3.1.2.1. Hệ thống kê khai thường xuyên
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi một cách thường xuyên tình hình hiện cĩ, biến động tăng, giảm hàng tồn kho trên các tài khoản phản ánh chúng. Điều này cĩ nghĩa là tất cả các nghiệp vụ mua bán, nhập, xuất hàng tồn kho đều được ghi chép trực tiếp lên các tài khoản hàng tồn kho ngay khi các nghiệp vụ này phát sinh. Các đặc điểm của phương pháp này bao gồm:
- Việc mua nguyên vật liệu, hàng hĩa được ghi vào bên Nợ của TK Hàng tồn kho chứ khơng ghi vào TK Mua hàng
- Các chi phắ vận chuyển bốc dỡ, hàng mua trả lại, giảm giá và chiết khấu hàng mua được ghi trên các TK Hàng tồn kho chứ khơng phải TK riêng biệt.
- Việc xác định giá vốn hàng bán được bằng các cộng phát sinh bên Nợ TK Giá vốn hàng bán (Cost of goods sold)
- Để theo dõi chi tiết từng loại hàng tồn kho kế tốn sử dụng các TK chi tiết cho hàng tồn kho.
Ưu điểm của phương pháp này là theo dõi, phản ánh một cách liên tục, thường xuyên các thơng tin về hàng tồn kho một cách kịp thời cập nhật.
3.1.2.2. Hệ thống kiểm kê định kỳ
Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp khơng theo dõi một cách thường xuyên liên tục tình hình biến động của hàng tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho, mà chỉ theo dõi giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, giá trị hàng mua trong kỳ được kế tốn ghi Nợ TK Mua hàng. Tổng giá trị hàng mua trong kỳ được cộng vào giá trị hàng mua tồn đầu kỳ để cĩ được chỉ tiêu hàng hàng tồn kho cả tồn và nhập. Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ, kế tốn xác định được tổng giá trị hàng tồn kho xuất trong kỳ để bán hoặc để dùng cho sản xuất sản phẩm bằng cách lấy số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ trừ đi số tồn cuối kỳ.
- Xác định giá vốn hàng bán bằng cơng thức:
Giá vốn
hàng bán = Tồn khođầu kỳ + Giá trị hàng muathuần trong kỳ - Tồn kho cuối kỳ
Phương pháp này cĩ ưu điểm là tiết kiệm được cơng sức ghi chép, tuy nhiên độ chắnh xác khơng cao.
Khơng kể doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ, việc kiểm kê cuối kỳ vẫn phải thực hiện vào cuối năm. Tuy nhiên, hầu hết các cơng ty cần các thơng tin cập nhật về hàng tồn kho nhằm tránh được sự thiếu hụt, mất mát, tồn đọng quá nhiều về hàng tồn kho, hơn nữa cĩ kế hoạch về tài chắnh cho việc mua sắm, cung cấp hàng tồn kho. Từ yêu cầu này các cơng ty thường sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên sửa đổi (modified perpetual inventory system). Theo phương pháp này, kế tốn trong doanh nghiệp tiến hành ghi chép số lượng hàng tồn kho tăng, giảm trong kỳ theo số lượng (chỉ theo số lượng) trên sổ chi tiết cho từng loại hàng tồn kho. Quá trình này cho phép doanh nghiệp cĩ thể xác định được mức độ tồn kho vào bất kỳ thời điểm nào của quá trình kinh doanh.