3.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Công ty thực hiện mô hình quản lý doanh nghiệp theo hình thức công ty cổ phần bao gồm: Đại hội đồng cổ đông, Ban kiểm soát, Hồi đồng quản trị, Ban điều hành đứng đầu là Giám đốc. Mô hình quản trị được xây dựng trên nguyên tắc phân công, quản lý theo các chức năng công việc, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.
`
Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính
Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty 3.1.3.2 Chức năng của từng bộ phận
a) Đại hội đồng cổ đông
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty, được tổ chức và hoạt động theo quy định của Pháp luật và Điều lệ của Công ty.
b) Hội đồng quản trị
Hồi đồng quản trị là cơ quan có đầy đủ quyền hạn thực hiện quyền nhân danh Công ty do Đại hồi đồng cổ đông bầu ra. Hội đồng quản trị chỉ đạo ban điều hành báo cáo tình hình hoạt động của Công ty hàng tháng về hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình nhân sự, đầu tư trang thiết bị hàng tháng. Gồm 7 người: Chủ tịch và 6 ủy viên.
Phân Xưởng I Phân Xưởng II Phòng Kế Hoạch Kinh Doanh Phòng Kế Toán Tài Chính Phòng Tổ Chức Hành Chính VPĐD tại TP. HCM Phân Xưởng IV Phân Xưởng V PHÓ GIÁM ĐỐC XUẤT NHẬP KHẨU PHÓ GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
BAN KIỂM SOÁT GIÁM ĐỐC
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
c) Ban kiểm soát
Gồm 3 thành viên, do Hội đồng cổ đông bầu ra, có nhiệm vụ thay mặt cổ đông giám sát tất cả hoạt động quản trị và điều hành của Công ty. Thực hiện các quyền và nhiệm vụ theo quy định của Pháp luật và Điều lệ Công ty.
d) Ban giám đốc
Ban giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, gồm 4 người: Giám đốc, phó giám đốc kinh doanh, phó giám đốc sản xuất và phó giám đốc xuất nhập khẩu. Trong đó: giám đốc là người đại diện theo pháp luật, điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty, theo mục tiêu, kế hoạch và các Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng quản trị phù hợp với Điều lệ Công ty; chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Các phó giám đốc phụ trách thực hiện các công việc được giám đốc phân công hoặc ủy quyền.
e) Phòng Kế hoạch Kinh doanh
Đây là bộ phận hỗ trợ cho ban giám đốc xây dựng các kế hoạch kinh doanh của Công ty, thực hiện các giao dịch kinh doanh, mua bán hàng hóa phục vụ cho xuất khẩu, theo dõi hoạt động thanh toán của khách hàng, đồng thời là nơi hoàn thiện bộ chứng từ xuất khẩu.
f) Văn phòng đại diện
Thực hiện giao dịch mua bán, quản lý và chăm sóc khách hàng, tổ chức giao nhận hàng xuất khẩu của công ty, lập bộ chừng từ xuất khẩu và theo dõi thanh toán tất cả các hợp đồng, thuê tàu vận chuyển hàng đến Cảng theo hợp đồng.
g) Phòng Kế toán Tài chính
Có nhiệm vụ tổ chức công tác hạch toán kế toán và bộ máy kế toán toàn Công ty theo quy định của pháp luật. Xây dựng và thực hiện các kế hoạch tài chính ngắn hạn và dài hạn, tham mưu, đề xuất và quản lý hiệu quả sử dụng vốn. Xây dựng và quản lý theo các quy định về quản lý tài chính. Lập các báo cáo tài chính, các báo cáo thuế và các tài liệu liên quan đến thuế.
h) Phòng Tổ chức Hành chính
Phòng ban có trách nhiệm: Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân sự theo luật và quy chế công ty. Ngoài ra còn kiểm tra,
đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế công ty và làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc công ty.
i) Các phân xưởng
Là bộ phận sản xuất, thực hiện việc thu mua và chế biến gạo thành phẩm phục vụ cho buôn bán trong nước và xuất khẩu.
