Đào tạo và phát triển là cả một tiến trình liên tục theo chương trình dựa trên chiến lược, kế hoạch kinh doanh chung và kế hoạch nhân lực của doanh nghiệp, có tính đến cá nhân tố tác động của môi trường. Tiến trình xây dựng một chương trình đào tạo và phát triển của doanh nghiệp bao gồm:
Xác định nhu cầu đào tạo/phát triển
Xác định mục tiêu đào tạo
Lựa chọn đối tượng đào tạo
Xây dựng chương trình đào tạo và lựa chọn phương pháp đào tạo
Dự tính kinh phí đào tạo
Lựa chọn và đào tạo giáo viên
Đánh giá chương trình và kế t quả đào tạo
Hình 8.2: Trình tự xây dựng một chương trình đào tạo /phát triển 8.1.1. Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển:
Xác định nhu cầu đào tạo là bước đầu tiên trong tiến trình đào tạo và phát triển (sau đây gọi chung là đào tạo). Nhu cầu đào tạo được xác định dựa trên sự phân tích nhu cầu lao động của tổ chức, các yêu cầu về số lượng, cơ cấu của đối tượng cần đào tạo, về kiến thức, kỹ năng cần thiết cho việc thực hiện các công việc và phân tích trình độ, kiến thức, kỹ năng hiện có của người lao động.
Nhu cầu lao động thường được đặt ra khi nhân viên không có đủ các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc. Để xác định chính xác nhu cầu đào tạo, cần thực hiện nghiên cứu:
Doanh nghiệp thực hiện các mục tiêu ở mức độ như thế nào (phân tích doanh nghiệp)?
Đội ngũ lao động cần có những kỹ năng nào để thực hiện tốt các công việc (Phân tích tác nghiệp)?
Điểm mạnh yếu của đội ngũ lao động trong doanh nghiệp là gì (phân tích nhân viên)?
Phân tích doanh nghiệp:
Phân tích doanh nghiệp cần đánh giá được chỉ số hiệu quả về mặt tổ chức, kế hoạch chuẩn bị đội ngũ cán bộ kế cận, nhân viên và môi trường tổ chức.
Phân tích tổ chức bao gồm việc phân tích các tiêu thức tổ chức như năng suất, chất lượng thực hiện công việc, chi phí lao động, vắng mặt, tỷ lệ thuyên chuyển, kỷ luật lao động, tai nạn…sẽ giúp các nhà quản trị xác định những vấn đề cơ bản của doanh nghiệp và xác định sự cần thiết áp dụng các hình thức đào tạo.
Trong kế hoạch chuẩn bị đội ngũ cán bộ kế cận, doanh nghiệp cần xác định những vị trí sẽ trống và cách thức chuẩn bị ứng viên cho các vị trí trống. Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức đề bạt nội bộ, doanh nghiệp cần các chương trình đào tạo để giúp nhân viên có được các kỹ năng theo yêu cầu công việc.
Trong phân tích môi trường tổ chức, cần đánh giá đầy đủ quan điểm, tình cảm, niềm tin của các thành viên trong doanh nghiệp đối với tổ chức, doanh nghiệp và tác động của vấn đề đào tạo không đầy đủ đến những điểm không tốt trong môi trường tổ chức
Phân tích tác nghiệp:
Phân tích tác nghiệp xác định loại kỹ năng và các hành vi cần thiết cho nhân viên để thực hiện tốt công việc, phân tích tác nghiệp hơi giống phân tích công việc, tuy nhiên phân tích tác nghiệp là định hướng nhân viên không phải là định hướng công việc. Phân tích tác nghiệp sẽ chú trọng xác định xem nhân viên cần làm gì để thực hiện công việc tốt. Loại phân tích này thường được sử dụng để xác định nhu cầu đào tạo nhân viên mới hoặc các công việc mới được thực hiện lần đầu đối với nhân viên.
Phân tích nhân viên: Chú trọng đến năng lực và đặc tính cá nhân của nhân viên, được sử dụng để xác định ai là người cần thiết được đào tạo và những kỹ năng, kiến thức, quan điểm nào cần thiết được lĩnh hội hay chú trọng trong quá trình đào tạo, phát triển.
Việc xác định nhu cầu đào tạo phải dựa trên phân tích thông tin thu thu thập về nhu cầu đào tạo. Các phương pháp thu thập thông tin để xác định nhu cầu đào tạo thường sử dụng bao gồm: Phỏng vấn cá nhân, sử dụng bảng hỏi, thảo luận nhóm, quan sát, phân tích thông tin sẵn có.
