d) Khối phông lưu trữ cá nhân
3.4.2. Công nghệ số hoá
3.4.2.1. Tình hình ứng dụng công nghệ số hoá trên thế giới và khả năng ứng dụng ở Việt Nam
Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin thì việc xây dựng các xa lộ thông tin (Information Superhightway) trên phương tiện Multimedia và lưu trữ trên CD-ROM (Compact Disc Read Only Memory) hoặc trong các ổ quang từ không còn là vấn đề mới lạ. Nhiều cơ quan lưu trữ và thư viện trên thế giới đã nghiên cứu ứng dụng công nghệ này. Chẳng hạn theo thông tin tại Website địa chỉ http://www.igrap.com/IPservices/info%20 processing.htm. trên mạng Internet thì từ năm 1994 đến 1996, Đại học Cornell (Hoa Kỳ) đã tiến hành thực hiện dự án số hoá cho 1.500 ấn phẩm đang bảo quản tại Thư viện của mình. Theo thông tin khai thác trên mạng tại địa chỉ http:// www.mikrounivers.de thì tại Cộng hoà liên bang Đức, việc ứng dụng công nghệ kỹ thuật số đã được triển
khai khá rộng rãi tại nhất là trong các thư viện và viện nghiên cứu như Thư viện Trường Đại học tổng hợp Bern đã số hoá toàn bộ tạp chí do thành phố Bern xuất bản; Viện hàn lâm khoa học Berlin-Brandenburg đã số hoá toàn bộ từ điển tiếng Đức xuất bản trong thế kỷ XX và các báo lịch sử như báo Berlin Tageblatt, Vossische Zeitung, Volkscher Beobacher; Thư viện Trường Đại học tổng hợp Sachsen-Anhalt đã số hoá toàn bộ thư mục Hartwig và chuyển phát trên mạng Internet; Thư viện Trung ương Berlin cũng tiến hành số hoá tài liệu và mục lục tài liệu của mình.
Ở Việt Nam, năm 1996, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã nghiên cứu và đưa vào áp dụng thành công giải pháp công nghệ số hoá cho khối tài liệu Châu bản và lưu trữ trên CD-ROM. Đây cũng là công nghệ đang được các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III rút kinh nghiệm và triển khai áp dụng cho khối tài liệu Mộc bản và tài liệu băng ghi âm.
Thực tế triển khai công nghệ số hoá cho thấy công nghệ này có những ưu, nhược điểm như sau:
a) Ưu điểm của công nghệ số hoá
- Thay vì sử dụng bản gốc, độc giả có thể khai thác sử dụng tài liệu trên CD-ROM hay các ổ quang từ với sự hỗ trợ của máy tính và nhờ vậy, bản gốc sẽ được bảo vệ, bảo quản an toàn hơn;
- Tốc độ truy cập nhanh điều này được thể hiện là quá trình tra tìm thông tin trên CD-ROM nhanh hơn rất nhiều so với việc khai thác sử dụng trực tiếp trên bản gốc hay trên bản micrôphim nhất là khi tra tìm thông tin về một vấn đề nằm rải rác ở nhiều phông lưu trữ;
- Cho phép nâng cao chất lượng hình ảnh trong trường hợp chữ viết trên tài liêụ gốc bị mờ;
- Có thể nén (chuyển từ ảnh *bmp sang ảnh *jpeg) và truyền trên mạng để phục vụ khai thác sử dụng rộng rãi.
b) Nhược điểm của công nghệ số hoá:
Bên cạnh ưu điểm như đã nêu, công nghệ số hoá cũng có những hạn chế và nhược điểm như sau:
- Thiết bị phần cứng và phần mềm lỗi thời nhanh chóng. Vì phần cứng và và phần mềm luôn thay đổi nên để khai thác được thông tin được lưu trữ trên CD-ROM hay trong các ổ quang từ thì phải lưu trữ cả phần cứng và phần mềm tương thích hoặc phải luôn luôn chuyển đổi dữ liệu khi phần cứng và phần mềm thay đổi;
- Khả năng xẩy ra rủi ro có thể dẫn đến làm mất dữ liệu khá cao do bất cẩn của con người. Dữ liệu dễ bị sao chép hoặc dễ bị sửa chữa mà không để lại dấu vết;
- Tuổi thọ của CD-ROM chưa được kiểm chứng qua thực tiễn. Người ta cho rằng tuổi thọ của CD-ROM chỉ có thể kéo dài được khoảng 10 đến 20 năm. Ngoài việc bảo quản trên CD-ROM, có nơi còn lưu giữ cơ sở dữ liệu trong ổ cứng hoặc trong các ổ quang từ. Với việc bảo quản ở dạng này, người ta hy vọng dữ liệu sẽ được bảo quản an toàn hơn so với bảo quản trên CD-ROM.
