Chính phủ điện tử
1.2.2. Nội dung và các bước triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong cụng tỏc quản lý nhà nước các cấp
trong cụng tỏc quản lý nhà nước các cấp
Mục tiêu chung của ứng dụng CNTT trong cụng tỏc quản lý nhà nước các cấp nhằm đạt được những kết quả cụ thể trong tổ chức như tin học hóa hay tự động hóa một số khâu cần thiết trong công việc; nâng cao hiệu quả trao đổi, khai thác thông tin trong môi trường CNTT; đổi mới quy cách làm việc để đạt hiệu cao hơn; và tiến đến sử dụng CNTT trong hỗ trợ cho việc ra quyết định quản lý.
Các công việc chủ yếu và cơ bản nhất mà ứng dụng CNTT cho bất cứ lĩnh vực nào và ở qui mô nào cũng phải tuân theo đó là:
(i) Xây dựng kết cấu hạ tầng kỹ thuật (ở mức tối thiểu là có máy tính điện tử). Ở các cấp cơ sở cũng phải thực hiện các yêu cầu này. Tùy theo điều kiện tài chính của đơn vị, nhu cầu ứng dụng và khả năng công nghệ lúc đó mà xây dựng kết cấu hạ tầng kỹ thuật phù hợp.
(ii) Trang bị kiến thức về CNTT, kỹ năng sử dụng thiết bị CNTT cho cỏn bộ lónh đạo quản lý và cho người sử dụng. Đây là nội dung rất quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của việc ứng dụng CNTT.
(iii) Xõy dựng cỏc CSDL cần thiết phục vụ cụng tỏc xử lý thụng tin và quản lý, điều hành của tổ chức. Đây một trong các yếu tố cơ bản để các hệ thống thông tin điện tử có thể hoạt động được, đồng thời nó cũng là kết quả đạt được của việc ứng dụng CNTT.
(iv) Đào tạo đội ngũ những người chuyên về CNTT để đảm bảo việc phát triển và ứng dụng CNTT được ổn định và nâng cấp thường xuyên.
Trong xu thế phát triển hiện nay, khi có được những nội dung cơ bản nêu trên, ứng dụng CNTT trong quản lý nhà nước các cấp sẽ bắt đầu vào việc cung cấp thông tin cần thiết trên nhiều lĩnh vực cho nhân dân, doanh nghiệp, công chức; hướng tới việc các cơ quan quản lý giảm phiền hà trong thủ tục hành chớnh phục vụ nhõn dõn một cỏch tốt hơn.
Cần lưu ý là việc ứng dụng CNTT trong một hệ thống luôn khởi điểm từ bên trong hệ thống bằng việc tự động hóa hay tin học hóa một số khâu điều hành, tác nghiệp, qua đó xây dựng CSDL trong đơn vị rồi mới hướng ra bên ngoài. Điều này có nghĩa là yêu cầu về sự sẵn sàng từ bên trong hệ thống. Cụ thể là yêu cầu về trỡnh độ, kiến thức nhất định về CNTT của đội ngũ cán bộ, nhân viên trong hệ thống, điều kiện về cơ sở vật chất, hạ tầng thông tin; và CSDL được số hóa.
UNDP đó đưa ra 5 bước để triển khai ứng dụng CNTT trong quản nhà nước như sau: (1) Phỏt triển tầm nhỡn, (2) Đánh giá mức độ sẵn sàng điện tử, (3) Xác định các mục tiêu thực tế, (4) Tập trung các thủ tục hành chính và phát triển thay đổi chiến lược quản lý và (5) Xây dựng liên kết công-tư.
1.2.2.1. Phỏt triển tầm nhỡn
Trước khi triển khai một dự án ứng dụng CNTT lớn, việc đầu tiên là cần xác định được những mục tiêu cần đạt được. Các mục tiêu và mục đích của ứng dụng CNTT trong hoạt động của CQNN là gỡ?
Tầm nhỡn phải phản ỏnh được các mục tiêu phát triển lớn hơn của đất nước cũng như những mối quan tâm và mục tiêu rộng lớn hơn của xó hội.
Điều quan trọng là phải làm cho người dân (người sử dụng) cùng tham gia xây dựng tầm nhỡn và khuyến khớch sự tham gia của những người có liên quan trong quá trỡnh đưa ra quyết định. Với việc tham gia của người dân, doanh nghiệp và cộng đồng xó hội trong quỏ trỡnh này, cơ hội thành công của dự án ngày càng tăng.
