2.1.1 Tình hình toơ chức quạn lý kinh doanh
2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát trieơn
Cođng ty TNHH Vaơn Tại Quôc Tê I.T.I được Sở kê hốch đaău tư Tp. HCM câp phép và thành laơp ngày 03/03/2004. Cođng ty hốt đoơng trong lĩnh vực giao nhaơn vaơn tại quôc tê, làm đái lý cước vaơn chuyeơn xuât nhaơp khaơu, và các dịch vú cho vaơn tại quôc tê. Cođng ty ký Hợp đoăng đái lý đoơc quyeăn với taơp đoàn International Transportation Inc. (I.T.I Group) và trở thành moơt trong các đơn vị thành vieđn. Đôi với taơp đoàn, cođng ty thực hieơn quạn lý các khu vực khách hàng ở Vieơt Nam, nghieđn cứu và phát trieơn thị trường ở các khu vực tieăm naíng đang có nhu caău veă các dịch vú dađy chuyeăn cung ứng.
Taơp đoàn International Transportation Inc (I.T.I Group) đã tham gia hốt đoơng dịch vú giao nhaơn tređn mười naím. Taơp đoàn được toơ chức với sự tham gia và hợp tác cụa nhieău vaín phòng cođng ty, taơp trung chụ yêu ở các nước Đođng Nam Á như Trung Quôc, Hoăng Kođng, Đài Loan, Campuchia, Mã lai. Taơp đoàn có maịt tái Vieơt Nam từ những naím 1996 và hốt đoơng thođng qua hãng tàu Falcon Vieơt Nam làm đái lý giao nhaơn.
Các hốt đoơng kinh doanh hieơn tái cụa cođng ty chụ yêu goăm giao nhaơn các tuyên vaơn chuyeơn quôc tê baỉng đường hàng khođng và đường bieơn. Đôi với tuyeẫn hàng khođng thì cođng ty làm đái lý bán cước, hợp đoăng vaơn chuyeơn với các hãng
hàng khođng lớn như China Airline, Eva Airline, Luthasan… Đôi với tuyên đường bieơn, cođng ty thực hieơn hàng nguyeđn container hay vieơc gom hàng lẹ xuât khaơu, hợp đoăng vaơn chuyeơn mua bán cước, và dịch vú chia lẹ hàng nhaơp qua kho CFS. Beđn cánh đó, cung câp các dịch vú tređn maịt đât như khai thueđ hại quan, đái lý hại quan, mođi giới bạo hieơm hàng hóa, giao hàng taơn nơi người bán đên sađn bay, cạng, hay kho người nhaơn. Các dịch vú hoê trợ hàng xuât nhaơp khaơu khi khách hàng yeđu caău như bao bì đóng gói hàng hóa, dịch vú kieơm nghieơm, xin câp chứng nhaơn xuât xứ, lưu kho và phađn phôi hàng hóa. Tùy theo nhu caău khách hàng, cođng ty có theơ thực hieơn giao nhaơn trĩn gói hay giao hàng và nhaơn hàng taơn nơi.
2.1.1.2 Qui mođ hốt đoơng kinh doanh
Cođng ty có trú sở chính tái Sô 8 Nguyeên Hueơ, Quaơn 1, Tp. Hoă Chí Minh. Với các kho thueđ dài hán đeơ làm thụ túc xuât nhaơp khaơu là Kho hàng nhaơp ở sô 3, Tađn Cạng, Đieơn Bieđn Phụ, Quaơn Bình Thánh, Tp. Hoă Chí Minh, và Kho hàng xuât ở sô 8, Tađn Cạng, Đieơn Bieđn Phụ, Quaơn Bình Thánh, Tp. Hoă Chí Minh.
Chi nhánh cođng ty được đaịt tái Success Building, sô 3 Leđ Thánh Tođn, quaơn Ngođ Quyeăn, Hại Phòng, thực hieơn các hốt đoơng giao nhaơn tái cạng Hại Phòng. Vaín phòng đái dieơn ở Hà Noơi tái Hanoi Lake View, 28 Thanh Nieđn , quaơn Tađy Hoă, Hà Noơi đeơ phát trieơn khách hàng ở Hà Noơi. Vaín phòng Đoăng Nai được mở tái khu cođng nghieơp Nhơn Trách, Đoăng Nai, đeơ lieđn lác khách hàng và làm thụ túc hại quan.
