4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
2.2 Công tác tuyển dụng nhân lực tại Ngân hàng TMCP An Bìn h CN Huế
Tuyển mộ là hoạt động quan trọng của công tác tuyển dụng nhân lực; tuyển mộ không chỉ ảnh hưởng tới việc tuyển chọn, mà còn ảnh hưởng tới các chức năng khác của quản trị nguồn nhân lực. Tại Ngân hàng An Bình – Chi nhánh Huế, quá trình này được thực hiện theo trình tự sau: Ngân hàng tiến hành xây dựng chiến lược tuyển mộ, trên cơ sở đó thực hiện việc tìm kiếm người xin việc, kết thúc quá trình này là việc đánh giá hiệu quả của quá trình.
2.2.1.1 Xây dựng chiến lược tuyển mộ
Tại Ngân hàng An Bình – Chi nhánh Huế, phòng Hành chính – Tổng hợp là bộ phận được giao thực hiện hoạt động tuyển mộ nhân lực cho Chi nhánh. Phòng Hành chính – Tổng hợp tham mưu cho Ban Giám đốc về việc hoạch định các chính sách tuyển mộ như: Xác định nhu cầu tuyển mộ, thời gian tuyển mộ, địa chỉ tuyển mộ, kinh phí tuyển mộ, mục tiêu tuyển mộ cụ thể,... trên cơ sở tập hợp thông tin từ các phòng ban khác trong toàn Chi nhánh. Phòng Hành chính – Tổng hợp chịu trách nhiệm hầu hết về hoạt động tuyển mộ; khuyến nghị các chính sách lên các cấp lãnh đạo; xây dựng chiến lược và các quy trình quảng cáo tìm người xin việc, thu thập thông tin từ người xin việc, lựa chọn và sàng lọc các thông tin này,...để đưa ra được những người có khả năng được lựa chọn.
Nội dung chiến lược tuyển mộ nhân lực tại ABBANK Huế thường bao gồm các phần sau:
Thứ nhất, lập kế hoạch tuyển mộ.
Trong quá trình hoạt động của đơn vị mình, các phòng ban căn cứ vào tình hình cụ thể để đề xuất với phòng Hành chính – Tổng hợp về nhu cầu nhân sự. Qua tập hợp, đánh giá và xác định thông tin từ các đơn vị theo mối quan hệ chức năng, phòng Hành chính – Tổng hợp lập kế hoạch báo cáo gửi Ban Giám đốc Chi nhánh. Nội dung kế hoạch này bao gồm: Số nhân viên cần tuyển, tỷ lệ sàng lọc dự kiến, chi phí dự kiến, thời gian cho quá trình tuyển mộ và tuyển chọn, kế hoạch quảng cáo và các mục tiêu cụ thể của quá trình.
Tỷ lệ sàng lọc dự kiến thể hiện mục tiêu chương trình tuyển dụng của ABBANK. Từ tỷ lệ này, Ngân hàng xác định được số hồ sơ sẽ nhận được theo kế hoạch, ra các quyết định chi phí tài chính cho cả quá trình tuyển dụng, quyết định nhân sự tham gia công tác tuyển chọn, cũng như các vấn đề khác liên quan đến công tác tuyển dụng và vấn đề truyền thông quảng cáo tìm người xin việc. ABBANK Huế xác định tỷ lệ sàng lọc chung cho cả quá trình tuyển dụng.
Hình thức quảng cáo tìm người xin việc được thực hiện trên báo Tuổi Trẻ, báo Thừa Thiên Huế và website của Ngân hàng http://abbank.vn
Thứ hai, xác định nguồn và phương pháp tuyển mộ.
Ngân hàng An Bình – Chi nhánh Huế sử dụng cả hai nguồn tuyển mộ: nguồn nhân lực bên trong và nguồn bên ngoài.
Đối với nguồn tuyển mộ bên trong, Ngân hàng thường ưu tiên áp dụng chủ yếu khi tuyển các vị trí chức danh quản trị như: Phó giám đốc, Trưởng phòng hoặc Phó phòng, Trưởng bộ phận.
