Việc tổ chức một kho sách khoa học để có thể sử dụng một cách hiệu quả nhất là vấn đề không đơn giản. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay, khi tài liệu tăng nhanh chóng cả về mặt số lượng và chất lượng.
Tổ chức tốt kho tài liệu sẽ có ý nghĩa rất lớn, không chỉ bảo quản, gìn giữ tốt tài liệu mà còn mang lại sự thuận tiện trong quá trình sử dụng, có thể tận dụng đến mức tối đa vốn tài liệu trong Thư viện.
* Kho sách giáo trình
Phương pháp sắp xếp tài liệu trong Kho rất đơn giản. Tài liệu không được sắp xếp theo khung phân loại mà theo chuyên ngành đào tạo trong Trường. Hiện nay, Kho sách giáo trình sắp xếp tài liệu theo 12 chuyên ngành (thường gọi là khoa), bắt đầu từ khoa Luyện kim, Chính trị, Cơ khí, Toán – lý, Công nghệ thông tin, Điện, Điện tử viễn thông, Hoá, Hoá sinh công nghiệp, Động lực, Dệt may, Thực phẩm..
Tất cả giáo trình mới, sử dụng nhiều, thường xuyên thì được bố trí ở tầng trệt tạo sự thuận tiện cho sinh viên vào lấy tài liệu, sách cũ hơn và ít sử dụng được đặt trên tầng lửng. Mỗi khoa được bố trí từ 2 – 10 giá kệ, mỗi giá gồm 3 tầng. Sách được sắp xếp trên các giá theo thứ tự vần chữ cái tên sách, từ trái sang phải, từ trên xuống dưới. Đầu mỗi giá có một bảng chỉ dẫn ghi tên từng khoa.
Phương pháp sắp xếp theo thứ tự chữ cái đòi hỏi cán bộ sự tập trung và sự chính xác để xác định đúng vị trí của chữ cái nhằm đảm bảo tài liệu được xếp đúng vị trí. Ngoài ra, người cán bộ xếp giá luôn phải tính toán đến sự co giãn của kho tài liệu để đảm bảo dành những khoảng trống khi có tài liệu mới. Nếu việc tính toán này chính xác thì sẽ giảm rất nhiều công sức, thời gian của cán bộ, tránh việc dãn kho liên tục cũng như tránh sự thay đổi vị trí của tài liệu, gây lộn xộn trong kho.
* Kho sách tham khảo
Kho sách tham khảo là một Kho mượn, tuy nhiên tài liệu trong kho được sắp xếp theo hình thức của một kho mở. Mỗi tài liệu đều mang một ký hiệu xếp giá, ký hiệu
Tài liệu trong kho sách tham khảo của TV được sắp xếp theo các yếu tố sau: 1. Phân loại LC
2. Chỉ số Cutter 3. Số tập
4. Năm xuất bản 5. Thứ tự số bản copy * Kí hiệu phân loại LC:
Khung phân loại này gồm 4 lớp:
- Lớp cơ bản: gồm 21 lớp cơ bản, sử dụng 21 chữ cái tiếng Anh làm ký hiệu. Ví dụ: H Khoa học xã hội (Tổng quát)
- Lớp thứ 2: Lớp thứ 2 của LCC được tạo ra bởi sự kết hợp của 2 hoặc 3 chữ cái. Hiện còn rất nhiều các chữ cái thuộc lớp này chưa sử dụng điều này tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển các đề mục mới trong tương lai.
Ví dụ: HA – HC Thống kê, Kinh tế học
- Lớp thứ 3: Bắt đầu từ bậc phân chia thứ 3 khung phân loại LCC sử dụng chữ số Ả rập từ 1 – 9999, nhưng không hoàn toàn tuân thủ nguyên tắc thập tiến. Điểm nổi bật trong LCC là sử dụng rất rộng rãi nguyên tắc sắp xếp theo vần chữ cái. Việc sử dụng các chữ số Ả rập từ 1 – 9999 tạo điều kiện thuận lợi cho việc chi tiết hoá các đề mục, cũng như việc mở rộng các đề mục mới.
Ví dụ: HA201-Điều tra dân số
- Lớp thứ 4: Lớp thứ 4 của khung phân loại LC được phân cách các lớp khác bởi dấu chấm và tuân thủ theo nguyên tắc thập phân. Việc sử dụng lớp thứ 4 càng làm tăng thêm độ chi tiết của các đề mục.
Ví dụ: HA201.12 - Các vấn đề chung - bao gồm các phương pháp, các hướng dẫn, đánh giá.
HA201.122 - Dữ liệu điều tra * Chỉ số Cutter (Kí hiệu mã hoá tên tác giả)
“Theo định nghĩa trong đại từ điển của nhà xuất bản Ramdom (Ramdom House Uniagridge Dictionary) xuất bản năm 1993: Cutter là một mã kết hợp các số thập phân với các chữ cái lấy từ họ tác giả, được sử dụng trong một hệ thống xếp theo chữ. Các ký hiệu tác giả này do nhà thư viện học lỗi lạc người Mỹ Charles Ammi Cutter biên soạn vào cuối thế kỷ XIX” [21, tr. 3].
TV Tạ Quang Bửu tự xây dựng phần mềm cutter riêng cho mình dựa trên bảng Cutter Sanborn 3 chữ số. [26]
Cấu tạo chỉ số Cutter gồm 3 thành phần:
TP1: gồm 1,2 hoặc 3 chữ cái đầu của họ tác giả.
