P. HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
2.3.2Nhiệm vụ của ban giám đốc, các phịng ban và các bộ phận
♦ Nhiệm vụ của ban giám đốc
Giám đốc đảm nhận vai trị điều hành, quản lí chung trong cơng ty là người thi hành các quyết định của Hội Đồng Thành Viên trong việc ra quyết định kinh doanh, đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm cao nhất về tồn bộ hoạt động của cơng ty trước Hội Đồng Thành Viên, đại diện Hội Đồng Thành Viên thì chịu trách nhiệm trước pháp luật, sau Giám Đốc là Trợ lý Giám Đốc và Hội Đồng Giám Sát, nhiệm vụ của nhĩm này hỗ trợ Giám Đốc trong việc điều hành, quản lý hoạt động kinh doanh của cơng ty, đồng thời Hội Đồng Giám Sát vừa cĩ nhiệm vụ hỗ trợ, vừa cĩ nhiệm vụ giám sát tồn bộ hoạt động của Cơng ty. Giám đốc làm việc theo nguyên tắc cùng bàn bạc thống nhất với hai Phĩ Giám Đốc và các Bộ phận, sau đĩ đưa ra quyết định sau cùng và trình lên Hội Đồng Thành Viên phê duyệt, các Phĩ Giám Đốc chịu trách nhiệm trước Giám Đốc, cịn các Phịng Ban và Bộ Phận chịu trách nhiệm trước Phĩ Giám Đốc quản lí các Phịng ban và Bộ Phận đĩ, các Trưởng phịng phải chịu trách nhiệm trước Phĩ Giám Đốc phụ trách về tính hình kinh doanh, kế hoạch và kết quả các cơng việc được giao của từng Bộ phận sau đĩ các Phĩ Giám Đốc tổng hợp các
báo cáo của Bộ phận mình phụ trách để báo cáo với giám đốc, Giám Đốc được Hội Đồng Thành Viên giao cho những quyền hạn nhất định để chủ động điều hành quản lí và ra quyết định, các Phĩ Giám Đốc cũng được Giám Đốc giao cho các quyền hạn nhất định để chủ động giải quyết trong lĩnh vực mình quản lí, các Phĩ Giám Đốc thì giao cho các Trưởng phịng các quyền hạn nhất định để chủ động giải quyết và xử lí các cơng việc Phịng quản lí.
♦ Nhiệm vụ của các phịng ban
- Phịng bán lẻ Siêu thị bao gồm 35 người trong đĩ cĩ một Quản lý, hai Phĩ quản lý, cịn 32 người trong các khâu khác của Bộ phận, số nhân viên trong Bộ phận cĩ nhiệm vụ triển khai các kế hoạch bán lẻ Siêu thị, tổng hợp báo cáo về kinh doanh, khách hàng, tổ chức các chương trình khuyến mãi, trưng bày sản phẩm của Siêu thị, đào tạo và hướng dẫn nghiệp vụ bán hàng cho các nhân viên mới.
- Bộ phận dịch vụ khách hàng, bộ phận này bao gồm 8 nhân viên trong đĩ 4 nhân viên phục vụ khâu chăm sĩc khách hàng, khi khách hàng đến mua hàng Siêu thị và những khách hàng cĩ nhu cầu sửa chữa những sản phẩm đã mua của Siêu thị cịn trong thời gian bảo hành hoặc đổi và nhận quà tặng mới khi siêu thị cĩ chương trình khuyến mãi thì bộ phận chăm sĩc khách hàng sẽ đảm nhận cơng việc này, cịn 4 nhân viên phục vụ khâu hậu mãi sau bán hàng như bảo hành bảo trì những sản phẩm đã bán cho khách hàng của Siêu thị
- Phịng kế hoạch, trong đĩ cĩ 1 Trưởng phịng phụ trách, bộ phận kế hoạch kinh doanh cĩ 2 người, bộ phận này cĩ nhiệm vụ khảo sát thị trường, giá cả, đối thủ cạnh tranh rồi lập kế hoạch kinh doanh và đưa ra các mức giá cho phù hợp, cơng việc kế tiếp mà mà bộ phận này phải làm là triển khai kế hoạch bán xỉ, bán lẻ tại đơn vị khác.
+ Bộ phận tiếp thị gồm 2 thành viên cĩ nhiệm vụ làm các cơng trình marketing và các chương trình khuyến mãi bên cạnh đĩ bộ phận này kết hợp tài trợ về quảng cáo của các nhà cung cấp
+ Bộ phận bán sỉ : bán sỉ các sản phẩm của Siêu thị cho các chi nhánh và các Siêu thị khác
+ Bộ phận kết hợp với bộ phận siêu thị thu mua để hồn thành kế hoạch doanh số
+ Tổng hợp báo cáo thực hiện kế hoạch kinh doanh trình Phĩ giám đốc phụ trách
- Phịng kế tốn – tài vụ: gồm Trưởng phịng, 1 phụ trách tài vụ theo dõi doanh số bán sỉ, lẻ hàng ngày, theo dõi số lượng hàng xuất bán, tồn kho, ngồi ra bộ phận này cịn phải thanh tốn nhà cung cấp. Ngồi trưởng phịng và phụ trách cịn cĩ12 nhân viên kế tốn, thủ quỹ và 4 nhân viên thu ngân, nhiệm vụ của phịng kế tốn bao gồm:
+ Kế tốn tổng hợp thống kê
+ Kế tốn kho theo dõi hàng xuất, nhập, tồn
+ Kế tốn lương bảo hiểm xã hội: nhập và tổng hợp ngày cơng làm việc hàng tháng của nhân viên tồn cơng ty để lập bảng lương và các chế độ bảo hiểm xã hội
+ Kế tốn thanh tốn cơng nợ: theo dõi các các cơng nợ ngắn hạn, dài hạn của cơng ty, nợ khách hàng.