Phương pháp tuyển mộ được Ngân hàng sử dụng bao gồm: phương pháp thu hút bằng thông báo về nhu cầu tuyển dụng đến toàn bộ nhân viên trong Chi nhánh và phương pháp thu hút căn cứ vào Danh mục thông tin về nhân viên, đánh giá của các cấp quản lý.
Đối với phương pháp thu hút bằng thông báo đến toàn bộ nhân viên, Ngân hàng sẽ tổ chức họp toàn Chi nhánh thông báo về kế hoạch tuyển dụng đến cán bộ nhân viên để có hướng ứng tuyển vào vị trí cần tuyển nếu có nhu cầu.
Đối với phương pháp căn cứ vào Danh mục thông tin nhân viên, Ngân hàng căn cứ vào hồ sơ cán bộ nhân viên được lưu trữ, Phòng Hành chính – Tổng hợp đề xuất với Hội đồng tuyển dụng danh sách ứng viên được đề cử tuyển chọn .
Đối với nguồn tuyển mộ bên ngoài, đây là nguồn thu hút chủ yếu của Ngân hàng, được sử dụng khi có nhu cầu tuyển dụng các vị trí nhân viên và một số trường hợp tuyển dụng các vị trí quản lý (khi mà nguồn tuyển mộ bên trong không đáp ứng nhu cầu)
Phương pháp tuyển mộ được ABBANK Huế sử dụng bao gồm: thông báo tuyển dụng qua các kênh quảng cáo báo chí, website và thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ nhân viên trong Ngân hàng.
Thứ ba, xác định nơi tuyển mộ và thời gian tuyển mộ
ABBANK Huế tuyển mộ nhân lực trên địa bàn cả nước và thời gian tuyển mộ thường kéo dài trong khoảng 7 ngày.
2.2.1.2 Tìm kiếm người xin việc
Sau giai đoạn xây dựng chiến lược, Ngân hàng tiến hành tìm kiếm người xin việc. Phòng Hành chính – Tổng hợp của Chi nhánh có nhiệm vụ hướng dẫn thực hiện và thực hiện giai đoạn này: từ công việc đăng thông báo tuyển dụng trên báo chí đến việc trả lời thắc mắc của người xin việc, hướng dẫn thủ tục hồ sơ, thu nhận hồ sơ...
Trong các thông báo tuyển dụng, ABBANK sẽ đưa ra đầy đủ các thông tin về: Vị trí tuyển dụng, yêu cầu cần có của ứng viên, các nhiệm vụ cơ bản của vị trí cần tuyển, thời gian và địa điểm nhận hồ sơ. Thông báo tuyển dụng sẽ được đăng trên báo Tuổi Trẻ và báo Thừa Thiên Huế liên tục 5 số trước thời hạn nộp hồ sơ 7 ngày.
Ngân hàng tiến hành thu nhận hồ sơ tại trụ sở của Chi nhánh - 100 Nguyễn Huệ, Thành phố Huế. Phòng Hành chính – Tổng hợp phân công nhiệm vụ rõ ràng cho các cá nhân trong việc tiếp nhận hồ sơ xin việc, cũng như trả lời thắc mắc của người lao động đối với các thông tin về ABBANK Huế và các chế độ làm việc kèm theo.
Với những trường hợp tuyển dụng có nguồn tuyển mộ bên trong Ngân hàng, sau khi có kế hoạch tuyển mộ, phòng Hành chính – Tổng hợp làm việc với Danh mục thông tin về cán bộ nhân viên được lưu trữ, xem xét và đánh giá các cá nhân thông qua lý lịch trình độ, quá trình công tác, thành tích làm việc,... để đưa ra danh sách ứng viên được đề cử gửi Hội đồng tuyển chọn.
