Thực chất đây là giai đoạn lập kế hoạch và phát triển chương trình đào tạo. Hoạt động lập kế hoạch cần phải dựa trên các mục tiêu, các điều kiện ràng buộc; thiết kế, phổ biến và hậu cầu; xác định chiến lược tối ưu; và lập kế hoạch tổng quát. Các nhà nghiên cứu cho rằng một kế hoạch tốt cần phải rõ ràng về mục tiêu đào tạo. Các mục tiêu cần được xây dựng theo kỹ thuật SMART: Specific (Cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Có thể đạt được, vừa sức), Realistic (Thực tiễn, khả thi), Time-bound (Thời hạn) (Ngô Thành Can, 2013).
Nội dung kế hoạch tổng quát phát triển quá trình đào tạo bao gồm: Quan điểm của Lãnh đạo về đào tạo; Tên của chương trình đào tạo; Các mục tiêu của chương trình đào tạo; Nội dung cụ thể của chương trình đào tạo; Thứ tự giảng dạy và tài liệu hướng dẫn; Xác định nhu cầu, đối tượng đào tạo; Ai thực hiện đào tạo, thời gian, chi phí; Hình thức, phương pháp đào tạo; Chính sách môi trường sau đào tạo.
Khi thiết kế chương trình đào tạo cần phải chú ý đến các bước: xây dựng chương trình đào tạo, lựa chọn phương pháp đào tạo và dự tính chi phí đào tạo. Các bước này sẽ được trình bày tiếp sau đây.
1.2.4.1. Xây dựng chương trình đào tạo
Trước hết việc xây dựng chương trình đào tạo phải phù hợp với mục tiêu đào tạo, đối tượng và nội dung đào tạo. Trong một chương trình đào tạo có thể áp dụng nhiều phương pháp đào tạo khác nhau cho những đối tượng khác nhau. Xác định cụ thể hình thức, chế độ học tập, phương án bố trí khóa học, tài liệu tham khảo, phương
pháp dạy, hình thức kiểm tra. Cần phải có kế hoạch cụ thể, rõ ràng về nội dung giảng dạy cũng như thời gian đào tạo. Đồng thời cần chú ý đến các yếu tố cụ thể như: quy mô cơ quan, xu hướng phát triển của kỹ thuật công nghệ, trình độ hiện có của CBCC. Trong đó, nhân tố quan trọng là điểm giá trị quản lý và nhận thức tầm quan trọng của đào tạo và bồi dưỡng ở người lãnh đạo.
Theo Ngô Thành Can (2013), khi xây dựng chương trình đào tạo cần phải đảm bảo tuân thủ theo công thức PRACTICE: Practical (Tính thực tế), Relevant (Liên quan), Applicable (Tính áp dụng), Current (Hiện hành, mới đây), Time limit (Giới hạn thời gian), Important (Quan trọng), Challenging (Thách thức), Elective (Tuyển chọn, tổng hợp).
1.2.4.2. Lựa chọn phương pháp đào tạo
Các phương pháp đào tạo hay kỹ thuật đào tạo phải phù hợp với việc giảng dạy các nội dung đào tạo khác nhau. Fank Yawson (2009) cho rằng có 2 phương pháp đào tạo cơ bản: đào tạo tại nơi làm việc (on-the-job training) và đào tạo ngoài nơi làm việc (off-the-job-training):
Đào tạo tại nơi làm việc bao gồm các phương pháp sau:
- Đào tạo theo kiểu kèm cặp công việc: Đây là phương pháp phổ biến dùng để dạy các kỹ năng thực hiện công việc. Người học được nắm kỹ năng qua quan sát, trao đổi, học hỏi dưới sự hướng dẫn của những chuyên gia đầu ngành, người quản lý, CBCC có kinh nghiệm hơn. Quá trình đào tạo bắt đầu bằng sự giới thiệu và giải thích của người dạy về mục tiêu của công việc và chỉ dẫn tỉ mỉ, theo từng bước về cách quan sát, trao đổi, học hỏi và làm thử cho tới khi thành thạo dưới sự hướng dẫn và chỉ dẫn chặt chẽ của người dạy. Phương pháp này được áp dụng đào tạo CBCC chuyên môn và lãnh đạo.
