Từ trước tới nay, vận đơn đường biển đã giao hàng lên tàu là chứng từ duy nhất được chấp nhận mà người bán phải xuất trình theo điều kiện CFR và CIF. Vận đơn có 3 chức năng quan trọng:
+ Nó là bằng chứng của việc đã giao hàng lên tàu + Nó là bằng chứng của hợp đồng vận tải, và
+ Nó là một công cụ để chuyển các quyền đối với hàng hoá đang trên đường vận chuyển cho một người khác bằng cách chuyển giao chứng từ này cho người đó.
Các chứng từ vận tải khác với vận đơn cũng thực hiện 2 chức năng đầu của vận đơn, song các chứng từ đó không kiểm soát được việc giao hàng tại nơi đến hoặc cho phép người mua bán lại số hàng đang được vận chuyển bằng cách chuyển giao chứng từ cho người mua của mình. Thay vào đó, các chứng từ vận tải khác lại chỉ định rõ người được phép nhận hàng tại nơi đến. Thực tế, chỉ người nào có vận đơn mới được nhận hàng tại nơi đến từ người chuyên chở, cho nên rất khó có thể thay thế vận đơn bằng một thông điệp
Hơn nữa, theo tập quán, vận đơn được ký phát thành nhiều bản chính. Do vậy, người mua hoặc ngân hàng thay mặt cho người mua khi trả tiền phải kiểm tra xem người bán đã nộp tất cả các bản chính chưa (gọi là bộ vận đơn đầy đủ). Đây là điều mà Qui tắc của Phòng Thương mại Quốc tế về tín dụng chứng từ đòi hỏi (Quy tắc và thực hành thống nhất của ICC về tín dụng chứng từ "UCP". Bản quy tắc đang được lưu
hành vào thời điểm xuất bản Incoterms 2000 là bản UCP 500 của Phòng Thương mại Quốc tế). Chứng từ vận tải không chỉ chứng minh rằng hàng đã được giao cho người chuyên chở mà còn chứng minh rằng hàng được giao đúng và trong tình trạng tốt và được người chuyên chở xác nhận điều này. Mọi
ghi chú trên chứng từ vận tải nói lên tình trạng hàng hoá không ở trong tình trạng như vậy sẽ làm cho chứng từ mất tính "hoàn hảo" và không được chấp nhận theo UCP.
Mặc dù vận đơn có tính đặc thù về mặt pháp lý như vậy, người ta vẫn hy vọng nó sẽ được thay thế bởi các phương tiện điện tử trong một tương lai gần. Incoterms 1990 cũng đã suy xét tới vấn đề này. Theo điều A8 các chứng từ (trên giấy) có thể được thay thế bằng thông điệp điện tử với điều kiện các bên đồng
ý giao dịch bằng điện tử. Các thông điệp điện tử này có thể được truyền trực tiếp tới bên kia hoặc thông qua một bên thứ 3 là bên cung ứng dịch vụ và thu phí dịch vụ. Một trong số dịch vụ được bên thứ 3 cung cấp này là đăng ký những người kế tiếp nắm giữ vận đơn. Hệ thống cung cấp các dịch vụ đó, còn gọi là
dịch vụ BOLERO, có lẽ cần được sự hỗ trợ của các quy định và nguyên tắc pháp lý như được thể hiện trong Quy tắc về vận đơn điện tử CMI 1990 và điều 16-17 của Luật mẫu về Thương mại điện tử
UNCITRAL năm 1996.