Theo phương pháp ghi chép đã biết thì tổng số ghi Nợ của tất cả các tài khoản bằng tổng số ghi Cĩ của tất cả các tài khoản, điều này dẫn đến một hiệu quả là tại bất kỳ thời điểm nào ta đều luơn luơn cĩ tổng số dư Nợ bằng tổng số dư Cĩ của các tài khoản. Để kiểm tra tắnh chất này thì vào cuối kỳ kế tốn, kế tốn viên sẽ nhặt số dư ở các tài khoản trên cuốn Sổ cái và liệt kê thành số dư Nợ và số dư Cĩ trên một bảng gọi là Bảng cân đối thử (Trial Balance). Thơng thường trình tự sắp xếp các tài khoản là trình tự của hệ thống tài khoản.
BẢNG CÂN ĐỐI THỬ (Trial Balance For the month endedẦ)
Cơng ty:ẦẦ NgàyẦ thángẦnămẦ
Tên tài khoản (Account Name) Nợ (Debit) Cĩ (Credit) Cộng (Total) Vắ dụ về Bảng cân đối thử:
Jones Murphy Advertising Agency Trial Balance
January 31, 20xx
Cash
Accounts Receivable Art Supplies Office Supplies Prepaid Rent Prepaid Insurance Art Equipment Office Equipment Accounts Payable Unearned Art Fees Jones Murphy, Capital Jones Murphy, Withdrawals Advertising Fees Earned Office Wages Expense Utility Expense Telephone Expense $1,720 2,800 1,800 800 800 480 4,200 3,000 1,400 1,200 100 70 $3,170 1,000 10,000 4,200 $18,370 $18,370
Phương pháp lập bảng cân đối thử:
- Xác định số dư của các tài khoản trong Sổ cái
- Liệt kê số dư của các tài khoản vào bảng cân đối thử.
- Cộng cột dư Nợ và dư Cĩ
- So sánh giữa tổng dư Nợ và dư Cĩ.
Nếu sau khi lập xong bảng cân đối thử khơng cân đối thì sai sĩt cĩ thể là:
- Sai sĩt trong quá trình cộng hai cột trên báo cáo
- Ghi sai trong quá trình ghi từ nhật ký chung vào sổ cái
- Ghi nhầm Nợ - Cĩ
- Quá trình xác định số dư trên các tài khoản cĩ sai sĩt
- Sai sĩt trong quá trình chuyển số dư từ tài khoản vào báo cáo
- Ầ..
Cần lưu ý thêm là nếu Bảng cân đối thử đã đúng khơng cĩ nghĩa là quá tŕnh ghi sổ đã hồn tồn chắnh xác. Vắ dụ, sai sĩt trong việc ghi tài khoản này sang tài khoản khác, hoặc nếu bỏ quên nghiệp vụ khi ghi sổ thì tắnh cân đối của bảng cân đối thử vẫn được duy trì.
Nĩi tĩm lại, báo cáo thử chỉ là một phương tiện hoặc bước cơng việc mà kế tốn cần thực hiện nhằm cĩ thể phát hiện và giảm bớt sai sĩt trong quá trình kế tốn.