Chia sẻ thông tin và các công nghệ truyền thông
Với việc sở hữu một hệ thống bán lẻ khổng lồ, tồn kho là một vấn đề hết sức quan trọng đối với Walmart. Công ty đã đầu tƣ hàng tỷ đô để phát triển các công nghệ có khả năng theo dõi và dự báo chính xác nhất lƣợng bán hàng nhằm loại bỏ tối đa các chi phí tồn kho.
Walmart rất chú ý tới việc chia sẻ thông tin giữa các thành viên với nhau, các thông tin này hỗ trợ rất tốt cho hoạt động dự báo và làm giảm đáng kể yêu cầu về tồn kho của toàn bộ hệ thống. Năm 1983, Walmart đã đầu tƣ vệ tinh và mạng lƣới viễn
thông riêng để phục vụ cho việc chuyển tải các dữ liệu EDI về bán hàng theo thời gian thực tới các nhà cung cấp của mình. Đến năm 1991, WalMart tiếp tục đầu tƣ gần 4 tỉ USD để xây dựng một hệ thống kết nối bán lẻ Retail Link. Hơn 10,000 nhà bán lẻ của WalMart sử dụng hệ thống này để kiểm soát doanh số bán và bổ sung hàng tồn kho tại các cửa hàng. Các giao dịch chi tiết có thể lên tới hơn 10 triệu lƣợt mỗi ngày, đƣợc xử lí thông qua một hệ thống tích hợp và gửi tới mỗi cửa hàng của WalMart vào lúc 4 giờ sáng ngày hôm sau. (Mohan Chandran, 2003)
Walmart cũng sử dụng những kỹ thuật khác nhau của để theo dõi và quản lý lƣợng tồn kho. Ví dụ, tại các cửa hàng của mình, nhân viên bán hàng đƣợc sử dụng một thiết bị đƣợc gọi là “Magic Wand” là một dạng thiết bị điện tử cẩm tay đƣợc kết nối với cơ sở dữ liệu qua tần số radio, thiết bị này cho biết những thông tin về tồn kho của hàng hóa, những lần giao hàng trƣớc đây, và lƣợng hàng lƣu giữ trong ở các trung tâm phân phối và lịch trình bổ sung về hàng hóa trong các đợt tiếp theo. (Tyler Abbott, 2014)
Một số kỹ thuật khác là hệ thống điểm bán hàng (Point-of-Sales, POS), điền đơn hàng bằng giọng nói (Voice-based Order Filling, VOF) và xử lý song song hàng loạt (Massively Parallel Processor, MPP). POS đƣợc dùng tại các cửa hàng bán lẻ để theo dõi hàng hóa đƣợc bán và hàng hóa nằm trên kệ . VOF đƣợc sử dụng tại các DC, tại đây các nhân viên chịu trách nhiệm lấy hàng có thể sử dụng VOF để xác minh số lƣợng đã lấy, VOF cũng cung cấp chi tiết các thông tin về sản phẩm nhƣ kiểu, giá… thông qua giọng nói. Hệ thống MPP đƣợc Walmart sử dụng để theo dõi tất cả các hoạt động tồn kho và mức lƣu kho. (Fay, Oshi)
Quy trình bổ sung liên tục (CRP)
Với việc ứng dụng các kỹ thuật trao đổi thông tin liên tục, các nhà máy và nhà phân phối có thể sử dụng các dữ liệu về mức tồn kho của Walmart để chủ động về tần suất, số lƣợng và thời điểm cho mỗi lô hàng thay vì việc chờ đợi sự yêu cầu hay xác nhận của các cửa hàng bán lẻ. Đây là cơ sở cho sự ra đời của quy trình bổ sung hàng hóa liên tục (Continuous replenishment process, CRP) cho phép các đối tác giảm đáng kể lƣợng tồn kho và lên kế hoạch cho các lô hàng thêm hiệu quả (Clark and Lee,
2000). Năm 1988, Walmart và G & B lần đầu tiên giới thiệu và ứng dụng CRP nhằm giải quyết các vấn đề về tồn kho (Dan Gilmore, 2012). Sau đó, kỹ thuật này đã đƣợc áp dụng rộng rãi và trở thành một tiêu chuẩn cho quản lý tồn kho hiện đại (Cachron and Fisher, 1997).
