Như đã đề cập ở đầu chương, tại doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho bao gồm: Nguyên vật liệu (raw material), sản phẩm dở dang (Work in process), và thành phẩm (finished goods). Dịng lưu chuyển chi phắ trong doanh nghiệp cĩ thể biểu hiện qua sơ đồ sau:
Nguyên vật, liệu
Lao động Sản phẩm
dở dang Thành phẩm
Chi phắ sản
xuất chung hàng bánGiá vốn
4.5.4.1. Hạch tốn theo phương pháp kiểm kê định kỳ
a. Hạch tốn nguyên vật liệu * Tài khoản sử dụng
- TK Nguyên vật liệu: Dùng để phản ánh giá trị nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ hoặc cuối kỳ. Bên Nợ : Trị giá nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ
Bên Cĩ: Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ sang TK mua nguyên vật liệu.
Dư Nợ: Giá trị nguyên vật liệu tồn kho
- TK Mua nguyên vật liệu: Theo dõi tình hình thu mua nguyên vật liệu Bên Nợ:
+ Tổng giá trị nguyên vật liệu mua vào trong kỳ (kể cả chi phắ thu mua nguyên vật liệu).
Bên Cĩ:
+ Kết chuyển trị giá nguyên vật liệu mua vào trong kỳ + Các khoản giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại + Chiết khấu thanh tốn được hưởng
TK này khơng cĩ số dư.
- TK Chiết khấu mua hàng: Phản ánh số chiết khấu thanh tốn được hưởng do doanh nghiệp thanh tốn sớm tiền hàng.
Bên Nợ: Kết chuyển cuối kỳ số chiết khấu thanh tốn được hưởng. Bên Cĩ: Tập hợp số chiết khấu thanh tốn được hưởng trong kỳ. TK này khơng cĩ số dư.
- TK Giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại: Phản ánh giá trị hàng đã mua nhưng trả lại cho người bán hoặc số giảm giá hàng mua được hưởng do các nguyên nhân thuộc về người bán.
Bên Nợ: Kết chuyển giá trị hàng mua trả lại hoặc số giảm giá được hưởng. Bên Cĩ: Tập hợp trị giá hàng mua trả lại hoặc số giảm giá được hưởng trong kỳ. TK này khơng cĩ số dư.
- Ngồi các tài khoản trên, doanh nghiệp cịn sử dụng các TK khác như TK Tiền mặt, TK Phải trả người bánẦ
* Phương pháp hạch tốn
Khi mua nguyên vật liệu, căn cứ vào hĩa đơn, kế tốn ghi: Nợ TK Mua nguyên vật liệu
Cĩ TK Tiền mặt, Phải trả người bán Chi phắ mua nguyên vật liêu:
Nợ TK Chi phắ mua nguyên vật liệu
Cĩ TK Tiền mặt, Phải trả người bán. Khi trả lại hoặc giảm giá hàng mua, kế tốn ghi:
Nợ TK Phải trả người bán
Cĩ TK Hàng mua trả lại, Giảm giá hàng mua Chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh tốn được hưởng
* Kế tốn chiết khấu thương mại (Trade discount)
Chiết khấu thương mại là khoản tiền chênh lệch giữa giá hĩa đơn (invoice price) và giá niêm yết (list price) mà người mua được hưởng khi mua hàng.
Chiết khấu thương mại khơng được ghi lại trên sổ sách kế tốn, bởi vì số chiết khấu thương mại này đã được phản ánh trong giá bán thực tế của doanh nghiệp.
Vắ dụ: một lơ hàng trị giá $ 5.000 được hưởng chiết khấu thương mại là 20% thì giá mua thực tế chỉ cĩ $ 4.000; khi đĩ cả bên mua và bên bán đều ghi theo giá $ 4.000 này.
* Kế tốn chiết khấu thanh tốn (Purchase/ Sales discount)
Chiết khấu thanh tốn là số tiền người mua hưởng do thanh tốn trước thời hạn qui định. Chiết khấu thanh tốn thường được quy định ngay trên hĩa đơn bán hàng. Vắ dụ, điều khoản mua bán quy định trên hợp đồng là 2/10, n/30 cĩ nghĩa là người mua phải thanh tốn trong vịng 30 ngày kể từ ngày mua, nếu thanh tốn trong vịng 10 ngày đầu tiên thì người mua sẽ được hưởng chiết khấu thanh tốn là 2%. Người mua thường thanh tốn trong thời gian được hưởng chiết khấu vì họ tiết kiệm được một khoản tiền đáng kể. Người mua cĩ thể vay ngân hàng để trả nợ để được hưởng chiết khấu thanh tốn, vì tỷ lệ chiết khấu thanh tốn thường cao hơn lãi suất vay ngân hàng.