Ngoài ra, cođng ty còn tham gia vào các hieơp hoơi giao nhaơn vaơn chuyeơn quôc tê như là thành vieđn cụa hoơi Logasia Cargo Network – Incorprated B.V. Island, Hoơi Lieđn Hieơp Giao nhaơn Vieơt Nam. Kêt quạ hốt đoơng sạn xuât kinh doanh được đánh giá như sau:
Chư tieđu
Khôi lượng hàng hóa thực hieơn (m3) Doanh thu cước thực hieơn Doanh thu dịch vú thực hieơn Hàng xuât Hàng nhaơp (VND) (VND) - Naím 2004 26,887 34,637 6,687,038,134 1,671,759,534 - Naím 2005 51,932 67,855 14,397,214,206 2,540,684,860
Naím 2005 Tp. Hoă chí Minh Tp. Hại Phòng Tp. Hà Noơi
Phaăn traím tređn toơng khôi lượng
56,34% 29,58% 14,08% Phaăn traím tređn lợi
nhuaơn thực hieơn
69,70% 25,86% 4,44% Doanh sô cụa cođng ty chiêm đáng keơ trong ngành dịch vú. Đaịc bieơt là ở
thành phô Hoă Chí Minh chiêm tỷ trĩng cao nhât. Tuy nhieđn tỷ leơ hàng xuât và ngành dịch vú vaơn tại còn thâp trong khi hàng nhaơp luođn chiêm tỷ leơ cao hơn.
2.1.1.3 Thuaơn lợi và khó khaín, phương hướng phát trieơn doanh nghieơp:
Thuaơn lợi:
Với sự hợp tác cụa đôi tác, heơ thông taơp đoàn có sẵn ở các nước và phát trieơn từ trước, có theơ giúp doanh nghieơp nhanh chóng hòa nhaơp vào thị trường giao nhaơn vaơn tại. Sự lieđn kêt chaịt chẽ giúp cho cođng ty phía Vieơt Nam có được môi quan heơ với các đái lý giao nhaơn tređn toàn thê giới như các đái lý noơi tiêng Expenditors, Kuehne & Nagel, C.H. Robinson, Daiun, Best Shipping… Doanh nghieơp trong taơp đoàn I.T.T Group có lợi thê mánh veă tuyên vaơn chuyeơn chađu Á và Đođng Nam Á.
Cũng chính những naím tích lũy khi Flacon Vieơt Nam làm đái lý, cođng ty đã có được kinh nghieơm hieơu biêt veă thị trường, táo được những môi quan heơ khách hàng, được khách hàng quan tađm và ụng hoơ. Và đaịc bieơt trang bị cho đoơi ngũ nhađn vieđn những kiên thức caăn thiêt, naĩm rõ quy luaơt và cánh tranh cụa thị trường giao nhaơn trong và ngoài nước. Vieơc áp dúng và thích nghi cođng ngheơ thođng tin trong quạn lý đieău hành, thiêt laơp heơ thông thư đieơn tử và vi tính hóa các cođng vieơc cũng giúp doanh nghieơp cung câp dịch vú khách hàng hieơu quạ hơn.
Beđn cánh đó khođng theơ khođng keơ đên đieău kieơn kinh teậ Vieơt Nam cũng baĩt đaău phát trieơn, giúp thuaơn tieơn cho ngành ngheă giao nhaơn. Đó là heơ thông giao thođng đường xá được mở roơng. Các cạng tàu, kho hàng taíng leđn veă sô lượng và chât lượng. Đaịc bieơt là vieơc phát trieơn mở roơng bên cạng với naíng suât chứa đựng nhieău tàu caơp bên hơn, hay kê hốch phát trieơn quy mođ sađn bay quôc tê ở Vieơt Nam. Trong các luaơt quạn lý kinh tê cụa nhà nước cũng đaịc bieơt chú trĩng đên ngành ngheă logistics thođng qua cơ sở pháp lý bạo veơ ngành kinh doanh này. Boơ Luaơt Thương Mái đã có quy định logistic thành moơt chương rieđng giúp hieơu rõ và phađn định các hốt đoơng logistics. Gaăn đađy, nhà nuớc ta cũng đưa heơ thông Hại quan vào quạn lý trực tuyên đôi với các đơn vị xuât nhaơp khaơu và đơn vị ụy thác, và hàng lốt các đoơi mới quy định veă chính sách thụ túc. Dịch vú khai thuê Hại quan cũng được quy định baỉng vieơc câp chứng chư nghieơp vú ngối thương đeơ thực hieơn khai báo, đaíng ký. Các vân đeă tređn cho thây mođi trường kinh doanh ngày càng lành mánh và phát trieơn hơn.