Phỏng vấn cá nhân là phương pháp đơn giản, được sử dụng nhiều hiện nay. Người phỏng vấn sẽ trao đổi với nhân viên về những khó khăn mà họ gặp phải khi thực hiện công việc cũng như mong muốn nguyện vọng đào tạo của họ cần bổ sung những kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ hay những hỗ trợ từ phía doanh nghiệp.
tạo. Nhân viên sẽ trả lời bảng hỏi về thực hiện công việc, nguyện vọng, mong muốn được đào tạo.
Thông tin về nhu cầu đào tạo có thể được thu thập qua việc quan sát thực hiện của nhân viên hay từ bản đánh giá kết quả thực hiện công việc, các báo cáo năng suất, hiệu quả làm việc….
Căn cứ vào các thông tin thu thập được, trên cơ sở phân tích khả năng đáp ứng và những yêu cầu đòi hỏi của công việc, doanh nghiệp sẽ xác định được số lượng, loại lao động và kiến thức kỹ năng cần đào tạo.
8.3.2. Xác định mục tiêu đào tạo
Là xác định kết quả cần đạt được của chương trình đào tạo. Để lập mục tiêu, cần trả lời các câu hỏi:
Nhân viên cần có được những kiến thức và kỹ năng gì sau khi được đào tạo? Nhân viên sẽ có được những thay đổi gì trong thực hiện công việc sau khi được đào tạo?
Khi viết mục tiêu, cần tuân thủ nguyên tắc SMART (Specific, Measurable,
Achievable, Relevant, Timebound). Điều đó có nghĩa là các mục tiêu đào tạo cần phải:
Cụ thể (Specific): Nêu được những điều một chương trình đào tạo cần đạt được. Những mục tiêu cụ thể phải nêu được cả kết quả thực hiện công việc và các tiêu chuẩn thực hiện như phải làm gì và làm như thế nào?
Đo lường được (Measurable): các mục tiêu viết ra có thể đo lường được một cách dễ dàng, để thấy được sự thành công.
Có thể đạt được (Achievable): Các mục tiêu phải thể hiện một cách hợp lý những gì học viên cần đạt được sau khi học xong. Các mục tiêu cần thiết thực, phù hợp khả năng, học viên có thể đạt được trong những khoảng thời gian cụ thể.
Có liên quan (Relevant): mục tiêu đào tạo phải có ý nghĩa về nội dung của chương trình đào tạo lẫn công việc mà học viên đảm nhiệm.
Hạn định thời gian hợp lý (Timebound): Mục tiêu cần nêu rõ thời gian mà nhân viên sẽ đạt được kết quả như mong muốn. Người học có cần đạt kết quả ngay sau khi kết thúc khóa học không? Hay cần thêm khoảng thời gian để thực hành? Nếu cần, họ cần thêm bao nhiêu thời gian?
8.3.3. Lựa chọn đối tượng đào tạo
Là lựa chọn người cụ thể để đào tạo, dựa trên nghiên cứu và xác định nhu cầu và động cơ đào tạo của người lao động, tác dụng của đào tạo đối với người lao động và khả năng nghề nghiệp của từng người
8.3.4. Xây dựng chương trình đào tạo và lựa chọn phương thức đào tạo
Chương trình đào tạo là một hệ thống các môn học và bài học được dạy, cho thấy những kiến thức nào, kỹ năng nào cần được dạy và dạy trong bao lâu. Trên cơ sở đó lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp
8.3.5. Dự tính kinh phí đào tạo
Chi phí đào tạo quyết định việc lựa chọn các phương án đào tạo. Chi phí đào tạo có chi phí trực tiếp và gián tiếp.
Chi phí đào tạo gồm:
Những chi phí về học tập: Những chi phí phải trả trong quá trình người lao động học việc của họ như:
+ Những khoản tiền cho người lao động trong khi học việc + Chi phí về nguyên vật liệu dùng trong học tập
Giá trị bán hàng hóa do gia công không đúng khi thực tập, giá trị sản lượng bị giảm xuống do hiệu quả làm việc thấp của học sinh học nghề.
