Xác định các chư tieđu:
Khác với các ngành sạn xuât, thương mái, giao nhaơn là ngành dịch vú neđn chi phí, giá bán khođng xác định theo đơn vị sạn phaơm. Các khách hàng có nhu caău vaơn chuyeơn và các dịch vú khác nhau, neđn xác định lợi nhuaơn sẽ khođng dựa vào đơn vị sạn phaơm mà dựa vào các đơn hàng dịch vú. Vì thê, giám đôc trung tađm lợi nhuaơn quạn lý lợi nhuaơn theo từng chuyên vaơn chuyeơn cụa các tât cạ lođ hàng goơp lái.
Tức với moêi chuyên hàng sẽ gaĩn với moơt teđn tàu (chuyên bay), trong đó sẽ có moơt hoaịc nhieău lođ hàng cụa khách. Nhađn vieđn chứng từ sẽ mở hoă sơ theo dõi rieđng cho từng chuyên hàng và đánh dâu hoă sơ theo ký hieơu tuyên neđu ở phaăn trung tađm chi phí. Các chuyên hàng có các ký hieơu và teđn tàu (chuyên bay) rieđng, sô vaơn đơn chụ (master bill), cạng đi, cạng đên, thời gian vaơn chuyeơn. Các lođ hàng có theơ tính theo nguyeđn container (khôi lượng 40 feet hay 20 feet), hoaịc các hàng lẹ. Phương pháp này là phương pháp theo đơn đaịt hàng “Job Order”. Các đơn đaịt hàng tùy thuoơc vào các chuyên tàu.
Đeơ tính ra lợi nhuaơn thực tê cụa trung tađm lợi nhuaơn, lợi nhuaơn goơp cụa các chuyên tàu tređn phại đụ đeơ chi cho các chi phí bán hàng và chi phí quạn lý và có dư. Lợi nhuaơn thực tê tái các trung tađm được tính như sau:
Kê toán toơng hợp các chư tieđu này tređn phaăn báo cáo kêt quạ hốt đoơng kinh doanh. Sau đó, các boơ phaơn toơng hợp báo cáo gửi veă, kê toán có trách nhieơm kieơm
Lợi nhuaơn goơp (chuyên hàng) = _ Doanh thu các lođ hàng Chi phí các lođ hàng (2.3)
Lợi nhuaơn goơp
(chuyên hàng) Chi phí quạn lý cụa trung tađm lợi nhuaơn Lợi nhuaơn
Trung tađm lợi nhuaơn
_
tra, đôi chiêu, taơp hợp các chi phí phát sinh hàng tháng và leđn báo cáo toơng hợp cụa toàn cođng ty.
Các báo cáo lieđn quan
Khi moơt boơ hoă sơ hoàn thành, tức đã thực hieơn xong các thụ túc hàng hóa và caơp nhaơt đaăy đụ thođng tin thì phòng chứng từ sẽ in bạng báo cáo lợi nhuaơn từ máy, đính kèm theo các vaơn đơn, thođng báo nợ có cụa nước ngoài, danh sách cước, tờ chi phí. Hoă sơ được chuyeơn đên phòng kê toán hách toán và lưu trữ. Mău sheet lợi nhuaơn hàng nhaơp và hàng xuât như sau :
Hình 2.7 – Bạng tính lợi nhuaơn theo chuyên tàu cụa hàng xuât khaơu
BẠNG TOƠNG HỢP LỢI NHUAƠN CHUYÊN Cođng ty TNHH Vaơn tại Quôc tê I.T.I
VOYAGE PROFIT SUMMARIZE
Hãng tàu (Shipping line) : Sô hoă sơ (File no.)
Teđn tàu và chuyên (Vessel & Voy) : Ngày (date)
Tuyên (Line)
Ngày dở hàng Ngày đóng hoă sơ
(On board) (Closing date)
Vaơn đơn HB/L No. Vaơn đơn MB/L No.