+ Kế tốn quản lí tài sản: theo dõi nguồn tài sản lưu động, tài sản cố định và mức độ khấu hao tài sản cơng ty.
+ Thủ quỹ: thu, chi và quản lí nguồn tiền mặt cơng ty
+ Thu ngân: thu tiền mặt từ nguồn bán sản phẩm hàng ngày của siêu thị . Tổng hợp các nhiệm vụ và cơng việc trên phịng kế tốn tài vụ quản lí và thực hiện các nhiệm vụ tài chính thơng qua các sổ sách báo cáo kế tốn, chứng từ, cung cấp và báo cáo kịp thời cho Giám đốc về tình hình tài chính thu chi của đơn vị, giúp Giám đốc cĩ những quyết định điều chỉnh trong kinh doanh, làm giảm thiểu rủi ro, nâng
cao hiệu quả kinh doanh, ngồi ra phịng kế tốn tài vụ cịn cĩ chức năng tham mưu cho Giám đốc về hoạch định tài chính cho các kế hoạch và đầu tư kinh doanh
- Phịng thu mua: bộ phận này gồm 5 thành viên, nhiệm vụ của bộ phận này bao gồm:
+ Nghiên cứu thị trường, giá cả để nắm bắt cụ thể thị trường mục tiêu tiến tới cĩ những kế hoạch xây dựng kinh doanh phù hợp với thị trường
+ Khai thác dịch vụ nguồn hàng và tài trợ theo kế hoạch kinh doanh, khai thác các sản phẩm cĩ trong danh mục kinh doanh của siêu thị từ trực tiếp nhà sản xuất và qua các kênh phân phối của nhà sản xuất.
+ Định giá bán sỉ, lẻ, căn cứ vào mức giá sản phẩm trực tiếp từ nhà sản xuất và các kênh phân phối nhà sản xuất từ đĩ đưa ra mức giá bán sỉ và lẻ cho cơng ty
+ Xuất nhập khẩu từ việc khai thác nguồn sản phẩm từ nhà sản xuất và các kênh phân phối dẫn tới các giao dịch xuất nhập khẩu của bộ phận
- Bộ phận kho vận: gồm 17 thành viên, nhiệm vụ của bộ phận này gồm: + Phần kho hàng gồm 7 thành viên với nhiệm vụ bảo quản hàng hố mỗi khi hàng hố của cơng ty nhập về kho, các thành viên trong bộ phận kho sắp đặt hàng hố, làm vệ sinh kho, bảo quản hàng hố tránh những tác hại làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, cơng việc tiếp theo của bộ phận kho là xuất nhập hàng hố mỗi khi cơng ty nhập hàng từ đối tác và xuất hàng cho chi nhánh hay khách hàng, sau đĩ làm nhiệm vụ báo cáo, kiểm kho cuối mỗi tháng hoặc mỗi quý tuỳ theo yêu cầu của cơng ty và kiểm kê theo dõi chặt chẽ số lượng hàng nhập, xuất, tồn kho
+ Vận chuyển gồm 10 nhân viên trong đĩ cĩ 2 điều phối, 3 lái xe và 5 nhân viên giao hàng xe máy, nhiệm vụ của nhĩm này bao gồm: 2 điều phối điều động xe mỗi khi cĩ yêu cầu giao hàng chi nhánh hay giao hàng khách hàng mua lẻ tuỳ thuộc số lượng hàng giao nhiều hay ít, xa hay gần để điều phối xe cho phù hợp, tiếp đĩ là bộ phận lái xe tải và xe máy, bộ phận này lái xe chở, giao hàng theo chỉ đạo của điều phối
- Phịng hành chính nhân sự gồm 21 thành viên trong đĩ cĩ Trưởng phịng và các Phĩ phịng, nhiệm vụ của bộ phận này bao gồm quản lí nhân sư, theo dõi, điều phối nhân sự phù hợp từng bộ phận đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ của cơng ty, hành chính tổng hợp, đào tạo huấn luyện cho các nhân viên mới nhận vào làm việc cho một số bộ phận như bộ phận bán hàng, chăm sĩc khách hàng, quản lý bán hàng, ngồi ra bộ phận hành chính nhân sự cịn cĩ nhiệm vụ tuyển dụng nhân viên mới, lựa chọn những ứng viên cĩ trình độ, năng lực đáp ứng nhu cầu cơng việc cho từng vị trí mà cơng ty yêu cầu. Trong bộ phận hành chính nhân sự cịn bao gồm tổ bảo vệ, đây là bộ phận cũng khơng thể thiếu đối với bất cứ cơng ty nào, bộ phận này gồm 12 nhân cĩ nhiệm vụ bảo đảm an ninh trong và bảo vệ hàng hố trong Siêu thị, Bộ phận cuối cùng trong Bộ phận hành chính nhân sự là 4 nhân viên tạp vụ, Bộ phận này cĩ nhiệm vụ quét dọn và làm vệ sinh trong văn phịng và tồn siêu thị.