Với những ưu, nhược điểm như trên nên công nghệ này cho đến thời điểm hiện nay mới được khuyến cáo chủ yếu là để phục vụ cho việc lập phông sử dụng mà chưa được thừa nhận là công nghệ thích hợp để lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
3.4.2.2. Quy trình công nghệ số hoá
Quy trình công nghệ số hoá được thực hiện qua các bước sau:
Bƣớc 1. Chuẩn bị
1. Chuẩn bị tài liệu
- Kiểm tra trật tự sắp xếp tài liệu (nếu chưa đạt yêu cầu cần phải tiếp tục hoàn thiện);
- Kiểm tra chất lượng biên mục (nếu chưa đạt yêu cầu cần phải tiếp tục hoàn thiện);
- Kiểm tra tình trạng vật lý của tài liệu (nếu tài liệu bị hư hỏng thì phải tiến hành tu bổ phục chế trước khi tiến hành sao chụp).
2. Chuẩn bị máy móc, thiết bị, vật tư
- Kiểm tra hoạt động của máy móc; thiết bị; - Kiểm tra hệ thống điện, nước;
- Chuẩn bị đủ vật tư (các CD-ROM trắng).
Bƣớc 2. Số hoá tài liệu và xử lý kỹ thuật
Dùng máy quét (Scaner) hoặc máy ảnh số để chụp từng trang tài liệu. Thông qua các phương tiện này, tài liệu được số hoá chuyển vào máy chủ (Server) và từ máy chủ các trang ảnh được tiếp tục truyền đến các máy trạm cá nhân (Workstations-PC).
Tại các máy trạm cá nhân (Workstations-PC), các trang ảnh được chỉnh sửa lại đảm bảo chính xác như bản gốc, bản chính và bảo đảm yêu cầu chất lượng của hình ảnh. Sau khi xử lý xong, hình ảnh được truyền trở về máy chủ nhờ hệ thống các chương trình điều hành mạng.
Bƣớc 3. Nhập thông tin cấp II vào cơ sở dữ liệu
Thông tin cấp II là thông tin về địa chỉ tra tìm của tài liệu; ký hiệu thông tin của tài liệu; tiêu đề tài liệu; chú giải và các thông tin cần thiết khác được phản ánh trên tài liệu. Thông tin cấp II của mỗi văn bản được biên tập lên một phiếu tin và phiếu tin đó được nhập vào cơ sở dữ liệu trên máy tính.
Bƣớc 4. Kết nối các file ảnh (thông tin cấp I) với cơ sở dữ liệu (thông tin cấp II)
Qua hệ chương trình quản lý tài liệu, các file ảnh được kết nối với cơ sở dữ liệu tương ứng. Sau khi hoàn thành phải kiểm tra lại, nếu đạt yêu về chất lượng thì tiến hành ghi vào CD-ROM.
Bƣớc 5. Sản xuất các CD-ROM, kiểm tra CD-ROM
Tuỳ theo độ lớn của cơ sở dữ liệu (ví dụ như độ dày của mỗi tập tài liệu Châu bản hoặc thời gian phát của mỗi bài nói đói với tài liệu ghi âm) mà quyết định lượng thông tin cần ghi vào một hoặc nhiều CD-ROM cho phù hợp. Mỗi CD-ROM sau khi hoàn thành đều phải được kiểm tra lại.
Bƣớc 6. Hệ thống hoá các CD-ROM, đánh số lƣu trữ và đƣa vào hộp, dán nhãn
Các CD-ROM đều phải được hệ thống hoá phù hợp với phương án hệ thống hoá của tài liệu được số hoá; được đánh số cố định và đưa vào hộp để bảo quản. Trên mỗi hộp CD-ROM phải dán nhãn, trên đó có ghi số lưu trữ của CD- ROM. Các CD-ROM được sử dụng để phục vụ khai thác.
Ngoài ra, cơ sở dữ liệu-sản phẩm của công nghệ số hoá còn được chuyển vào lưu giữ trong ổ cứng hoặc ổ quang từ.
3.4.2.3. Trang thiết bị, vật tư.
a) Thiết bị phần cứng
Các trang thiết bị phần cứng cần thiết để ứng dụng công nghệ số hoá gồm có:
- Máy quét (scaner) có độ phân giải cao tới 4000 dpi (4000 điểm trên 01 inch) hoặc máy ảnh số có độ phân giải siêu cao (1048 x 2048);
- Máy chủ (File Server) có cấu hình mạnh (Pentium, >512 MB; hard disk 40G Windows 2000, 22’ colour screen);
- Máy tính cá nhân (PC);
- Hub, card mạng, cable mạng dùng để thiết lập hệ thống mạng. b) Hệ thống phần mềm
Hệ thống phần mềm gồm:
- Hệ thống các chương trình điều hành mạng; - Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu;
- Phần mềm quản lý tài liệu;
- Phần mềm xử lý nâng cao chất lượng ảnh.
c) Vật tư: các CD-ROM trắng chất lượng cao.