Khôi lượng
R/T TYPE FRT
Doanh thu - Revenue Giá thành – Cost Lợi nhuaơn Phađn chia
doanh thu N/v kd Khách hàng Cạng đi/ cạng đên PL.R. / PL. DEST (CY/CFS) KGS /CBM Trạ trước - Prepaid Trạ sau - Collect Trạ trước – Prepaid Trạ sau - Collect FWD share Sale code Customer
Toơng coơng (total)
Lợi nhuaơn (profit) USD
VND
Vaơn đơn HB/L No. Khách hàng
Khôi lượng
R/T Doanh thu – Revenue Giá thành – Cost
Phí trạ/thu đái lý
Lợi nhuaơn Profit
Vaơn đơn MB/L No. Customer Sô leơnh giao
hàng (D/O) Cước O/F Phí D/O CFS/ THC Khác MISC Cước O/F Phí D/O CFS/ THC Khác MISC AGNT/Fee
Toơng coơng (total)
Lợi nhuaơn (profit) USD
VND Teđn đái lý
Agent
Ngày hóa đơn Invoice date
Sô hóa đơn đái lý Agent Reference
Sô hóa đơn cty Our Reference
Phại thu (Debit) Phại trạ (Credit)
Toăng coơng (total)
Người laơp bieơu:
Teđn tàu và chuyên (Vessel & Voy) : Ngày (date)
BẠNG TOƠNG HỢP LỢI NHUAƠN CHUYÊN Hình 2.8 – Bạng tính lợi nhuaơn theo chuyên tàu cụa hàng nhaơp khaơu
VOYAGE PROFIT SUMMARIZE
Ngày tàu đên (E.T.A):
Cođng ty TNHH Vaơn tại Quôc tê I.T.I
Hóa đơn nước ngoài: Sô hoă sơ (Job no.)
Hai bạng tređn đeău tính ra lợi nhuaơn, nhưng do nghieơp vú khác nhau neđn bạng được thiêt kê khác nhau. Như hàng nhaơp khaơu caăn thông keđ theo ngày tàu đên, teđn khách hàng nhaơn hàng là chính, các chi phí lieđn quan được tách rieđng thành tieăn cước, phí thụ túc, phí bôc dỡ, các khoạn phại trạ cho nuớc ngoài, khoạn khác. Còn hàng xuât thì caăn thiêt theo dõi theo hãng tàu, ngày xêp hàng, đóng hoă sơ, các khoạn thu nhaơp và chi phí... Các cước trạ trước, trạ sau tương ứng là các khoạn trạ ở Vieơt Nam hay ở nước ngoài, tùy thuoơc vào thỏa thuaơn và yeđu caău cụa khách hàng.
Đeơ phađn tích đánh giá tình hình hốt đoơng cụa doanh nghieơp ở các maịt khác nhau, báo cáo lợi nhuaơn các chuyên tàu được thiêt kê tređn phaăn meăm dữ lieơu chứng từ. Heơ thông báo cáo sẽ taơp hợp lợi nhuaơn theo các câp đoơ như sau:
Hình 2.9 - Heơ thông báo cáo boơ phaơn theo câp đoơ
Giám đôc/ Phó giám đôc Hàng Nhaơp đường khođng/bieơn Hàng xuât đường khođng Hàng xuât bieơn Tuyên Chađu Á Hàng xuât bieơn Tuyên Ađu Mỹ
Trung tađm đaău tư/ Trung tađm lợi nhuaơn
Theo tuyên vaơn chuyeơn Khu vực Tp. Hoă Chí Minh Khu vực Đoăng Nai Khu vực Tp. Hà Noơi Khu vực
Tp. Hại Phòng Theo Khu vực
Nhađn vieđn
kinh doanh A kinh doanh B Nhađn vieđn kinh doanh C Nhađn vieđn kinh doanh D Nhađn vieđn kinh doanh E Nhađn vieđn
Theo Nhađn vieđn kinh doanh Cước vaơn chuyeơn
quôc tê
Phí, leơ phí chứng từ, bill,
CFS
Dịch vú khai thueđ hại quan và
phí lieđn quan Theo lối dịch vú kinh doanh Vaơn chuyeơn noơi
địa, giao hàng taơn nơi
Báo cáo theo tuyên tàu: cho phép đánh giá thê mánh, khạ naíng cánh tranh cụa cođng ty tređn thị trường thê giới. Hàng tháng các boơ phaơn trung tađm chi phí – doanh thu gửi bạng toơng hợp lợi nhuaơn cụa tât cạ các hoă sơ cụa các tuyên hàng xuât và hàng nhaơp. Xem tham khạo mău trong hình 2.10 sau.
Báo cáo theo khu vực kinh doanh : đánh giá vieơc đaău tư vào các khu vực có hợp lý hay chưa, có neđn mở roơng hốt đoơng kinh doanh hay thu hép đaău tư cụa cođng ty. Các trung tađm lợi nhuaơn có trách nhieơm thông keđ doanh thu và chi phí giá thành, lợi nhuaơn goơp và chi phí quạn lý cụa đơn vị đeơ báo cáo veă trú sở chính.
