4. Kiểm tra hoá chất
3.2. Đối với cơ sở dữ liệu số hoá
- Ghi sang thiết bị lưu trữ dữ liệu: Sau khi hoàn thành việc kiểm tra, dữ liệu được ghi sang các thiết bị lưu trữ như đĩa quang, ổ quang từ...
- Kiểm tra kết quả ghi.
Bƣớc 4. Sắp xếp bản master negative/đĩa quang vào hộp; dán nhãn
Bản master negative micrôphim và đĩa quang sau khi hoàn thành được đưa vào hộp, dán nhãn.
Bƣớc 5. Chuyển giao sản phẩm
- Bản master negative micrôphim được chuyển cho Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia để bảo hiểm.
- Đĩa quang và thiết bị lưu trữ dữ liệu được chuyển giao cho các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia để phục vụ khai thác sử dụng.
3.4.3.3. Thiết bị, vật tư
Qua thực tiễn khảo sát tại Lưu trữ Cộng hoà liêng bang Đức và Liên bang Nga cho thấy một dây chuyền công nghệ micrôphim-số hoá hoàn chỉnh gồm có:
a) Thiết bị chụp
Theo tư liệu khai thác được hiện trên thế giới duy nhất chỉ có hãng Zeutschel (Cộng hoà liên bang Đức) là sản xuất loại máy vừa chụp micrôphim và vừa số hoá. Có hai hệ là:
- Máy chụp OMNIA 300 hybrid (nếu chụp tài liệu đến khổ A0); - Máy chụp OMNIA 301 hybrid (nếu chụp tài liệu đến khổ A1); Hệ màu có thể trang bị máy sau:
- Máy chụp OMNIA 300 hybrid (nếu chụp tài liệu đến khổ A0); Đi kèm với các loại máy này là các bàn chụp phù hợp với tài liệu có khổ to, nhỏ khác nhau hoặc đóng quyển hay để rời như các loại bàn chụp nhãn hiệu OT hoặc AT.
b) Các trang thiết bị để thực hiện công nghệ micôphim - Thiết bị tráng, rửa micrôphim (Developing equipment)
Thiết bị dùng để tráng rửa phim tự động với 4 bộ phận: tráng, hãm, rửa và sấy khô. Chúng ta có trang bị thiết bị này của hãng Kodak hoặc của hãng Zeutschel (Cộng hoà liên bang Đức).
- Thiết bị kiểm tra bản chụp micrôphim như:
Kính hiển vi (Microscope). Kính hiển vi cần được trang bị để đo chất lượng ống kính của máy chụp. Mỗi cơ sở micrôphim nên mua ít nhất 02 kính hiển vi một loại có thể phóng to 50 lần và 01 loại có thể phóng to tới 100 lần.
Máy đo độ hội tụ (Densitometer). Máy này không những được dùng để kiểm tra độ hội tụ của hệ thống ánh sáng mà còn được dùng để kiểm tra quá trình tráng phim.
Trạm kiểm tra (Inspection Station). Micrôphim không chỉ được kiểm tra qua máy đọc phim (Micrôphim Reader) hay máy đọc in phim (Micrôphim Reader-Printer) mà còn cần được kiểm tra tổng thể qua trạm kiểm tra xem có bị xước không hoặc có bị mất thông tin không. Máy nối phim (Film Splicer). Dùng để nối film có nền là polyester.
Tất cả các thiết bị kiểm tra trên đều có thể đặt mua của hãng Zeutschel (Cộng hoà liên bang Đức).
c) Các trang thiết bị để thực hiện công nghệ số hoá
- Máy tính có cấu hình mạnh như PENTIUM; > 1000 MHz; 1 GBRAM; WIN 2000;
- Hub, card mạng, cable mạng dùng để thiết lập hệ thống mạng.
- Phần mềm hệ thống các chương trình điều hành mạng; phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu; phần mềm quản lý tài liệu; phần mềm xử lý nâng cao chất lượng ảnh.
d) Thiết bị bảo quản và thiết bị khác
Ngoài các thiết bị nêu trên, để bảo quản các bản micrôphim, chúng ta cần phải trang bị một số thiết bị sau:
- Tủ đựng micrôphim (Rollfilm Cabinet). Nếu trang bị tủ đựng micrôphim 10 tầng thì giá thành khoảng 1.000 đôla/01 tủ và có thể bảo quản được 1.300 cuộn phim 16 mm
hoặc 650 cuộn phim 35 mm.
- Hộp đựng phim (Film Box). Có thể dùng hộp sắt hoặc hộp bằng plastic. Không nên sử dụng hộp cát tông vì với thời gian dễ trở nên mềm và có thể sinh ra một loại hoá chất làm hại đến phim được bảo quản trong đó.
- Thiết bị lưu điện (UPS) để đề phòng mất điện hoặc điện không ổn định. đ) Vật tư, hoá chất
- Phim chụp bạc đen trắng trên nền polyster như phim cuộn 16 mm (16 mm roll film) và phim cuộn 35 mm
(35 mm roll film). Hạn sử dụng phim không quá 24 tháng và phải bảo quản trong phòng khô, lạnh. Nếu không có phòng khô, lạnh để bảo quản thì chỉ nên mua phim với số lượng hạn chế.
- Các CD-ROM trắng chất lượng cao hoặc các ổ quang từ.
- Hoá chất để tráng và hãm phim là hết sức cần thiết. Hiện nay, gía thành 01 chai hoá chất để tráng là 15 đôla và để hãm là 10 đôla. Để tiết kiệm hoá chất theo kinh nghiệm của Lưu trữ Quốc gia Singapore chỉ nên tráng rửa 1 đến 2 lần