Công tác bảo quản vốn tài liệu (VTL) có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong mỗi cơ quan thông tin thư viện. Bảo quản tốt tài liệu sẽ góp phần tăng tuổi thọ của tài liệu, giữ gìn di sản văn hoá của dân tộc và nhân loại, làm tăng số lượng và phong phú nội dung vốn tài liệu, tiết kiệm ngân sách của nhà nước.
Tại điều 2 – Chương 1 – Pháp lệnh Thư viện năm 2000 đã nêu: “Thư viện có chức năng, nhiệm vụ, gìn giữ di sản thư tịch của dân tộc; thu thập, tàng trữ, tổ chức việc khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu, công tác và giải trí đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa học công nghệ, kinh tế, văn hoá, phục vụ công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước”. [3]
Để việc sử dụng sách có hiệu quả thì cần phải làm tốt công tác bảo quản. Kho mượn có diện tích tương đối rộng và được trang bị số lượng lớn giá kệ sắt quét sơn nên đảm bảo đủ chỗ chứa tài liệu tránh được việc dồn giãn kho thường xuyên.
Hiện nay, hệ thống Kho mượn có những nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu và những biện pháp áp dụng sau đây để bảo quản tài liệu.
* Chống ẩm:
Hiện TV chỉ áp dụng được biện pháp chống ẩm bằng quạt thông gió, hoặc để cửa thông gió tự nhiên mà chưa có máy hút ẩm, hay hóa chất để hút ẩm.
* Chống mốc:
Để ngăn chặn nấm mốc phát triển, TV thường xuyên quét, lau chùi, làm vệ sinh,… và chấn chỉnh, sắp xếp lại tài liệu vào sáng thứ sáu hàng tuần. Luôn đảm bảo độ thoáng, nhiệt độ và độ ẩm tối ưu cho môi trường bảo quản.
Nếu phát hiện có nấm mốc thì có biện pháp cách ly ngay nguồn tài liệu đó. Không được đưa trực tiếp hóa chất diệt nấm mốc vào tài liệu, mà phải phun, quét. Tuyệt đối không dùng hóa chất chưa được kiểm nghiệm.
* Công tác chống mối mọt đã được thư viện đã tiến hành ngay khi bắt đầu xậy dựng thư viện.Và hàng năm Thư viện đều tiến hành đặt hộp nhử mối, tránh tình trạng mối xông tài liệu rồi mới đặt.
Cách diệt mối gồm: hộp nhử mối và thuốc diệt mối DM 90. Đặt hộp nhử mối vào nơi đang có mối hoạt động, dùng đinh hoặc dây thép nhỏ để buộc cố định hộp nhử vào một chỗ. Để hộp nhử mối từ 15-20 ngày, trong suốt quá trình này tuyệt đối không được mở hộp ra xem hoặc động chạm vào hộp. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn, khi diệt mối phải mang đồ bảo hộ lao động như quần, áo, găng tay, khẩu trang…
* Chống chuột:
Để hạn chế tối đa khả năng xâm nhập của chuột vào kho, đặc biệt từ các đường ống như: ống đường cống, đường dây điện, ống thông hơi,….Thư viện đã có nội quy và quy định rõ ràng: Tuyệt đối không ăn và để thức ăn trong kho chứa tài liệu,…
Việc diệt chuột thường được dùng bẫy hoặc bả theo sự hướng dẫn của các cơ quan chuyên môn. Tránh dùng các biện pháp khác, vì diệt chuột bằng hóa chất, chuột chết không tìm thấy sẽ gây nên ô nhiễm môi trường trong kho và tạo điều kiện cho nấm mốc, vi sinh vật,… phát triển.
* Sự tự lão hóa của tài liệu.
Một nguyên nhân nữa có tác động mạnh mẽ đến quá trình hư hỏng tài liệu ở TV là quá trình tự lão hóa của giấy.
Ngoài yếu tố về chất lượng, qua khảo sát một số tài liệu xuất bản từ năm 1960-1980 còn một số yếu tố khác cũng ảnh hưởng đến sự tự hư hỏng của tài liệu là do kỹ thuật in chưa cao, chất lượng mực in kém, chóng bạc màu, kỹ thuật đóng, xén chất lượng hồ dán gáy sách và chất lượng giấy làm bìa sách đều không đảm bảo kỹ
thuật phục vụ cho yêu cầu của công tác bảo quản làm cho tài liệu chóng hỏng bìa, đứt chỉ, dẫn đến sự hư hỏng mất mát của tài liệu trong các kho sách báo,...
* Ảnh hưởng của con người đối với tài liệu.
Ý thức người dùng là một trong những nguyên nhân làm ảnh hưởng đến sự hư hỏng, mất mát tài liệu.
Một thói quen của người đọc là dùng nước thấm tay để mở sách làm cho giấy bị ướt, hoen ố, chóng mục nát, hư hỏng. Cá biệt có độc giả còn dùng dao, kéo cắt hoặc xé trộm các trang tài liệu của thư viện. Những hành động thiếu ý thức bảo vệ tài liệu đó nhiều khi còn gây tác hại gấp nhiều lần so với tác hại do những nhân tố khác gây nên.
Việc photocopy tài liệu cũng là một nhân tố làm chữ chóng mờ, giấy chóng giòn, gáy xộc xệch dẫn đến làm giảm tuổi thọ của tài liệu.
Ngoài ra, việc dồn kho, chuyển kho, chuyên chở tài liệu đi sơ tán cũng là một nguyên nhân dẫn đến sự rách nát hư hỏng của tài liệu. Bên cạnh đó là thói quen viết vào tài liệu cũng là nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu
Việc sử dụng hoặc xếp tài liệu không đúng cách: các hành động như gấp ngược sách khi đọc, đánh dấu trang sách bằng cách gấp…hoặc xếp sách vào kho không ngay ngắn cũng là nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu
Hay việc con người vô tình để đồ ăn, thức uống rơi vãi hoặc dính vào tài liệu sẽ là nguyên nhân cho các loài gián, chuột…phá hỏng hoặc làm biến dạng tài liệu. Vì vậy, thư viện nghiêm cấm bạn đọc ăn quà vặt trong thư viện. Xây dựng môi trường lành mạnh và có quy định xử phạt nếu bạn đọc nào cố ý vi phạm.
