Như chỳng ta đó biết, chức năng cơ bản của kế toỏn là cung cấp thụng tin về tỡnh hỡnh tài chớnh trong nhà trường cho cỏc nhà quản lý. Việc thực hiện chức năng này cú tốt hay khụng, trước hết phụ thuộc vào tớnh thường xuyờn, kịp thời và chớnh xỏc của thụng tin.
39
Ngày nay theo đà phỏt triển của cụng nghệ thụng tin, việc đưa mỏy vi tớnh vào sử dụng trong cụng tỏc kế toỏn đó tương đối phổ biến. Tin học húa cụng tỏc kế toỏn khụng chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thụng tin nhanh chúng, thuận lợi mà nú cũn làm tăng năng suất lao động của bộ mỏy kế toỏn, tạo cơ sở để tinh giản bộ mỏy, nõng cao hiệu quả hoạt động kế toỏn.
Thực tế, việc ứng dụng tin học vào cụng tỏc kế toỏn ở cỏc doanh nghiệp chớnh là việc tổ chức cụng tỏc kế toỏn phự hợp với việc ứng dụng mỏy vi tớnh, cỏc chương trỡnh phần mềm và phải đạt được sự gọn nhẹ của bộ mỏy kế toỏn, chứng từ cung cấp phải nhanh chúng, chớnh xỏc & lại bảo đảm tiết kiệm chi phớ hơn khi chưa ứng dụng tin học.
Như vậy, đối với một nhà trường, bộ mỏy kế toỏn bao gồm nhiều nhõn viờn phụ trỏch cỏc phần kế toỏn khỏc nhau, việc ứng dụng mỏy vi tớnh sẽ đũi hỏi một phần mềm kế toỏn với hệ thống mỏy vi tớnh nối mạng là chuyện cần thiết và nờn đầu tư.
Khi ứng dụng CNTT trong cụng tỏc tài chớnh, người làm cụng tỏc kế toỏn cần phải nắm được cỏc yếu tố sau :
- Tất cả cỏc phần mềm ứng dụng đều cú thể ứng dụng làm cụng tỏc kế toỏn cho bất kỳ nhà trường nào đang sử dụng cỏc hỡnh thức sổ kế toỏn như : chứng từ ghi sổ, nhật ký chung hoặc nhật ký sổ cỏi. Do đú, nhà trường cú thể căn cứ vào điều kiện thực tế về quy mụ, trỡnh độ của nhõn viờn để quyết định sử dụng phần mềm ứng dụng và hỡnh thức sổ kế toỏn nào cho phự hợp.
- Phải thiết lập hệ thống mó húa cỏc tài khoản và cỏc đối tượng kế toỏn chi tiết thống nhất cho toàn đơn vị.
- Phải chọn lựa phương phỏp để nhập dữ liệu kế toỏn (nhập liệu khi lập chứng từ gốc, nhập liệu khi chấm dứt quỏ trỡnh luõn chuyển chứng từ tức là nhập liệu vào bảng tớnh...). Bất kỳ nhập liệu theo phương phỏp nào cũng phải thiết lập được cơ sở dữ liệu – nơi chứa toàn bộ thụng tin kế toỏn của nhà trường.
- Khi đó cú cơ sở dữ liệu, khả năng truy xuất được của tất cả cỏc loại phần mềm ứng dụng là rất khả quan. Cỏc bỏo biểu kế toỏn như : bảng kờ,
40
chứng từ ghi sổ, sổ cỏi, sổ chi tiết, nhập xuất tồn, bảng tổng hợp cụng nợ được truy xuất tương đối dễ dàng. Đặc biệt một số bỏo cỏo tài chớnh và bỏo cỏo kế toỏn quản trị cũng cú thể ứng dụng khả năng của phần mềm để truy xuất.
- Cuối cựng, cần phải chỳ ý đến số lượng nhõn viờn kế toỏn và trỡnh độ nghiệp vụ kế toỏn, vi tớnh của nhõn viờn kế toỏn, việc phõn cụng và phối hợp cụng tỏc giữa cỏc bộ phận kế toỏn khỏc nhau cũng như giữa cỏc bộ phận khỏc cú liờn quan trong đơn vị.
Từ những yếu tố này, người làm cụng tỏc kế toỏn sẽ tổ chức cụng tỏc kế toỏn cụ thể và mang lại hiệu quả cao trong cụng tỏc kế toỏn.
Túm lại, việc ứng dụng tin học vào cụng tỏc kế toỏn ở cỏc trường nghề cú ý nghĩa hết sức quan trọng để nõng cao chất lượng và hiệu quả trong cụng tỏc quản lý và là một nhu cầu khỏch quan, cú tớnh hiệu quả lõu dài. Vấn đề cũn lại là bản thõn cỏc nhà quản lý phải cú nhận thức và tầm nhỡn phự hợp với yờu cầu quản lý hiện đại và khả năng ứng dụng cụng nghệ tin học để xử lý và cung cấp thụng tin, từ đú cú kế hoạch đầu tư phự hợp với khả năng thực tế của nhà trường.