P&G đã bổ sung hàng hóa vào các kho cho Walmart dựa trên các thông tin về tồn kho từ các DC. Những thông tin này cho phép P&G quản lý đƣợc mức tồn kho để đảm bảo rằng luôn có sản phẩm vừa đủ trong kho ở mọi thời điểm và bổ sung hàng hóa dựa trên sự biến động của sản phẩm tại các DC. Chu kỳ đặt hàng tính từ thời điểm phát sinh đơn hàng cho đến khi hàng đƣợc giao vào kho giảm xuống chỉ còn từ 3 – 4 ngày. Quy trình này cũng làm tăng đáng kể hệ số quay vòng của hàng tồn kho, và kết quả làm giảm lƣợng tồn kho cho toàn bộ hệ thống. (Machael J.Shaw, 2002).
Biểu đồ 3.1 : Mức tồn kho trƣớc và sau khi áp dụng CRP (Machael J.Shaw, 2002)
Cùng với các dữ liệu từ POS, việc ứng dụng CRP đã mang lại hiệu quả đáng kể. Mức tồn kho tại các nhà kho không còn biến động mạnh nhƣ trƣớc mà ổn định với lƣợng háng hóa bán ra, đồng thời lƣợng tồn kho cũng giảm xuống mà vẫn đáp ứng đƣợc yêu cầu dự trữ cho bán hàng. Hình 3.1. Các dự báo dựa trên dữ liệu đƣợc chia sẻ đã giảm đáng kể sự không chắc chắn về các nhu cầu trong ngắn hạn, các kế hoạch bổ sung hàng hóa đƣợc chính xác hơn nhờ dựa trên các thông tin:
- Lƣợng tồn kho thực tế tại các nhà kho - Lƣợng đặt hàng thực tế tại các nhà kho
- Nhu cầu dự kiến tại các cửa hàng (Machael J.Shaw, 2002)
Sự thành công của CRP cho phép Walmart đạt đƣợc các mục tiêu tài chính nhanh hơn. Sản phẩm đƣợc quay vòng nhanh và đƣợc bán ra trƣớc khi Walmart phải thanh toán cho các nhà cung cấp. Những mặt hàng tiêu biểu từ P&G thƣờng chỉ nằm trong kho của Walmart chƣa đầy 8 giờ trƣớc khi đƣợc vận chuyển tới các cửa hàng bán lẻ trong vòng 4 giờ và tại đây, đƣợc bán trong vòng 24 giờ. (Machael J.Shaw, 2002)
Cross Docking
Cross Docking là một kỹ thuật quan trọng để Walmart giảm thiểu lƣợng tồn kho, và tăng tốc độ vận chuyển hàng. Với kỹ thuật này, hàng hóa đƣợc lƣu thông trực tiếp từ các nhà phân phối đến các cửa hàng bán lẻ mà gần nhƣ không dừng hay lại nằm trong trong các kho lƣu trữ nhƣ DC hay kho hàng. Cross docking đƣợc thực hiện tại các trung tâm trung chuyển, có đầu vào để các xe tải đổ hàng từ các nhà cung cấp và đầu còn lại gồm các xe tải chờ để lấy hàng đã phân loại, sẵn sàng vận chuyển đến những cửa hàng bán lẻ đã đƣợc xác định trƣớc. Không gian lƣu trữ tại các trung tâm đƣợc hạn chế tối hiểu và hàng hóa đƣợc di chuyển liên tục, ra vào ngay trong ngày.
Hình 3.2 : Phƣơng thức hàng hóa di chuyển liên tục trong các trạm Cross Docking
Các nhà cung ứng cũng là một thành phần quan trọng trong chu trình này. Họ sử dụng các thông tin đƣợc lấy từ POS, đƣợc truyền qua vệ tinh để nắm rõ lịch trình vận chuyển. Walmart hƣớng dẫn cho các nhà cung cấp cách thức đóng gói các đơn hàng để hàng hóa có thể hoạt động tốt tại các trung tâm trung chuyển của mình. Walmart đã áp dụng rất thành công Cross Docking vào trong hoạt động Logistics. 85% hàng hóa của Walmart đƣợc cung cấp thông qua các trung tâm trung chuyển áp dụng Cross Docking, nhờ đó mà cắt giảm đƣợc chi phí bán hàng từ 2 đến 3% so với mức trung bình của ngành. (Karina Hauser, 2003)