Sự kieơn Vieơt Nam gia nhaơp vào APEC và chuaơn bị gia nhaơp WTO, cũng khuyên khích các doanh nghieơp xuât nhaơp khaơu. Xu huớng toàn caău hóa tât yêu dăn đên nhu caău hàng hóa vaơn chuyeơn giữa các nước gia taíng, các doanh nghieơp có cơ hoơi phát trieơn roơng hơn. Vì thê, đađy cũng là yêu tô thuaơn lợi cho cođng ty phát trieơn trong tương lai.
Nhìn chung, doanh nghieơp đã táo neđn những lợi thê từ beđn trong đên beđn ngoài doanh nghieơp, veă vị trí tređn thị trường cánh tranh.
Khó khaín
Maịc dù vaơy, doanh nghieơp văn còn toăn tái những khó khaín caăn phại vượt qua trước maĩt. Với khôi lượng cođng vieơc lớn trong khi nhađn sự có hán deê dăn đên vieơc kieơm soát lỏng lẹo, bỏ qua chât lượng cođng vieơc caăn thiêt. Ngoài ra, các giới hán veă khoạng cách địa lý gađy khó khaín trong vieơc lieđn heơ giại quyêt các cođng vieơc. Ví dú như ở Vieơt Nam khó biêt được các quy định Hại quan cụa nước ngoài. Mĩi sự vieơc đeău giại quyêt tređn những kinh nghieơm đã qua.
Trong neăn kinh tê hieơn nay, heơ thông cơ sở há taăng còn dở dang, chưa xađy dựng hoàn thieơn, còn gađy nhieău phieăn hà trong ngành. Ví dú như vieơc cại cách thụ túc Hại quan còn chaơm cháp, phức táp, heơ thông giao thođng ách taĩt… Thị trường chụ yêu còn tùy thuoơc vào kêt câu khách hàng, khạ naíng đaău tư cụa nước ngoài vào Vieơt Nam, khạ naíng các doanh nghieơp trong nước phát trieơn ra nước ngoài. Do đó, nó còn phú thuoơc vào neăn kinh tê, các chính sách khuyên khích đaău tư chung cụa chính phụ.
Tređn thị trường, mođi trường cánh tranh ngày càng quyêt lieơt. Nhieău cođng ty giao nhaơn từ nhỏ đên lớn cùng tham gia hốt đoơng trong ngành ngheă. Neđn chieău hướng lợi nhuaơn có theơ giạm đi do cánh tranh veă giá cạ dịch vú, giá cước tàu, veă chât lượng phúc vú khách hàng.
Kê hốch và phương hướng phát trieơn:
Với tình hình kinh doanh và mođi trường hốt đoơng tređn, đeơ có theơ đứng vững trong thị trường Vieơt Nam, cođng ty chụ trương cho kê hốch dài hán cụa mình là thực hieơn tôt các dịch vú cho đái lý cũng như cho khách hàng trong nước và nước ngoài, taíng uy tín cụa cođng ty, thương hieơu cụa taơp đoàn, taíng giá trị doanh nghieơp veă dịch vú cung câp cho khách hàng.
Múc tieđu chiên lược cụa doanh ngieơp là chuaơn xác trong khađu giao nhaơn (veă thời gian và khôi lượng, chứng từ… và cạ thời gian giao hàng, chứng từ); nhanh chóng trong khađu vaơn chuyeơn, hieơu quạ với phương thức vaơn chuyeơn đa dáng và giá cạ hợp lý. Đađy là các múc tieđu trieơn vĩng thị trường và khách hàng. Muôn vaơy, doanh nghieơp phại:
- Có theơ cung câp dịch vú vaơn tại an toàn, đúng lịch, cánh tranh veă giá cạ. - Tư vân khách hàng các phương tieơn vaơn chuyeơn, tuyên vaơn chuyeơn phù hợp, các thụ túc caăn thiêt, giúp khách hàng giạm chi phí, tiêt kieơm thời gian.
- Thực hieơn đúng các chức naíng với hại quan, thuê, cung câp chât lượng dịch vú khách hàng tôt.
- Đaơy mánh các tuyên vaơn chuyeơn khác như chađu Mỹ và chađu AĐu.
