5. Phương pháp phân tích và xử lý số liệu
1.3.2.3Chức năng, nhiệm vụ của các vị trí
* Giám đốc Siêu thị
- Tổ chức và giám sát công việc của các cá nhân và tập thể. - Có thể tham gia vào công việc của từng người.
- Tổ chức các cuộc họp báo cáo thông tin thường kỳ với các cộng sự cũng như các cuộc họp với công đoàn.
- Thống kê, tổ chức các hoạt động đào tạo nhân viên. Giám đốc có thể tự tổ chức đào tạo trong trường hợp cần thiết
- Kiểm tra, giám sát hoạt động của các tổ chức dịch vụ liên quan - Tìm kiếm những tiềm lực mới.
- Đẩy mạnh các hoạt động nhằm thúc đẩy kinh doanh thương mại của siêu thị - Thực hiện các mục tiêu đã định sẵn hàng năm trong các lĩnh vực:
• Doanh thu.
• Lợi nhuận gộp.
• Chi phí nhân sự.
• Chi phí kinh doanh.
• Quản lý tối ưu hàng cung ứng.
• Giảm bớt các thất thoát hàng hoá ngoài dự tính.
• Thực hiện nghiêm túc các thủ tục hành chính và kế toán.
* Trưởng Bộ phận Nhân Sự
- Quản lý hồ sơ nhân viên - Tuyển dụng nhân viên
- Theo dõi những thăng tiến của nhân viên (vị trí, thâm niên, lương thưởng ) - Kiểm tra những số liệu nhân sự trong phần mềm nhân sự và phần mềm tính lương. - Quản lý những số liệu tính toán liên quan đến lương.
- Quản lý trả lương chế độ bảo hiểm cho nhân viên
* Trưởng Bộ phận Trang Trí
- Trình lên giám đốc các kiểu trang trí phù hợp với các sự kiện của cửa hàng. - Đảm bảo việc sử dụng và mua các trang thiết bị trang trí.
- Lên kế hoạch và điều hành công việc trang trí.
* Trưởng Bộ phận An Ninh
- Phổ biến, áp dụng các quy định về an ninh đối với các cửa hàng. - Đảm bảo cơ cấu tổ chức cho các nhân viên an ninh.
- Thông báo cho chính quyền địa phương về tất cả các chính sách an ninh của cửa hàng
- Nhanh chóng báo cáo các vụ việc có liên quan lên cấp trên. - Thường xuyên kiểm tra các lối thoát hiểm.
- Đảm bảo an ninh trật tự cho hành lang thương mại, bãi đỗ xe, hoặc các khu vực thuộc khuôn viên của siêu thị.
* Trưởng Bộ phận Kỹ thuật
- Phụ trách kỹ thuật có nhiệm vụ bảo trì, sữa chữa các mạng lưới kỹ thuật. - Giám sát chung các công việc :
• Vệ sinh.
• Hiệu quả và kết quả của việc bảo trì.
• Mạng lưới an ninh.
- Phụ trách kỹ thuật phải đảm bảo chương trình đào tạo thích hợp cho đội ngũ nhân viên của mình. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
* Trưởng Bộ phận Khu Ẩm thực và Hành lang Thương mại
- Kiểm tra sự hoạt động của Khu vực Ẩm thực. - Tìm kiếm và thúc đẩy lượng khách hàng. - Quản lý và tìm kiếm các đối tác kinh doanh.
* Thư ký Giám đốc
- Cùng với sự trợ giúp của nhân viên tổng đài, xếp lịch trực tháng cho các trưởng quầy, phó quầy.
- Tập hợp lịch làm việc tuần tiếp theo của các bộ phận, chuyển Ban Giám đốc. - Tập hợp các công văn giấy tờ, thông tin… từ các bộ phận chuyển Ban Giám đốc. - Tham gia tổ chức kiểm kê định kỳ: lập lịch, lên danh sách, bố trí bộ phận tăng cường, thông báo đến các nhân viên có liên quan trong siêu thị.
* Trưởng Bộ phận Đặt hàng
- Phụ trách các nghiệp vụ và công việc hành chính liên quan đến nhận, trả hàng. - Quản lý công tác nhận hàng.
- Chịu trách nhiệm kiểm soát hàng tồn kho của Siêu thị.
- Lên kế hoạch kiểm kê định kỳ và báo cáo kết quả kiểm kê cho Ban Giám Đốc.
* Trưởng Bộ phận Nhận hàng
- Phụ trách các nghiệp vụ và công việc hành chính liên quan đến nhận, trả hàng. - Chịu trách nhiệm bảo quản chất lượng hàng dự trữ trong kho.