Cĩ 2 phương pháp ghi chép về số chiết khấu thanh tốn là phương pháp giá trị gộp (gross method) và phương pháp giá trị thuần (net method).
Theo phương pháp giá trị gộp thì kế tốn ghi sổ theo tổng giá hàng mua và chỉ ghi số chiết khấu thanh tốn khi chúng thực sự phát sinh.
Nếu doanh nghiệp thanh tốn tiền hàng trong thời hạn được hưởng chiết khấu: Nợ TK Phải trả người bán
Cĩ TK Chiết khấu mua hàng Cĩ TK Tiền mặt
Nếu doanh nghiệp thanh tốn tiền hàng sau thời hạn hưởng chiết khấu: Nợ TK Phải trả người bán
Cĩ TK Tiền mặt
Theo phương pháp giá trị thuần, kế tốn ghi sổ hàng mua theo giá thực tế sau khi trừ đi chiết khấu thanh tốn. Nếu doanh nghiệp thanh tốn tiền hàng trong thời gian được hưởng chiết khấu thì doanh nghiệp khơng phải điều chỉnh, nếu thanh tốn sau thời hạn được hưởng chiết khấu thì khoản chiết khấu khơng được hưởng được coi là một khoản lỗ về chiết khấu mua hàng. Cụ thể:
Nợ TK Phải trả người bán
Nợ TK Lỗ về chiết khấu mua hàng Cĩ TK Tiền mặt
Cuối kỳ, kế tốn ghi các bút tốn điều chỉnh hoặc kết chuyển:
- Kết chuyển giảm giá hàng mua hoặc hàng mua trả lại, và chiết khấu mua hàng Nợ TK Giảm giá hàng mua, Hàng mua trả lại
Nợ TK Chiết khấu mua hàng Cĩ TK Mua nguyên vật liệu - Kết chuyển chi phắ mua nguyên vật liệu
Nợ TK Mua nguyên vật liệu
Cĩ TK Chi phắ mua nguyên vật liệu - Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu mua trong kỳ
Nợ TK Tổng hợp sản xuất
Cĩ TK Mua nguyên vật liệu
b. Hạch tốn Sản phẩm dở dang (Work in process) * Tài khoản sử dụng - TK Sản phẩm dở dang - TK Tổng hợp sản xuất - TK Thành phẩm - TK Giá vốn hàng bán - TK Nguyên vật liệu
- TK Chi phắ sản xuất chung
- Điểm khác biệt so với hệ thống kê khai thường xuyên là TK Nguyên vật liệu thường chỉ bao gồm nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, cịn loại nguyên vật liệu gián tiếp dùng cho sản xuất được phản ánh vào tài khoản Vật liệu dùng cho nhà máy (Factory supplies).
* Phương pháp hạch tốn
- Tập hợp chi phắ nhân cơng trực tiếp: Nợ TK Tổng hợp sản xuất
Cĩ TK Lương phải trả - Tập hợp chi phắ sản xuất chung
+ Chi phắ nguyên vật liệu gián tiếp dùng cho sản xuất: Nợ TK Chi phắ sản xuất chung
Cĩ TK Vật liệu dùng cho nhà máy + Chi phắ nhân cơng gián tiếp dùng cho sản xuất:
Nợ TK Chi phắ sản xuất chung Cĩ TK Luơng phải trả + Các chi phắ sản xuất chung khác:
Nợ TK Chi phắ sản xuất chung Cĩ TK Phải trả người bán Cĩ TK Khấu hao lũy kế Cĩ TK Ầ
- Phân bổ chi phắ sản xuất chung cho các cơng việc hoặc quá trình sản xuất: Nợ TK Tổng hợp sản xuất
Cĩ TK Chi phắ sản xuất chung
- Thực hiện các bút tốn khĩa sổ để xác định chi phắ nguyên vật liệu cho sản xuất: Tổng giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất sản phẩm được xác định theo cơng thức: Tổng giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất Trong đĩ Giá trị vật = liệu tồn kho đầu kỳ Tổng giá trị thuần + vật liệu mua vào -
trong kỳ
Giá trị vật liệu tồn kho
cuối kỳ
Tổng giá trị vật liệu mua vào =
trong kỳ
