chi phí cao và các thiết bị hiện đại hỗ trợ
Học viên bị bó hẹp vì chỉ được lựa chọn trong các phương án lập sẵn trong khi đó trong thực tế có rất nhiều phương án thực hiện sáng tạo khác nhau.
Giảng viên phải là người có đầu óc thực tế vì phải xây dựng các phương án phù hợp với thực tế kinh doanh.
Phương pháp hội thảo (Conference Method):
Đây là phương pháp huấn luyện nhằm nâng cao khả năng thủ lĩnh, khả năng giao tiếp, khả năng xếp đặt mục tiêu, khả năng kích thích động viên nhân viên, khả năng ra quyết định…Thông thường người điều khiển là một cấp quản lý là một cấp quản lý nào đó, người này có nhiệm vụ giữ cho cuộc hội thảo diễn ra trôi chảy và không đi lạc đề.
Ưu điểm của phương pháp này:
Các học viên không cảm thấy mình đang được huấn luyện nên rất thoải mái đưa
ra ý kiến.
Rất đơn giản và dễ tổ chức
Không đòi hỏi các trang thiết bị phục vụ tốn kém.
Nhược điểm:
Tốn kém thời gian vì các cuộc thảo luận thường kéo dài nhiều khi kết thúc học viên thấy chưa thỏa mãn.
Phạm vi hội thảo có khi bị lệch hướng xác định ban đầu của người tổ chức.
Chương trình liên hệ với các trường đại học:
Các doanh nghiệp có thể cử người đến các trường đại học để học tập các phương pháp thực hiện công việc khác nhau.
Các chương trình đào tạo chung về nghệ thuật lãnh đạo, khả năng thủ lĩnh…Các chương trình này có thể kéo dài từ vài ngày đến vài tháng
Các chương trình, các khóa đào tạo riêng biệt nhằm cung cấp kiến thức cơ bản về từng lĩnh vực như lĩnh vực tài chính, kế toán.
Các chương trình đào tạo cấp bằng tốt nghiệp như đại học, sau đại học…
Ưu điểm:
Không can thiệp, ảnh hưởng đến công việc của các bộ phận khác
Học viên được trang bị đầy đủ và có hệ thống các kiến thức lý thuyết và thực hành
Nhược điểm:
Tốn kém kinh phí đối với từng học viên
Thời gian thường lâu, một số học viên sẽ ngại đi bởi ảnh hưởng tới thời gian cá nhân của họ.
Phương pháp nhập vai (Role Play):
Mục đích của phương pháp này là tạo ra tình huống giống như thật và yêu cầu học viên phải đóng vai một nhân vật nào đó trong tình huống. Chẳng hạn, một học viên sẽ phải đóng vai một vị giám đốc đang phải ra quyết định cho nghỉ việc một số nhân viên của mình khi doanh nghiệp cắt giảm nhân sự, một số học viên khác sẽ đóng vai nhân viên. Người đóng vai nào sẽ làm bất cứ công việc gì mà người đó cho là phù hợp khi ở vị trí đó, hành động đó sẽ là cơ sở cho cuộc thảo luận trong nhóm.
Việc thực hiện các bài tập nhập vai thường gây ra các cuộc thảo luận, tranh cãi giữa các thành viên tham gia.
Ưu điểm:
Học viên tích cực tham gia thảo luận và đưa ra các nhận xét về các vị trí mà những người khác đóng vai và thường cảm thấy rất thú vị.
Có khả năng phát triển các kỹ năng mới và giúp học viên nhạy cảm với tình cảnh của người khác.
Ít tốn kém chi phí khi thực hiện.
Nhược điểm:
Một số học viên ngại bày tỏ ý kiến của mình
Một số học viên sẽ cảm thấy khó khăn khi đưa ra các quyết định quản lý nên việc thực hiện dè dặt
Phương pháp huấn luyện theo mô hình mẫu (Sampling Method):
Phương pháp này thường được sử dụng để:
Huấn luyện cho các nhà quản trị cấp dưới cách thức điều khiển, quản lý nhân viên
Huấn luyện cho các nhà quản trị cấp trung về cách thức thực hiện các giao tiếp, sửa đổi các thói quen xấu trong công việc.
Huấn luyện cho nhân viên và các nhà quản trị cách thức trình bày các khó khăn, thiết lập mối quan hệ tin tưởng song phương….
Trình tự thực hiện như sau:
Học viên được xem mô hình mẫu. Học viên được xem phim, video trong đó có trình bày mẫu cách thức thực hiện một vấn đề nhất định cần nghiên cứu.
Học viên làm theo cách chỉ dẫn mẫu.
Người hướng dẫn cung cấp các thông tin phản hồi về cách thức thực hiện của học viên.
Học viên được kích thích, động viên để áp dụng bài học vào trong thực tiễn giải quyết và xử lý công việc hàng ngày.
Đào tạo theo kiểu chương trình hoá, với sự trợ giúp của máy tính (Computer Assisted Instruction)
Đây là phương pháp đào tại kỹ năng hiện đại ngày nay mà doanh nghiệp ở nhiều nước đang sử dụng rộng rãi. Trong phương pháp này, các chương trình đào tạo được viết sẵn trên đĩa mềm của máy tính, người học chỉ việc thực hiện theo các thao tác hướng dẫn ghi trong máy tính. Máy sẽ trả lời mọi thắc mắc cũng như kiểm tra kiến thức của người sử dụng, dồng thời còn hướng dẫn cho người sử dụng những kiến thức nào còn thiếu khuyết và tài liệu cần tham khảo.
Ưu điểm của phương pháp này là:
Có thể sử dụng để đào tạo rất nhiều kỹ năng mà không cần giảng viên
Cung cấp các thông tin chỉ dẫn cho các cá nhân học tập theo tốc độ của cá nhân. Học viên tiếp thu kiến thức mới dễ dàng, thuận lợi. Học viên có thể sử dụng máy tính bất cứ lúc nào họ muốn và nhận được ngay các thông tin phản hồi đối với các dữ kiện mới đưa vào.
Phương pháp đào tạo có máy tính hỗ trợ cung cấp các số liệu tính toán đánh giá thực hiện các bài kiểm tra trắc nghiệm dựa vào đó người hướng dẫn có thể biết được điểm yếu và phương pháp khắc phục cho từng học viên trong quá trình đào tạo. Phương pháp đào tạo này dễ dàng hỗ trợ cho việc tiếp thu, thực hành các kỹ thuật, công nghệ mới cần thiết cho học viên.
Nhược điểm:
Chi phí tốn kém, chỉ hiệu quả khi lớp có số đông học viên Yêu cầu nhân viên đa năng để vận hành.
Đào tạo kỹ năng xử lý công văn, giấy tờ
Đây là một kiểu bài tập, trong đó người quản lý nhận được một loạt các tài liệu, các bản ghi nhớ, các tường trình, báo cáo, lời dặn dò của cấp trên và các thông tin khác mà một
người quản lý có thể nhận được khi vừa tời nơi làm việc và họ có trách nhiệm phải xử lý nhânh chóng và đúng đắn. Phương pháp này giúp cho người quản lý học tập cách ra quyết định nhanh chóng trong công việc hàng ngày.