3.1.4 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh
Hoạt động kinh doanh xuất khẩu gạo của công ty được tổ chức theo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2000 chia thành 4 khâu quan trọng:
1. Ký kết hợp đồng
2. Triển khai thực hiện hợp đồng và bán hàng 3. Xử lý khiếu nại của khách hàng
4. Đo lường sự thõa mãn của khách hàng.
a) Quy trình ký kết hợp đồng xuất khẩu của công ty:
Bước 1: Tổng hợp nhu cầu, đơn hàng khách hàng Bước 2: Xem xét khả năng đáp ứng hàng hóa Bước 3: Quyết định khả năng đáp ứng
Bước 4: Lập thông báo giá Bước 5: Duyệt thông báo giá
Bước 6: Thông báo giá cho khách hàng Bước 7: Đàm phán ký kết hợp đồng Bước 8: Tiến hành ký kết
Bước 9: Triển khai thực hiện hợp đồng
Bước 10: Ghi nhận yêu cầu sửa đổi bổ sung từ khách hàng Bước 11: Đàm phán ký kết phụ kiện hợp đồng
Bước 12: Lưu hồ sơ
b) Quy trình triển khai thực hiện hợp đồng và bán hàng:
Bước 1: Nhận thông báo tàu đến từ nhà xuất khẩu hay hãng tàu Bước 2: Đàm phán hợp đồng, gửi hợp đồng ngoại cho nhà máy
Bước 3: Làm đơn yêu cầu giám định (bao gồm thời gian, địa điểm, các chỉ tiêu giám định, ít nhất 10 ngày trước khi giao hàng )
Bước 4: Thông báo giao hàng (về số lượng, chủng loại, bao bì, quy cách, thời gian, địa điểm, tên tàu, tên cơ quan giám định, trước 5 ngày tàu đến)
Bước 5: Duyệt thông báo giao hàng
Bước 6: Gửi đơn giao hàng cho nhà máy hoặc nhà cung ứng
Bước 7: Nhận giấy giám định, theo dõi tiến độ giao hàng (về số lượng hàng lên tàu, trên mạn tàu, đang đi đường…)
Bước 8: Giao hàng lên tàu
Bước 9: Hoàn tất bộ chứng từ giao hàng
Bước 10: Lập chứng từ, xuất trình cho ngân hàng, yêu cầu ngân hàng gửi chứng từ hàng xuất
Bước 11: Kiểm duyệt chứng từ
Bước 12: Theo dõi tiến độ thanh toán
Bước 13: Lưu hồ sơ
c) Xử lý khiếu nại của khách hàng:
Khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu, mà nhà nhập khẩu (người mua) khiếu nại đòi bồi thường thì công ty luôn có thái độ nghiêm túc, thận trọng trong việc xem xét yêu cầu của khách hàng. Căn cứ để giải quyết khiếu nại là các biên bản giám định của cơ quan thứ ba đồng thời phải xem xét các yêu cầu khiếu nại có đầy đủ, chặt chẽ và còn trong thời hạn hiệu lực hay không. Nếu khiếu nại có cơ sở thì cần tìm hướng giải quyết hợp lý và rút kinh nghiệm cho các đợt tới.
b) Đo lường sự thỏa mãn của khách hàng:
Sau khi xử lý tất cả các khiếu nại của khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ gửi e-mail hoặc gọi điện thoại cho khách hàng để thăm dò mức độ hài lòng của họ để báo cáo lên cấp trên cũng như rút kinh nghiệm hoàn thiện các thiếu xót. Sự đo lường này giúp Công ty gắn kết với khách hàng hơn và nâng cao uy tín cũng như sự tin tưởng của đối tác đối với doanh nghiệp trong các lần hợp tác tiếp theo.
