Theo cách thức truyền thống, kho mượn là kho chứa tài liệu phục vụ cho NDT đến mượn tài liệu về sử dụng và thường được tổ chức, phục vụ theo hình thức của một kho đóng. Với sự kế thừa những kinh nghiệm của các nước trên thế giới, hệ thống các trung tâm thông tin - thư viện ở nước ta cũng tổ chức kho tài liệu theo 2 hình thức là kho đóng ( thường dành cho kho mượn) và kho mở.
Kho đóng đã hình thành từ rất lâu, rất phát triển ở các thế kỷ trước, thường được tổ chức ở tất cả các loại hình thư viện. Đến nay mặc dù với sự xuất hiện của kho mở với nhiều tính ưu việt nhưng kho đóng vẫn được tổ chức rất phổ biến ở nhiều nước cũng như ở nước ta.
Khi nói đến kho đóng ta thường hiểu rằng kho đóng là kho chứa tài liệu mà NDT không được phép vào trong kho và tiếp xúc trực tiếp với tài liệu. Muốn có được tài liệu, NDT phải tra cứu trên hệ thống tra cứu, ghi phiếu yêu cầu và mượn qua thủ thư.
Về cách sắp xếp tài liệu trong kho đóng: Tài liệu thường được xếp theo số đăng ký cá biệt hoặc theo khổ sách, theo ngôn ngữ chứ không xếp theo khung phân loại. Do vậy, tài liệu có cùng nội dung sẽ bị phân tán, không tập trung vào một chỗ.
Ở Việt Nam, hầu hết các thư viện và trung tâm thông tin đều tổ chức kho đóng vì những lợi ích riêng của nó.
Về mặt ưu điểm: vì tài liệu được sắp xếp theo ngôn ngữ và theo khổ, cỡ, nên hình thức đẹp, tiết kiệm diện tích, dễ bảo quản. Cán bộ thư viện lấy sách cho độc giả nhanh vì sách xếp theo đăng ký cá biệt, ít mất mát, ít hư hỏng.
Về nhược điểm: Thứ nhất là độc giả không được chủ động, không được trực tiếp vào kho sách, phải tra cứu mục lục và mượn qua thủ thư, kém hứng thú, bạn đọc đến ít hơn. Độc giả chỉ được đọc đúng những tài liệu yêu cầu (nếu tài liệu đó còn trong kho) mà không có được những tài liệu có nội dung liên quan.
Thứ hai là do cách sắp xếp theo khổ, cỡ và số đăng ký cá biệt, nên những sách xếp giá cạnh nhau không có mối liên hệ với nhau về nội dung mà tài liệu có cùng nội dung bị phân tán khắp nơi trong kho. Ta sẽ không thể hình dung được những mảng nội dung của kho tài liệu nếu như không có bộ máy tra cứu. Do đó thư viện không thể sử dụng việc sắp xếp này để nghiên cứu vốn tài liệu và hướng dẫn đọc cho bạn đọc.
Một nhược điểm nữa là để lấy được tài liệu phục vụ NDT, cán bộ thư viện phải đi lại nhiều hơn nhất là các thư viện và trung tâm thông tin lớn, có kho rộng, nhiều tài liệu, đông độc giả. Do đó cần nhiều nhân lực hơn kho mở.
Ngày nay, với sự gia tăng nhanh chóng của nguồn lực thông tin đã làm cho NCT của NDT ngày càng phong phú, đa dạng đòi hỏi sự thay đổi về hình thức tổ chức và hoạt động của kho mượn. Để khắc phục những hạn chế của kho đóng, hình thức phục vụ của kho mượn đã được thay đổi nhiều về căn bản:
Thứ nhất, NDT được phép vào kho tài liệu để tìm tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình mà không phải thông qua cán bộ thư viện. Ngoài ra, họ còn tiếp cận được những tài liệu có nội dung liên quan đến chuyên ngành của mình, không phải mượn thông qua cán bộ thư viện, tạo cảm hứng cho bạn đọc. Do đó, kho tài liệu được khai thác nhiều và triệt để hơn.
Thứ hai, cách sắp xếp tài liệu trong kho cũng linh hoạt hơn, không xếp theo khổ, cỡ và số đăng ký cá biệt mà sắp xếp theo tiêu chí cụ thể phù hợp với tính chất đặc trưng của từng đơn vị.
Thứ ba, có thể giảm bớt được nhân lực cũng sức lực của cán bộ trong hình thức phục vụ mới.
Tuy nhiên, với tính chất là kho mượn nên số lượng bạn đọc ra vào kho cần phải hợp lý nhằm tránh sự lộn xộn cũng như tính an toàn cho tài liệu.
Với phương thức phục vụ mới này đòi hỏi kho mượn phải được trang bị thêm một số thiết bị đảm bảo an ninh cho kho tài liệu để đáp ứng NCT một cách hiệu quả nhất.
1.4.2. Mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức Kho mượn Thư viện Tạ Quang Bửu Trường ĐHBK HN hiện nay.