d) Khối phông lưu trữ cá nhân
3.4.1. Công nghệ micrôphim
3.4.1.1. Tình hình ứng dụng công nghệ này trên thế giới và khả năng ứng dụng tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
Công nghệ micrôphim là một trong số các giải pháp đã và đang được áp dụng khá rộng rãi và có truyền thống trong lưu trữ và thư viện trên thế giới. Micrôphim có hai dạng là micrôphim cuộn và micrôphíc, trong đó micrôphim cuộn cỡ 16 và 35 mm
được sử dụng phổ biến trong lưu trữ, thư viện để bảo hiểm tài liệu còn micrôphíc cỡ 105 x 148 mm
chứa được khoảng 60 hình ảnh tuy có ưu điểm là dễ bảo quản và dễ tra cứu nhưng do hạn chế về độ nét của hình ảnh và khó sửa chữa sai sót nếu có (không thể cắt đoạn như làm với phim cuộn mà phải chụp lại cả tấm phim) nên ít được sử dụng trong lưu trữ 17,6-7. Việc áp dụng giải pháp công nghệ micrôphim trong lưu trữ và thư viện có một số ưu điểm sau:
Thứ nhất là để kéo dài tuổi thọ của bản gốc, bản chính tài liệu. Thực tế cho
thấy, ngay cả trong trường hợp bản chính hoặc bản gốc được bảo quản trong điều kiện tối ưu thì dưới tác động của điều kiện môi trường và với việc đưa bản gốc,
tài liệu bị hư hỏng. Chính vì vậy, việc micrôphim hoá tài liệu từ lâu đã được coi là một giải pháp hữu hiệu. Việc đưa bản chụp micrôphim ra phục vụ khai thác sử dụng thay cho bản gốc, bản chính đã hạn chế việc tiếp xúc với bản gốc, bản chính và chính điều đó đã tạo điều kiện bảo vệ được bản gốc, bản chính tài liệu.
Thứ hai là để tạo điều kiện cho đông đảo độc giả cùng được sử dụng tài
liệu. Như chúng ta biết, đa phần tài liệu lưu trữ là độc bản nên không thể cùng một lúc phục vụ nhiều người. Chính việc micrôphim hoá tài liệu và khả năng nhân sao thành nhiều bản đã cho phép nhiều người cùng được khai thác sử dụng tài liệu.
Thứ ba là để thay thế bản gốc, bản chính. Đối với những tài liệu có giá trị
thực tiễn chỉ cần bảo quản trong một thời hạn nhất định thì việc micrôphim hoá để thay thế bản gốc, bản chính sẽ mang lại hiệu quả kinh tế cao vì bản micrôphim rất gọn nhẹ nên chỉ cần rất ít diện tích để bảo quản. Đây cũng là một giải pháp được nhiều nước áp dụng, nhất là đối với những nước có diện tích đất đai hạn hẹp như Singapore. Tuy nhiên, việc micrôphim hoá rồi huỷ bản gốc, bản chính hay còn gọi là chụp micrôphim thay thế cho đến nay chủ yếu chỉ được khuyến khích áp dụng đối với tài liệu có giá trị thực tiễn mà thôi.
Thứ tư là để bảo hiểm bản gốc, bản chính tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ là
độc bản, nếu vì lý do nào đó mà bị mất đi thì sẽ không có gì bù đắp được. Bởi vậy, việc ứng dụng giải pháp công nghệ micrôphim để tạo ra bản sao tài liệu trên micrôphim (bản sao thế hệ 1) và đưa bản sao đó đến nơi khác bảo quản cách xa nơi bảo quản bản gốc, bản chính của tài liệu đã được nhiều nước tiến hành. Đây là giải pháp bảo hiểm quan trọng không thể coi nhẹ đề phòng trường hợp có sự cố xẩy ra làm huỷ hoại hoàn toàn bản gốc, bản chính tài liệu thì vẫn có bản sao hợp pháp bằng micrôphim để thay thế.