1.2.2.2. Đánh giá mức độ sẵn sàng điện tử
Điều quan trọng ở đây là phải tiến hành khảo sát, kiểm kê tài sản về hiện trạng CNTT trong toàn hệ thống. Sau khi xác định mỡnh cú gỡ, tiếp tục xác định chất lượng của những gỡ mỡnh cú cũng như những gỡ mỡnh chưa có. Cần phải xây dựng một danh sách những thứ cần mua hoặc những gỡ cần phải cú để triển khai.
Để làm điều này, cần đặt ra những câu hỏi sau khi tiến hành khảo sát, kiểm kê:
(i) Con người và kỹ năng:
1. Họ có những kỹ năng CNTT gỡ? 2. Mức độ thông thạo của họ?
3. Liệu những kỹ năng của họ có đủ để triển khai CPĐT? (ii) Phần cứng, phần mềm và thiết bị:
1. Cơ quan anh/chị đang sử dụng phần cứng/phần mềm CNTT nào? 2. Tỡnh trạng mới/cũ của thiết bị?
3. Cơ sở hạ tầng vật lý viễn thụng của Chính phủ hiện nay ra sao? (iii) Luật lệ:
1. Các chính sách và qui định hiện nay có phù hợp cho việc triển khai CPĐT hay không?
2. Cần phải sửa đổi hay bổ xung các chính sách, qui định nào để triển khai và thúc đẩy CPĐT?
1.2.2.3. Các mục tiêu thực tế
Trước hết, cần nhấn mạnh mục tiêu của Chính phủ điện tử nói chung và việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của CQNN nói riêng là nhằm tạo dựng một phương thức hoạt động mới, phương thức lónh đạo mới, hướng vào công dân, nhằm tạo một môi trường và cơ hội thuận lợi cho công dân trong việc thực hiện các giao dịch với Chính phủ, và các CQNN.
Vỡ vậy, việc ứng dụng CNTT là để nhằm một số mục tiêu chính: - Mục tiêu cung cấp thông tin
Cung cấp thông tin về các hoạt động của CQNN, giúp cho người dân, doanh nghiệp và các tổ chức xó hội hiểu về cơ quan công quyền, về những công việc của cơ quan công quyền liên quan đến mục tiêu bảo đảm tính ổn định, phát triển KT-XH nói chung và phục vụ đời sống, nhu cầu của người dân nói riêng. Thông tin này phải khác với thông tin trên báo chí ở chỗ đây là thông tin chính thức do CQNN cung cấp nhằm giúp cho người dân hiểu được những chủ trương, chính sách và các chương trỡnh hành động của chính quyền.
Cung cấp thông tin quan trọng, có giá trị và hỗ trợ đối với đời sống, làm ăn và sự ổn định, phát triển cho người dân trên các lĩnh vực kinh tế, xó hội, y tế, giỏo dục, khoa học cụng nghệ, …. Bản thân hoạt động của các CQNN đó biến cỏc cơ quan thành nguồn thông tin phong phú, đa dạng, mang lại nhiều giá trị cho đời sống, xó hội và sự phỏt triển chung. Nếu nguồn thụng tin này được khai thác và sử dụng đúng mức sẽ tạo nhiều giỏ trị cho xó hội. Vớ dụ thụng tin về khuyến nụng cho người nông dân, hoặc thông tin về thị trường, giá cả (trong nước và quốc tế), … đều là những thông tin rất bổ ích cho người dân, doanh nghiệp.
Cung cấp thông tin về dịch vụ cụng cho cụng dõn, doanh nghiệp và cỏc tổ chức xó hội, như thông tin về các thủ tục hành chính, về cơ chế, chính sách liên quan đến các dịch vụ công. Có thể thấy đây là nguồn thông tin rất giá trị đối với công dân, doanh nghiệp khi cần đến các dịch vụ công.
Cung cấp thông tin nhằm tạo sự hiểu biết giữa Chính phủ với cộng đồng, về các chức năng, hoạt động của các cơ quan của Chính phủ.
- Tăng cường tương tác, trao đổi thông tin giữa CQNN với cụng dõn, doanh nghiệp, cỏc tổ chức xó hội thông qua các website
Không chỉ ngừng ở việc cung cấp thông tin, các website cũn là nơi thuận lợi cho các CQNN nắm bắt những ý kiến phản hồi, những vấn đề, nhu cầu của công dân, doanh nghiệp và cộng đồng; hoặc ý kiến tham gia của người dân vào việc ra các quyết định liên quan đến cuộc sống của cộng đồng. Người dân có thể giao tiếp trực tuyến với cơ quan công quyền để được tư vấn, hướng dẫn lựa chọn dịch vụ.
