d) Khối phông lưu trữ cá nhân
3.3. Nhóm giải pháp về lựa chọn tài liệu quý, hiếm để bảo hiểm
Để có thể lựa chọn được những tài liệu quý, hiếm để lập phông bảo hiểm thì trước hết tài liệu lưu trữ ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia phải được tổ chức phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, sắp xếp khoa. Mặc dù từ cuối những năm 80, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã có rất nhiều cố gắng trong việc tiến hành giải toả tài liệu nhưng do khối lượng tài liệu quá lớn và số lượng cán bộ nghiệp vụ có hạn nên việc tổ chức khoa học tài liệu đã được đưa vào bảo quản ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia còn nhiều hạn chế. Chính điều đó không chỉ làm ảnh hưởng tới việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu mà còn cả với việc xác định danhsách những tài liệu cần lập bản sao bảo hiểm. Do việc lập bản sao bảo hiểm đòi hỏi phải đầu tư rất lớn nên không thể tiến hành bảo hiểm cho tất cả tài liệu có trong kho. Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 cũng chỉ quy định là những tài liệu đặc biệt quý, hiếm mới lập bản sao bảo hiểm. Vậy muốn lập được danh mục những tài liệu quý, hiếm để lập bản sao bảo hiểm thì tài liệu lưu trữ trước đó phải được tổ chức khoa học theo các yêu cầu nghiệp vụ lưu trữ. Cụ thể là:
Thứ nhất, tài liệu lưu trữ phải được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và sắp xếp khoa học.
Hiện nay, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đang tiếp tục thực hiện Đề án “Cấp cứu tài liệu Châu bản, Mộc bản” và Đề án “Chống nguy cơ huỷ hoại, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả một số khối và phông tài liệu hiện bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia”. Nếu cả hai Đề án trên được hoàn thành thì các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia mới chỉ tiến hành phân loại, chỉnh lý
liệu còn lại cần phải tiếp tục chỉnh lý hoàn chỉnh. Muốn thực hiện việc này đòi hỏi phải lập đề án trình Nhà nước xin kinh phí đầu tư và lập kế hoạch triển khai việc chỉnh lý các khối và phông tài liệu. Để triển khai giải pháp này yêu cầu:
Về phía Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước:
- Tiếp tục hoàn thành và sơ kết kết quả thực hiện những công việc thuộc giai đoạn I của Đề án “Chống nguy cơ huỷ hoại, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả một số khối và phông tài liệu đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia”. Đồng thời tiếp tục nghiên cứu, xây dựng và trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt giai đoạn II của Đề án;
- Trên cơ sở Đề án được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, phân bổ kinh phí cho các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia để tiếp tục triển khai việc chỉnh lý hoàn chỉnh cho các khối và phông tài liệu còn lại trong kho.
Về phía các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia:
- Lập kế hoạch chỉnh lý hoàn chỉnh các khối và phông tài liệu mà mình đang trực tiếp quản lý;
- Tổ chức thực hiện việc chỉnh lý hoàn chỉnh các khối và phông tài liệu theo kế hoạch được duyệt.