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm nêu trên thì việc ứng dụng công nghệ micrôphim vào việc lập bản sao bảo hiểm tài liệu cũng có những hạn chế nhất định. Đó là:
Thứ nhất, chi phí đầu tư để trang bị máy móc, thiết bị và để mua vật tư,
hoá chất phục vụ cho việc micrôphim hoá khá cao. Do vậy, nếu điều kiện kinh tế chưa cho phép thì dù có mong muốn đến đâu cũng khó có thể triển khai thực hiện được.
Thứ hai, tâm lý nhiều độc giả vẫn muốn trực tiếp được sử dụng bản gốc,
bản chính phần vì do thói quen và phần vì chưa quen sử dụng máy móc, thiết bị micrôphim.
Thứ ba, bản micrôphim là bản sao chứ không phải là bản gốc, bản chính của tài liệu. Do vậy, bản sao đó phải được thừa nhận về mặt pháp lý thì mới có giá trị như là một bằng chứng trước các cơ quan tư pháp.
Thứ tư, việc bảo quản các bản micrôphim đòi hỏi phải có kho tàng, trang
thiết bị chuyên dụng và môi trường bảo quản thích hợp.
Mặc dù có những hạn chế như đã nêu trên nhưng giải pháp công nghệ micrôphim cho đến nay vẫn được coi là giải pháp duy nhất và tối ưu nhất trong việc bảo hiểm tài liệu ở trong tất cả các lưu trữ và thư viện trên thế giới.
Tại Việt Nam, theo chúng tôi, giải pháp này hoàn toàn có khả năng áp dụng. Bởi vì, khi lựa chọn giải pháp thì một trong những vấn đề không thể không quan tâm, đó là hệ thống máy móc thiết bị liên quan đến triển khai ứng dụng công nghệ hiện tại ra sao. Trên thực tế, năm 2003, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã được Chính phủ Nhật Bản tài trợ theo "Dự án bảo tồn văn bản cổ" một dây chuyền các thiết bị công nghệ micrôphim. Dây chuyền thiết bị này hiện đã được triển khai lắp đặt tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III gồm:
- 01 máy tráng rửa micrôphim (Microfilm Processer), nhãn hiệu AP5 của Hãng FUJI FILM;
- 04 máy đọc micrôphim 35 mm(Microfilm Reader), nhãn hiệu NEW EXCEL 100 của Hãng NICHIMY;
- 02 máy Microfilm Scaner 16 và 35 mm, nhãn hiệu MS 800 của Hãng CANON;
- 01 máy làm nóng cho máy tráng rửa micrôphim (Preheater for Microfilm Processer) của Hãng FUJI;
- 01 bảng điều khiển nước cho máy tráng rửa micrôphim (Water Control Panel B for Microfilm Processer) của Hãng FUJI;
Ngoài ra còn có 05 tủ đựng phim cuộn (Rollfilm Cabinet), nhãn hiệu DC- L44MF của Hãng KOKUYO; phim và một số hoá chất cần thiết cho việc tráng, hãm.
