Để truyền đạt thông tin, kiểm soát, đánh giá khen thưởng một cách hiệu quả, tác giả
thống kiểm soát tương tác. Nhà quản trị xây dựng hai loại kiểm soát này áp dụng cho hai mục đích khác nhau. Hệ thống kiểm soát chuẩn đoán được sử dụng để thiết lập hành
động và thực hiện theo những chiến lược đã định sẵn. Hệ thống kiểm soát tương tác tập trung vào nhận thưc rủi ro kinh doanh để xây dựng những chiến lược, kế hoạch, dự toán thay thế thích nghi với sự thay đổi của môi trường kinh doanh.
Trên thực tế, hệ thống kiểm soát chuẩn đoán có thể giống với hệ thống kiểm soát tương tác. Sự khác biệt duy nhất giữa hai loại này là cách nhà quản lý vận hành hệ thống như thế nào.
4.4.2.1. Tổ chức hệ thống kiểm soát chuẩn đoán
Lấy ví dụ về hệ thống kiểm soát chuẩn đoán, khi chúng ta lái xe, đồng hồ tốc độ là một phần của hệ thống kiểm soát chuẩn đoán. Bạn có thể sử dụng thông tin kim đồng hồ
trên bảng điều khiển để so sánh tốc độ thực sự mà xe đang di chuyển với giới hạn tốc độ
bạn muốn đạt đến. Nếu có một độ lệch đáng kể, bạn có thểđẩy nhanh tiến độ hoặc giảm xuống sao cho phù hợp. Hầu hết, việc vận hành kinh doanh đều theo hướng như vậy. Ví dụ, nhà quản trị thiết lập chỉ tiêu dự toán cho lợi nhuận hằng năm và những chỉ tiêu dự
toán cho bảng cân đối kế toán, sau đó nhận được báo cáo kết quả thực hiện hàng tháng rồi tiến hành so sánh đối chiếu đểđánh giá và xử lý kịp thời.
Hệ thống kiểm soát chuẩn đoán là hệ thống thông tin chính thức mà nhà quản trị
sử dụng để quản lý đầu ra của tổ chức và sửa chữa độ lệch từ tiêu chuẩn định sẵn. Nói cách khác, kiểm soát chuẩn đoán là so sánh giữa kết quả thực tế với kết quả mong đợi và nếu có sự khác biệt sẽđiều tra và có biện pháp điều chỉnh những khác biệt đó.
Các bước xây dựng hệ thống kiểm soát chuẩn đoán trong doanh nghiệp: Bước 1: Xây dựng và thiết lập mục tiêu
Bước 2: Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá
Bước 3: Ban hành chính sách khen thưởng và vận dụng nghệ thuật quản trị đối với nhân viên trong công ty
Bước 4: Thu thập, tổng hợp báo cáo hoạt động định kỳ
Bước 5: Đánh giá kết quả, xử lý kịp thời và theo dõi khi kết quả thu được kém hiệu quả
Hình 4.1: Kiểm soát chuẩn đoán
Nguồn: CIMA Offical (2012)
Một số sai lầm thường có khi vận dụng hệ thống kiểm soát chuẩn đoán:
Thứ nhất, khi thiết lập hệ thống kiểm soát tự động, nếu nhà quản trị không tiến hành theo dõi định kỳ, rất có thể gây hại cho doanh nghiệp. Lấy ví dụ như việc điều kiển xe trên đường, xe di chuyển được trên đường là nhờ hệ thống động cơ bên trong. Nếu bạn thiết lập một tốc độ tự động, xe sẽ di chuyển với tốc độ đó trong suốt quãng đường đi. Tuy nhiên, chiếc xe không thểđi đúng hướng nếu bạn không điều khiển tay lái.
Thứ hai, khi xây dựng kiểm soát chuẩn đoán bằng hệ thống dự toán ngân sách, nhà quản trị thường có xu hướng áp đặt nhân viên đạt được mức dự toán mong muốn. Vì vậy, nhân viên trong doanh nghiệp có xu hướng tạo ra khe hổng DTNS để dễ dàng đạt
được yêu cầu của nhà quản trị.
Thứ ba, việc khen thưởng và động viên nhân viên cũng góp phần tạo động lực cho nhân viên trong công ty chấp hành nội quy và làm việc hiệu quả. Tuy nhiên, trong thực tế, doanh nghiệp quan tâm không nhiều đến chính sách đãi ngộ nhân viên, hoặc hình thức khen thưởng không đủ hữu hiệu. Chính chếđộ phúc lợi, khen thưởng từ môi trường làm việc là nhân tố giúp hạn chế hoặc cũng là nguyên nhân dẫn đến xu hướng tạo ra khe hổng DTNS trong tổ chức.
