Kế tốn giá vốn hàng bán theo phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ được thực hiện theo các trình tự khách nhau.
a. Theo phương pháp kê khai thường xuyên
Theo phương pháp này, kế tốn xây dựng tài khoản Giá vốn hàng bán để tập hợp giá vốn của thành phẩm (hàng hĩa) tiêu thụ trong kỳ.
Mỗi khi bán hàng, đồng thời với bút tốn phản ánh doanh thu, kế tốn phản ánh giá vốn hàng bán bằng bút tốn sau:
Nợ TK Giá vốn hàng bán Cĩ TK Hàng tồn kho
Cần lưu ý là tài khoản Hàng tồn kho được mở chi tiết cho từng loại hàng, vắ dụ như tài khoản Thành phẩm, tài khoản Hàng hĩa, tài khoản Hàng gửi bán.
Nếu cĩ hàng bán bị trả lại, bên cạnh bút tốn phản ánh doanh thu của số hàng bán bị trả lại, kế tốn phản ánh giá vốn của số hàng bán bị trả lại như sau:
Nợ TK Hàng tồn kho
Cĩ TK Giá vốn hàng bán
Số dư trên tài khoản Giá vốn hàng bán lúc cuối kỳ được báo cáo là khoản chi phắ giá vốn hàng bán trên báo cáo kết quả kinh doanh.
b. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Khác với phương pháp kê khai thường xuyên, kế tốn khơng ghi nhận chi phắ giá vốn vào tài khoản Giá vốn hàng bán theo từng lần bán hàng, mà giá vốn hàng bán được xác định sau khi kiểm kê cuối kỳ. Giá vốn hàng được xác định dựa trên 3 yếu tố:
(1) Hàng tồn kho đầu kỳ
(2) Hàng mua hoặc sản xuất trong kỳ (3) Hàng tồn kho cuối kỳ.
Sau khi cĩ kết quả kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ, kế tốn xác định giá vốn của thành phẩm, hàng hĩa tiêu thụ trong kỳ theo cơng thức:
Giá vốn hàng bán =
Hàng tồn
kho đầu kỳ +
Hàng mua (sản xuất)
trong kỳ - kho cuối kỳHàng tồn Đối với doanh nghiệp thương mại, giá vốn của hàng bán trong kỳ được xác định bằng bút tốn:
Nợ TK Hàng tồn kho: Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ
Nợ TK Giá vốn hàng bán: Giá vốn của hàng tiêu thụ trong kỳ Cĩ TK Mua hàng: Giá trị hàng mua trong kỳ
Cĩ TK Hàng tồn kho: Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ
Đối với doanh nghiệp sản xuất, giá vốn thành phẩm tiêu thụ trong kỳ được xác định bằng bút tốn:
Nợ TK Thành phẩm: Giá trị thành phẩm tồn kho cuối kỳ Nợ TK Giá vốn hàng bán: Giá trị thành phẩm tiêu thụ trong kỳ
Cĩ TK Tổng hợp sản xuất: Giá trị thành phẩm sản xuất trong kỳ Cĩ TK Thành phẩm: Giá trị thành phẩm tồn kho đầu kỳ.
CHƯƠNG 4: KẾ TỐN TÀI SẢN LƯU ĐỘNG 4.1. Kế tốn tiền
4.1.1. Kiểm sốt nội bộ đối với tiền
Vốn bằng tiền, hay cịn gọi là tiền (cash) là những tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, tồn tại trực tiếp dưới hình thái tiền tệ.
Tiền phải thỏa mãn 2 điều kiện:
- Phải được ngân hàng chấp nhận cho gửi vào
- Khơng cĩ ràng buộc nào khi sử dụng để thanh tốn các khoản nợ.
Do vậy, tiền bao gồm: bao gồm tiền mặt tại quĩ, tiền gửi ngân hàng, và các giấy tờ cĩ giá trị như tiền như séc,phiếu gửi tiền, và hối phiếu ngân hàng. Mỗi loại được theo dõi trên một tài khoản riêng nhưng trên báo cáo tài chắnh chỉ phản ánh tổng số tiền mặt doanh nghiệp cĩ. Tiền khơng bao gồm các khoản như thương phiếu, giấy nhận nợ, séc đề lùi ngày tháng và tem thư.