2.2.1.3 Đánh giá quá trình tuyển mộ
Kết thúc quá trình tuyển mộ, Ngân hàng tiến hành đánh giá các chỉ tiêu thu được về: số lượng hồ sơ nhận vào, chất lượng hồ sơ, hiệu quả chương trình quảng cáo tuyển mộ, tính công bằng của quá trình tuyển mộ,...
Số lượng hồ sơ nhận được ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình tuyển chọn ở giai đoạn sau. Con số này lớn hơn mức dự kiến làm tăng các chi phí cho hoạt động tuyển chọn, đồng thời ảnh hưởng tới khả năng đánh giá cũng như ra quyết định của Hội đồng tuyển chọn. Tuy nhiên, số lượng hồ sơ lớn thì Ngân hàng có cơ hội để chọn lựa được các ứng viên có chất lượng cao. Ngược lại, nếu lượng hồ sơ thấp hơn dự kiến thì mục tiêu tuyển mộ và tuyển chọn của Ngân hàng khó được đảm bảo. Số lượng hồ sơ thực tế nhận vào được ABBANK đánh giá là đạt kết quả tốt nếu có mức tăng hoặc giảm nằm trong khoảng +/-10 % con số kế hoạch. Số lượng hồ sơ liên quan tới chỉ tiêu “tỷ lệ sàng lọc”. Tỷ lệ sàng lọc cũng là một cơ sở để đánh giá kết quả của công tác tuyển mộ, tỷ lệ này thể hiện mục tiêu của tuyển dụng, kế hoạch chi phí tài chính mà Ngân hàng đưa ra....
Chất lượng hồ sơ nhận đượclà khả năng hồ sơ có đầy đủ các loại giấy tờ mà Ngân hàng yêu cầu. Một hồ sơ đầy đủ thì phải bao gồm: Đơn xin việc theo mẫu của
ABBANK, chứng nhận sức khỏe, lý lịch cá nhân, các giấy tờ chứng minh bằng cấp, chứng minh kinh nghiệm làm việc (nếu có). Hồ sơ không có thiếu sót đảm bảo cho quá trình tuyển chọn được tiến hành nhanh chóng. Hồ sơ thiếu sót ảnh hưởng trực tiếp đến công tác tuyển chọn, gây trở ngại trong việc đánh giá ứng viên do không có đầy đủ cơ sở; nếu loại bỏ các hồ sơ này thì dễ dẫn tới hiện tượng ra quyết định sai. Muốn giữ lại các ứng viên này thì Ngân hàng phải tốn thêm các chi phí tài chính để thông báo và nhận bổ sung hồ sơ, các chi phí khác do sự chậm trễ của quá trình. Tại ABBANK, tỷ lệ hồ sơ thiếu sót thấp hơn 10% tổng số hồ sơ nhận vào thì có thể xem là chấp nhận được.
Hiệu quả của các chương trình quảng cáo thể hiện trực tiếp ở số hồ sơ mà Ngân hàng nhận được. Số lượng hồ sơ nhận được lớn hơn con số dự kiến chứng tỏ chương trình truyền thông này có kết quả đạt cao hơn mong đợi, tuy nhiên, điều này không có nghĩa chương trình tuyển mộ này đạt hiệu quả cao.
Tính công bằng của tất cả các cơ hội xin việc trong quá trình tuyển mộ thể hiện qua:
Nếu là nguồn tuyển mộ bên trong Ngân hàng, ta xem xét quy định đánh giá thành tích nhân viên của Ngân hàng có rõ ràng hay không. Một khi có được chính sách đánh giá rõ ràng và được công khai thì tất cả nhân viên đều biết đến thành tích của nhau, do đó công tác tuyển mộ nhân lực bên trong tổ chức sẽ đảm bảo tính công bằng, không xảy ra hiện tượng mập mờ hoặc đánh giá theo cảm tính của các cá nhân khi đề cử ứng viên vào danh sách tuyển chọn.
Nếu là nguồn tuyển mộ bên ngoài, đó là thái độ hành động của cán bộ phụ trách chương trình tuyển mộ đối với tất cả các ứng viên.
