d) Khối phông lưu trữ cá nhân
3.1.1. Nội dung những vấn đề cần nghiên cứu, quy định để tiếp tục hoàn thiện thể chế, chính sách về bảo hiểm tài liệu
về bảo hiểm tài liệu
3.1.1. Nội dung những vấn đề cần nghiên cứu, quy định để tiếp tục hoàn thiện thể chế, chính sách về bảo hiểm tài liệu thể chế, chính sách về bảo hiểm tài liệu
Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa. Để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ quốc gia nói chung và tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm nói riêng thì một trong những nhiệm vụ quan trọng của các cơ quan lưu trữ là phải thực hiện việc bảo hiểm tài liệu. Vấn đề này đã được quy định tại Điều 5 của Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia được Hội đồng Nhà nước thông qua ngày 11/12/1982 là: "Đối với những tài liệu đặc biệt quý, hiếm, tuyệt mật phải lập bản sao để bảo hiểm và phải được bảo quản, sử dụng theo chế độ đặc biệt" và một lần nữa lại được khẳng định tại Điều 17 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia
được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/200 là “Tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm phải được bảo quản theo chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ”.
Như vậy là việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia đã có cơ sở pháp lý để tổ chức triển khai thực hiện. Tuy nhiên, những quy định trên mới chỉ định ra những nguyên tắc cơ bản. Để việc triển khai bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đạt hiệu quả rất cần phải tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện cơ chế chính sách cho vấn đề này. Trước mắt cần tập trung nghiên cứu các vấn đề sau:
Một là, phải xác định, lựa chọn và lập được danh mục những tài liệu quý, hiếm cần được bảo hiểm
Để lập được danh mục những tài liệu quý, hiếm cần phải bảo hiểm, trước hết phải nghiên cứu đề ra được những nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định tài liệu quý, hiếm để lập phông bảo hiểm. Đây là cơ sở quan trọng làm tiền đề cho các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia xác định, lựa chọn và lập danh mục những tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm hiện do mình quản lý. Theo Công văn số 129/VTLTNN- NVTW ngày 31/10/2003 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn xác định, thống kê tài liệu lưu trữ thuộc diện bảo hiểm thì việc xem xét xác định, lựa chọn tài liệu lưu trữ thuộc diện bảo hiểm phải căn cứ vào giá trị tài liệu, tình trạng vật lý của tài liệu và tần số khai thác sử dụng tài liệu, trong đó, giá trị của tài liệu là yếu tố quyết định còn tình trạng vật lý của tài liệu và tần số khai thác sử dụng tài liệu là những điều kiện bổ sung nhằm xác định trật tự ưu tiên khi thực hiện việc lập phông bảo hiểm và lập phông sử dụng đối với tài liệu lưu trữ. Điều này cũng hoàn toàn phù hợp với những nguyên tắc xác định lựa chọn tài liệu để lập phông bảo hiểm của Lưu trữ Cộng hoà Liên bang Đức và Liên bang Nga- nơi chúng tôi có dịp sang tham quan khảo sát. Theo hướng dẫn tại Bản hướng dẫn chuẩn bị tài liệu để micrôphim do Viện Lưu trữ kinh tế quốc dân Nhà nước Trung ương Liên Xô ban hành năm 1975 thì những tài liệu được lựa chọn
- Tài liệu có giá trị đặc biệt xét trên các phương diện khác nhau như nội dung thông tin, vật mang tin, phương pháp và kỹ thuật chế tác, hình thức trình bày hoặc ngôn ngữ thể hiện;
- Tài liệu có mức độ khai thác sử dụng thường xuyên và
- Tài liệu có tình trạng vật lý kém, bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng. Theo hướng dẫn nêu trên thì tài liệu lưu trữ thuộc diện bảo hiểm phải là những tài liêu có giá trị thông tin cao hay nói một cách khác là những tài liệu có giá trị đặc biệt xét về phương diện nội dung thông tin, vật mang tin, phương pháp và kỹ thuật chế tác, hình thức trình bày hoặc ngôn ngữ thể hiện ...được lựa chọn trong toàn bộ khối tài liệu lưu trữ có gia trị bảo quản vĩnh viễn tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Như vậy, về thực chất việc lựa chọn tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt để lập phông bảo hiểm cũng chính là việc xác định giá trị tài liệu nhưng ở mức cao hơn. Tiêu chuẩn xác định, lựa chọn tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt để bảo hiểm gồm:
- Ý nghĩa của đơn vị hình thành phông; - Tác giả tài liệu;
- Thời gian tạo lập tài liệu; - Ýnghĩa nội dung cuả tài liệu; - Hiệu lực pháp lý của tài liệu; - Độ gốc của tài liệu;
- Đặc điểm bên ngoài của tài liệu.