Tiền thường chiếp tỉ trọng nhỏ trong tổng tài sản của doanh nghiệp, tuy nhiên các nhà quản lý doanh nghiệp thường giành nhiều thời gian để quản lý tiền. Cĩ nhiều lý do:
-Tiền là tài sản cĩ tắnh thanh khoản cao nhất vì vậy dễ bị thất thốt và biến thủ nhất; - Tiền tại một thời điểm trong doanh nghiệp cĩ thể nhỏ nhưng dồng tiền trong một kỳ rất lớn;
- Tiền cĩ chức năng làm bơi trơn hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, tiền cĩ mặt trong hầu hết các giao dịch và nghiệp vụ kinh tế phát sinh: mua nguyên vật liệu, trả lương cho người lao độngẦ Vì vậy, tiền phải được quản lý một cách chặt chẽ và hiệu quả.
Phần lớn những tổ chức bán lẻ, thực hiện các thủ tục liên quan đến việc nhận, ghi nhận tiền mặt. Thơng thường tiền mặt được giữ trong tài khoản tiền gửi ngân hàng, và sổ sách kế tốn căn cứ vào sổ phụ ngân hàng để ghi nhận. Sổ phụ ngân hàng nhằm mục đắch đối chiếu giữa số dư tiền gửi ngân hàng với số dư trên sổ sách kế tốn. Hai số dư kế tốn và số dư ngân hàng hiếm khi khớp đúng. Kế tốn cơng ty ghi nhận vào tài khoản tiền gửi ngân hàng khi thực hiện việc nhận, thanh tốn và khi cơng ty ký séc. Tuy nhiên, ngân hàng thường ghi nhận các khoản tiền gửi sau khi kế tốn ghi nhận được vài ngày bởi vì khoản tiền gửi vào ngân hàng kéo dài ra do ngày nghỉ hay là ngày cuối tuầnẦNgân hàng ghi nhận hay xử lý các séc mang tắnh đặc thù theo ngày, theo tuần và thậm chắ theo tháng sau khi tờ séc được phát hành.
Những thủ tục kiểm sốt nội bộ được sử dụng để bảo vệ tiền trong doanh nghiệp như sau:
1. Người nhận tiền khơng phải là người chi tiền
2. Kế tốn thanh tốn và người giữ tiền nên khác nhau
3. Khi thu tiền lập tức ghi sổ và ký gửi, khơng sử dụng để chi trả thực tiếp 4. Khi chi tiền phải ghi số séc, người ký phát hành phải khác với người viết séc. 5. Hàng tháng phải đối chiếu với sổ phụ ngân hàng
Tại sao phải kiểm sốt nội bộ như vậy? Thử xem một người giữ tiền và là người hạch tốn vào sổ kế tốn. Người đĩ cĩ thể lấy tiền và che đậy hành vi này bằng bút tốn như sau trong sổ sách kế tốn:
Chi phắ hoạt động (Operating Expense) xxx
Tiền (Cash) xxx
Ngồi ra việc bảo vệ tiền trong nội bộ doanh nghiệp là nhằm chống lại những hành động khơng trung thực. Những thủ tục được liệt kê sẽ giúp bảo đảm cho việc ghi sổ kế tốn chắnh xác. Khơng cĩ số thứ tự của séc, sẽ khơng cĩ cách gì để phát hiện những việc làm sai
trái trước khi nhận được sổ phụ ngân hàng cho biết tờ séc này đã thanh tốn hay chưa. Tuy nhiên nếu séc cĩ đánh số, một tờ séc khơng được ghi nhận cĩ thể nhận dạng ngay và những sai sĩt như thế cĩ thể được phát hiện sớm hơn.
4.1.2. Kế tốn quỹ lặt vặt (Petty cash fund)
Trong quá trình kiểm sốt chi tiền mặt, nguyên tắc cơ bản là tất cả các khoản chi tiền mặt đều phải thực hiện bằng séc. Tuy nhiên, cĩ một số khoản chi tiêu nhỏ nên việc chi tiêu bằng séc khơng thắch hợp, như mua đồ dùng văn phịng, tem, báoẦ Nếu tất cả các khoản chi này đều sử dụng séc thì sẽ mất thời gian và lãng phắ. Để khỏi phải viết séc cho những khoản chi tiêu nhỏ lẻ, doanh nghiệp sẽ lập một quỹ tạp phắ (quĩ lặt vặt).
