Tiền gửi ngân hàng được hạch tốn trong sổ kế tốn của doanh nghiệp và sổ kế tốn của ngân hàng. Do vậy, định kỳ ngân hàng gửi cho các doanh nghiệp cĩ tài khoản tiền gửi trong ngân hàng một bản báo cáo sự biến động của tài khoản tiền gửi trong ngân hàng của doanh nghiệp trong kỳ đĩ. Mỗi ngân hàng cĩ thể cĩ mẫu báo cáo khác nhau, tuy nhiên báo cáo của ngân hàng về tình hình tài khoản tiền gửi của doanh nghiệp trong ngân hàng bao gồm những nội dung cơ bản sau:
- Số dư của tài khoản Tiền gửi ngân hàng vào ngày đầu kỳ - Tiền gửi và các khoản tiền khác tăng trong kỳ
- Séc và các khoản tiền được rút ra trong kỳ
- Số dư của tài khoản vào ngày cuối kỳ theo các sổ sách của ngân hàng.
Ngân hàng thường gửi báo cáo này cho doanh nghiệp định kỳ. Ngồi ra, ngân hàng cĩ thể trừ vào tài khoản Tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp các khoản như phắ dịch vụ và ngân hàng phắ. Ngân hàng sẽ báo cĩ cho bên gửi tiền biết mỗi khi trừ tiền với một thơng báo. Khoản cộng thêm khác cĩ thể là tiền lãi phát sinh ra từ số tiền gửi hoặc khoản tiền gửi chưa được ghi sổ.
Cĩ những trường hợp, số dư trên báo cáo ngân hàng khơng khớp đúng với số dư trên sổ sách kế tốn của doanh nghiệp. Để chứng minh tắnh chắnh xác của số liệu giữa ngân hàng và doanh nghiệp thì cần phải lập Bảng điều chỉnh tiền gửi (Bank Reconciliation).
Các nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch giữa báo cáo của doanh nghiệp và của ngân hàng cĩ thể là:
(1) Các khoản mục đã phản ánh trên tài khoản tiền mặt của doanh nghiệp nhưng vẫn chưa được phản ánh trên báo cáo ngân hàng:
- Séc đang cịn lưu hành (Outstanding Checks): Séc đã được bên gửi ký và đã trừ khỏi sổ sách của bên gửi, gửi cho bên được chi trả, nhưng người nhận séc chưa đến ngân hàng để nhận tiền.
- Tiền gửi chưa được ghi sổ (Unrecorded deposits): Cơng ty gửi tiền vào cuối mỗi ngày, sau khi ngân hàng đã khĩa sổ. Số tiền này sẽ được ghi vào ngày hơm sau. Do đĩ nếu doanh nghiệp gửi vào ngày cuối cùng của tháng thì số tiền gửi đĩ sẽ khơng được phản ánh trên báo cáo của ngân hàng trong tháng đĩ.
(2) Các khoản mục đã phản ánh trên báo cáo ngân hàng nhưng chưa được phản ánh trên tài khoản tiền mặt của doanh nghiệp:
- Phắ dịch vụ ngân hàng: Hàng tháng ngân hàng trừ trực tiếp lên tài khoản tiền gửi của doanh nghiệp khoản chi phắ cho các dịch vụ mà ngân hàng cung cấp hoặc các khoản tiền phạt về việc sử dụng séc, doanh nghiệp chưa biết nên chưa ghi sổ. Khi nhận được báo cáo của ngân hàng, doanh nghiệp phải ghi bút tốn điều chỉnh sau:
Nợ TK Chi phắ dịch vụ ngân hàng Cĩ TK Tiền
- Thương phiếu đã thu được tiền: Với các bút tốn mà ngân hàng đã thu được tiền cho doanh nghiệp, doanh nghiệp cần ghi bút tốn điều chỉnh:
Nợ TK Tiền
Cĩ TK Thương phiếu phải thu
Cĩ TK Doanh thu về lãi thương phiếu
Ngồi các chênh lệch do yếu tố thời gian, cịn cĩ thể cĩ những sai sĩt do chắnh bản thân ngân hàng hoặc doanh nghiệp gây ra. Những sai sĩt này cần được sửa chữa kịp thời.
Vắ dụ: Liên quan đến số dư tiền gửi ngân hàng của một doanh nghiệp vào ngày 30/9/2009 cĩ những thơng tin sau:
+ Số dư tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp là $2 700
+ Số dư tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp trên giấy báo của ngân hàng là $2 500 + Tiền đang chuyển: $400
+ Séc đang lưu hành: $300 + Lãi tiền gửi ngân hàng là: $500 + Chi phắ dịch vụ ngân hàng: $600
Yêu cầu: Hãy điều chỉnh số dư tiền gửi ngân hàng tại sổ sách kế tốn của doanh nghiệp?
BẢNG ĐIỀU CHỈNH SỐ DƯ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Số liệu tại
doanh nghiệp
Số tiền Số liệu tại
ngân hàng Số tiền Số dư chưa điều chỉnh 2 700 Số dư chưa điều chỉnh 2 500 (+) Lãi tiền
gửi 500 chuyểnTiền đang 400
(-) Phắ dịch vụ ngân hàng (600) Séc đang lưu hành (300) Số dư sau
điều chỉnh 2 600 điều chỉnhSố dư sau 2 600
Để điều chỉnh, kế tốn doanh nghiệp cần ghi:
Nợ TK Tiền: 500
Cĩ TK Lãi tiền gửi: 500
Nợ TK Chi phắ dịch vụ ngân hàng: 600
Cĩ TK Tiền: 600