- Thực hiện dịch vụ công trực tuyến qua mạng
Khi đủ các điều kiện về công nghệ, về quy định pháp lý và niềm tin, Chính phủ điện tử sẽ trở thành nơi diễn ra hầu hết các dịch vụ công, giữa một bên là công dân, các tổ chức xó hội, với một bờn là hệ thống bộ mỏy cỏc cơ quan công quyền chức năng, hoặc các tổ chức được nhà nước giao quyền, thông qua các quan hệ:
Tương tác trực tuyến để giải quyết các thủ tục hành chính qua mạng, trong quan hệ giao dịch giữa cơ quan hành chính nhà nước với công dân và các tổ chức xó hội;
Tương tác trong giao dịch “phản ứng nhanh” của cơ quan hành chính nhà nước nhằm tháo gỡ, hỗ trợ giải quyết những khó khăn, những vấn đề vướng mắc của công dân, doanh nghiệp. Ở mức này, cần phải có cơ chế tiếp nhận, xử lý, giải quyết những vấn đề đặt ra từ thực tiễn qua mạng; đũi hỏi phải cú phõn định rừ ràng phạm vi và sự liờn kết trỏch nhiệm giữa cỏc cơ quan chức năng. Tạo điều kiện tối đa cho sự phát triển, tháo gỡ nhanh chóng những vướng mắc, khó khăn cho các đối tác tham gia vào quá trỡnh phỏt triển, luụn là động lực đối với các quốc gia chủ trương xây dựng nền hành chính phát triển.
Tương tác trong các quan hệ giao dịch điện tử giữa Chính phủ với các đối tác khác nhau, nhằm đáp ứng nhu cầu về cung ứng dịch vụ công qua mạng: giữa Chính phủ với công dân, giữa Chính phủ với doanh nghiệp, giữa Chính phủ với Chính
phủ, về các dịch vụ: đấu thầu, tư vấn, mua sắm hàng hóa, lựa chọn các dịch vụ chất lượng, thanh toán, kiểm soát, …
Nền hành chính ngày càng phải đối mặt với những thách thức từ khối lượng công việc, nhu cầu phát triển và những vấn đề đặt ra từ thực tiễn cuộc sống xó hội ngày càng lớn; ngõn sỏch chi tiờu, sử dụng cho hoạt động của nền hành chính ngày càng có xu hướng cắt giảm; đũi hỏi cỏch thức hoạt động của Chính phủ phải thay đổi và xu thế đưa một phần lớn các hoạt động của Chính phủ liên quan đến dịch vụ công lên mạng điện tử, đang ngày càng trở thành mục tiêu của các nền hành chính hiện đại.
Vỡ vậy, vấn đề cần giải quyết chính làphải xác định các dịch vụ nào sẽ được cung cấp và dịch vụ nào sẽ được cung cấp trực tuyến đầu tiên. Những dịch vụ cần được ưu tiên cung cấp sẽ là những dịch vụ có thể đem các giá trị thiết thực cho người dân, cho doanh nghiệp. Các dịch vụ này sẽ được xác định tuỳ vào khối lượng giao dịch (tập trung vào các giao dịch phổ biến nhất).
Trên thực tế, có thể bắt đầu từ các hoạt động phục vụ nhu cầu chủ yếu của người dân như sau: khai sinh, y tế, giáo dục, xây dựng gia đỡnh, đất đai, tài sản, khai tử, … Như vậy tương ứng sẽ có các loại dịch vụ đi kèm như: cung cấp và phổ biến thông tin, đăng ký, khai bỏo, nộp tiền và cấp phộp.
Một phương châm trong việc triển khai ứng dụng CNTT là “Nghĩ nhiều, bắt đầu ít và triển khai nhanh”. Điều đó có nghĩa là những nỗ lực ban đầu phải được tập trung vào các dự án với các ứng dụng chủ chốt và ổn định và có thể quản lý được hơn là những ứng dụng lớn và tốn kém.
Ngoài ra, khi xác định được các mục tiêu cụ thể của việc ứng dụng CNTT cần tiến hành xây dựng các tiêu chí đánh giá để đo độ thành công, thất bại hoặc tiến độ của dự án. Việc đánh giá ở đây có vai trũ như việc “kiểm tra thực tế” đối với các nhà quản lý và hoạch định chính sách. Nó tạo ra cách thức đánh giá thường xuyên xem các dự án CPĐT có đang tiến triển, duy trỡ và cung cấp những gỡ đó hứa ban đầu hay không; các mốc thời gian cũng được xây dựng để theo dừi tiến độ.
Thêm vào đó, để đảm bảo cho sự thành công của các dự án cũng cần xác định rừ các cơ quan và những người ủng hộ trong hệ thống, những người sẽ giữ vai trũ lónh đạo trong việc đi đầu, phát triển và triển khai.