Hiện nay, mỗi Trung tâm Lưu trữ Quốc gia chỉ được phân bổ trên dưới 40 biên chế để thực hiện các nhiệm vụ được giao từ sưu tầm, thu thập tài liệu đến phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu. Chính vì vậy, số biên chế đầu tư cho việc chỉnh lý tài liệu rất hạn chế. Để khắc phục tình trạng này, trong những năm qua, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia một mặt phát huy tối sức lao động của cán bộ công chức thuộc Trung tâm tham gia lao động ngoài giờ còn khai thác sức lao động từ các nguồn sau:
- Cán bộ công chức có nghiệp vụ đã về hưu có sức khoẻ và có nguyện vọng được làm thêm;
- Học sinh, sinh viên đã tốt nghiệp các trường đại học và trung học đặc biệt là tốt nghiệp các Trường Trung học Văn thư, Lưu trữ Trung ương I, II và Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn thuộc Đại học quốc gia Hà Nội;
- Cán bộ công chức của các đơn vị khác trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Việc huy động sức lao động để tham gia chỉnh lý tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia được thực hiện trên cơ sở ký hợp đồng lao động và trả công theo sản phẩm đã được nghiệm thu đảm bảo chất lượng. Chính nhờ huy động sức lao động theo phương thức trên, mỗi năm các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã chỉnh lý hoàn chỉnh được gần 1.000 mét giá tài liệu. Kết quả chỉnh lý đã lựa chọn được những tài liệu có giá trị để giữ lại bảo quản và loại ra những tài liệu không còn giá trị để tiêu huỷ. Những tài liệu giữ lại được lập thành các hồ sơ, được sắp xếp khoa học trên giá theo đúng yêu cầu để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy khi cần. Đặc biệt, mỗi hồ sơ được biên mục lên một phiếu tin và được nhập vào cơ sở dữ liệu. Điều đó cho phép các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia không những đa dạng hoá các công cụ tra cứu một cách dễ dàng mà còn có thể phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu một cách nhanh chóng ngay sau khi tài liệu được chỉnh lý hoàn chỉnh.
Thứ hai, tài liệu lưu trữ quý, hiếm bị hư hỏng cần phải được tu bổ, phục chế
trước khi lập phông bảo hiểm.
Tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia bị hư hỏng không ít một phần do nguyên nhân tự thân, do chịu tác động của điều kiện môi trường và một phần do con người gây nên. Trong số đó, có cả những tài liệu thuộc diện quý, hiếm cần phải bảo hiểm. Chúng ta không thể tiến hành sao bảo hiểm những tài liệu này nếu trước đó không tiến hành tu bổ chúng một cách đầy đủ.
Thứ ba, tài liệu lưu trữ quý, hiếm phải được lựa chọn và được thống kê thành danh mục những tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm trình Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phê duyệt.
Vì khối lượng tài liệu rất lớn và chi phí cho việc tạo lập bản sao bảo hiểm tài liệu rất tốn kém nên không thể tạo lập bản sao bảo hiểm cho tất cả tài liệu được sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức mà cần phải có sự lựa chọn những tài liệu thực sự cần thiết phải sao bảo hiểm. Trên cơ Công văn số 129/VTLTNN-NVTW ngày 31/10/2003 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn xác định, thống kê tài liệu lưu trữ thuộc diện bảo hiểm, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cần tiến hành khảo sát thực tế, lựa chọn những tài liệu cần bảo hiểm. Kết quả của quá trình lựa chọn là phải lập được danh mục những tài liệu cần bảo hiểm để trình Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phê duyệt. Để giữ được mối quan hệ hữu cơ cho những tài liệu được bảo hiểm thì về nguyên tắc không thực hiện việc sao chụp cho từng tài liệu rời lẻ trong phông mà tiến hành lập bản sao bảo hiểm cho toàn phông, sưu tập hay một nhóm hoặc một khối tài liệu đã được lựa chọn. Tại Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức người ta chỉ sao bảo hiểm cho toàn bộ tài liệu trong phông cùng mục lục kèm theo và đã thực hiện bảo hiểm được khoảng 30% tài liệu được sản sinh trước năm 1900 và khoảng 15% tài liệu sau năm 1900. Tại Lưu trữ Liên bang Nga, việc sao bảo hiểm tài liệu không chỉ thực hiện cho toàn phông như ở Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức mà còn được thực hiện cho một số nhóm hồ sơ, tài liệu có giá trị trong phông lưu trữ cùng với mục lục kèm theo. Mặc dù trong nhóm hồ sơ được lựa chọn bảo hiểm có thể có những hồ sơ không có giá trị thông tin cao, nhưng để bảo đảm mối quan hệ giữa các hồ sơ trong nhóm thì hồ sơ đó vẫn được tiến hành sao bảo hiểm. Việc này cũng được thực hiện tương tự như đối với tài liệu trong một hồ sơ. Nếu trong một hồ sơ vừa có tài liệu có giá trị đặc biệt quý, hiếm lại
vừa có tài liệu không có giá trị như vậy thì vẫn tiến hành sao bảo hiểm toàn bộ tài liệu có trong hồ sơ đó.