2.1.1.4 Toơ chức boơ máy hốt đoơng:
Boơ máy hốt đoơng cođng ty được chia thành ba boơ phaơn chính: Boơ phaơn nghieơp vú xuât nhaơp khaơu, boơ phaơn hành chính – kê toán, boơ phaơn kinh doanh, Ban Giám Đôc.
Sơ đoă 2.1 - TOƠ CHỨC BOƠ MÁY HỐT ĐOƠNG
BAN GIÁM ĐÔC
BOƠ PHAƠN NGHIEƠP VÚ XUÂT NHAƠP
KHAƠU
BOƠ PHAƠN KINH DOANH
BOƠ PHAƠN HÀNH CHÍNH-KÊ TOÁN
Đứng đaău boơ máy là Ban giám đôc. Các boơ phaơn nghieơp vú xuât nhaơp khaơu , boơ phaơn kinh doanh, hành chính kê toán trong sơ đoă tređn đeău dưới quyeăn đieău hành cụa Ban Giám Đôc. Boơ phaơn nghieơp vú xuât nhaơp khaơu thực hieơn các chức naíng chuaơn
bị chứng từ và thụ túc giao nhaơn tái cửa khaơu cạng bieơn và sađn bay. Boơ phaơn hành chính –kê toán thực hieơn vieơc toơ chức nhađn sự, kieơm soát tài vú và báo cáo kêt quạ kinh doanh. Boơ phaơn kinh doanh có chức naíng tìm kiêm khách hàng, cung câp các dịch vú khách hàng.
Đađy là cơ câu toơ chức cơ bạn tái trú sở chính và các vaín phòng chi nhánh nhaỉm đạm bạo cođng ty có theơ thực hieơn các dịch vú cho khách hàng. Trong đó, vaín phòng trú sở chính theo dõi và kieơm soát cạ hốt đoơng cụa các vaín phòng chi nhánh. Cođng ty có đoơi ngũ nhađn vieđn trẹ, naíng đoơng, kinh nghieơm khoạng 60 người. Các nhađn vieđn đeău có cơ hoơi thường xuyeđn trao đoơi và hĩc hỏi kinh nghieơm với các đơn vị khác trong taơp đoàn.
2.1.2 Toơ chức cođng tác kê toán
2.1.2.1 Toơ chức boơ máy kê toán
a - Sơ đoă 2.2 -TOƠ CHỨC COĐNG TÁC KÊ TOÁN
Trưởng phòng kê toán tài
chính
Thụ quỹ Kê toán cođng nợ phại thu
Kê toán ngađn hàng và chi
tieăn
Kê toán toơng hợp
Kê toán chi nhánh Hại
Phòng
Quaăy thu tieăn Kê toán
Tp. Hà Noơi
Kê toán ở NhơnTrách
b - Chức naíng & nhieơm vú các boơ phaơn
- Trưởng phòng kê toán tài chính: có trách nhieơm quạn lý nhađn sự thuoơc phòng kê toán, thiêt laơp heơ thông và bô trí nhađn sự, saĩp xêp kieơm tra các cođng vieơc cụa kê toán vieđn và heơ thông thođng tin. Kieơm soát báo cáo cụa các nhađn vieđn câp dưới, tham mưu cho Ban giám đôc laơp dự toán, phađn tích và laơp các báo cáo.
- Thụ quỹ: bạo quạn tieăn maịt tái cođng ty.
- Kê toán quaăy thu tieăn: kê toán thu tieăn in hóa đơn từ heơ thông, và laơp phiêu thu tieăn baỉng heơ thông phaăn meăm kê toán khi khách hàng đên thanh toán,. Cuôi ngày, làm báo cáo và noơp tieăn maịt cho thụ quỹ.
- Kê toán cođng nợ phại thu: theo dõi các hóa đơn cođng nợ do kê toán quaăy đưa. Đôi chiêu cođng nợ với khách hàng và hôi thúc thanh toán. Thường xuyeđn laơp báo cáo đeơ biêt được tình hình cođng nợ.
- Kê toán boơ phaơn chi tieăn, dựa vào máng lieđn kêt biêt được các lođ hàng caăn chi tieăn, in phiêu tám ứng và trình ký duyeơt. Nhaơp sô tieăn đã thanh toán vào heơ thông đeơ đạm bạo khođng bị trùng laĩp trong thanh toán. Sau đó in phiêu chi ở phaăn meăm kê toán và hách toán chuyeơn khoạn.