- Đào tạo theo kiểu học nghề: Học viên bắt đầu học lý thuyết sau đó được làm việc dưới sự hướng dẫn của người làm việc tốt, học viên được thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực cần học cho tới khi thành thạo tất cả các kỹ năng của nghề. Phương pháp này dùng để dạy một nghề hoàn chỉnh cho người lao động và là phương pháp phổ biến tại Việt Nam hiện nay.
- Đào tạo ban đầu: Nhằm cung cấp kỹ năng thực hiện công việc cho những người trước khi bố trí họ vào công việc cụ thể.
- Đào tạo theo phương pháp cố vấn: Thu hút những người hướng dẫn giỏi cung cấp các chỉ dẫn thực tế, nâng cao được khả năng giao tiếp, tạo người “đỡ đầu” cho nhân viên. Tuy nhiên, phương pháp này tốn thời gian của người hướng dẫn, tạo ra sự ỷ lại, ghen tỵ và so sánh.
- Luân chuyển công việc: Học viên được luân chuyển làm những công việc khác nhau nhằm cung cấp những kiến thức và kinh nghiệm ở nhiều vị trí công tác. Phương pháp này thường được áp dụng cho cán bộ lãnh đạo, quản lý vì nó tạo ra sự hứng thú cho CBCC nhờ thay đổi công việc nên tránh sự nhàm chán trong công việc. Học viên được đào tạo nhiều kỹ năng, tránh được tình trạng trì trệ, dễ dàng thích ứng với các công việc khác nhau. Cơ quan, tổ chức có thể phân công bố trí CBCC linh hoạt hơn, phối hợp hoạt động của các phòng ban có hiệu quả cao hơn và CBCC có khả năng thăng tiến cao hơn. Mặt khác, phương pháp này cũng giúp học viên phát hiện ra các điểm mạnh, điểm yếu của chính mình và có kế hoạch đầu tư phát triển nghề nghiệp phù hợp hơn. Có thể thực hiện phương pháp này theo 3 cách:
+ Chuyển đối tượng đào tạo đến nhận cương vị quản lý ở một bộ phận khác trong tổ chức nhưng vẫn với chức năng và quyền hạn cũ.
+ Người quản lý được cử đến nhận cương vị công tác mới ngoài lĩnh vực chuyên môn của họ.
+ Người quản lý được bố trí luân phiên công việc trong phạm vi nội bộ một lĩnh vực.
Đào tạo ngoài nơi làm việc bao gồm các phương pháp đào tạo sau:
- Cử đi học trường lớp chính quy: Nhằm giúp học viên được trang bị cả lý thuyết lẫn thực hành. Học viên phải theo học dưới sự giảng dạy của giảng viên chuyên trách và chịu sự giám sát chặt chẽ thông qua các kỳ thi sát hạch tại trường. Tuy nhiên, phương pháp này tốn nhiều thời gian và kinh phí.
- Tổ chức ra các lớp cạnh cơ quan: Đối với những lĩnh vực tương đối phức tạp, hoặc các công việc có tính chất đặc thù, thì việc đào tạo bằng kèm cặp không đáp ứng được yêu cầu cả về số lượng và chất lượng. Do đó, cơ quan có thể tổ chức các lớp đào tạo với các phương tiện và trang thiết bị dành riêng cho học tập. Phần lý thuyết giảng dạy tập trung do các CBCC có trình độ chuyên môn giỏi phụ trách lĩnh vực thực hiện. Phần thực hành được tiến hành ngay tại nơi làm việc do các người có trình độ chuyên môn tốt hướng dẫn.