Với số máy móc thiết bị và vật tư, hoá chất được trang bị như vậy, về cơ bản, chúng ta đã có đủ một dây chuyền công nghệ micrôphim để triển khai việc lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ cho các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
3.4.1.2. Quy trình công nghệ micrôphim
Kinh nghiệm rút ra qua chuyến đi khảo sát thực tế tại Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức, Cộng hoà liên bang Nga; qua đợt tham gia lớp đào tạo chuyển giao công nghệ do chuyên gia Nhật bản hướng dẫn và quy trình micrôphim đăng trong tập tài liệu "Microfilming Public Records" 30, 5, chúng tôi có thể khái quát hoá quy trình công nghệ micrôphim gồm những bước cơ bản sau:
Bƣớc 1. Chuẩn bị
1. Chuẩn bị tài liệu
- Kiểm tra xác định số lượng tài liệu;
- Kiểm tra trật tự sắp xếp tài liệu trong toàn bộ phông hoặc trong từng phần phông;
- Kiểm tra chất lượng biên mục bên trong và bên ngoài hồ sơ tài liệu (nếu chưa đạt yêu cầu cần phải tiếp tục hoàn thiện);
- Kiểm tra tình trạng vật lý của tài liệu. Nếu tài liệu bị rách, thủng, giòn gãy thì phải tiến hành tu bổ phục chế trước khi tiến hành sao chụp;
- Kiểm tra mục lục tài liệu đi kèm phông hoặc phần phông tài liệu. Nếu mục lục chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ thì phải hoàn thiện trước khi tiến hành sao chụp.
2. Chuẩn bị máy móc, thiết bị
- Kiểm tra hoạt động của máy móc; thiết bị; - Kiểm tra hệ thống điện, nước.
3. Kiểm tra vật tư
- Chuẩn bị đủ phim chụp, phim sao;
- Kiểm tra chất lượng phim chụp, phim sao. Riêng phim chụp phải là phim bạc halide đen trắng ( phim silver halide) nền polyester được sản xuất theo ISO 4331-1986 hoặc ISO 4332-1986.
4. Kiểm tra hoá chất
- Chuẩn bị đủ hoá chất dùng cho việc tráng, rửa và các hoá chất cần thiết khác;
- Kiểm tra chất lượng hoá chất dùng cho việc tráng, rửa.
Bƣớc 2. Chụp microphim
1. Bật máy chụp
2. Đặt tài liệu vào bàn máy chụp theo thứ tự trang/tờ tài liệu của từng đơn vị bảo quản trong phông hoặc phần phông tài liệu. Việc chụp micrôphim phải được thực hiện theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật và phải đảm bảo chính xác với bản chính, bản gốc của tài liệu.
3. Sau khi chụp hết cuộn phim thì tắt máy và lấy cuộn phim đó ra khỏi máy.
1. Đưa phim đã được chụp vào máy tráng rửa.
2. Đổ hoá chất tráng, hãm đã được pha chế theo tỷ lệ thích hợp vào máy. 3. Theo dõi hoạt động của máy tráng, rửa.
4. Lấy phim ra khỏi máy sau khi máy ngừng hoạt động hoàn toàn.
Bƣớc 4. Kiểm tra bản master negative (bản chụp thế hệ 1)
1. Kiểm tra nội dung: kiểm tra mức độ đầy đủ của thông tin.
2. Kiểm tra kỹ thuật: kiểm tra độ nét của hình ảnh; mức độ hội tụ của ánh sáng; độ nhạy ánh sáng và mức độ hoá chất dư thừa trên phim theo ISO 6200-1990 và ISO 10602-1995. Nếu ánh sáng quá sáng hoặc quá tối và lượng hoá chất dư thừa trên phim vượt quá hàm lượng cho phép thì phải chụp lại hoặc phải tráng, rửa lại. 3. Lập biên bản kết quả kiểm tra, trong đó phải xác định cụ thể số lượng tài liệu được chụp và tình trạng kỹ thuật của phim đã chụp; số lượng phim đã chụp chưa đạt yêu cầu cần phải chụp lại hoặc tráng rửa lại...
Bƣớc 5. Nhân bản
Mục đích nhân bản là để lập phông sử dụng. Tuỳ theo yêu cầu thực tế mà quyết định việc nhân bản cho phù hợp nhưng tối thiểu phải nhân ra:
1. Bản negative (âm bản thế hệ 2) trên phim diazo hoặc vesicular. Bản này dùng để nhân bản khi cần.
2. Bản positive trên phim diazo hoặc vesicular. Bản này được in ra từ âm bản thế hệ 2 để phục vụ cho việc khai thác sử dụng. Ngày nay, việc nhân bản trên phim để phục vụ khai thác sử dụng có xu hướng giảm. Thay vì nhân bản phim có thể tiến hành scanmicrôphim chuyển sang dạng số hoá nhằm phục vụ khai thác sử dụng được thuận tiện hơn và hiệu quả hơn.