Tổng giá trị vật liệu mua theo +
hĩa đơn
Chi phắ thu mua phát -
sinh
Giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại, chiết khấu
+ Bút tốn 1:
Nợ TK Tổng hợp sản xuất
Cĩ TK Sản phẩm dở dang: Giá trị sản phẩm dở dang đầu kỳ Cĩ TK Nguyên vật liệu: Giá trị nguyên vật liệu tồn đầu kỳ Cĩ TK Mua nguyên vật liệu: Giá trị NVL mua trong kỳ + Bút tốn 2:
Nợ TK Sản phẩm dở dang: Giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ Nợ TK Nguyên vật liệu: Giá trị nguyên vật liệu tồn cuối kỳ
Cĩ TK Tổng hợp sản xuất - Phản ánh giá vốn thành phẩm tiêu thụ trong kỳ:
Nợ TK Thành phẩm: Giá trị thành phẩm tồn kho cuối kỳ
Nợ TK Giá vốn hàng bán: Giá vốn của thành phẩm tiêu thụ trong kỳ Cĩ TK Thành phẩm: Giá trị thành phẩm tồn kho đầu kỳ
Cĩ TK TK Tổng hợp sản xuất: Giá trị thành phẩm sản xuất trong kỳ Trình tự hạch tốn chi phắ sản xuất theo hệ thơng kiểm kê định kỳ được khái quát qua sơ đồ sau:
Chi phắ nhân cơng gián tiếp
Giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ
TK NVL
Giá trị NVL tồn kho cuối kỳ
TK Tổng hợp sản xuất
TK Giá vốn hàng bán
Giá trị NVL tồn kho đầu kỳ
TK Sản phẩm dở dang
Giá trị sản phẩm dở dang đầu kỳ
TK Mua NVL
Giá trị NVL mua trong kỳ
TK Lương phải trả Giá trị thành phẩm SX trong kỳ Giá trị thành phẩm tiêu thụ trong kỳ Chi phắ nhân cơng trực tiếp
TK CP SX Chung CP SX Chung TK Vật liệu dùng cho nhà máy TK Thành phẩm CP VLgián tiếp TK Hao mịn lũy kế Khấu hao TSCĐ dùng cho SX Giá trị TP tồn kho cuối kỳ Giá trị TP tồn kho đầu kỳ
4.5.4.2. Hạch tốn theo phương pháp kê khai thường xuyên
a. Hạch tốn nguyên vật liệu * Tài khoản sử dụng
- TK Nguyên vật liệu: Theo dõi tình hình tăng giảm và số hiện cĩ của nguyên vật liệu tại doanh nghiệp theo giá thực tế.
Bên Cĩ: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. Dư Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho.
- Ngồi ra kế tốn cịn sử dụng TK Tiền mặt, Phải trả người bán,
- Phương pháp kê khai thường xuyên khơng sử dụng TK Chi phắ thu mua, TK Chiết khấu mua hàng, TK Hàng mua trả lại và Giảm giá hàng mua mà hạch tốn trực tiếp vào các tài khoản Nguyên vật liệu.
* Phương pháp hạch tốn
- Mua nguyên vật liệu nhập kho:
Nợ TK Nguyên vật liệu (Raw Materials)
Cĩ TK Phải trả người bán, Tiền (Accounts Payable, Cash) - Chi phắ mua nguyên vật liệu:
Nợ TK Nguyên vật liệu
Cĩ TK Phải trả người bán, Tiền
- Nếu khi thanh tốn tiền hàng, doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thanh tốn (bút tốn đối với phương pháp giá trị gộp):
Nợ TK Phải trả người bán
Cĩ TK Nguyên vật liệu (số chiết khấu được hưởng) Cĩ TK Tiền
- Ciảm giá hàng mua và hàng mua trả lại: Nợ TK Phải trả người bán, Tiền
Cĩ TK NVL (giá trị hàng trả lại hoặc được giảm giá)
Vắ dụ so sánh giữa 2 phương pháp hạch tốn hàng tồn kho:
Perpetual Inventory System | Periodic Inventory System
---
1. Ace Company returned $600 of damaged merchandise and received a price reduction allowance of $100 on the portion of the merchandise they retained.