Báo cáo cụa nhađn vieđn kinh doanh : đánh giá khạ naíng kinh doanh cụa từng nhađn vieđn, là cơ sở đeơ tính chi phí hoa hoăng, so sánh doanh sô cụa nhađn vieđn với chính sách chư tieđu doanh thu cụa cođng ty.
Báo cáo theo các lối hình kinh doanh dịch vú : cho phép đánh giá tình hình kinh doanh cụa cođng ty theo từng lối hình hốt đoơng, khạ naíng cung câp dịch vú và đa dáng hóa các dịch vú cung câp cho khách hàng.
Các đơn vị hoê trợ kinh doanh hàng tháng sẽ in ra các báo cáo trung tađm lợi nhuaơn này cho giám đôc kinh doanh theo dõi. Lợi nhuaơn chưa bao goăm chi phí quạn lý neđn sẽ được boơ phaơn kê toán laơp rieđng cho phaăn lợi nhuaơn ròng baỉng toơng lợi nhuaơn goơp cụa các chuyên tàu trừ cho chi phí quạn lý đơn vị và toàn doanh nghieơp.
Ngày xêp hàng Sô hoă sơ Dtu chia Lợi nhuaơn trong nuớc Local Hàng nguyeđn container CY Hàng lẹ CFS Khai thác gom hàng CONSOL Lợi nhuaơn Profit On board File no. P/S USD VND 20’ 40’ HQ 45’ OT R R/ton CBM 20 ’ 40’ HQ 45’ OT R R/ton CBM USD VND Toơng (Total) Người laơp:
Tuyên (Line): Ngày (date):
BÁO CÁO LỢI NHUAƠN THEO KỲ CỤA HÀNG XUÂT
Hình 2.10 – Báo cáo lợi nhuaơn theo kỳ cụa hàng xuât
EXPORT PERIOD PROFIT REPORT
Xêp hàng từ ngày…… đên ngày …….
On board from ….. to…….
Cuôi cùng là báo cáo lợi nhuaơn cuôi kỳ cụa các trung tađm lợi nhuaơn. Trong báo cáo này, kê toán kêt hợp phađn tích tỷ leơ phaăn traím chi phí chiêm trong lợi nhuaơn goơp cụa cođng ty. Qua đó, ban giám đôc có theơ taơp trung chú ý đên các chi phí cao và phađn tích, cại thieơn đeơ tiêt kieơm chi phí và mang lái hieơu quạ. Dưới đađy là mău báo cáo lợi nhuaơn cụa các trung tađm lợi nhuaơn:
BÁO CÁO LỢI NHUAƠN Kỳ báo cáo:………
Ngày:………
Chư tieđu Sô tieăn
(Đoăng) Phaăn traím (%) Tp. Hoă Chí Minh (đoăng) Tp. Hại Phòng (đoăng)
Lợi nhuaơn goơp 100%
Đieău chưnh lợi nhuaơn goơp % Các chi phí doanh nghieđp
- Chi phí tieăn lương - Chi phí thueđ vaín phòng - Chi phí thueđ kho
- Chi phí vaín phòng phaơm + Hóa đơn
+ Giây fax + Giây A4 + Mực in + Sách báo
+ Mău in (D/O, Freight List…)
%
+ Khác
- Chi phí bạo trì - Chi phí Bạo hieơm - Chi phí cođng tác - Chi phí tiêp khách - Chi phí đieơn thối bàn - Chi phí Internet - Chi phí đieơn thối di đoơng - Chi phí email - Chi phí khác Lợi nhuaơn % Thu nhaơp khác Chi phí khác % Lợi nhuaơn trước thuê
Thuê thu nhaơp
%
Lợi nhuaơn ròng %
Người laơp Kê toán trưởng Giám đôc kinh doanh
Theo báo cáo tređn, ban giám đôc có theơ đánh giá, so sánh quy mođ hốt đoơng cụa các trung tađm lợi nhuaơn. Nó theơ hieơn kêt quạ hieơu quạ hốt đoơng cụa các boơ phaơn trong cođng ty. Tuy nhieđn đeơ đánh giá hốt đoơng thực sự cụa các trung tađm còn phại xem xét đên báo cáo cođng nợ, tieăn teơ, tài sạn đaău tư và lưu chuyeơn tieăn teơ.