4.4.2.2. Tổ chức hệ thống kiểm soát tương tác
Trong phần 4.4.2.1, hệ thống kiểm soát chuẩn đoán được áp dụng với mục đích toàn bộ hoạt động được thực hiện hướng tới mục tiêu mà nhà quản trị đã thiết lập sẵn. Tuy nhiên, kiểm soát chuẩn đoán chỉ thích hợp khi vận dụng trong môi trường kinh doanh ổn
định và ít biến đổi. Vì vậy, nhà quản trị cần một mô hình kiểm soát khác để quản lý trong môi trường kinh doanh nhiều biến động. Đó là hệ thống kiểm soát tương tác. Kiểm soát
Dự toán Hoạt động So sánh Điều chỉnh lại dự toán Giải thích Thực hiện 1 trong 2 hoặc đồng thời Điều chỉnh lại hoạt động
tương tác là là so sánh giữa kết quả đã thực hiện với kết quả dự đoán sẽ xảy ra trong tương lai theo tình hình hiện tại, để kịp thời có kế hoạch hành động tránh tạo ra sự khác biệt không mong muốn. Ví dụ, sử dụng hệ thống kiểm soát tương tác để kiểm soát chi phí. Nếu dựđoán mới nhất là chi phí trong kỳ kế tiếp sẽ cao hơn mong đợi trong dự toán, hành động kiểm soát sẽ được thực hiện từ bây giờđể hạn chế chi tiêu vượt dự toán trong tương lai. Khác với hệ thống kiểm soát chuẩn đoán, nhà quản trị khi vận dụng hệ thống kiểm soát tương tác luôn thu thập thông tin về những biến động của thị trường, dựa vào
đó để thiết lập các quyết định quản trị.
Có 4 nhân tốảnh hưởng đến lựa chọn hệ thống kiểm soát tương tác, đó là:
Công nghệ: Nhiều doanh nghiệp hoạt động trong những lĩnh vực phụ thuộc rất nhiều vào sự thay đổi của công nghệ. Những doanh nghiệp này phải thường xuyên có những sáng kiến để đổi mới và cải tiến sản phẩm để tạo ra lợi thế cạnh tranh so với các
đối thủ khác trên thị trường.
Pháp luật: Các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực liên quan nhiếu đến các quy định của luật pháp như: doanh nghiệp công ích, dược phẩm,… Đối với những doanh nghiệp này, cần quan tâm đến cộng đồng xã hội, quy định pháp luật và trách nhiệm
đối với môi trường trong quá trình hoạt động kinh doanh để có cách ứng xử cho phù hợp.
Tính sáng tạo: Nhân tố này ảnh hưởng đến hầu như tất cả các doanh nghiệp hoạt
động trong lĩnh vực, ngành nghề có đặc điểm là luôn cần sự đổi mới về hình dáng, kiểu cách và chất lượng sản phẩm. Các doanh nghiệp này cần quan tâm đến các chi phí nghiên cứu và phát triển các dòng sản phẩm, phương thức quảng cáo và hệ thống phân phối sản phẩm cho doanh nghiệp.
Chiến thuật: Đây là nhân tốảnh hưởng đến hầu hết các doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực, ngành nghề có sự canh tranh, ngoài khu vực nhà nước. Chúng ta đã từng chứng kiến cuộc chiến giữa Coke và Pepsi hay giữa Mobifone và Viettel với rất nhiều chiến thuật cạnh tranh thể hiện tầm nhìn chiến lược và sự khôn ngoan của nhà quản trị.
Tác giả giới thiệu hai mô hình kiểm soát trong doanh nghiệp: kiểm soát chuẩn đoán và kiểm soát tương tác. Tuy nhiên, tác giả gợi ý nhà quản trị nên sử dụng kết hợp hai mô hình này và đặc biệt quan tâm nhiều hơn trong tổ chức hệ thống kiểm soát tương tác. Bởi lẽ, hệ thống kiểm soát tương tác chủ động hơn, buộc nhà quản trị các cấp luôn nhìn về
tương lai của doanh nghiệp. Phương pháp lập dự toán liên tục là một công cụ của hệ
chỉnh một cách thường xuyên, liên tục theo sự thay đổi của môi trường kinh doanh. Vì vậy, các chỉ tiêu trên dự toán dùng đánh giá khen thưởng cuối năm cũng được điều chỉnh theo sự thay đổi của môi trường kinh doanh. Chính những điều chỉnh này sẽ giảm bớt áp