Tất cả các bản sao sau khi hoàn thành đều phải được kiểm tra chất lượng. Nếu chưa đạt yêu cầu thì phải tiến hành nhân bản lại.
1. Tất cả các bản micrôphim sau khi hoàn thành đều được đưa vào hộp, dán nhãn. Hộp đựng phim là hộp làm bằng polycarbonat. Để tránh nhầm lẫn các bản micrôphim có thể bảo quản các bản đó trong các hộp có màu sắc khác nhau. 2. Chuyển giao các bản micrôphim
- Bản master negative (bản chụp thế hệ 1) được chuyển cho Trung tâm bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia để đưa vào kho bảo hiểm.
- Bản negative thế hệ 2; bản positive và bản gốc, bản chính của tài liệu được chuyển giao cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Bản positive được đưa ra phục vụ sử dụng khi có yêu cầu thay vì phải sử dụng bản gốc, bản chính. Bản negative thế hệ 2 dùng nhân bản trong trường hợp bản positive đưa ra sử dụng bị hư hỏng.
Quy trình lập bản sao bảo hiểm tài liệu giấy bằng công nghệ micrôphim được minh hoạ tại Phụ lục số 1.
3.4.1.3. Thiết bị, vật tư, hoá chất
Theo kinh nghiệm của Lưu trữ Quốc gia Singapore, thì một dây chuyền công nghệ micrôphim hoàn chỉnh gồm có:
a) Thiết bị chụp
Thiết bị chụp gồm máy chụp micrôphim 16 hoặc 35 mm
(16 hoặc 35 mm micrôphimer), có thể chụp đến khổ A0 hoặc đến khổ A1 tuỳ từng loại máy. Hiện nay trên thế giới có nhiều hãng sản xuất loại máy chụp micrôphim. Theo kinh nghiệm của Lưu trữ Quốc gia Singapore, Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức và Lưu trữ Liên bang Nga, chúng ta có thể lựa chọn máy chụp micrôphim của hãng Kodak hoặc của hãng Zeutschel (Cộng hoà liên bang Đức). Một vấn đề nữa cũng cần quan tâm là nên sử dụng loại máy chụp nào: loại chụp phim 16 mm hay loại chụp phim 35 mm. Nếu như trang bị máy chụp phim loại 16 mm
thì chỉ cho phép chụp tài liệu đến khổ A3 còn nếu trang bị loại máy chụp micrôphim 35 mm
điểm hơn máy chụp micrôphim 16 mm vì có thể chụp được tài liệu từ khổ nhỏ đến khổ A0 nhưng lại có nhược điểm so với máy chụp phim 16 mm
là kém hiệu quả hơn vì tốc độ chụp chậm hơn, phim và hoá chất để tráng, hãm cũng có giá thành đắt gấp đôi so. Theo thông tin của Lưu trữ Quốc gia Singapore cho biết thì 01 cuộn phim 16 mm có giá thành là 4 đô la trong khi đó 01 cuộn phim 35 mm
có giá thành là 8 đô la và 01 chai hoá chất để tráng giá 15 đôla và để hãm giá 10 đôla có thể tráng được 18 cuộn phim 16 mm
nhưng chỉ tráng, hãm được 9 cuộn phim 35 mm. Chính vì vậy, cũng theo kinh nghiệm của Lưu trữ Quốc gia Singapore thì một cơ sở chụp micrôphim tốt nhất nên trang bị 01 máy chụp micrôphim 35 mm và 02 máy chụp micrôphim 16 mm
.