- Tổ chức các buổi hội nghị, hội thảo: Có thể tổ chức tại trụ sở cơ quan hoặc cơ sở bên ngoài, có thể tổ chức riêng hoặc kết hợp với các chương trình đào tạo khác. Trong các buổi giảng bài, giáo viên cập nhật những thông tin, kiến thức còn thảo luận thì đi sâu vào các chủ đề dưới sự hướng dẫn của người lãnh đạo nhóm và qua đó họ học được các kiến thức, kinh nghiệm cần thiết.
- Phương pháp mô phỏng: Phương pháp này sử dụng các dụng cụ đào tạo được mô phỏng giống như thực tế.
- Đào tạo theo kiểu chương trình hóa, với sự trợ giúp của máy tính: Đây là phương pháp đào tạo kỹ năng hiện đại mà nhiều tổ chức hiện nay sử dụng rộng rãi. Trong phương pháp này, các chương trình đào tạo được viết sẵn trên đĩa mềm của máy tính, người học thực hiện theo các hướng dẫn của máy tính. Phương pháp này có thể sử dụng để đào tạo rất nhiều kỹ năng mà không cần có người dạy.
- Phương pháp nhập vai: Sử dụng các tình huống hoặc vấn đề nan giải có thực đã xảy trong tổ chức hoặc tổ chức khác tương tự hay hư cấu sau đó phân vai một cách tự nhiên cho các học viên để giải quyết vấn đề.
- Đào tạo theo phương thức từ xa: Đây là phương thức đào tạo mà người dạy và người học không trực tiếp gặp nhau tại một địa điểm và cùng thời gian mà thông qua phương tiện nghe nhìn trung gian. Ưu điểm của phương pháp này là người học có thể chủ động bố trí thời gian học tập cho phù hợp với kế hoạch cá nhân, người học ở các địa điểm xa trung tâm đào tạo có thể tham gia những khóa học, chương trình đào tạo có chất lượng cao. Tuy nhiên, hình thức đào tạo này đòi hỏi các cơ sở đào tạo phải có tinh chuyên môn hóa cao, chuẩn bị bài giảng và chương trình đào tạo phải có sự đầu tư lớn. - Mô hình hóa hành vi: Sử dụng băng video được soạn thảo đặc biệt để minh họa cho các học viên thấy các nhà quản trị giỏi đã xử sự như thế nào trong các tình huống đó.
- Đào tạo kỹ năng xử lý công văn, giấy tờ: Đây là một kiểu bài tập, trong đó người quản lý nhận được một loạt các tài liệu, các bản ghi nhớ, các tường trình, báo cáo, lời dặn dò của cấp trên và các thông tin khác mà một người quản lý có thể nhận được khi vừa tới nơi làm việc và họ có trách nhiệm phải xử lý nhanh chóng và đúng đắn. Phương pháp này giúp cho người quản lý học tập cách ra quyết định nhanh chóng trong công việc hằng ngày.
- Phương pháp trò chơi quản trị: Là mô phỏng các tình huống thường xảy ra trong công việc, học viên giữ các vai khác nhau trong tổ chức để xử lý vấn đề.
1.2.4.3. Dự tính chi phí đào tạo
Dự tính chi phí đào tạo là một nội dung không thể thiếu trong thiết kế chương trình đào tạo. Chi phí cho công tác đào tạo có thể được huy động từ nhiều nguồn khác nhau. Do đó khi dự tính chi phí đào tạo phải thể hiện được các nội dung chi và được chi từ nguồn nào. Như vậy chi phí đào tạo có thể bao gồm các khoản sau:
- Chi phí cho các phương tiện vật chất kỹ thuật cơ bản như: khấu hao tài sản cố định phục vụ đào tạo, phát triển, trang thiết bị kỹ thuật, thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập.
- Chi phí cho đội ngũ cán bộ, giảng viên làm công tác giảng dạy, đào tạo, phát triển như: chi phí cho cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên phục vụ…
- Tiền trả cho các tổ chức, cá nhân mà tổ chức thuê họ đào tạo.
- Chi phí cơ hội: đây là loại chi phí khó xác định bao gồm chi phí cơ hội của tổ chức và chi phí cơ hội của học viên.