Theo Frank Yawson (2009), xác định nhu cầu đào tạo CBCC trong tổ chức là việc làm cần thiết vì nếu đào tạo CBCC không hợp lý, không phù hợp sẽ gây lãng phí và tác động tiêu cực đến CBCC, không khuyến khích được CBCC thực hiện tốt công việc của mình. Xác định nhu cầu đào tạo nhằm trả lời các câu hỏi chính như: Những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho vị trí công việc? Những kiến thức, kỹ năng cần thiết mà CBCC hiện có? Những kiến thức, kỹ năng còn thiếu của CBCC đối với vị trí công việc? Làm cách nào để xác định đúng những thiếu hụt đó? Những khóa học nào cần tổ chức để khắc phục những thiếu hụt về kiến thức, kỹ năng cho CBCC? Để xác định nhu cầu đào tạo CBCC cần dựa trên các phương pháp sau:
1.2.2.1. Phân tích nhu cầu đào tạo
Phân tích nhu cầu đào tạo là quá trình thu thập và phát triển thông tin để làm rõ nhu cầu cải thiện khả năng thực hiện công việc của CBCC, xác định liệu đào tạo có thực sự cần thiết và là giải pháp thiết thực hay không. Mục đích của phân tích nhu cầu đào tạo là nhằm để loại trừ những chương trình đào tạo không thích hợp, để nhận biết những nhu cầu đào tạo thích hợp còn chưa được đáp ứng và để xác định mục tiêu đào tạo cho các chương trình được vạch ra.
Theo Ngô Thành Can (2013), khi phân tích nhu cầu đào tạo người ta thường bắt đầu từ quan điểm cho rằng kết quả làm việc của CBCC chưa tốt, chưa đáp ứng được yêu cầu công việc nên phải đào tạo. Hầu như các cơ quan, tổ chức chỉ nhận dạng các nhu cầu đào tạo theo phản ứng đối với các vấn đề khi chúng nảy sinh, ví dụ như hiệu quả làm việc thấp. Tuy nhiên, hiệu quả làm việc không như mong muốn của CBCC là
Xác định nhu cầu đào tạo
Xác định mục tiêu đào tạo
Thiết kế chương trình đào tạo Thực hiện chương trình đào tạo
do nhiều nguyên nhân; có những nguyên nhân liên quan đến đào tạo và có cả nguyên nhân không liên quan đến đào tạo.
Các nguồn thông tin phân tích nhu cầu đào tạo: kế hoạch phát triển nguồn nhân lực; các ghi chép về CBCC; các báo cáo đánh giá CBCC; các bản mô tả công việc; sự phàn nàn và phản ứng của người dân; các khuyết điểm, thiếu sót. Các nguồn thông tin này cần được phân tích kỹ nhằm thấy được sự cần thiết phải đào tạo và đào tạo kiến thức hoặc kỹ năng gì cho CBCC. Có 3 cách tiếp cận để phân tích nhu cầu đào tạo là (1) Phân tích ở mức độ cơ quan; (2) Phân tích ở mức độ công việc; (3) Phân tích ở mức độ cá nhân CBCC.
(1) Phân tích ở mức độ cơ quan:
Phân tích ở mức độ cơ quan bao gồm các phân tích về sự ủng hộ, sự hỗ trợ của các cấp lãnh đạo và đồng nghiệp; phân tích về chiến lược phát triển của cơ quan; phân tích về nguồn lực cho đào tạo. Sự thành công của các chương trình đào tạo phụ thuộc vào sự chỉ đạo và quyết tâm của các cấp lãnh đạo. Không có sự ủng hộ, hỗ trợ của các cấp lãnh đạo và đồng sự chắc chắn chương trình đào tạo sẽ phá sản. Có lẽ vì vậy, mà những lý do hay được viện ra nhất để cho rằng việc đào tạo thất bại là không có sự hỗ trợ về quản lý, không có khen thưởng cho những hành vi mới và học viên thiếu động cơ học tập.
Phân tích ở mức độ cơ quan cho thấy công tác đào tạo phải có tính phù hợp với chiến lược phát triển của cơ quan. Đào tạo được coi như là giải pháp hỗ trợ một cách tích cực và có hiệu quả cho kế hoạch phát triển chung của cơ quan. Tất nhiên muốn các hoạt động đào tạo được thực hiện tốt, cơ quan cũng cần phải có đầy đủ các nguồn lực thực sự để đáp ứng những nhu cầu cho hoạt động đào tạo.
(2) Phân tích ở mức độ công việc:
Phân tích ở mức độ công việc là nghiên cứu công việc một cách chi tiết nhằm làm rõ các nhiệm vụ, trách nhiệm và các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng kinh nghiệm đối với người thực hiện công việc. Từ đó tiến hành các chương trình đào tạo phù hợp. Việc phân tích ở mức độ công việc sẽ cho biết loại công việc nào cần được đào tạo với yêu cầu kiến thức, kỹ năng, thái độ ở mức nào.
