3.2.1.1. Hoàn thiện việc xác định mục tiêu đào tạo
Trước hết để thực hiện tốt công tác xác định mục tiêu đào tạo, UBND huyện phải xây dựng được mục tiêu về nhân sự trong tương lai. Từ mục tiêu của chiến lược phát triển CBCC, UBND triển khai đến các cơ quan trực thuộc, Thủ trưởng các cơ quan trực thuộc đánh giá thực trạng chất lượng CBCC hiện tại nhằm xác định được từng mặt mạnh, mặt yếu của CBCC đơn vị mình. Từ kết quả đánh giá CBCC, Thủ trưởng đơn vị đặt ra câu hỏi là cơ quan sẽ làm gì giúp CBCC đơn vị mình nâng cao chất lượng hơn. Trả lời được câu hỏi này, Thủ trưởng đơn vị sẽ có định hướng đề xuất mục tiêu đào tạo của đơn vị mình lên UBND huyện. Tập hợp các mục tiêu này, UBND huyện sẽ xác định được mục tiêu đào tạo tại huyện một cách bao quát hơn và dễ thực hiện hơn.
Đối với việc xác định mục tiêu đào tạo cho từng khóa học riêng lẻ, việc đề ra được mục tiêu chi tiết đối với từng trường hợp, từng đối tượng cụ thể là cần thiết. Ví
dụ, đối với đào tạo công chức chuyên môn thì người xây dựng chương trình cần phải đưa ra được mục tiêu là công chức chuyên môn sẽ đạt được điều gì sau khi tham gia khóa học. Những mục tiêu này vừa là những tiêu chí cụ thể định hướng cho việc triển khai đào tạo, vừa là căn cứ để đánh giá khi kết thúc khóa học. Căn cứ vào mục tiêu, các cơ quan có thể đánh giá hiệu quả đào tạo một cách chính xác hơn. Mặt khác, khi xác định được mục tiêu rõ ràng thì CBCC sẽ có động lực cố gắng để đạt được mục tiêu đó. Đối với đào tạo cán bộ lãnh đạo, quản lý thì mục tiêu có thể đặt ra là: khả năng phân công, sắp xếp công việc, khả năng quan hệ giao tiếp, khả năng ngoại ngữ, kỹ năng trình bày, khả năng tư duy, khả năng lập kế hoạch và ra quyết định. Sau đây là một số gợi ý về xây dựng các tiêu chí để đạt được mục tiêu:
Bảng 3.4. Chỉ tiêu đánh giá mức độ thực hiện mục tiêu đào tạo
Chỉ tiêu định tính Chỉ tiêu định lượng
- CBCC tham gia khóa học Trung cấp chính trị phải đạt được các kiến thức cơ bản về Chủ nghĩa xã hội khoa học,
- Phát biểu và giải thích được các nội dung cơ bản Tư tưởng Hồ Chí Minh
- 100% CBCC đều có bằng trung cấp chính trị.
- 100% CBCC đều phát biểu được các nội dung cơ bản về các môn học trong khóa học.
(Nguồn: Tác giả đề xuất)
3.2.1.2. Hoàn thiện việc xác định nhu cầu đào tạo
Việc xác định nhu cầu đào tạo là xác định mục tiêu cần được đào tạo cái gì, lĩnh vực kiến thức và kỹ năng nào cần được chú trọng. Các cơ quan phải tiến hành phân tích công việc để xác định nhu cầu phát sinh do những vấn đề liên quan đến kết quả công việc. Dựa vào phân tích công việc để có thể xác định chính xác nhu cầu đào tạo CBCC. Muốn làm được điều này, các cơ quan phải tiến hành các hoạt động phân tích công việc, bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn chức danh một cách khoa học.
Thực hiện phân tích công việc để xây dựng hồ sơ cho mỗi nhóm chức danh trong cơ quan bằng cách:
+ Xác định loại kỹ năng cần thiết của nhóm chức danh, xác định nhiệm vụ cần làm trong quá trình làm việc, sử dụng phương pháp phân tích công việc để phân loại và xác định kỹ năng;
+ Xác định số lượng loại kỹ năng: căn cứ số lượng nhiệm vụ cần hoàn thành để đánh giá khối lượng công việc trong mỗi nhiệm vụ;
+ Xác định các cách thức khác nhau để đáp ứng được kỹ năng, có thể thực hiện qua việc nâng cao khả năng để tự đảm nhận công việc, hoặc tuyển dụng mới;
Việc đánh giá, xác định nhu cầu đào tạo còn được thực hiện qua quan sát ghi chép quá trình CBCC thực hiện nhiệm vụ. Đây là phương pháp đơn giản nhưng cũng rất hiệu quả. Qua phương pháp này, các cơ quan sẽ biết được những vấn đề họ gặp phải khi thực hiện hay cần có những cải tiến trong quy trình thực hiện, sự khác nhau giữa yêu cầu và thực tế công việc để chỉ ra nhu cầu đào tạo của CBCC. Nhằm thực hiện công tác đánh giá công việc có hiệu quả, các cơ quan phải lựa chọn phương pháp đánh giá để xác định khoảng cách giữa kết quả thực hiện công việc so với yêu cầu đề ra. Để so sánh được, UBND cần có bản tiêu chí chuẩn để đánh giá kết quả công việc như số lượng và chất lượng công việc hoàn thành, tinh thần, thái độ làm việc,… Việc xác định nhu cầu đào tạo thông qua đánh giá kết quả công việc được tác giả đề xuất qua bảng sau:
Bảng 3.5. Đánh giá kết quả công việc để xác định nhu cầu đào tạo Tên/ vị trí công tác:………. Đơn vị:……….