--- Acc. Payable 700 | Acc. Payable 700
Inventory 700 | Purch. R&A 700 ---
2. In a previous transaction, Ace purchased merchandise on account at a cost of $1,000. The credit terms were 2/10, n/30. Ace paid for
the merchandise within the discount period.
--- Acc. Payable 1,000 | Acc. Payable 1,000
Inventory 20 | Purch. Disc. 20
Cash 980 | Cash 980
--- - Khi xuất nguyên vật liệu cho sản xuất kế tốn ghi:
Nợ TK Sản phẩm dở dang: Chi phắ vật liệu dùng cho trực tiếp SX
Nợ TK Chi phắ sản xuất chung: Chi phắ vật liệu cho việc quản lý bảo dưỡng tài phân xưởng sản xuất
Nợ TK Chi phắ bán hàng: Chi phắ vật liệu cho việc bán hàng
Nợ TK Chi phắ quản lý doanh nghiệp: Chi phắ vật liệu cho việc quản lý chung tồn doanh nghiệp
b. Hạch tốn sản phẩm dở dang (Work in process) * Tài khoản sử dụng
- TK Nguyên vật liệu - TK Sản phẩm dở dang
TK Sản phẩm dở dang sẽ được mở chi tiết cho từng cơng việc hoặc từng đơn đặt hàng tùy theo phương pháp hạch tốn chi phắ là theo cơng việc hay theo đơn đặt hàng.
- TK Chi phắ sản xuất chung - TK Thành phẩm
- TK Giá vốn hàng bán
* Phương pháp hạch tốn
- Khi xuất dùng nguyên vật liệu cho sản xuất:
Nợ TK Sản phẩm dở dang: nếu xuất dùng trực tiếp nguyên vật liệu
Nợ TK Chi phắ sản xuất chung: Xuất dùng NVL chung trong phân xưởng sản xuất mà khơng thể tập hợp trực tiếp cho từng đơn hàng hay quá trình sản xuất.
Cĩ TK Nguyên vật liệu
- Khi tắnh lương cho nhân cơng trực tiếp sản xuất Nợ TK Sản phẩm dở dang
Cĩ TK Lương phải trả - Khi tắnh lương cho nhân cơng gián tiếp:
Nợ TK Chi phắ sản xuất chung Cĩ TK Lương phải trả
- Ngồi các chi phắ nguyên vật liệu gián tiếp và chi phắ nhân cơng gián tiếp, các chi phắ sản xuất chung khác cũng được tập trung vào tài khoản này:
Nợ TK Chi phắ sản xuất chung Cĩ TK Phải trả người bán Cĩ TK Thuế phải nộp Cĩ TK Chi phắ trả trước Cĩ TK Hao mịn lũy kế
- Chi phắ sản xuất chung được ước tắnh cho sản phẩm lúc đầu kỳ hoặc phân bổ cho sản phẩm vào cuối kỳ:
Nợ TK Sản phẩm dở dang
Cĩ TK Chi phắ sản xuất chung
c. Hạch tốn thành phẩm (Finished Goods)
- Khi nhập kho sản phẩm hồn thành, kế tốn ghi: Nợ TK Thành phẩm
Cĩ TK Sản phẩm dở dang
- Khi tiêu thụ sản phẩm, kế tốn phản ánh giá vốn của sản phẩm đã tiêu thụ như sau: Nợ TK Giá vốn hàng bán
Cĩ TK Thành phẩm
Trình tự hạch tốn chi phắ sản xuất theo hệ thống kê khai thường xuyên được khái quát qua sơ đồ sau:
TK NVL CP NVL trực tiếp TK Sản phẩm dở dang TK Thành phẩm TK Giá vốn hàng bán TK CP SX chung CP NVL gián tiếp TK Phải trả người bán Giá trị sản phẩm hồn thành Giá vốn thành phẩm tiêu thụ CP dịch vụ mua ngồi dùng cho SX TK Hao mịn lũy kế CP Khấu hao TSCĐ dùng cho SX TK Lương phải trả
CP nhân cơng gián tiếp
CP nhân cơng trực tiếp
* Thuế doanh thu (Sales Tax)
United States khơng sử dụng thuế giá trị gia tăng mà sử dụng thuế doanh thu đánh vào hàng hĩa và dịch vụ tại thời điểm tiêu thụ.
Hầu hết các bang của Mỹ đều áp dụng thuế doanh thu bán lẻ (Retail Sales Tax) đánh