Để lập quĩ, phải ước tắnh tổng số tiền sẽ chi tiêu lặt vặt sẽ được dùng trong một khoảng thời gian, thường khơng quá một tháng. Sau đĩ, một tấm séc sẽ được ký với số tiền tương ứng hoặc nhiều hơn một chút. Séc này được chuyển thành tiền mặt và giao cho một người quản lý.
Thủ quỹ cĩ trách nhiệm chuyển tấp séc này thành tiền mặt và để vào một két riêng mà chỉ người đĩ mới cĩ quyền mở. Số tiền thiết lập quỹ thường là một khoản tiền chẵn như $100, $200 để đủ chi dùng cho một thời gian tương đối ngắn.
Nợ TK Quỹ lặt vặt 200
Cĩ TK Tiền 200
SỔ QUỸ TẠP PHÍ
ThángẦ
Ngày Chứng từ Diễn giải Số tiền
Chi phắ văn phịng phẩm Chi phắ vận chuyển Chi phắ khác Tài khoản Số tiền
Khi chi tiền từ quỹ lặt vặt, thủ quỹ yêu cầu người nhận tiền ký vào một biên lai hoặc phiếu chi. Biên lai được đánh số, dùng cho tất cả các trường hợp chi tiền từ quỹ. Mỗi biên lai cĩ thể kèm theo một tài liệu bổ sung để chi tiết cho các khoản chi. Theo cách đĩ, tổng số tiền chi trong biên lai cộng với số tiền cịn lại ở két bằng với số tiền lập quỹ ban đầu. Kế tốn khơng ghi nhận ngay các nghiệp vụ chi tiền đĩ mà thủ quỹ lýu các biên lai lại đến cuối kỳ giao cho kế tốn ghi sổ. Bút tốn ghi nhận các khoản chi từ quỹ lặt vặt vào cuối kỳ cũng chắnh là bút tốn tái lập quỹ.
Đơi khi cũng cĩ sự chênh lệch nhau giữa số liệu trên hĩa đơn và số liệu cần tái lập quỹ thực tế. Phần chênh lệch này được phản ánh váo tài khoản Tiền quỹ thừa hoặc Tiền quỹ thiếu. Chẳng hạn, ta cĩ số liệu về quỹ lặt vặt tại một doanh nghiệp như sau:
Số hiệu hĩa đơn Diễn giải Số tiền
1 Tiền mua tem thư $3,5 2 Tiền vật liệu văn phịng 56 3 Chi phắ giao dịch 32 Số tiền cịn lại tại quỹ 8 Quỹ thiếu 0,5
Tổng 100
Bút tốn tái lập quỹ cũng là bút tốn ghi nhận chi phắ:
Nợ TK Chi phắ tem thư 3,5
Nợ TK Chi phắ vật liệu văn phịng 56
Nợ TK Tiền quĩ thiếu 0,5
Cĩ TK Tiền 92
Như vậy, tài khoản Quỹ lặt vặt khơng hề bị ảnh hưởng bởi việc tái lập hay chi tiền từ quỹ. Tài khoản Quĩ lặt vặt chi được ghi 1 lần đầu tiên khi thiết lập quĩ này chỉ ảnh hưởng khi doanh nghiệp cĩ ý định thay đổi mức tồn quỹ lặt vặt, vắ dụ từ $100 lên $200ẦSố liệu của quĩ được cộng với các số tiền khác để tạo nên chi tiêu tài sản tiền trên Bảng cân đối kế tốn. Vì số liệu trên tài khoản Quĩ lặt vặt thể hiện trên Bảng cân đối kế tốn nên cuối kỳ, kế tốn phải tái lập lại quĩ lặt vặt để đảm bảo số dư phản ánh đúng tiền mặt thực tế của doanh nghiệp.