TP2: gồm 3 chữ số đó là mã số vần còn lại của cụm từ đầu tiên TP3: gồm 1 chữ cái, từ đầu tiên của tên tác giả
+ Thành phần thứ nhất bao gồm 1, 2 hoặc 3 chữ cái đại diện cho họ tác giả hay từ đầu tiên của tên sách. Để xếp theo số Cutter thì ta phải căn cứ vào TP1 đầu tiên, sắp xếp theo trật tự của bảng chữ cái của TP1, trong trường hợp chỉ có 1 chữ cái trong thành phần này với các tài liệu thuộc một ngành nào đó ta sẽ xếp số Cutter theo thứ tự A, B, C,… trường hợp gồm 2 hoặc 3 chữ cái ta cũng xếp theo nguyên tắc đó với chữ cái thứ 2, thứ 3, ví dụ N rồi đến NG rồi đến NGH...
+ Thành phần thứ 2 bao gồm 3 chữ số. Sau khi sắp xếp theo TP1 thì trong phần này ta sẽ xếp theo thứ tự từ nhỏ tới lớn của các số mã hoá ví dụ, 100 rồi đến 101…
+ Sau khi sắp xếp theo TP1 và TP2, ta sẽ xem xét TP3, phần này gồm 1 chữ cái đại diện cho từ đầu tiên của tên tác giả hay của tên sách và ta cũng xếp theo trật tự A, B, C của bảng chữ cái.
Ví dụ với tác giả Phạm Minh Hạc ta có số Cutter PH104H Trong đó PH Các chữ cái đại diện cho họ của tác giả là Ph 104 Là các chữ số mã theo vần của họ tác giả là ạm H Là chữ cái đại diện cho tên của tác giả là Hạc * Số tập
Với các tài liệu có nhiều tập thì ta sẽ xếp theo thứ tự của tập, có nghĩa là tập nhỏ đứng trước, tập lớn đứng sau, ví dụ tập 1 rồi đến tập 2, tập 3,...với một tập có nhiều năm xuất bản khác nhau ta sẽ xem xét ở phần năm xuất bản dưới đây.
* Năm xuất bản
Trong trường hợp cùng một cuốn sách nhưng được tái bản nhiều lần ta sẽ ưu tiên xếp các sách có năm xuất bản về trước lên đầu tiên, các sách có năm xuất bản mới sẽ xếp sau theo thứ tự thời gian tăng dần. Trong trường hợp các sách có nhiều tập và trong mỗi tập lại được tái bản nhiều lần ta cũng xếp theo thứ tự các tập trước, và trong mỗi tập sẽ xếp theo năm xuất bản như ở trên.
* Thứ tự bản copy
Với một đầu sách có thể có nhiều cuốn khác nhau, chúng ta đã đánh số thứ tự của từng cuốn là copy 1, 2, 3..và xếp theo thứ tự tăng dần, việc này nhằm tạo điều kiện thuận lợi khi ta tổ chức kiểm kê vì có thể dựa vào thứ tự của các cuốn sách để xác định được số lượng cuốn sách có trên giá.
Ta hãy xét một kí hiệu xếp giá cụ thể, ví dụ ta có cuốn sách:
PL 2625 T108C T.1 -2010-C1 000000242221
Trong đó: PL Phân lớp: Văn học Trung Quốc T108C Số Cutter theo tiêu đề mô tả chính (tác giả) (Tác giả là Tào Tuyết Cần)
T.1 Tập 1 của bộ sách
C.1 Cuốn 1 (copy 1) của tập 1
2010 Năm xuất bản của tập sách 000000242221 số barcode của quyển sách
Như vậy dựa trên 5 yếu tố trên ta sẽ xác định được vị trí cần sắp xếp trên giá của từng tài liệu, công việc này đòi hỏi cán bộ thư viện tính cẩn thận và tỉ mỉ vì như ta thấy ở trên khi sắp xếp một tài liệu lên giá ta phải căn cứ vào nhiều yếu tố, trong mỗi yếu tố lại phải căn cứ vào nhiều chi tiết.
Hiện nay, các giá sách trong kho sách tham khảo đều được bố trí rất hợp lý và thuận lợi với sự ra vào kho của bạn đọc và tiện cho sự quan sát của thủ thư. Mỗi giá đều được kê cách nhau 70m, đảm bảo cho bạn đọc đi lại và chọn sách ở cả hai mặt giá.
Cách sắp xếp tài liệu trên giá của Thư viện theo đúng quy tắc từ trái sang phải, từ trên xuống dưới. Sách xếp trên giá theo chiều đứng của cuốn sách và mỗi cuốn sách có một chỉ số xếp giá riêng, một vị trí duy nhất trên giá. Đầu các giá có chỉ dẫn theo môn loại giúp bạn đọc tìm kiếm tài liệu dễ dàng.
- Bảng nhãn giá: ở đầu mỗi giá đều có bảng nhãn giá phản ánh kí hiệu phân loại chính (các đề mục lớn) cùng nội dung của những ngành khoa học tương ứng mà tài liệu hiện đang xuất hiện trên giá đó.
- Tiêu đề giá: Tiêu đề giá thể hiện các kí hiệu phân loại chi tiết (các đề mục chuyên sâu) từng chuyên ngành khoa học nhỏ tương ứng mà tài liệu xuất hiện ở trên giá đó.