Những chi phí về đào tạo:
Tiền lương của những người quản lý trong thời gian họ quản lý bộ phận học việc
Tiền thù lao cho giáo viên hay những nhân viên đào tạo và bộ phận giúp việc của
họ
Chi phí bất biến và khả biến của một trung tâm đào tạo (chiếu sáng, thông gió, điều kiện lao động)
Chi phí cho dụng cụ giảng dạy: máy chiếu, tài liệu, sách, bài kiểm tra, chương trình học tập
Những khoản phải trả thù lao cho cố vấn, cho các tổ chức liên quan và bộ phận bên ngoài khác.
8.3.6. Lựa chọn và đào tạo giáo viên
Có thể lựa chọn các giáo viên từ những người trong biên chế của doanh nghiệp hoặc thuê ngoài (giảng viên của các trường đại học, trung tâm đào tạo…). Để có thể thiết kế nội dung chương trình đào tạo phù hợp nhất với thực tế tại doanh nghiệp, có thể kết hợp giáo viên thuê ngoài và những người có kinh nghiệm lâu năm trong doanh nghiệp. Việc kết hợp này cho phép người học tiếp cận với kiến thức mới, đồng thời không xa rời với thực tiễn tại doanh nghiệp. Các giáo viên cần phải được tập huấn để nắm vững mục tiêu và cơ cấu của chương trình đào tạo chung
8.3.7. Đánh giá chương trình và kết quả đào tạo.
Cũng như các hoạt động quản trị khác trong doanh nghiệp, hoạt động đào tạo cũng cần được đánh giá xem kết quả thu được là gì và rút kinh nghiệm cho những lần tiếp theo.
Các hoạt động đào tạo có đạt mục tiêu đặt ra hay không?
Nhân viên thu được gì từ chương trình đào tạo? Có sự thay đổi ở nhân viên và trong công việc của họ không?
Những vấn đề về kết quả thực hiện công việc trước đào tạo có được giải quyết?
Chi phí và những nỗ lực bỏ ra cho đào tạo có xứng đáng và hợp lý không? Đào tạo mang lại cho doanh nghiệp những gì?
Chương trình đào tạo có cần được thay đổi, cải thiện, bổ sung gì không?
Cần thay đổi những gì trong kế hoạch đào tạo trong tương lai về nội dung, phương pháp, chi phí?
Việc đánh giá hiệu quả đào tạo có thể tiến hành ngay trong quá trình học hay khi khóa học kết thúc. Hiệu quả đào tạo được đánh giá ở những mức độ khác nhau, tương ứng với từng khía cạnh và công cụ tương ứng:
Mức độ Khía cạnh đánh giá Vấn đề quan tâm Công cụ
(1) Phản ứng của người Người học thích chương Bản câu hỏi đánh giá học trình học như thế nào?
(2) Những kiến thức/kỹ Người học học được Bài kiểm tra, bài tập
năng học được những gì tình huống
(3) ứng dụng vào công Người học áp dụng Đo lường kết quả thực việc những điều đã học vào hiện công việc
công việc như thế nào
(4) Kết quả mà doanh Doanh nghiệp thu được Phân tích chi phí bỏ ra nghiệp đạt được gì từ việc đầu tư vào và Lợi ích đạt được
đào tạo?
Bảng 8.2: Mô hình đánh giá kết quả đào tạo của Tiến sĩ Donald Kir Patrick
Để đánh giá phản ứng của người học hay những kiến thức, kỹ năng học được, có thể tiến hành đánh giá ngay trong quá trình đào tạo. Tuy nhiên, để đo lường hiệu quả làm việc thể hiện tại nơi làm việc thì cần phải có khoảng thời gian sau khi kết thúc khóa học. Việc đánh giá này thường phức tạp hơn và đòi hỏi nhiều người tham gia hơn.
Một số phương pháp đánh giá thường được sử dụng là:
Bảng câu hỏi: người học chấm điểm và cho ý kiến về chương trình học.
Thảo luận nhóm với người học: tiếp nhận phản hồi của nhiều người cùng một lúc về khóa học
Bài kiểm tra cuối khóa: kiểm tra người học có nắm bắt được kiến thức như mong muốn không
Quan sát nhân viên tại chỗ: xem những kiến thức và kỹ năng mới có được áp dụng không
Phỏng vấn cấp trên trực tiếp về biểu hiện và kết quả công việc của người học sau khi được đào tạo
Đối với những kỹ năng có thể áp dụng ngay như kỹ năng bán hàng, kỹ năng vận hành máy móc…Có thể đưa ra các tiêu chí đánh giá xem người học có tuân theo các tiêu chí hay có những biểu hiện mong muốn trong công việc thực tế không?