- Kê toán toơng hợp: taơp hợp đôi chiêu các báo cáo thu tieăn, chi tieăn baỉng tieăn maịt và chuyeơn khoạn, báo cáo cụa nhađn vieđn chứng từ, hoàn chưnh các bút toán đieău chưnh. Đoăng thời, kê toán taơp hợp vieơc hách toán ở các chi nhánh, vaín phòng đái dieơn và leđn báo cáo toơng hợp đeơ trình cho trưởng phòng kê toán.
- Kê toán chi nhánh Hại Phòng: theo dõi, báo cáo tình hình thu chi, cođng nợ, và doanh thu lợi nhuaơn tái chi nhánh. Laơp và gửi các báo cáo veă trú sở chính.
- Kê toán vaín phòng Hà Noơi: thuoơc sự quạn lý cụa chi nhánh Hại Phòng. Các khoạn thu chi, bán hàng đeău gửi veă Hại Phòng laơp và thanh toán.
- Kê toán vaín phòng Đái dieơn ở Nhơn Trách Đoăng Nai: tương tự Hà Noơi, nhưng thuoơc trú sở chính quạn lý.
2.1.2.2 Heơ thông chứng từ, tài khoạn, soơ sách, lưu chuyeơn chứng từ kê toán
a. Heơ thông chứng từ, tài khoạn, soơ sách
Cođng ty hách toán theo Heơ thông kê toán Vieơt Nam quy định trong Quyêt định sô 1141 TCQĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 naím 1995 và Thođng tư hướng dăn sô 55 ngày 26 tháng 6 naím 2003 cụa Boơ Tài Chính ban hành. Heơ thông chứng từ, tài khoạn cũng áp dúng theo các quy định lieđn quan.
Đôi với các bieơu mău chứng từ theo quy định cụa Boơ Tài Chính được in từ heơ thông phaăn meăm. Khi có các quy định mới, phaăn meăm đeău được caơp nhaơt sửa đoơi như các bạn cađn đôi tài khoạn, báo cáo lưu chuyeơn tieăn teơ, mău soơ cái, soơ chi tiêt …
Soơ sách được ghi chép theo hình thức kê toán nhaơt ký chung. Đó là các soơ nhaơt ký, soơ cái, soơ chi tiêt tài khoạn, chi tiêt cođng nợ.
b. Lưu chuyeơn chứng từ kê toán
Các nghieơp vú phát sinh mođ tạ theo sơ đoă lưu chuyeơn chứng từ (Sơ đoă 2.3). Phòng kinh doanh lieđn heơ khách hàng đeơ nhaơn đơn đaịt choê vaơn chuyeơn hàng hoaịc do các đái lý nuớc ngoài chư định làm hàng tái Vieơt Nam. Boơ phaơn kinh doanh sẽ cung câp các nhu caău dịch vú cụa khách hàng cho boơ phaơn chứng từ, hoaịc đái lý nước ngoài gửi thođng tin khách hàng sẽ nhaơn hàng tái Vieơt Nam.
Boơ phaơn chứng từ sẽ caơp nhaơt dữ lieơu vào heơ thông vi tính cụa cođng ty, laơp các chứng từ lieđn quan đên vaơn chuyeơn hàng hóa như vaơn đơn, hóa đơn, thođng tin đóng gói hàng hóa, giây báo hàng, báo cođng nợ… gửi đên khách hàng và đái lý. Các chứng từ lưu chuyeơn noơi boơ goăm có các lối chụ yêu sau:
- “Debit / Credit Note” – thođng báo Nợ / Có: là các khoạn cođng nợ với nước ngoài. Thuờng là các khoạn thu chi hoơ, các chi phí dịch vú vaơn tại phại trạ cho beđn nuớc
ngoài, các khoạn hoa hoăng phại thu cụa nuớc ngoài. Chứng từ này dùng đeơ đôi chiêu cođng nợ với các đái lý.
- “Vaơn đơn, leơnh giao hàng HN/HX”: boơ vaơn đơn đeơ giao cho khách hàng hay đái lý làm thụ túc xuât nhaơp khaơu tái Hại quan.
- “Vessel freight list” – danh sách cước tàu: là moơt danh sách đaíng ký tât cạ sô vaơn đơn (Bill of Lading) và các khoạn phại thu cụa khách hàng (từ các shipper hay consignee).
- “Cost sheet” – tờ chi phí : là các khoạn phại trạ trong từng chuyên hàng cho các