4.1.3. Bảng điều chỉnh số dư tiền gửi ngân hàng (Bank Reconciliation)
Tiền gửi ngân hàng được hạch tốn trong sổ kế tốn của doanh nghiệp và sổ kế tốn của ngân hàng. Do vậy, định kỳ ngân hàng gửi cho các doanh nghiệp cĩ tài khoản tiền gửi trong ngân hàng một bản báo cáo sự biến động của tài khoản tiền gửi trong ngân hàng của doanh nghiệp trong kỳ đĩ. Mỗi ngân hàng cĩ thể cĩ mẫu báo cáo khác nhau, tuy nhiên báo cáo của ngân hàng về tình hình tài khoản tiền gửi của doanh nghiệp trong ngân hàng bao gồm những nội dung cơ bản sau:
- Số dư của tài khoản Tiền gửi ngân hàng vào ngày đầu kỳ - Tiền gửi và các khoản tiền khác tăng trong kỳ
- Séc và các khoản tiền được rút ra trong kỳ
- Số dư của tài khoản vào ngày cuối kỳ theo các sổ sách của ngân hàng.
Ngân hàng thường gửi báo cáo này cho doanh nghiệp định kỳ. Ngồi ra, ngân hàng cĩ thể trừ vào tài khoản Tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp các khoản như phắ dịch vụ và ngân hàng phắ. Ngân hàng sẽ báo cĩ cho bên gửi tiền biết mỗi khi trừ tiền với một thơng báo. Khoản cộng thêm khác cĩ thể là tiền lãi phát sinh ra từ số tiền gửi hoặc khoản tiền gửi chưa được ghi sổ.
Cĩ những trường hợp, số dư trên báo cáo ngân hàng khơng khớp đúng với số dư trên sổ sách kế tốn của doanh nghiệp. Để chứng minh tắnh chắnh xác của số liệu giữa ngân hàng và doanh nghiệp thì cần phải lập Bảng điều chỉnh tiền gửi (Bank Reconciliation).
Các nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch giữa báo cáo của doanh nghiệp và của ngân hàng cĩ thể là:
(1) Các khoản mục đã phản ánh trên tài khoản tiền mặt của doanh nghiệp nhưng vẫn chưa được phản ánh trên báo cáo ngân hàng:
- Séc đang cịn lưu hành (Outstanding Checks): Séc đã được bên gửi ký và đã trừ khỏi sổ sách của bên gửi, gửi cho bên được chi trả, nhưng người nhận séc chưa đến ngân hàng để nhận tiền.
- Tiền gửi chưa được ghi sổ (Unrecorded deposits): Cơng ty gửi tiền vào cuối mỗi ngày, sau khi ngân hàng đã khĩa sổ. Số tiền này sẽ được ghi vào ngày hơm sau. Do đĩ nếu doanh nghiệp gửi vào ngày cuối cùng của tháng thì số tiền gửi đĩ sẽ khơng được phản ánh trên báo cáo của ngân hàng trong tháng đĩ.
(2) Các khoản mục đã phản ánh trên báo cáo ngân hàng nhưng chưa được phản ánh trên tài khoản tiền mặt của doanh nghiệp:
- Phắ dịch vụ ngân hàng: Hàng tháng ngân hàng trừ trực tiếp lên tài khoản tiền gửi của doanh nghiệp khoản chi phắ cho các dịch vụ mà ngân hàng cung cấp hoặc các khoản tiền phạt về việc sử dụng séc, doanh nghiệp chưa biết nên chưa ghi sổ. Khi nhận được báo cáo của ngân hàng, doanh nghiệp phải ghi bút tốn điều chỉnh sau:
Nợ TK Chi phắ dịch vụ ngân hàng Cĩ TK Tiền
- Thương phiếu đã thu được tiền: Với các bút tốn mà ngân hàng đã thu được tiền cho doanh nghiệp, doanh nghiệp cần ghi bút tốn điều chỉnh:
Nợ TK Tiền
Cĩ TK Thương phiếu phải thu
Cĩ TK Doanh thu về lãi thương phiếu
Ngồi các chênh lệch do yếu tố thời gian, cịn cĩ thể cĩ những sai sĩt do chắnh bản thân ngân hàng hoặc doanh nghiệp gây ra. Những sai sĩt này cần được sửa chữa kịp thời.