Tiêu chí đánh giá Không
áp dụng
Cần hoàn thiện
Không cần hoàn thiện
1. Kiến thức về chuyên môn 2. Sử dụng ngoại ngữ
3. Tiếp nhận thông tin phản hồi 4. Giám sát hay bị giám sát 5. Các quyết định trong quản lý
6. Quan hệ với đồng nghiệp và bên ngoài 7. Tổ chức và tham dự cuộc họp
8. Tự chủ hay lệ thuộc lẫn nhau 9. Khả năng chịu áp lực từ công việc 10. Khả năng sử dụng trang thiết bị VP
(Nguồn: chỉnh sửa từ Nguyễn Văn Phượng, 2014)
3.2.1.3. Hoàn thiện nội dung đào tạo
UBND huyện cần đa dạng nội dung các chương trình đào tạo cho phù hợp với mục tiêu của từng khóa học. Nội dung của kiến thức đào tạo cần có nhiều câu hỏi tình huống và thảo luận nhóm gắn với hoạt động thực tế tại từng cơ quan, đơn vị. Các nội dung gợi ý cần tiếp tục hoàn thiện nhằm đào tạo nâng cao chất lượng CBCC hiện nay:
- Lý luận chính trị:
+ Trang bị trình độ lý luận chính trị theo tiêu chuẩn quy định các chức danh cán bộ, ngạch công chức và lãnh đạo quản lý;
+ Tổ chức phổ biến các văn kiện, nghị quyết của Đảng; bồi dưỡng cập nhật, nâng cao trình độ lý luận theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.
- Kiến thức, kỹ năng quản lý nhà nước:
+ Trang bị kiến thức, kỹ năng quản lý nhà nước theo chương trình quy định cho công chức các ngạch và theo chức vụ lãnh đạo, quản lý;
+ Bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng quản lý chuyên ngành và vị trí việc làm theo chế độ bồi dưỡng bắt buộc tối thiểu hàng năm;
+ Bồi dưỡng văn hóa công sở, kỹ năng mềm.
- Tin học, ngoại ngữ chuyên ngành; tiếng dân tộc cho CBCC công tác tại các vùng có dân tộc thiểu số sinh sống.
- Đào tạo trình độ trung cấp cao đẳng, đại học, sau đại học cho CBCC.
3.2.1.4. Lựa chọn hình thức và phương pháp đào tạo a. Tiếp tục sử dụng các phương pháp đào tạo hiện tại
- Đào tạo tại chỗ
+ Đối với cán bộ quản lý: UBND nên thường xuyên cử cán bộ quản lý có kinh nghiệm kèm cặp, giúp đỡ cán bộ trẻ, có năng lực; luân chuyển công tác để họ tiếp cận với nhiều công việc, nhiều lĩnh vực khác nhau.
+ Đối với công chức: UBND nên sử dụng hình thức đào tạo tại chỗ theo kiểu chỉ dẫn công việc, kèm cặp, chia sẻ kinh nghiệm.
- Đào tạo ban đầu
+ UBND huyện nên đào tạo ban đầu đối với công chức, nhân viên mới tuyển vào để họ có những kỹ năng thực hiện công việc thông qua tập sự thử việc trước khi bố trí vào công việc cụ thể.
- Đào tạo ngoài công việc
+ UBND nên sử dụng phương pháp đào tạo ngoài công việc như tham gia các lớp tập huấn, chuyên đề, hội thảo để những nhà quản lý có thể trực tiếp chia sẻ kinh nghiệm trong chuyên môn. Nội dung đào tạo là trang bị những kỹ năng ra quyết định, giải quyết vấn đề, xây dựng đội nhóm, nghệ thuật lãnh đạo.
+ Thường xuyên cử các cán bộ quản lý để tham dự các hội nghị, hội thảo để chia sẻ và nắm bắt kinh nghiệm.
b. Áp dụng phương pháp đào tạo mới
- Ngoài những hình thức đào tạo truyền thống, UBND huyện cần đa dạng hóa loại hình đào tạo nhằm tạo điều kiện để CBCC có cơ hội nâng cao trình độ và tri thức của mình.
