Để đảm bảo tài liệu luôn luôn ở trong tình trạng tốt nhất, thì công tác bảo quản cần phải tiến hành thường xuyên, liên tục. Tài liệu bị hư hỏng sẽ gây thiệt hại rất lớn cả về kinh phí và giá trị của tài liệu. Vì vậy Thư viện cần phải xây dựng kế hoạch bảo quản tài liệu ngắn hạn và dài hạn. Khi xây dựng kế hoạch bảo quản ta sẽ
xác định được các biện pháp thực hiện, thời gian thực hiện, nhân lực, kinh phí,… và công nghệ bảo quản phải phù hợp.
Việc sửa chữa tài liệu từ trước đến nay chỉ dừng lại ở việc khâu, đóng sách rách, long tay gáy, long bìa và tất cả cán bộ thư viện cùng tham gia.
Tuy nhiên, hiệu quả không cao, thậm chí còn làm tăng độ hư hỏng sách, như: dập ghim quá sát chữ, nên khi bạn đọc mở sách ra thì phải bẻ dẫn đến việc vỡ gáy sách,….
Để khắc phục tình trạng trên, Thư viện nên thành lập một đội làm bảo quản riêng biệt, tách khỏi các phòng khác, có đội ngũ cán bộ độc lập, được đào tạo bài bản về chuyên môn nghiệp vụ, có kinh phí ổn định, trang thiết bị về bảo quản và công nghệ kỹ thuật hiện đại.
Tài liệu bị hư hỏng là do các yếu tố chủ quan và yếu tố khách quan.
Trước hết cần nâng cao nhận thức và hình thành thói quen cho cán bộ thư viện và bạn đọc.
Với cán bộ thƣ viện:
- Quán triệt đến toàn thể cán bộ thư viện có ý thức bảo quản tài liệu trong mọi hoạt động của thư viện cũng như chu trình đường đi của sách, từ khâu lựa chọn, bổ sung, biên mục, xử lý nghiệp vụ, tổ chức sắp xếp, phục vụ,… đến vệ sinh kho tàng, tài liệu và tu sửa sách,…
- Tổ chức các lớp tập huấn cho các cán bộ thư viện về công tác bảo quản, trao đổi chuyên môn và chia sẻ kinh nghiệm giữa những cán bộ có trình độ chuyên môn, được đào tạo có bài bản và lâu năm.
- Cử cán bộ đi dự, tham gia các lớp tập huấn về bảo quản khi có cơ hội và điều kiện.
- Mở lớp tập huấn cho toàn thể cán bộ về an toàn điện, phòng chống cháy nổ, thiên tai,…để khi có sự cố xảy ra, ta có thể khắc phục ngay được.
Tuy nhiên, để làm được việc này ngoài sự tận tâm, lòng yêu nghề,…của người cán bộ thư viện thì các cấp lãnh đạo cũng cần quan tâm đến cán bộ làm công tác bảo
quản, như có chế độ hỗ trợ, trợ cấp độc hại,… cho các cán bộ làm công tác bảo quản, và được ban hành thành văn bản cụ thể.
Với bạn đọc sử dụng thƣ viện.
Tại điều 8, chương II của Pháp lệnh Thư viện quy định trách nhiệm của người đọc như sau: “ Người sử dụng vốn tài liệu thư viện có trách nhiệm:
1. Chấp hành nội quy thư viện;
2. Bảo quản vốn tài liệu và tài sản của thư viện; 3. Tham gia xây dựng, phát triển thư viện;
4. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về những hành vi vi phạm trong việc sử dụng vốn tài liệu thư viện ”[38].
Cần giáo dục, tuyên truyền sử dụng tài liệu đúng cách là một nhiệm vụ thường xuyên và lâu dài trong công tác hướng dẫn bạn đọc của thư viện.
Đầu tƣ cơ sở vật chất cho công tác bảo quản tài liệu:
- Hệ thống đo nhiệt độ - độ ẩm - Hệ thống quạt thông gió
- Hệ thống máy hút ẩm, hút bụi, điều hòa không khí
- Hệ thống chiếu sáng bằng đèn compac, cửa sổ phun lớp chống tia cực tía và có rèm.
- Hệ thống điện trong kho chịu tải lớn và có nguồn điện dự phòng.
- Hệ thống phòng chống cháy nổ: vòi phun nước, bình cứu hỏa, chuông báo động,… luôn ở trạng thái hoạt động tốt.
- Hệ thống giá sách nên làm bằng vật liệu nhôm siêu nhẹ, thép mạ Crôm hay phun sơn chống rỉ,…
- Dụng cụ làm vệ sinh - Hệ thống camera quan sát.
- Hệ thống cổng từ, máy nạp và khử từ, chỉ từ và chíp điện tử.
Đầu tƣ trang thiết bị cho công tác tu sửa tài liệu trực tiếp nhƣ:
- Máy dập ghim, máy xén, máy hút bụi, dao, kéo, kim chỉ khâu, keo hoặc hồ dán,…
- Bìa cứng, tấm lót cắt giấy, bìa cotton, thước kẻ dài, dao dọc giấy, bút mực lưu trữ, dụng cụ gập giấy, vải, dây cotton mộc, các nhãn nhỏ,…
- Máy khâu hoặc máy dập. - Máy khoan,…
Hiện nay, kinh phí dành cho công tác bảo quản rất thấp, vẫn theo cơ chế xin – cho, có nghĩa là khi hết nguyên vật liệu đóng sách như: Hồ gián, giấy bìa, giấy xi măng, giấy Catong, ghim, chỉ khâu, …thì Thư viện tự đi mua nhưng trong giới hạn Nhằm duy trì và phát triển các hoạt động của thư viện, Trường ĐHBK HN cần có sự đầu tư ổn định về kinh phí. Nguồn kinh phí này cần tương đối ổn định và nằm trong kế hoạch chi tiêu tài chính của trường. Trong đó, cần trích khoảng từ 10% - 15% kinh phí dành cho công tác bảo quản tài liệu.