a. Heơ thông chứng từ, tài khoạn, soơ sách
Cođng ty hách toán theo Heơ thông kê toán Vieơt Nam quy định trong Quyêt định sô 1141 TCQĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 naím 1995 và Thođng tư hướng dăn sô 55 ngày 26 tháng 6 naím 2003 cụa Boơ Tài Chính ban hành. Heơ thông chứng từ, tài khoạn cũng áp dúng theo các quy định lieđn quan.
Đôi với các bieơu mău chứng từ theo quy định cụa Boơ Tài Chính được in từ heơ thông phaăn meăm. Khi có các quy định mới, phaăn meăm đeău được caơp nhaơt sửa đoơi như các bạn cađn đôi tài khoạn, báo cáo lưu chuyeơn tieăn teơ, mău soơ cái, soơ chi tiêt …
Soơ sách được ghi chép theo hình thức kê toán nhaơt ký chung. Đó là các soơ nhaơt ký, soơ cái, soơ chi tiêt tài khoạn, chi tiêt cođng nợ.
b. Lưu chuyeơn chứng từ kê toán
Các nghieơp vú phát sinh mođ tạ theo sơ đoă lưu chuyeơn chứng từ (Sơ đoă 2.3). Phòng kinh doanh lieđn heơ khách hàng đeơ nhaơn đơn đaịt choê vaơn chuyeơn hàng hoaịc do các đái lý nuớc ngoài chư định làm hàng tái Vieơt Nam. Boơ phaơn kinh doanh sẽ cung câp các nhu caău dịch vú cụa khách hàng cho boơ phaơn chứng từ, hoaịc đái lý nước ngoài gửi thođng tin khách hàng sẽ nhaơn hàng tái Vieơt Nam.
Boơ phaơn chứng từ sẽ caơp nhaơt dữ lieơu vào heơ thông vi tính cụa cođng ty, laơp các chứng từ lieđn quan đên vaơn chuyeơn hàng hóa như vaơn đơn, hóa đơn, thođng tin đóng gói hàng hóa, giây báo hàng, báo cođng nợ… gửi đên khách hàng và đái lý. Các chứng từ lưu chuyeơn noơi boơ goăm có các lối chụ yêu sau:
- “Debit / Credit Note” – thođng báo Nợ / Có: là các khoạn cođng nợ với nước ngoài. Thuờng là các khoạn thu chi hoơ, các chi phí dịch vú vaơn tại phại trạ cho beđn nuớc
ngoài, các khoạn hoa hoăng phại thu cụa nuớc ngoài. Chứng từ này dùng đeơ đôi chiêu cođng nợ với các đái lý.
- “Vaơn đơn, leơnh giao hàng HN/HX”: boơ vaơn đơn đeơ giao cho khách hàng hay đái lý làm thụ túc xuât nhaơp khaơu tái Hại quan.
- “Vessel freight list” – danh sách cước tàu: là moơt danh sách đaíng ký tât cạ sô vaơn đơn (Bill of Lading) và các khoạn phại thu cụa khách hàng (từ các shipper hay consignee).
- “Cost sheet” – tờ chi phí : là các khoạn phại trạ trong từng chuyên hàng cho các hãng tàu, các nhà thaău phú … (shipping company, co-loader) tái noơi địa.
- “Chứng từ toơng hợp lưu trữ “: là boơ bạng sao các chứng từ được lưu trữ tái phòng kê toán và phòng chứng từ.
Quaăy thu tieăn Giao ctừ và thu tieăn / cođng nợï Tám ứng và chi phí Thụ quỹ Consignee/ Shipper Chứng từ toơng hợp lưu trữ Boơ phaơn chứng từ Phòng kinh doanh Nhaơp
dữ lieơu Freight List Vessel
Cost sheet Debit / Credit
Note Bill, leơnh giao
hàng HN/HX Agents Đái lý
Nước Ngoài
Nhađn vieđn cạng
Kê tóan chi tieăn, ngađn Kê tóan thu tieăn, cođng nợ
Kê tóan toơng hợp
Toơng hợ thođ
Heơ thông báo cáo
p ng tin
Sơ đoă 2.3 – Sơ đoă lưu chuyeơn chứng từ tái Tp. HCM
Đeơ thu tieăn khách hàng, boơ chứng từ và bạng keđ cước tàu được giao cho quaăy thu tieăn đeơ thu các phí chứng từ, dịch vú lieđn quan roăi giao chứng từ gôc cho khách hàng nhaơn hàng.
Nhađn vieđn quaăy thu tieăn dựa vào các Freight list đeơ tìm dữ lieơu tređn heơ thông, in hóa đơn lieđn quan, nhaơn tieăn maịt khách hàng. Sau đó giao chứng từ cho khách. Khách hàng nợ chưa thanh toán thì ghi nợ, các hóa đơn được chuyeơn giao cho kê toán thu tieăn đeơ laơp phiêu chi hoaịc ghi cođng nợ kê toán.
Các nhađn vieđn chứng từ giao các tờ chi phí (cost sheet) cho thụ quỹ đeơ tám ứng cho nhađn vieđn nghieơp vú cạng đi làm thụ túc giao nhaơn hàng. Nhađn vieđn nghieơp vú cạng sẽ đóng tieăn và thanh toán tám ứng với thụ quỹ, sau đó chuyeơn chứng từ cho kê toán chi tieăn đeơ laơp phiêu chi.
Kê toán chi tieăn còn có trách nhieơm kieơm tra các khoạn thu chi qua tài khoạn ngađn hàng. Nêu có thu tieăn thì báo cho quaăy thu tieăn nhaơp máy thu tieăn ngađn hàng, xóa cođng nợ. Đoăng thời kê toán ngađn hàng hách toán bút toán lieđn quan.
Boơ chứng từ lưu trữ được laơp thành hai boơ, moơt boơ lưu giữ tái boơ phaơn chứng từ và moơt boơ được giao cho kê toán toơng hợp đeơ toơng hợp các dữ lieơu caăn thiêt. Trong đó, giây báo Nợ /Có do kê toán toơng hợp đeơ đôi chiêu cođng nợ với nước ngoài. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cuôi tháng, kê toán toơng hợp dữ lieơu đeơ laơp báo cáo thuê và báo cáo cho ban quạn trị cođng ty.