b) Thiết bị tráng rửa (Microfilm processer)
Thiết bị dùng để tráng rửa hiện nay hoàn toàn tự động với 4 bộ phận: tráng, hãm, rửa và sấy khô. Cũng như máy chụp micrôphim, hiện có nhiều hãng trên thế giới sản xuất loại máy này. Chúng ta có thể đặt mua thiết bị này của hãng Kodak hoặc của hãng Zeutschel (Cộng hoà liên bang Đức) nhãn hiệu OMNIA OE 505.
c) Thiết bị nhân sao (Duplicating equipment)
Thiết bị này dùng để nhân bản phim phục vụ khai thác sử dụng. Chúng ta có thể đặt mua thiết bị này của hãng Kodak hoặc của hãng Zeutschel (Cộng hoà liên bang Đức).
d) Thiết bị đọc micrôphim
Thiết bị này dùng để đọc micrôphim khi khai thác sử dụng nhưng có thể dùng để kiểm tra. Hiện có nhiều hãng trên thế giới sản xuất loại máy này. Chúng ta có thể đặt mua thiết bị này của hãng Kodak, hãng Nichimy và hãng Canon (Nhật Bản) hoặc của hãng Zeutschel (Cộng hoà liên bang Đức).
Để kiểm tra chất lượng các bản micrôphim, cần phải có các thiết bị kiểm tra như:
- Kính hiển vi (Microscope). Kính hiển vi cần được trang bị để đo chất lượng ống kính của máy chụp. Mỗi cơ sở micrôphim nên mua ít nhất 02 kính hiển vi một loại có thể phóng to 50 lần và 01 loại có thể phóng to tới 100 lần.
- Máy đo độ hội tụ (Densitometer). Máy này dùng để kiểm tra mật độ hội tụ các điểm trên phim.
- Máy đo độ nhạy ánh sáng (Sensitometer). Máy này dùng để kiểm tra độ nhạy sáng.
- Thiết bị kiểm tra phim (Universal Inspection Microfilm). Micrôphim không chỉ được kiểm tra qua máy đọc phim (Microfilm Reader) hay máy đọc in phim (Microfilm Reader-Printer) mà còn cần được kiểm tra tổng thể qua thiết bị này để xem có bị xước không hoặc có bị mất thông tin không.
- Máy nối phim siêu âm (Ultrasonic Film Splicer). Dùng để nối film trước khi đóng hộp đưa vào bảo quản.
Tất cả các thiết bị kiểm tra trên đều có thể đặt mua của hãng Zeutschel (Cộng hoà liên bang Đức).
e) Thiết bị bảo quản và thiết bị khác
Ngoài các thiết bị nêu trên, để bảo quản các bản micrôphim, chúng ta cần phải trang bị một số thiết bị sau:
- Tủ đựng micrôphim (Rollfilm Cabinet). Nếu trang bị tủ đựng micrôphim 10 tầng thì giá thành khoảng 1.000 đôla/01 tủ và có thể bảo quản được 1.300 cuộn phim 16 mm
hoặc 650 cuộn phim 35 mm.
- Hộp đựng phim (Film Box). Có thể dùng hộp sắt hoặc hộp bằng plastic. Không nên sử dụng hộp cát tông vì với thời gian dễ trở nên mềm và có thể sinh ra một loại hoá chất làm hại đến phim được bảo quản trong đó.
g) Vật tư, hoá chất
Vật tư cần thiết để tiến hành micrôphim hoá tài liệu gồm phim cuộn 16 mm (16 mm roll film) và phim cuộn 35 mm
(35 mm roll film). Nếu để lập phông bảo hiểm thì phim chụp phải là phim bạc đen trắng trên nền polyster dày 0.07 mm
dài 65 m 28, 53. Nếu dùng để nhân sao phim phục vụ khai thác sử dụng có thể dùng loại phim diazo hoặc phim vesicular dài 1000 feet. Hạn sử dụng phim