3.2 TÌNH HÌNH XUẤT KHẨU TRÊN ĐỊA BÀN
Kiên Giang nằm trong vùng kinh tế trọng điểm đồng bằng sông Cửu Long, sản xuất lúa trên địa bàn tỉnh góp phần quan trọng làm nên “bồ lúa lớn” của vựa lúa to nhất nước. Đặc biệt, trong những năm gần đây, Kiên Giang liên tục là tỉnh dẫn đầu các tỉnh Đồng Bằng Sông Cửu Long về gạo xuất khẩu.
loại, đạt kim ngạch 445 triệu USD, tăng 35,69% về kim ngạch và tăng 17,24% về sản lượng so cùng kỳ năm 2010. Năm 2011, Kiên Giang cũng là tỉnh dẫn đầu cả nước về xuất khẩu gạo, chiếm 13,53% tỷ trọng sản lượng gạo xuất khẩu.
Bảng 3.1 Sản lượng gạo xuất khẩu trên địa bàn tỉnh Kiên Giang từ 2012 đến 6 tháng đầu năm 2014 Năm Cả nước (nghìn tấn) Kiên Giang (nghìn tấn) Tỷ trọng của Kiên Giang so với cả nước (%) 2011 7.105,00 961,00 13,53 2012 7.563,00 1.015,00 13,42 2013 6.587,00 1.020,00 15,49 6th/2013 3.485,00 537,81 15,43 6th/2014 3.003,00 331,67 11,04
Nguồn: Tổng hợp từ Tổng cục Hải quan Việt Nam, Hiệp hội Lương thực Việt Nam và Website Kiên Giang
Hoạt động xuất khẩu gạo của tỉnh Kiên Giang năm 2012 gặp nhiều khó khăn. Mặt hàng gạo chịu áp lực cạnh tranh về giá bán với các nước có xuất khẩu trong khu vực, mặt hàng gạo xuất khẩu đạt được sản lượng 1,015 triệu tấn, chiếm 13,42% lượng gạo xuất khẩu cả nước. Bước sang năm 2013, gạo xuất khẩu đạt 1,020 triệu tấn, chiếm 15,49% sản lượng gạo xuất khẩu cả nước và tăng 0,49% so với cùng kỳ nhưng tốc độ tăng này không đáng kể. Nguyên nhân là do nguồn cung thừa và nhu cầu giảm trên thị trường thế giới, sự cạnh tranh gay gắt giữa các nguồn cung cấp. Trong 6 tháng đầu năm 2014, do ảnh hưởng bởi sức ép cạnh trạnh thị trường và áp lực bán hạ giá của Thái Lan, tình hình xuất khẩu gạo trên địa bàn tỉnh vẫn còn gặp nhiều khó khăn. Mặt hàng gạo xuất khẩu chỉ đạt 331.670 tấn (chiếm 11,04% sản lượng cả nước), sụt giảm đáng kể so cùng kỳ, giảm 38,33%.
Tình hình kinh doanh xuất khẩu gạo giữa các doanh nghiệp trên địa bàn cũng diễn ra khá sôi nổi. Các doanh nghiệp hoạt động trong ngành xuất khẩu gạo trong tỉnh khá lớn, tuy nhiên đa phần chỉ là các doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu nhỏ. Trong đó các doanh nghiệp có thế mạnh và khả năng xuất khẩu hàng đầu trong tỉnh có thể kể đến như Công ty TNHH MTV Du lịch – Thương mại Kiên Giang (KTC), Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Kiên Giang (Kigimex) và Công ty Cổ phần Nông Lâm Sản (Kigifac).
