Thực chất cơng tác quản lý được thể hiện ở chức năng quản lý. Theo các tài liệu nghiên cứu lý luận quản lý giáo dục, các tác giả đều phân biệt 2 loại chức năng: chức năng cơ bản và chức năng cụ thể.
- Chức năng cơ bản của quản lý là chức năng mà ở bất kỳ cấp độ quản lý nào, đối tượng quản lý nào cũng phải thực hiện chức năng ấy.
Xét ở bình diện này, người hiệu trưởng nhà trường phải thực hiện chức năng quản lý cơ bản trong cơng tác quản lý của mình thể hiện ở: Lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra.
- Chức năng cụ thể của quản lý giáo dục được cố giáo sư Hà Thế Ngữ xác định: “Mỗi chức năng của quản lý giáo dục là sự kết hợp giữa một chức năng cơ bản quản lý với một thành tố của hệ thống giáo dục nhà trường. Khi xây dựng bốn chức năng cơ bản của quản lý đồng thời cũng xây dựng những nhiệm vụ (cĩ tính chức năng) của nhà trường chúng ta hiện nay. Những nhiệm vụ đĩ được trình bày dưới dạng mục tiêu quản lý tương ứng với các thành tố của đối tượng quản lý biểu hiện dưới dạng các quá trình bộ phận. [26]
Để quản lý nhà trường cĩ hiệu quả, người hiệu trưởng phải thực hiện các chức năng quản lý hết sức mềm dẻo, linh hoạt.
Các chức năng quản lý nhà trường phải qua các khâu tạo thành chu kỳ quản lý: Lập kế hoạch hoạt động; tổ chức; chỉ đạo thực hiện kế hoạch và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
* Lập kế hoạch:
Hiệu trưởng phải xác định những việc phải làm, cách thức làm, thời gian làm và thành phần tham gia thực hiện kế hoạch.
Khi xác định mục tiêu kế hoạch, hiệu trưởng phải xác định cho được những khĩ khăn, thuận lợi, điều kiện để thực thi kế hoạch? Kết quả kế hoạch là gì? Xác định rủi ro, lường trước những thất bại, khĩ khăn khi thực hiện kế hoạch và xác định phương án thay thế. [22,118]
V.I. Lenin nhấn mạnh tầm quan trọng của kế hoạch: “Mọi kế hoạch đều là thước đo, tiêu chuẩn, ngọn đèn pha, cái mốc”.
Hiện nay, nhà trường thường phải đối mặt với nhiều tác động từ bên ngồi, tính ổn định nhiều khi bị phá vỡ, vì thế mỗi trường cần phải cĩ kế hoạch cho từng cơng việc, cho từng thời điểm, từng bộ phận, cĩ kế hoạch cho từng học kỳ, từng năm học và kế hoạch chiến lược.
Để kế hoạch được thực thi, phải đặc biệt quan tâm tới nhân tố thực hiện kế hoạch, đĩ là đội ngũ GV. Họ phải là người xây dựng và cam kết kế hoạch. Cho nên việc làm kế hoạch của hiệu trưởng phải được soạn thảo, thảo luận, đĩng gĩp ý kiến và thống nhất để kế hoạch được xây dựng đảm bảo được sự phối hợp giữa các hoạt động khơng trùng lặp, sai sĩt.
* Tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch:
Kế hoạch được lập dù cho hồn chỉnh tới đâu cũng chỉ ở dạng lý thuyết. Điều quan trọng là phải tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch một cách khoa học. Từ kế hoạch chung của trường, hiệu trưởng triển khai cụ thể hố kế hoạch xuống từng bộ phận, tổ, nhĩm chuyên mơn và cá nhân. Tổ chức thực hiện kế hoạch phải cụ thể qua việc sắp xếp, phân định trách nhiệm cho đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm từng phần việc và quy định
thời gian thực hiện, hồn thành. Đồng thời cung cấp cho họ phương tiện cơ sở vật chất để họ cĩ thể thực hiện được kế hoạch.
Hiệu trưởng phải thiết kế bộ máy quản lý, xác định trách nhiệm cụ thể và xây dựng mối quan hệ hữu cơ ràng buộc, tác động lẫn nhau, tranh thủ phối hợp với các đồn thể trong trường.
Trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch, hiệu trưởng luơn chú ý đến những mâu thuẫn, những khĩ khăn xuất hiện ở nội bộ cũng như tác động từ bên ngồi để điều chỉnh hoặc bổ sung kế hoạch cho phù hợp, tìm được những biện pháp tối ưu trước những tình huống xấu, giảm thiểu những tác động ảnh hưởng gây tác hại tới sự phát triển của nhà trường. [22, 68-69]
* Kiểm tra:
V.I Lenin đã lưu ý rằng quản lý mà khơng cĩ kiểm tra thì coi như khơng cĩ quản lý. Kiểm tra giúp cho hiệu trưởng cĩ được thơng tin về tình hình thực hiện các quy định quản lý để kịp thời đơn đốc, điều chỉnh, tổng kết hay chuyển sang chu kỳ quản lý mới. Đồng thời giúp cho cán bộ, GV, học sinh hiểu rõ mức độ thực hiện để từ đĩ cĩ ý thức phấn đấu trong cơng tác.
Nội dung hoạt động kiểm tra nhà trường của hiệu trưởng:
Tất cả các hoạt động quản lý của hiệu trưởng đều phải được kiểm tra một cách nghiêm túc. Nhìn chung mọi quyết định quản lý của nhà trường đều hướng về mục tiêu chính là nâng cao chất lượng dạy học.
Cần chú ý là trong các hoạt động của nhà trường, cĩ nhiều hoạt động khơng thể định hướng được. Chính vì vậy để hoạt động kiểm tra thực sự cĩ tác dụng cho quản lý, hiệu trưởng nhà trường một mặt phải tuân thủ các nguyên tắc kiểm tra, mặt khác phải hết sức tinh tế và linh hoạt vận dụng
các hình thức kiểm tra khác nhau để khơng rơi vào tình trạng của chủ nghĩa hình thức. Đích cuối cùng của kiểm tra là để thực hiện kế hoạch một cách tốt nhất nên người hiệu trưởng phải luơn luơn chú ý tới tính chính xác, khách quan để quy rõ trách nhiệm cá nhân, tập thể và phải chú ý tới tính hiệu quả của kiểm tra, phải làm cho đối tượng được kiểm tra thấy và kịp thời sửa chữa những sai sĩt lệch lạc. Hoạt động kiểm tra phải thường xuyên, phải coi việc kiểm tra là hoạt động bình thường, đồng thời thu hút đơng đảo mọi người vào cơng tác kiểm tra để mọi người thấy rõ trách nhiệm của mình.
Hiệu trưởng cần áp dụng các phương pháp kiểm tra như kiểm tra kết quả, kiểm tra phịng ngừa, tự kiểm tra và các hình thức kiểm tra như quan sát trực tiếp, kiểm tra gián tiếp, kiểm tra theo chuyên đề, kiểm tra đột xuất. Kiểm tra phải cĩ kết luận đánh giá và điều chỉnh khi cần thiết.