mượn
Việc ứng dụng CNTT hiện đại trong hoạt động Kho mượn mang lại hiệu quả cao cho công tác phục vụ bạn đọc. Với sự phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ, việc ứng dụng các tiến bộ khoa học công nghệ để giảm bớt lao động chân tay, tăng năng suất, tăng hiệu quả tìm kiếm và sử dụng thông tin, thông tin được đáp ứng nhanh, độ chính xác cao, giảm biên chế, tạo tiện nghi cho người sử dụng thư viện.
Hiện nay, TV đang ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào hoạt động của mình như :
+ Cổng từ và các thiết bị từ
Đảm bảo an toàn cho hệ thống tài liệu là vấn đề quan trọng đối với Kho mượn hoạt động theo phương thức hiện nay. Một trong những phương án được sử dụng phổ biến là sử dụng bảo vệ bằng các thiết bị cổng từ.
Các thiết bị từ: Chỉ từ:
Là loại băng từ trong suốt đặc biệt dán trong tài liệu, để đảm bảo các tài liệu không bị thất thoát trong việc lưu thông hàng ngày. Cùng với việc bảo quản bằng chỉ từ. đến nay kho sách giáo trình vẫn chưa được dán chỉ từ này.
Máy khử và nạp từ:
Dùng để khử từ khi độc giả đã đăng ký mượn, và nạp từ khi sách được trả lại về kho. Máy này hiện được bố trí tại Kho mượn sách tham khảo về nhà.
+ Camera quan sát:
Hệ thống camera quan sát được dùng hỗ trợ cho hệ thống thiết bị từ, sóng radio để quản lý tài liệu trong cơ quan thông tin thư viện.
Các camera được đặt tại các kho và được tập trung quản lý tại bàn quản lý. Các hình ảnh thu được từ hệ thống camera được truyền về điểm giám sát và được ghi trên các thiết bị chuyên dụng nhằm mục đích an ninh. Thiết bị này hiện nay TV Tạ Quang Bửu chưa được ứng dụng.
+ Mã vạch (Barcode) Là sự thể hiện thông tin qua các dạng nhìn thấy trên bề mặt mà máy móc có thể đọc được, nó ứng dụng trong các cơ quan thông tin thư viện.
Sách trong TV Tạ Quang Bửu đã được dán mã vạch để quản lý và phục vụ. Trong quản lý tài liệu: mã vạch phục vụ cho kiểm soát tài liệu nhập về, tài liệu ra vào kho, kiểm kê, thống kê, thanh lý tài liệu.
Trong quản lý bạn đọc: mỗi thẻ bạn đọc được định danh bằng một số, được mã hóa dưới dạng mã vạch. Bạn đọc dùng thẻ này có thể sử dụng các dịch vụ tự động của thư viện có gắn các máy đọc mã vạch.
Ở công đoạn lưu thông tài liệu: toàn bộ thông tin về mượn/ trả tài liệu của bạn đọc được định dạng thông qua mã vạch, kết hợp với phần mềm quản lý thư viện, thủ thư không cần phải thủ công ghi lại thông tin mượn của bạn đọc, vì toàn bộ công đoạn này đều được máy tính xử lý thông qua nhận mã số mã vạch của bạn đọc.
+ Thiết bị cho mã vạch: máy đọc mã vạch, máy in mã vạch
+ Phần mềm và máy tính điện tử: Để sử dụng và phân tích dữ liệu của máy barcode thì cần phải có hệ thống phần mềm và máy tính để xử lý. Hầu hết các phần mềm quản lý thư viện, đều tích hợp với dữ liệu của máy đọc barcode trong một số chức năng: quản lý bạn đọc, lưu thông tài liệu, kiểm kê, thanh lý.
+ Máy in và máy photo: + Máy tính:
Thường thì một hệ thống ứng dụng công nghệ sẽ có:
Hệ thống máy chủ: Máy chủ CSDL tác nghiệp, máy chủ CSDL thư viện số, máy chủ ứng dụng, máy chủ sao dữ liệu, máy chủ Email, máy chủ Web, máy chủ quản trị.
Hệ thống máy trạm: Máy trạm phục vụ công tác quản lý: máy trạm nghiệp vụ, máy trạm phòng đọc đa phương tiện, máy trạm quản trị, máy trạm tra cứu.
+ Hệ thống mạng
Mọi thông tin trao đổi đều được thực hiện trên hệ thống mạng này, gồm mạng Lan và hệ thống kết nối internet, nhằm đảm bảo thông tin thông suốt trong nội bộ cũng như khả năng liên kết trao đổi với bên ngoài.
+ Thiết bị xử lý dữ liệu số:
Thiết bị quét ảnh – Scanner: Được sử dụng trong kho mở dùng để chuyển dữ liệu ảnh dạng văn bản, đồ hoạ vào trong CSDL số.
Máy quay Video số: dùng để xây dựng các nguồn dữ liệu đa phương tiện, âm thanh, phim.
Để trở thành một thư viện hiện đại và thư viện đầu mối cho thư viện các truờng đại học, TV Tạ Quang Bửu ngoài việc áp dụng công nghệ thông tin thì công nghệ hiện đại đặc biệt được chú trọng trang bị nhiều hơn nữa Thư viện phải được trang bị đầy đủ các thiết bị hiện đại.
Nhằm mục tiêu hiện đại hoá công tác phục vụ bạn đọc, TV đã sử dụng phần mềm thư viện VTLS trong đó modul lưu thông thực hiện đầy đủ các chức năng: quản lý bạn đọc, quản lý tài liệu mượn trả, quản lý sách, tổng hợp báo cáo thống kê, các kho mở nên tăng cường thực hiện quy trình mượn trả trên máy, vừa thuận tiện cho cán bộ thư viện trong việc quản lý bạn đọc, quản lý tài liệu, vừa nhanh chóng không để bạn đọc phải chờ lâu, nhất là vào những lúc cao điểm. Tuy nhiên, hiện nay, đường truyền mạng rất chậm, hay bị hỏng làm hoạt động mượn trả bị trì trệ. Vì
vậy TV cần đầu tư nâng cấp hệ thống máy tính, đường truyền để công tác phục vụ bạn đọc đạt hiệu quả cao hơn.
Tóm lại, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ hiện đại giúp tăng cường hiệu quả hoạt động, đáp ứng tốt nhu cầu thông tin, nâng cao hiệu quả công việc, rút ngắn thời gian tài liệu chết, rút ngắn thời gian đáp ứng nhu cầu tin, đặc biệt trong tổ chức phục vụ tài liệu cho người dùng tin, tiết kiệm thời gian kinh phí, giảm cường độ lao động, tăng năng suất lao động, cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, chia sẻ nguồn lực thông tin, kích thích nhu cầu tin.