1.2.2.4. Tập trung các thủ tục hành chính và phát triển thay đổi chiến lược quản lý
Khi đó xỏc định rừ mục tiờu cần có kế hoạch tập trung cải tiến các thủ tục hành chính kết hợp chắt chẽ với việc tin học hóa. Như đó trỡnh bày về vai trũ quan trọng của lónh đạo trong ứng dụng CNTT; do đó, ngay từ đầu, các thành viên tham gia trong giai đoạn lập kế hoạch phát triển ban đầu phải gồm các quan chức chủ chốt để tạo cho họ phương pháp “làm chủ” đối với tiến trỡnh triển khai và sản phẩm. Điều quan trọng là phải tỡm kiếm và cung cấp đầu vào để họ cảm thấy mỡnh là một phần của cỏi gỡ đó lớn hơn chính bản thân mỡnh; điều này sẽ tạo động lực thúc đẩy và cung cấp cho họ cỏc cụng cụ trong việc truyền bỏ cỏc ý tưởng về ứng dụng CNTT tới các thành viên khác trong bộ máy hành chính.
- Phát triển một chiến dịch nhận thức thông tin trong bộ máy công quyền và cộng đồng dân cư. Một phần của lý do khỏng cự khụng muốn thay đổi trong bộ phận công quyền xuất phát từ việc thiếu thông tin hay hiểu biết toàn diện về các vấn đề hoặc những thay đổi có khả năng xảy ra. Ví dụ, kháng cự có thể xảy ra xuất phát từ nỗi sợ rằng việc tự động hoá một số qui trỡnh và giao dịch nhất định của Chính phủ có thể dẫn đến việc phải thay đổi công việc hay mất việc, mất các quyền lợi hoặc thu nhập “thêm” hoặc các thức thanh toán không chính thức khác. Nó cũng có thể xuất phát từ việc không thông thạo hoặc ngại phải áp dụng công nghệ mới. Do vậy, điều quan trọng là phải làm cho bộ máy hiểu dự án được triển khai là gỡ, như thế nào và tại sao phải triển khai. Cỏc cấp lónh đạo cần phải nỗ lực giải thích về sự thay đổi, khuyến khích người lao động tham gia qua việc cung cấp thông tin đầu vào; mặt khác, cũng cần xác định các nhân tố kháng cự trong phạm vi cơ quan, tổ chức và xây dựng kế hoạch để khắc phục.
- Tạo ra các thước đo được xây dựng trên cơ sở năng lực nhằm phát triển văn hoá học nữa, học mói trong bộ mỏy
Thứ nhất, đào tạo và trang bị thiết bị cho bộ máy thông qua các thước đo dựa trên cơ sở năng lực là hết sức quan trọng. Qua đó, bộ máy công quyền có khả năng hiểu tại sao ứng dụng CNTT sẽ cải cách công việc và năng suất của họ và sẽ diễn ra như thế nào. Điều này sẽ khuyến khích họ học nữa, học mói. Năng lực ở đây không phải chỉ là khả năng sử dụng CNTT trong cụng việc hàng ngày mà cũn cho phộp bộ mỏy xử lý thụng tin, đưa ra quyết định, thích ứng với sự thay đổi và phát triển các kỹ năng mới.
Thứ hai, phải xác định các giảng viên giảng dạy về ứng dụng CNTT. Vỡ họ sẽ cú trỏch nhiệm đào tạo những người khác trong bộ máy công quyền. Qua họ, nền văn hoá học tập sẽ được “hé mở”.
Thứ ba, các sáng kiến như phát động thi dua, khen thưởng, du lịch hoặc tài trợ phải được trao cho những người có tài lónh đạo và rất giỏi trong môi trường công việc mới. Tương tự như vậy, các quan chức trong hệ thống cũng phải được đánh giá sử dụng các tiêu chí/chỉ số về mục tiêu chất lượng công việc.
1.2.2.5. Xây dựng liên kết công-tư
Có rất nhiều lý do cho việc phát triển mối quan hệ đối tác với khu vực tư nhân trong việc triển khai các dự án ứng dụng CNTT trong CQNN: Thứ nhất, đó là khả năng triển khai các dự án cùng chia sẻ về mặt chi phí với khả năng hoàn vốn cho khu vực tư nhân; Thứ hai, khu vực tư nhân có những kinh nghiệm quí báu mà Chính phủ có thể tận dụng nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nâng cao năng suất lao động và tính hiệu quả của từng người lao động; Thứ ba là khả năng chuyển giao công nghệ từ khu vực tư nhân sang khu vực nhà nước.