d) Khối phông lưu trữ cá nhân
2.1.2 Quan niệm về phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ
Theo "Từ điển thuật ngữ lưu trữ" của Hội đồng lưu trữ quốc tế thì "Phông bảo hiểm (Security Fonds)” được hiểu là sưu tập các bản sao bảo hiểm 18, 52. Khái niệm này được giải thích rõ hơn trong cuốn "Từ điển Lưu trữ Việt Nam”. Tại đây, khái niệm "Phông bảo hiểm" được hiểu là "toàn bộ các bản sao bảo hiểm của những tài liệu có giá trị đặc biệt, được lập ra và bảo quản ở một nơi riêng biệt để đề phòng tài liệu bị mất hay bị hư hại. Khi lập phông bảo hiểm cần thiết phải lập phông sử dụng"12, 62.
Như vậy là quan niệm về “Phông bảo hiểm” của Việt Nam và thế giới đều thống nhất ở chỗ cho rằng đó là tập hợp các bản sao bảo hiểm. Điều đáng lưu ý là theo quan niệm của các nhà lưu trữ học Việt Nam thì "Phông bảo hiểm" chỉ bao gồm các bản sao bảo hiểm của những tài liệu có giá trị đặc biệt quý, hiếm và bản sao này phải được bảo quản ở một nơi riêng biệt để đề phòng tài liệu bị mất hay bị hư hại và khi lập phông bảo hiểm cần thiết phải lập phông sử dụng. Chúng tôi cho rằng việc lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt quý, hiếm là hoàn toàn đúng nhưng trên thực tế không thể chỉ tách rời những tài liệu đặc biệt quý, hiếm để lập bản sao bảo hiểm nhất là khi tài liệu này nằm trong cùng một hồ sơ với những tài liệu không thuộc diện quý, hiếm. Kinh nghiệm thực tế tại Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức và Lưu trữ Liên bang Nga cho thấy việc lập bản sao bảo hiểm tài liệu được thực hiện cho toàn bộ một phông hoặc một phần phông lưu trữ. Điều đó có nghĩa là không hẳn chỉ có tài liệu quý, hiếm được lập bản sao bảo hiểm mà có thể có cả những tài liệu không
thuộc diện quý, hiếm nhưng nằm trong cùng một hồ sơ, cùng một phần phông hoặc cùng một phông có những tài liệu quý hiếm. Mặt khác chúng tôi cho rằng quan niệm phải đưa các bản sao bảo hiểm tài liệu đến một nơi riêng biệt để bảo quản nhằm phòng khi tài liệu gốc bị mất hay bị hư hại thì thông tin tài liệu vẫn được bảo toàn nhờ có bản sao bảo hiểm và khi lập phông bảo hiểm đồng thời phải lập phông sử dụng để đáp ứng yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu và hạn chế việc tiếp cận, sử dụng thường xuyên đối với bản gốc, bản chính của tài liệu lưu trữ là hoàn toàn hợp lý. Đối với bản sao bảo hiểm tài liệu giâý thì bản master negativ (âm bản gốc thế hệ 1) thường để lập phông bảo hiểm và từ bản master negativ nhân sao thành âm bản sao (bản sao thế hệ 2) và dương bản (bản sao thế hệ 3) để lập phông sử dụng phục vụ khai thác khi có yêu cầu.