Đây chính là những căn cứ quan trọng để các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia tiến hành lựa chọn và lập danh mục tài liệu thuộc diện bảo hiểm để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Tuy nhiên, việc lập bản sao cho tài liệu lưu trữ chỉ được tiến hành khi phông, sưu tập hay khối tài liệu đó đã được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, sắp xếp khoa học và có công cụ tra cứu tối thiểu là mục lục hồ sơ. Nếu như tài liệu còn trong tình trạng bó gói, chưa được phân loại, chỉnh lý, xác
định giá trị tài liệu mà vẫn quyết định cho lập bản sao thì việc đầu tư công sức và tiền của để lập bản sao bảo hiểm đó có thể sẽ trở nên lãng phí hoặc vô ích. Đây là điều mà các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cần phải quan tâm.
Hai là, nghiên cứu xác định công nghệ bảo hiểm tài liệu.
Hiện nay trên thế giới và ở Việt Nam đã và đang triển khai nhiều hình thức tạo lập bản sao tài liệu như chụp phôtôcopy, chụp ảnh, ứng dụng công nghệ micrôphim, ứng dụng công nghệ micrôphim-số hoá, công nghệ số hoá... Vậy đối với việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thì áp dụng công nghệ nào là phù hợp. Để giải đáp vấn đề này cần phải nghiên cứu, phân tích được ưu và nhược điểm của từng giải pháp công nghệ lập bản sao tài liệu đã và đang được ứng dụng trên thế giới và ở Việt Nam. Từ kết quả nghiên cứu đó sẽ giúp các nhà quản lý lựa chọn được công nghệ tối ưu cho việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam nói chung và ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia nói riêng. Qua tư liệu tham khảo và khảo sát thực tế trong và ngoài nước có thể đi đến kết luận là công nghệ lập bản sao bảo hiểm cho tài liệu giấy ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia có thể được lựa chọn là công nghệ micrôphim truyền thống (tận dụng tối đa thiết bị do Chính phủ Nhật Bản tài trợ) và công nghệ micrôphim-số hoá (thiết bị đã được Cục Văn thư và Lưu trữ duyệt cho mua để thử nghiệm). Ngoài ra, có thể tiến hành nghiên cứu công nghệ chuyển đổi từ dữ liệu số hoá bảo quản dưới dạng đĩa CD-ROM hoặc thiết bị lưu trữ sang micrôphim để bảo hiểm (đối với khối tài liệu Châu bản-Mộc bản và khối tài liệu ghi âm đã được số hoá trong quá trình thực hiện Đề án “Chống nguy cơ huỷ hoại tài liệu, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả một số khối và phông tài liệu tại cá Trung tâm Lưu trữ Quốc gia”.
Ba là, nghiên cứu xác định quy trình công nghệ bảo hiểm tài liệu lưu trữ
cứu xác định được trình tự các bước tiến hành bảo hiểm tài liệu. Điều này có ý nghĩa rất lớn bởi nó không chỉ là cơ sở để tiến hành bảo hiểm một cách khoa học, góp phần nâng cao chất lượng của bản sao bảo hiểm tài liệu mà còn là cơ sở để tính toán định mức, đơn giá cho việc thuê nhân công thực hiện việc lập bản sao bảo hiểm trong hoàn cảnh biên chế cán bộ làm lưu trữ ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đang thiếu một cách trầm trọng.