Trong lĩnh vực kinh doanh xuất khẩu gạo, KTC là một trong những đơn vị xuất khẩu gạo xuất sắc của Việt Nam với thị trường xuất khẩu gạo rộng lớn như châu Phi, Philippine, Indonesia, Malaysia, Singapore, châu Âu , Nga,... Năm 2008 -2009 kết quả kinh doanh xuất khẩu gạo của công ty đứng thứ 3 cả nước (sau Tổng công ty lương thực miền Nam và Tổng công ty lương thực miền Bắc). Năm 2010, với doanh thu đạt trên 4.700 tỷ đồng, KTC là một trong những doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam về doanh thu. Sản lượng xuất khẩu gạo của KTC hàng năm đạt trên dưới 300.000 tấn gạo. Công ty Cổ phần Kinh doanh Nông sản Kiên Giang trước khi thực hiện cổ phần hóa là một nhánh con của KTC, đến nay công ty đã hoạt động một cách độc lập, tuy nhiên vị thế của Kigitraco vẫn còn thua kém đàn anh của mình về quy mô cũng như khả năng xuất khẩu gạo.
Đối với Công ty Kigimex có thế mạnh ở dây chuyền sản xuất hiện đại. Khả năng cung ứng: 30.000 tấn đến 50.000 tấn gạo thành phẩm/tháng, tương đương 360.000 tấn đến 600.000 tấn/năm. Còn Công ty Kigifac là doanh nghiệp hoạt động kinh doanh đa ngành nghề, trong đó chủ yếu là chế biến, kinh doanh, xuất khẩu gạo các loại. Thị trường xuất khẩu chủ yếu của Kigifac là: Philippine, Malaysia, Thái Lan, Châu Phi, Châu Âu, Trung Đông. Cả Kigimex và Kigifac hàng năm đều cung ứng trên dưới 200.000 tấn gạo xuất khẩu các loại sang nước ngoài.
Tóm lại, trong thời gian tới Kigitraco sẽ tiếp tiếp đối đầu với những khó khăn do nguồn cung thừa cũng như là sự cạnh tranh ngày càng quyết liệt trên thị trường xuất khẩu gạo.
3.3 KHÁI QUÁT KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY
Nhìn chung, hoạt động kinh doanh của Công ty vẫn đạt hiệu quả nhưng doanh thu, lợi nhuận và cả chi phí hoạt động đều có sự sụt giảm qua các năm. Năm 2011 là năm mang lại nguồn thu lớn cho doanh nghiệp, nhưng đến năm 2012, cả doanh thu và chi phí đều giảm đáng kể, theo đó lợi nhuận cũng giảm. Sang năm 2013, doanh thu và chí phí có giảm tương đối nhưng lợi nhuận lại có sự tuột dốc mạnh so với năm trước.
Bảng 3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn từ năm 2011 đến năm 2013
Đơn vị: Triệu đồng
Chỉ Tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Chênh lệch 2012/2011 Chênh lệch 2013/2012
Tuyệt đối % Tuyệt đối %
Tổng doanh thu 1.802.703 1.168.080 1.047.971 (634.623) (35) (120.109) (10)
Doanh thu bán hàng 1.773.731 1.156.883 1.033.951 (616.848) (35) (122.932) (11)
Doanh thu hoạt động tài chính 25.611 6.668 8.855 (18.943) (74) 2.187 33
Thu nhập khác 3.361 4.529 5.165 1.168 35 636 14
Tổng chi phí 1.786.953 1.153.737 1.045.563 (633.216) (35) (108.174) (9)
Giá vốn hàng bán 1.673.036 1.060.535 938.999 (612.501) (37) (121.536) (11)
Chi phí hoạt động tài chính 29.151 14.762 18.324 (14.389) (49) 3.562 24
Chi phí bán hàng 56.098 70.370 78.584 14.272 (25) 8.214 12
Chi phí quản lý doanh nghiệp 28.636 7.565 9.656 (21.071) (74) 2.091 28
Chi phí khác 32 505 - 473 1478 - -
Tổng LN trước thuế 15.750 14.343 2.408 (1.407) (9) (11.935) (83)
Chi phí thuế TNDN 1.569 1.187 582 (382) (24) (605) (51)
Lợi nhuận sau thuế TNDN 14.181 13.156 1.826 (1.025) (7) (11.330) (86)
1802703 1168080 1047971 1786953 1153737 1045563 15750 14343 2408 0 200000 400000 600000 800000 1000000 1200000 1400000 1600000 1800000 2000000 2011 2012 2013 Triệu đồng
Lợi nhuận trước thuế Tổng chi phí Tổng doanh thu
Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính
Hình 3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty từ 2011 – 2013
Có thể thấy tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty có sự biến động giảm qua các năm. Trong đó năm 2011 được xem là thắng lợi lớn của doanh nghiệp với tổng doanh thu lên tới hơn 1.802 tỷ đồng. Tuy nhiên khi bước sang năm 2012, doanh thu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp giảm đáng kể, giảm 35% so với cùng kỳ, nhưng lợi nhuận trước thuế chỉ giảm ở mức 9% so với năm 2011 do sự nổ lực cắt giảm chí phí, kinh doanh tiết kiệm của Công ty.