Vắ dụ: Liên quan đến số dư tiền gửi ngân hàng của một doanh nghiệp vào ngày 30/9/2009 cĩ những thơng tin sau:
+ Số dư tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp là $2 700
+ Số dư tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp trên giấy báo của ngân hàng là $2 500 + Tiền đang chuyển: $400
+ Séc đang lưu hành: $300 + Lãi tiền gửi ngân hàng là: $500 + Chi phắ dịch vụ ngân hàng: $600
Yêu cầu: Hãy điều chỉnh số dư tiền gửi ngân hàng tại sổ sách kế tốn của doanh nghiệp?
BẢNG ĐIỀU CHỈNH SỐ DƯ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Số liệu tại
doanh nghiệp
Số tiền Số liệu tại
ngân hàng Số tiền Số dư chưa điều chỉnh 2 700 Số dư chưa điều chỉnh 2 500 (+) Lãi tiền
gửi 500 chuyểnTiền đang 400
(-) Phắ dịch vụ ngân hàng (600) Séc đang lưu hành (300) Số dư sau
điều chỉnh 2 600 điều chỉnhSố dư sau 2 600
Để điều chỉnh, kế tốn doanh nghiệp cần ghi:
Nợ TK Tiền: 500
Cĩ TK Lãi tiền gửi: 500
Nợ TK Chi phắ dịch vụ ngân hàng: 600
Cĩ TK Tiền: 600
4.2. Kế tốn các khoản đầu tư ngắn hạn (Short-term investments)
Đầu tư ngắn hạn là các khoản đầu tư cĩ hạn thanh tốn trong khoảng thời gian dưới một năm và cĩ khả năng chuyển đổi thành tiền nhanh chĩng.
Tài khoản sử dụng: Tài khoản ỘĐầu tư ngắn hạnỢ
Đầu tư ngắn hạn
XXX
XXX
Nợ TK Đầu tư ngắn hạn (Short - term investments)
Cĩ TK Tiền (Cash)
- Khi bán trái phiếu, cổ phiếu
+) Trường hợp 1: Nếu bán lãi
Nợ TK Tiền (Cash)
Cĩ TK Đầu tư ngắn hạn (Short - term investments)
Cĩ TK Lãi do đầu tư ngắn hạn (Interest income) +) Trường hợp 2: Nếu bán lỗ
Nợ TK Tiền (Cash)
Nợ TK Lỗ do đầu tư ngắn hạn (Loss on sale of investments)
Cĩ TK Đầu tư ngắn hạn (Short - term investments)
- Cuối kỳ phát sinh các khoản thiệt hại do giảm giá đầu tư chứng khốn do đánh giá lại khoản đầu tư chứng khốn.
+ Tài khoản kế tốn sử dụng: ỘThiệt hại do giảm giá đầu tư ngắn hạnỢ
+ Kết cấu tài khoản
Thiệt hại do giảm giá đầu tư ngắn hạn
+ Hạch tốn
1. Khi phát sinh
Nợ TK Thiệt hại giảm giá do đầu tư ngắn hạn
(Loss to decline in Short Term Investments)
Cĩ TK Đầu tư ngắn hạn (Short - term investments)
2. Cuối kỳ kết chuyển khoản thiệt hại giảm giá đầu tư ngắn hạn sang tài khoản xác định kết quả
Nợ TK Xác định kết quả (Income Summary)
Cĩ TK Thiệt hại giảm giá do đầu tư ngắn hạn
(Loss to decline in Short Term Investments)
Vắ
d ụ 4 . 1 : Ngày 02/03/200N, Cơng ty LG mua 10 000 cổ phiếu ngắn hạn của cơng ty Central House. Trị giá cổ phiếu là $20/cổ phiếu. Cơng ty thanh tốn luơn bằng tiền mặt.
Ngày 20, trị giá cổ phiếu của cơng ty Central House là $30/cổ phiếu. Cơng ty quyết định bán ngay 75% số cổ phiếu đã mua. Đến cuối tháng 3, Cơng ty tiến hành lập báo cáo tài