Đối với những kỹ năng mà người học cần phải có khoảng thời gian và điều kiện phù hợp để áp dụng như kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng làm việc nhóm… Có thể yêu cầu người học lập kế hoạch hành động sau khóa học, nêu những hành vi, nhiệm vụ đòi hỏi sử dụng những kỹ năng đã học vào công việc mà họ sẽ thực hiện. Việc đánh giá dự trên những thay đổi mà người học biểu hiện trong công việc và những thay đổi này mang lại kết quả gì cho doanh nghiệp.
NỘI DUNG PHẦN THẢO LUẬN Nội dung 1: Câu hỏi thảo luận
Tại sao phải đào tạo và phát triển nguồn nhân lực? Nêu tác dụng và ý nghĩa của công tác này?
Phân biệt Đào tạo và phát triển?
Trình bày ưu nhược điểm của các phương pháp đào tạo trong công việc và đào tạo ngoài công việc?
Trình bày trình tự xây dựng một chương trình đào tạo phát triển?
Nội dung thảo luận 2:
A. Hãy lựa chọn phương án trả lời đúng nhất trong các phương án đưa ra?
Đào tạo nguồn nhân lực là:
Cung cấp những kiến thức, kỹ năng theo mong muốn của nhân viên Cung cấp những kiến thức, kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc
Cung cấp những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho phát triển trong tương lai Cung cấp những kiến thức, kỹ năng cho nhân viên khi nhân viên làm việc xảy ra sai sót.
2. Phát triển và đào tạo nguồn nhân lực nhằm mục đích sau, ngoại trừ:
Để đổi mới nguồn nhân lực theo định kỳ, nhằm giúp doanh nghiệp hoạt động trôi chảy.
Để chuẩn bị và bù đắp vào những chỗ bị thiếu, bị bỏ trống.
Để chuẩn bị cho những người lao động thực hiện được những trách nhiệm và nhiệm vụ mới do có sự thay đổi trong mục tiêu, cơ cấu, chính sách, kỹ thuật công nghệ mới…
Để hoàn thiện khả năng người lao động
Đáp ứng yêu cầu công việc
Đáp ứng nhu cầu học tập phát triển của người lao động Tạo ra lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp
Giải quyết lao động dôi dư
4. Khi xác định nhu cầu đào tạo cần xem xét các yếu tố sau:
a. Nhu cầu của tổ chức, mong muốn của nhân viên, thay đổi của môi trường bên ngoài b. Kết quả thực hiện công việc của nhân viên, kinh phí dành cho đào tạo c. Mong muốn của nhân viên, những thay đổi của môi trường bên ngoài Nhu cầu của tổ chức, kết quả thực hiện công việc của nhân viên, những thay đổi của môi trường bên ngoài
Mục tiêu đào tạo của doanh nghiệp được hiểu là: a. Kết quả đánh giá học viên sau quá trình đào tạo b. Kết quả cần đạt được của chương trình đào tạo c. Những điểm mạnh, yếu của chương trình đào tạo
d. So sánh kết quả mong muốn với kết quả đạt được trong thực tế
Hoạt động nào sau đây thuộc giai đoạn xác định nhu cầu đào tạo: a. Xác định những điểm mạnh, yếu của chương trình đào tạo
b. Dự tính chi phí cho việc giảng dạy c. Quyết định sẽ đào tạo ai.
d. Xác định bộ phận nào cần được đào tạo, cần đào tạo bao nhiêu người
Kinh phí đào tạo không bao gồm:
Thù lao cho giáo viên giảng dạy
Thù lao cho cố vấn, cho các bộ phận tổ chức, phục vụ đào tạo Chi phí nguyên vật liệu dùng cho học tập
Chi phí cơ hội của nhân viên
Nhận định nào sau đây là sai khi lựa chọn giáo viên để thực hiện khóa đào tạo: Chỉ nên sử dụng giảng viên là người trong doanh nghiệp vì họ mới nắm được thực tế của doanh nghiệp
Có thể lựa chọn các giáo viên từ người trong biên chế của doanh nghiệp hoặc thuê ngoài
Có thể kết hợp giáo viên thuê ngoài và những người có kinh nghiệm lâu năm trong doanh nghiệp.
Giảng viên bên ngoài thường có kiến thức hệ thống, cập nhật và cách truyền đạt