Đến năm 2013 hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vẫn không mấy sáng sủa so với năm 2012. Tổng doanh thu tiếp tục giảm do tình hình cạnh tranh ngày càng gay gắt, giảm 10% so với cùng kỳ đưa doanh thu cả năm đạt còn hơn 1.047 tỷ đồng. Trong năm 2013, để đẩy mạnh hiệu quả kinh doanh, doanh nghiệp đã phải tốn nhiều khoản chi cho hoạt động tài chính, bán hàng và quản lý doanh nghiệp, làm tổng chí phí hoạt động kinh doanh tăng lên đáng kể. Từ đó đã đưa tổng lợi nhuận trước thuế của Công ty tuột giảm mạnh tới 83% so với cùng kỳ, tương đương 2.408 triệu đồng.
Bảng 3.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty 6 tháng năm 2013 và 6 tháng đầu năm 2014 Đơn vị tính: triệu đồng Chỉ tiêu 6th/2013 6th/2014 Chênh lệch Tuyệt đối % Tổng doanh thu 615.998 74.902 -541.096 -88 Tổng chi phí 614.583 74.708 -539.875 -88 LN trước thuế 1.415 193 -1.222 -86
Nguồn: Phòng Kế hoạch – Kinh doanh
Tình hình kinh doanh xuất khẩu gạo của doanh nghiệp trong 6 tháng đầu năm 2014 không mấy khả quan so với cùng kỳ. Tổng doanh thu và tổng chi phí hoạt động kinh doanh 6 tháng đầu 2014 giảm ở mức sâu, đều giảm 87,84% so với cùng kỳ năm trước. Dấu hiệu này cho thấy hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp rơi vào tình trạng kém hiệu quả. Lợi nhuận trước thuế của Công ty 6 tháng đầu năm 2014 cũng tuột dốc khá mạnh ở mức 86,33% so với 6 tháng năm 2013.
3.4 PHƯƠNG HƯỚNG KINH DOANH SẮP TỚI CỦA CÔNG TY
a) Mục tiêu của Công ty
Mục tiêu của Công ty là trở thành một trong những nhà xuất khẩu gạo trực tiếp hàng đầu của Việt Nam cũng như là đối tác đáng tin cậy của khách hàng, nhà cung ứng và nhân viên.
Hoạt động kinh doanh của công ty gắn liền với trách nhiệm xã hội và môi trường bao gồm 3 thành tố: Lợi nhuận, nguồn lực xã hội và môi trường với các mục tiêu:
- Xuất khẩu gạo là ngành hàng kinh doanh chủ lực của công ty, duy trì sự phát triển ổn định trong tương lai.
- Tạo dựng thành công thương hiệu trong thị trường xuất khẩu.
- Thành lập một môi trường làm việc thân thiện, rèn luyện và nâng cao sự