- Có nhiệm vụ bảo trì, vệ sinh khuôn viên kho bãi.
* Trưởng Bộ phận Thu ngân
- Khích lệ đội ngũ nhân viên : trợ lý trưởng bộ phận thu ngân, thu ngân, nhân viên thu ngân trưởng và bộ phân tiếp đón khách.
- Tham gia tuyển dụng và đào tạo các nhân viên thu ngân mới.
- Kiểm soát hiệu quả làm việc của các nhân viên thu ngân và điều chỉnh các công việc khi cần thiết.
- Thực hiện kế hoạch thu ngân nhưng cũng phải đảm bảo lượng lưu thông cần thiết và hiệu suất tối ưu ở quầy tính tiền.
- Tổ chức và kiểm soát việc nộp tiền của quầy về quỹ.
- Thực hiện các bước tính toán khác nhau để tìm kiếm các lỗi có thể về thu ngân và về quỹ.
- Quản lý quỹ tiền lẻ và đảm bảo mối quan hệ với ngân hàng.
- Tổ chức, chuẩn bị, theo dõi các đợt chuyển nộp tiền vào ngân hàng. - Quản lý vật tư của bộ phận thu ngân.
- Quản lý những bất thường về kỹ thuật (vào sổ các doanh thu, phân bố tiền thu….) - Đảm bảo việc lưu giữ các số liệu trên máy vi tính.
* Trưởng Bộ phận Bán hàng
- Khích lệ tinh thần của các trưởng quầy, nhân viên thương mại hoặc nhân viên bán hàng.
- Tổ chức, giám sát công việc của từng cá nhân và của cả đội. - Tham gia vào các công việc khác nhau của từng quầy.
- Thống kê, tổ chức các hoạt động đào tạo nhân viên (Người này có thể tự tổ chức đào tạo trong trường hợp cần thiết)
- Giám sát việc thực hiện và tuân thủ các quy tắc làm việc của công ty. - Lập kế hoạch buôn bán thương mại theo chỉ đạo của Giám đốc siêu thị.
- Lập kế hoạch sắp xếp, trưng bày hàng hoá theo sự chỉ đạo của trung tâm thu mua để sử dụng tối đa diện tích quầy.
- Đảm bảo an toàn vệ sinh và nguồn gốc xuất xứ của các nguồn hàng bán ra. - Giám sát việc chấp hành nghiêm chỉnh các điều luật thương mại.
- Phân tích các đặc trưng cơ bản của cửa hàng để đề xuất với Giám đốc các xu hướng thương mại thích hợp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Quản lý chặt chẽ hàng cung ứng của bộ phận.
- Đưa ra những biện pháp nhằm chống thất thoát hàng hoá ngoài dự tính. - Chấp hành các thủ tục hành chính và kế toán.
* Trưởng Quầy Thương mại
- Tổ chức và giám sát công việc của từng nhân viên và của cả quầy.
- Khuyến khích tổ chức các cuộc họp thông tin thường kỳ và các buổi thảo luận trao đổi ý kiến với các đồng nghiệp.
- Thống kê, tổ chức các hoạt động đào tạo nhân viên. Người này có thể tự tổ chức đào tạo trường hợp cần thiết.
- Dò tìm những tiềm lực mới.
- Giám sát việc thực thi các chủ trương và tôn trọng tinh thần hoạt động của tổng công ty. - Thực thi kế hoạch buôn bán thương mại theo sự chỉ đạo của trưởng bộ phận bán hàng. - Cung cấp thêm hàng hoá cho quầy ngay khi ước lượng được mặt hàng thiếu hụt. - Giám sát việc áp dụng các chủ trương của bộ phận nghiên cứu thị trường và bộ phận trưng bày sản phẩm.
- Nâng giá trị các sản phẩm bằng cách trưng bày hàng hoá hợp lý tại các quầy. - Đảm bảo nguồn gốc rõ ràng của sản phẩm bày bán.
- Giám sát việc thực thi nghiêm chỉnh các quy định thương mại của pháp luật. - Niêm yết giá bán sản phẩm.
- Niêm yết bảng ghi chú bắt buộc đối với sản phẩm.
- Đối chiếu các ghi chú trên sản phẩm và các tính chất của sản phẩm bày bán - Lập và kiểm tra nhịp độ sản xuất.
* Kế toán trưởng
- Điều hành hoạt động của bộ phận kế toán.
- Đảm bảo việc tuân thủ các quy trình và gửi đầy đủ các báo cáo theo quy định cho các cơ quan quản lý.
- Làm việc với các ngân hàng, cơ quan thuế.
- Kiểm soát và phân tích các số liệu bán hàng và báo cáo cho Giám đốc Tài chính.