Chi phí tài chính cho quá trình tuyển mộ là yếu tố quan trọng để đánh giá tính hiệu quả và chất lượng của quá trình tuyển mộ. Chi phí này được ABBANK chấp nhận đạt nếu có mức tăng giảm nằm trong khoảng 10% chi phí dự kiến theo kế hoạch.
2.2.2 Công tác tuyển chọn nhân lực tại Ngân hàng TMCP An Bình - CN Huế
2.2.2.1 Tầm quan trọng của công tác tuyển chọn nhân lực đối với ABBANK –Huế
Quá trình tuyển chọn là khâu quan trọng giúp ABBANK Huế đưa ra các quyết định tuyển người một cách đúng đắn, chọn được những nhân viên làm việc tốt, đạt
hiệu quả cao, nhằm thực hiện được các mục tiêu của Chi nhánh và nhiệm vụ mà Hội sở đề ra.
Quyết định tuyển chọn có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với ABBANK Huế, khi mà Ngân hàng đang trong giai đoạn phát triển và mở rộng mạnh mẽ tại thị trường Tỉnh Thừa Thiên Huế. Các mục tiêu về thị phần cũng như lợi nhuận được đặt ra trong thời kì này đối với ABBANK Huế phải được hoàn thành một cách tốt nhất, do đó vấn đề tuyển chọn được đội ngũ nhân viên giỏi kỹ năng nghiệp vụ là điều đặc biệt quan trọng.
Thực hiện tốt quá trình tuyển chọn giúp ABBANK Huế giảm được các chi phí do phải tổ chức tuyển chọn bổ sung, đào tạo lại, cũng như các rủi ro trong quá trình thực hiện công việc.
2.2.2.2 Quá trình tuyển chọn nhân lực tại ABBANK – Huế
Kết thúc quá trình tuyển mộ nhân lực là quá trình tuyển chọn, đây là quá trình gồm nhiều bước, ABBANK Huế thực hiện quy trình gồm 7 bước tuyển chọn.
Để đánh giá các ứng viên, ABBANK sử dụng phương thức loại bỏ các ứng viên không thích hợp qua từng bước để giảm lượng người xin việc phải theo dõi trong quá trình tuyển chọn.
ABBANK không đưa ra tỷ lệ sàng lọc cho từng bước tuyển chọn mà căn cứ trên tình hình thực tế để ra quyết định chọn lựa số ứng viên đạt ở từng bước sao cho đảm bảo mục tiêu tuyển dụng về số lượng và chất lượng.
Hội đồng tuyển chọn được ABBANK Huế thành lập có người đứng đầu là Giám đốc Chi nhánh, các thành viên khác bao gồm:
- Trưởng phòng Hành chính – Tổng Hợp - Phụ trách nhân sự
- Bên cạnh đó còn có sự tham gia và giám sát của thành viên đến từ Hội sở chính ABBANK.
(Nguồn: Ngân hàng TMCP An Bình - Chi nhánh Huế)
Sơ đồ 2: Quá trình tuyển chọn nhân lực tại ABBANK – Chi nhánh Huế
2.2.2.2.1 Sàng lọc ứng viên qua hồ sơ xin việc
Bước đầu tiên trong quá trình tuyển chọn nhân lực tại ABBANK Huế là “Sàng lọc ứng viên qua hồ sơ xin việc”.