Thứ tư, nghiên cứu tiêu chuẩn kỹ thuật bản sao bảo hiểm
Việc nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật bản sao bảo hiểm là một vấn đề hết sức quan trọng. Bởi vì, nếu không nghiên cứu xây dựng được tiêu chuẩn này thì chúng ta sẽ không có cơ sở để kiểm tra chất lượng bản sao bảo hiểm mà chất lượng của bản sao bảo hiểm lại là yếu tố quyết định tuổi thọ của bản sao tài liệu đó. Mặt khác, tiêu chuẩn kỹ thuật bản sao bảo hiểm còn là căn cứ quan trọng để bản sao đó được thừa nhận về mặt pháp lý trong trường hợp thay thế bảo gốc, bản chính bị thất thoát, mất mát hay bị hư hỏng. Theo kinh nghiệm của Lưu trữ Quốc gia Singapore thì họ xây dựng khá nhiều tiêu chuẩn kỹ thuật micôphim tài liệu như tiêu chuẩn kỹ thuật micôphim tài liệu trên phim 16 mm, tiêu chuẩn kỹ thuật micôphim tài liệu trên phim 35 mm, tiêu chuẩn kỹ thuật micôphim tài liệu kỹ thuật...Chúng tôi cho rằng, khi tiến hành lập bản sao bảo hiểm cho tài liệu lưu trữ các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cần phải quan tâm đặc biệt đến vấn đề này để bản sao bảo hiểm không những đảm bảo chất lượng để lưu giữ được lâu dài cùng với thời gian mà còn được thừa nhận về mặt pháp lý khi đưa ra khai thác sử dụng.
Thứ năm, nghiên cứu tiêu chuẩn kỹ thuật kho bảo hiểm và kỹ thuật bảo quản bản sao bảo hiểm.
Để bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ tồn tại siêu bền với thời gian không chỉ đòi hỏi phải nghiên cứu là bảo quản bản sao bảo hiểm trong kho tàng được làm như thế nào, ở đâu và với các trang thiết bị giá, hộp như thế nào là thích hợp mà
còn phải nghiên cứu xác định điều kiện bảo quản tối ưu cho bản sao tài liệu bảo hiểm trong môi trường nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, không khí như thế nào là tối ưu.
Thứ sáu, nghiên cứu thủ tục khai thác sử dụng bản sao bảo hiểm
Bản sao bảo hiểm có được đưa ra khai thác sử dụng hay không và nếu được đưa ra khai thác sử dụng thì phải tuân theo trình tự nào. Đây là vấn đề cần phải được nghiên cứu cho thấu đáo. Kinh nghiệm của Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức và Lưu trữ Liên bang Nga thì bản sao bảo hiểm tài liệu giấy (bản master negative thế hệ 1) về nguyên tắc không được đưa ra khai thác sử dụng. Bản này sau khi hoàn thành được chuyển đến kho bảo hiểm để bảo quản và được kiểm tra xắc xuất định kỳ cứ 5 năm 1 lần (Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức) và 3 năm 1 lần (Lưu trữ Liên bang Nga). Nếu khi kiểm tra phát hiện bản sao đó bị hư hỏng thì phải lập biên bản và giử biên bản đó về nơi chụp để tiến hành chụp lại. Bản sao này chỉ được đưa ra nhân bản trong trường hợp vì lý do nào đó đã làm cho bản gốc, bản chính bị mất đi. Thiết nghĩ, đây cũng là kinh nghiệm mà chúng ta có thể nghiên cứu, vận dụng.
3.1.2. Hình thức văn bản cần ban hành để quản lý, chỉ đạo công tác bảo hiểm tài liệu
Những nội dung trên sau khi nghiên cứu có kết quả cần được ban hành bằng các văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đó là các văn bản:
- Hướng dẫn xác định, lựa chọn và thống kê tài liệu lưu trữ cần phải bảo hiểm;
- Quyết định ban hành “Danh mục tài liệu thuộc diện bảo hiểm” do các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đề xuất;
- Quyết định ban hành “Quy trình công nghệ bảo hiểm tài liệu” và Hướng dẫn thực hiện quy trình này;
- Quy định danh mục máy móc, thiết bị và vật tư cần thiết để lập bản sao bảo hiểm cho một cơ sở;
- Quy định định mức lao động và đơn giá cho việc lập bản sao bảo hiểm; - Quyết định ban hành “Tiêu chuẩn kỹ thuật bản sao bảo hiểm”, chất lượng phim, thống nhất các chuẩn thông tin đầu cuối của bản sao bảo hiểm;
- Quy định giá trị pháp lý của bản sao bảo hiểm trong trường hợp thay thế bảo gốc, bản chính bị thất thoát, mất mát hoặc hư hỏng không thể phục hồi;
- Quy định về tiêu chuẩn kỹ thuật kho bảo hiểm tài liệu; - Hướng dẫn về kỹ thuật bảo quản bản sao bảo hiểm;
- Quy định thủ tục cung cấp và khai thác bản sao bảo hiểm.