Phân tích ở mức độ công việc còn giúp đơn giản hóa quá trình đào tạo, bởi nhiều khi có nhiều công việc có chung những yêu cầu năng lực thực hiện công việc giống nhau. Thông thường trong trường hợp này cần sử dụng bản mô tả công việc và
bản yêu cầu đối với người thực hiện là rất hữu ích, sử dụng biểu mẫu phân tích công việc: Liệt kê các nhiệm vụ công việc chính; Xác định mức độ thường xuyên thực hiện các nhiệm vụ, công việc; Tiêu chuẩn mẫu thực hiện công việc; Điều kiện thực hiện công việc; Các kỹ năng cần thiết giảng dạy cho CBCC; Nhiệm vụ sẽ được học, cách thực hiện tốt nhất.
(3) Phân tích ở mức độ cá nhân CBCC:
Phân tích ở mức độ cá nhân CBCC bao gồm các nội dung: đánh giá kết quả công việc của cá nhân CBCC; đánh giá các đặt tính cá nhân như kiến thức, năng lực và thái độ. Việc đánh giá các nội dung này nhằm chỉ ra cá nhân nào cần phải được đào tạo và cần phải đào tạo những kiến thức kỹ năng nào. Phân tích ở mức độ cá nhân là quá trình tìm hiểu CBCC thông qua hồ sơ CBCC được lưu giữ và cập nhật hàng năm. Đặc biệt cần xem xét kết quả thực hiện nhiệm vụ qua các thời kỳ của từng CBCC để so sánh với khả năng thực tế của CBCC đó so với yêu cầu nhiệm vụ đã đặt ra. Thông qua đánh giá công việc của từng CBCC sẽ biết được thực trạng về kiến thức, kỹ năng hiện có của CBCC. Để đánh giá thực hiện công việc của từng cá nhân ta có thể sử dụng nhiều hình thức khác nhau như: xây dựng bảng đánh giá công việc, tổ chức kiểm tra năng lực, bảng câu hỏi… để đánh giá từ trình độ chuyên môn của CBCC đến khả năng làm việc của họ. Thông qua kết quả làm việc của CBCC trong các cơ quan mà lãnh đạo có thể xác định được cơ quan nào làm tốt hay xấu để tìm ra cơ quan hay bộ phận nào cần đào tạo và đào tạo cái gì cho phù hợp.
Tóm lại, phân tích nhu cầu đào tạo là hoạt động vô cùng quan trọng, giúp cho người lãnh đạo đánh giá đúng thực trạng về nguồn nhân lực hiện hữu. Qua hoạt động này sẽ xác định được những điểm yếu, điểm mạnh của lực lượng CBCC để đưa ra các quyết định đúng đắn nhất trong công tác đào tạo. Vì phân tích nhu cầu đào tạo theo cách tiếp cận khác nhau sẽ chỉ ra những vấn đề khác nhau trong công tác đào tạo. Thông qua các hoạt động phân tích như đã trình bày, lãnh đạo cơ quan/bộ phận sẽ có thể xác định được nhu cầu đào tạo của cơ quan mình trong hiện tại cũng như hướng tới tương lai.
1.2.2.2. Xác định nhu cầu đào tạo
Công tác xác định nhu cầu đào tạo được thực hiện tập trung vào hai nhóm đối tượng: (1) Đối với nhóm công chức chuyên môn nghiệp vụ; (2) Đối với nhóm cán bộ lãnh đạo. Cụ thể như sau:
(1) Đối với nhóm công chức chuyên môn nghiệp vụ:
Căn cứ vào tình hình thực hiện công việc, cơ cấu tổ chức của cơ quan để xác định số lượng công chức của từng vị trí công tác, sau đó tổng hợp lại nhu cầu của toàn bộ cơ quan để xác định được nhu cầu đào tạo của cơ quan. Phương pháp này thường được áp dụng và cho kết quả tương đối chính xác.
(2) Đối với nhóm cán bộ lãnh đạo:
Do đặc thù của công việc quản lý nên các cơ quan hành chính nhà nước cần phải xây dựng được quy hoạch các chức danh chủ chốt nhằm thay thế cán bộ lãnh đạo khi cần thiết. Việc xác định nhu cầu đào tạo đối với nhóm này cũng nhằm xác định được các điểm mạnh, điểm yếu của các cán bộ lãnh đạo hiện tại để có thể dự đoán khả năng miễn nhiệm, luân chuyển hoặc đề bạt lên những chức vụ cao hơn.
Sau khi đã xác định được nhu cầu đào tạo, cơ quan cần chuyển các nhu cầu đào tạo này sang các mục tiêu đào tạo hoặc những mong đợi của cơ quan đối với kết quả đào tạo. Những mục tiêu này sẽ được sử dụng để xác định các chương trình, nội dung, các hình thức tiến hành và đối tượng tham gia các khóa đào tạo.
1.2.2.3. Lựa chọn đối tượng đào tạo
Theo Frank Yawson (2009), xác định đối tượng đào tạo là lựa chọn những người cụ thể, bộ phận nào, đang làm công việc gì để đào tạo. Lựa chọn đối tượng đào tạo phải luôn tuân theo kết quả của công tác xác định nhu cầu đào tạo. Vì vậy đối tượng đào tạo cũng được chia thành 2 nhóm: (1) Nhóm công chức chuyên môn nghiệp vụ; (2) Nhóm cán bộ lãnh đạo.
Tuy nhiên, số lượng CBCC cũng là yếu tố quan trọng cần xem xét khi lựa chọn chương trình đào tạo, các chương trình đào tạo sẽ có hiệu quả hơn khi số lượng học viên hợp lý.