d) Khối phông lưu trữ cá nhân
3.4.3. Công nghệ microphim-số hoá
Công nghệ micrôphim-số hoá là công nghệ kết hợp đồng thời vừa micrôphim và vừa số hoá với sự trợ giúp của máy chụp lưỡng hệ do hãng Zeutschel (Cộng hoà liên bang Đức sản xuất). Đây là công nghệ được coi là hiện đại nhất hiện nay. Trước khi công nghệ này ra đời thì đã có một loạt câu hỏi đặt ra là nên microphim trước rồi số hoá hay số hoá trước rồi microphim hay đồng thời vừa microphim và vừa số hoá. Trong bài viết của GS.TS. Hartmut Weber- Tổng Giám đốc Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức về vấn đề này thì ông cho rằng tốt nhất là nên tiến hành đồng thời vừa microphim và vừa số hoá vì việc chuyển đổi từ bản micrôphim sang số hoá chất lượng hình ảnh sẽ bị giảm sút hơn là tiến hành quét trực tiếp từ bản gốc, bản chính.
3.4.3.1. Tình hình ứng dụng công nghệ micrôphim-số hoá trên thế giới và khả năng ứng dụng công nghệ này ở Việt Nam
Qua tư liệu và thông tin thu thập được cho thấy, việc kết hợp công nghệ micrôphim với công nghệ số hoá đã và đang được nhiều cơ quan lưu trữ và thư viện trên thế giới áp dụng có hiệu quả. Theo ông Jorg Vogler-Chủ tịch hãng Zeutschel (Cộng hoà liên bang Đức)- nơi chuyên sản xuất các thiết bị micrôphim và số hoá cho biết thì máy micrôphim-số hoá nhãn hiệu OMNIA OK
triển khai vừa micrôphim và vừa số hoá tài liệu ở nhiều quốc gia trên thế giới như ở Lưu trữ quốc gia Mỹ, Thư viện quốc gia Pháp (tới 50 máy), Viện Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật (Liên bang Nga); Lưu trữ quốc gia Singapore, Lưu trữ quốc gia Malysia, Lưu trữ quốc gia Thái Lan, Lưu trữ Trung Quốc, Hàn Quốc. Tại Cộng hoà liên bang Đức theo thông tin khai thác trên mạng tại địa chỉ http://
www.mikrounivers.de thì Thư viện thuộc Trường Đại học tổng hợp Leipzig và Trường Đại học tổng hợp Greifswald đã tiến hành micrôphim-số hoá thư mục với sự trợ giúp của máy chụp lưỡng hệ Hybrid system OK 300.
Việc ứng dụng giải pháp công nghệ này có những ưu và nhược điểm sau:
a) Ưu điểm
Phát huy được ưu điểm của công nghệ micrôphim trong việc bảo hiểm tài liệu vì các bản master negative cho phép lưu trữ tới 500 năm và ưu điểm của công nghệ số hoá trong việc cung cấp thông tin phục vụ khai thác sử dụng một cách nhanh chóng và hiệu quả và còn có thể chuyển phát trên mạng internet; b) Nhược điểm
- Đòi hỏi đầu tư lớn để mua sắm máy móc thiết bị. Nếu máy chụp micrôphim bình thường giá thành chi phí là 42.500 đô la/1 máy thì máy micrôphim-số hoá nhãn hiệu OMNIA OK 300/301 Hybrid phải đầu tư tới khoảng 100.000 đô la/1 máy cho phép chụp đến khổ A0 hoặc thậm chí có thể cao gấp hai ba lần nếu đó là loại máy chụp màu và cho phép chụp tài liệu đến khổ A0.
Mặc dù có nhược điểm nêu trên nhưng chúng tôi cho rằng công nghệ này có khả năng ứng dụng ở Việt Nam vì hiện nay để xây dựng dự án "Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia" trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước bước đầu đã được Nhà nước đầu tư gần 3 tỷ đồng để lắp đặt một dây chuyền thiết bị thử nghiệm. Hơn nữa về thực chất chúng ta chỉ phải đầu tư mua máy chụp-quét còn các máy móc thiết bị khác chúng ta hoàn toàn có thể tận
dụng được vì đã được trang bị cho các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia hoặc đã được Chính phủ Nhật Bản tài trợ.
3.4.3.2. Quy trình công nghệ micrôphim-số hoá
Kinh nghiệm rút ra qua chuyến đi khảo sát thực tế tại Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức và Liên bang Nga, chúng tôi có thể khái quát hoá quy trình công nghệ micrôphim-số hoá gồm những bước cơ bản sau:
Bƣớc 1. Chuẩn bị
1. Chuẩn bị tài liệu
- Kiểm tra xác định số lượng tài liệu;
- Kiểm tra trật tự sắp xếp tài liệu trong toàn phông hoặc trong từng phần phông;
- Kiểm tra chất lượng biên mục bên trong và bên ngoài hồ sơ, tài liệu. Nếu chưa đạt yêu cầu cần phải tiếp tục hoàn thiện;
- Kiểm tra tình trạng vật lý của tài liệu. Nếu tài liệu bị rách thủng, giòn gãy thì phải tiến hành tu bổ phục chế trước khi tiến hành micrôphim-số hoá;
- Kiểm tra mục lục tài liệu đi kèm phông hoặc phần phông tài liệu. Nếu mục lục chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ thì phải hoàn thiện trước khi tiến hành micrôphim-số hoá.