Sàng lọc ứng viên qua hồ sơ xin việc
Thẩm tra các thông tin thu
được
Thử việc Gặp mặt ứng viên
và phỏng vấn sơ bộ
Thi tuyển nghiệp vụ
Phỏng vấn tuyển chọn
Thông báo không đạt đến cá nhân
Thông báo thời gian gặp mặt đến cá nhân đạt
Ra quyết định tuyển chọn
Giới thiệu về NH và các yêu cầu cụ thể
Giải đáp thắc mắc của ứng viên
Làm bài thi lý thuyết nghiệp vu
Phỏng vấn bởi Hội đồng
Kí hợp Đồng lao động Thời gian 2 tháng
Bộ phận chuyên trách về Nhân sự tại phòng Hành chính – Tổng hợp có nhiệm vụ thực hiện công việc này dựa trên các yêu cầu và tiêu chuẩn về hồ sơ được đặt ra từ trước. Các yêu cầu về hồ sơ cũng đã được công bố trong các thông báo tuyển dụng của ABBANK. Công việc này được thực hiện theo nguyên tắc: “hồ sơ không đáp ứng được thì loại, hồ sơ đầy đủ thì đạt”. Một hồ sơ được đánh giá đạt nếu có đầy đủ các loại giấy tờ chứng minh về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm công tác, lý lịch cá nhân, tình trạng sức khỏe,... và các loại giấy tờ này phải phù hợp với yêu cầu mà ABBANK đặt ra đối với từng vị trí xét tuyển.
Kết thúc công việc này, phòng Hành chính – Tổng hợp thông báo trực tiếp kết quả không đạt đến ứng viên theo 2 hình thức là: điện thoại hoặc gởi thư điện tử. Với các ứng viên còn lại, Ngân hàng gửi thông báo kết quả đạt và thời gian thi tuyển vòng tiếp theo đến tận ứng viên.
Những ứng viên đạt đầy đủ các yêu cầu về hồ sơ sẽ được tham gia vòng tuyển chọn tiếp theo là “Gặp mặt ứng viên và phỏng vấn sơ bộ”
2.2.2.2.2 Gặp mặt ứng viên và phỏng vấn sơ bộ
Bước này thực chất là buổi gặp mặt đầu tiên của lãnh đạo Chi nhánh với các ứng viên để giới thiệu rõ hơn về Ngân hàng, về Chi nhánh, cũng như các yêu cầu cụ thể của các vị trí tuyển dụng, đồng thời giải quyết tất cả các thắc mắc của các ứng viên. Cũng trong buổi này, Hội đồng tuyển chọn được làm quen với các ứng viên thông qua các phỏng vấn ngắn gọn, đây cũng là những căn cứ để Hội đồng quyết định ứng viên có được vào các bước tuyển chọn tiếp theo hay không.
Phòng Hành chính – Tổng hợp là bộ phận chủ trì buổi gặp mặt này với sự tham gia của Ban Giám đốc Chi nhánh cùng các Trưởng phòng liên quan. Qua buổi tiếp xúc, Hội đồng tuyển chọn phần nào có thể đánh giá được về tất cả các ứng viên thông qua thái độ cũng như cách ứng xử trong buổi gặp, giúp Hội đồng có cái nhìn tổng quát về các ứng viên, tạo những tiền đề cho việc đánh giá ứng viên ở các bước tuyển chọn sau.
Cũng qua buổi gặp này, các ứng viên được hiểu biết rõ hơn về Ngân hàng, về Chi nhánh, về những yêu cầu và nhiệm vụ của vị trí mà mình ứng tuyển, đồng thời còn được giải đáp tất cả các thắc mắc cần thiết. Quan trọng hơn bởi đây là buổi gặp mặt đầu tiên với lãnh đạo Ngân hàng, đó sẽ là cơ hội để các ứng viên gây ấn tượng tốt với
Hội đồng tuyển chọn, tạo thuận lợi cho ứng viên khi vào đến các bước tuyển chọn tiếp theo, đặc biệt là bước “phỏng vấn tuyển chọn”.
Trong thực tế, ở buổi gặp mặt đầu tiên này, Hội đồng tuyển chọn của ABBANK Huế chưa đưa ra các quyết định loại bỏ các ứng viên bằng các phỏng vấn sơ bộ nhằm mục đích giảm sai sót trong đánh giá tuyển chọn.
2.2.2.2.3 Thi tuyển nghiệp vụ
Bước thứ 3 trong quá trình tuyển chọn là “Thi tuyển nghiệp vụ”.