Hoạt động kinh doanh xuất khẩu gạo của công ty được tổ chức theo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2000 chia thành 4 khâu quan trọng:
1. Ký kết hợp đồng
2. Triển khai thực hiện hợp đồng và bán hàng 3. Xử lý khiếu nại của khách hàng
4. Đo lường sự thõa mãn của khách hàng.
a) Quy trình ký kết hợp đồng xuất khẩu của công ty:
Bước 1: Tổng hợp nhu cầu, đơn hàng khách hàng Bước 2: Xem xét khả năng đáp ứng hàng hóa Bước 3: Quyết định khả năng đáp ứng
Bước 4: Lập thông báo giá Bước 5: Duyệt thông báo giá
Bước 6: Thông báo giá cho khách hàng Bước 7: Đàm phán ký kết hợp đồng Bước 8: Tiến hành ký kết
Bước 9: Triển khai thực hiện hợp đồng
Bước 10: Ghi nhận yêu cầu sửa đổi bổ sung từ khách hàng Bước 11: Đàm phán ký kết phụ kiện hợp đồng
Bước 12: Lưu hồ sơ
b) Quy trình triển khai thực hiện hợp đồng và bán hàng:
Bước 1: Nhận thông báo tàu đến từ nhà xuất khẩu hay hãng tàu Bước 2: Đàm phán hợp đồng, gửi hợp đồng ngoại cho nhà máy
Bước 3: Làm đơn yêu cầu giám định (bao gồm thời gian, địa điểm, các chỉ tiêu giám định, ít nhất 10 ngày trước khi giao hàng )
Bước 4: Thông báo giao hàng (về số lượng, chủng loại, bao bì, quy cách, thời gian, địa điểm, tên tàu, tên cơ quan giám định, trước 5 ngày tàu đến)
Bước 5: Duyệt thông báo giao hàng
Bước 6: Gửi đơn giao hàng cho nhà máy hoặc nhà cung ứng
Bước 7: Nhận giấy giám định, theo dõi tiến độ giao hàng (về số lượng hàng lên tàu, trên mạn tàu, đang đi đường…)
Bước 8: Giao hàng lên tàu
Bước 9: Hoàn tất bộ chứng từ giao hàng
Bước 10: Lập chứng từ, xuất trình cho ngân hàng, yêu cầu ngân hàng gửi chứng từ hàng xuất
Bước 11: Kiểm duyệt chứng từ
Bước 12: Theo dõi tiến độ thanh toán
Bước 13: Lưu hồ sơ
c) Xử lý khiếu nại của khách hàng:
Khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu, mà nhà nhập khẩu (người mua) khiếu nại đòi bồi thường thì công ty luôn có thái độ nghiêm túc, thận trọng trong việc xem xét yêu cầu của khách hàng. Căn cứ để giải quyết khiếu nại là các biên bản giám định của cơ quan thứ ba đồng thời phải xem xét các yêu cầu khiếu nại có đầy đủ, chặt chẽ và còn trong thời hạn hiệu lực hay không. Nếu khiếu nại có cơ sở thì cần tìm hướng giải quyết hợp lý và rút kinh nghiệm cho các đợt tới.
b) Đo lường sự thỏa mãn của khách hàng:
Sau khi xử lý tất cả các khiếu nại của khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ gửi e-mail hoặc gọi điện thoại cho khách hàng để thăm dò mức độ hài lòng của họ để báo cáo lên cấp trên cũng như rút kinh nghiệm hoàn thiện các thiếu xót. Sự đo lường này giúp Công ty gắn kết với khách hàng hơn và nâng cao uy tín cũng như sự tin tưởng của đối tác đối với doanh nghiệp trong các lần hợp tác tiếp theo.