- Đào tạo theo mô hình mẫu: hình thức này áp dụng cho cả công chức, nhân viên và cán bộ lãnh đạo. Học viên xem video trong đó có trình bày mẫu cách thức thực hiện một vấn đề nhất định cần nghiên cứu. Ví dụ: cách chào hỏi, ăn mặc, tác phong phục vụ nhân dân như thế nào. Theo đó, người học sẽ làm theo mẫu và người hướng dẫn sẽ chỉ ra những lỗi cần khắc phục, những kỹ năng được học sẽ khuyến khích áp dụng vào giải quyết trong công việc….
- Đào tạo theo phương pháp cố vấn: phương pháp này sẽ thu hút được những người hướng dẫn giỏi, cung cấp các chỉ dẫn thực tế. Học viên sẽ nâng cao được khả năng giao tiếp, tạo ra “người đỡ đầu” cho nhân viên.
Việc áp dụng nhiều phương pháp đào tạo khác nhau sẽ giúp cho bộ phận làm công tác đào tạo so sánh được những ưu và nhược điểm của mỗi phương pháp để từ đó lựa chọn được những phương pháp đào tạo hiệu quả nhất cho đơn vị mình. Tuy nhiên, để công tác đào tạo thực sự hiệu quả bộ phận làm công tác này cần lưu ý một số nguyên tắc như:
- Khi bắt đầu đào tạo phải cung cấp cho học viên những kiến thức chung về các vấn đề sẽ học. Điều này sẽ giúp cho học viên nắm được một cách tổng quát nội dung, trình tự của chương trình đào tạo.
-Sử dụng nhiều ví dụ minh họa khi cung cấp cho học viên các tư liệu, kiến thức mới. Điều này giúp cho học viên dễ dàng tiếp thu các kiến thức mới, hiểu các vấn đề một cách có hệ thống, cơ quan nên thường xuyên khuyến khích học viên ôn tập, củng cố kiến thức đã học.
- Học viên tiếp thu kiến thức bằng thực hành sẽ mau nhớ. Vì vậy trong quá trình đào tạo cố gắng cho học viên thực hành thực tế càng nhiều càng tốt. Thực hành và ôn luyện là phương pháp quan trọng để học các kỹ năng mới.
3.2.1.5. Tăng cường đánh giá hiệu quả sau đào tạo
Hiệu quả luôn được xem là một trong những yếu tố chính quyết định sự thành công của các chương trình đào tạo. Nó chủ yếu xác định kết quả đào tạo - lượng kiến thức, kỹ năng CBCC tiếp thu được từ khoá học và mức độ ứng dụng vào công việc của mình tại cơ quan, đơn vị.
Việc đánh giá có thể gồm các gợi ý sau:
- CBCC có hài lòng với khoá học mà mình tham gia không?. - CBCC học được gì từ khoá học?
- CBCC có ứng dụng vào công việc của mình sau khi tham gia đào tạo hay không? - Chương trình đào tạo có ảnh hưởng như thế nào đối với cơ quan, đơn vị? Các cơ quan chủ động đánh giá kết quả đào tạo ngay sau khi hoàn thành qua việc đặt ra các câu hỏi như gợi ý trên. Qua kết quả khảo sát các cơ quan sẽ đánh giá mức độ thành công cũng như ưu nhược điểm của từng chương trình đào tạo để rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau.
Như đã phân tích, đánh giá kết quả đào tạo là đánh giá một quá trình từ đào tạo cho đến sau đào tạo. Do đó bên cạnh đánh giá chương trình đào tạo các cơ quan còn theo dõi mức độ hoàn thành công việc, thái độ, tác phong làm việc trước và sau khi đào tạo của CBCC tại đơn vị mình. Thường xuyên thực hiện công tác tổng kết, đánh giá mức độ ảnh hưởng sau khi đào tạo đến hiệu quả công việc. Các cơ quan nên đo lường việc thực hiện và hoàn thành công việc của CBCC qua bảng 3.3 gợi ý sau:
Bảng 3 6. Phiếu đánh giá nhân viên
Họ và tên nhân viên:...Công việc……...Bộ phận:……...
Xếp loại Tiêu chí
Tốt Khá T.bình Yếu Kém
Ghi chú
- Khối lượng công việc hoàn thành - Chất lượng công việc thực hiện
-Tinh thần, thái độ, hành vi, tác phong - Tổng hợp kết quả
(Nguồn: Tác giả đề xuất)
Các cơ quan, đơn vị tổng hợp kết quả đánh giá của từng CBCC thuộc đơn vị mình, sau đó gởi lên cơ quan thẩm quyền cấp trên phê duyệt. Từ đó UBND huyện xây dựng cơ chế thưởng, phạt cho phù hợp. Nếu CBCC thực hiện tốt công việc thì có chính sách biểu dương, khen thưởng thích đáng, nếu chưa tốt thì phạt hoặc có chính sách đào tạo lại để họ hoàn thành công việc tốt hơn.