d) Khối phông lưu trữ cá nhân
2.1. 1 Quan niệm về bảo hiểm tài liệu lưu trữ
Bảo hiểm tài liệu lưu trữ được đặt ra như một nhu cầu bắt buộc đối với tất cả các cơ quan lưu trữ. Sự cần thiết đó xuất phát từ thực tế khách quan là:
Thứ nhất, bản thân vật mang tin của tài liệu lưu trữ thường bị lão hoá theo
thời gian trong khi đó thông tin chứa trên vật mang tin đó cần phải được lưu giữ lâu dài để phục vụ không chỉ phục vụ hoạt động thực tiễn mà còn cho cả nghiên cứu lịch sử sau này.
Thứ hai, tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính. Nếu bản gốc, bản chính đó
thường xuyên được đưa ra khai thác sử dụng thì sớm hay muộn sẽ bị hư hỏng.
Thứ ba, tài liệu lưu trữ là độc bản. Nếu có sự cố như hoả hoạn, bão lũ, động
đất, chiến tranh, khủng bố...xẩy ra thì khó tránh khỏi bị huỷ hoại hoặc bị hư hỏng khó có thể cứu vãn được.
hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử sau này, người ta đã tiến hành nghiên cứu và đưa ra nhiều giải pháp nhằm tạo lập ra bản sao và đưa bản sao đó bảo quản ở nơi cách xa nơi bảo quản bản gốc, bản chính. Với cách làm đó, người ta hy vọng rằng có thể bảo vệ, bảo quản được an toàn bản gốc, bản chính tài liệu thậm chí nếu có sự cố xẩy ra làm hư hỏng bản gốc, bản chính thì thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ vẫn không bị mất đi. Tuy nhiên, để tránh "tam sao thất bản" và được người sử dụng chấp nhận thì bản sao đó phải được thừa nhận về mặt pháp lý.
Ở Việt Nam, khái niệm "Bảo hiểm tài liệu lưu trữ" đã được pháp quy hoá trong Pháp lệnh lưu trữ quốc gia do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001. Tại Điểm 7 Điều 2 của Pháp lệnh này, khái niệm "Bảo hiểm tài liệu lưu trữ" đã được giải thích "là việc thực hiện các biện pháp sao chụp, bảo quản tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ chuyên dụng riêng biệt tách rời bản chính, bản gốc đối với tài liệu đặc biệt quý hiếm nhằm bảo vệ an toàn tài liệu đó"15. Theo cách giải thích này thì bảo hiểm tài liệu ở Việt Nam về cơ bản cũng được quan niệm giống như một số nước trên thế giới. Điều đó có nghĩa là cần phải tạo ra bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ và đưa bản sao đó đến một nơi cách xa bản gốc, bản chính về mặt địa lý để bảo quản đề phòng trường hợp rủi ro xẩy ra làm mất đi bản gốc, bản chính thì thông tin tài liệu lưu trữ vẫn được bảo toàn để phục vụ nhu cầu nghiên cứu sử dụng của xã hội. Tuy nhiên, theo tinh thần Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 thì việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam chỉ giới hạn đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm chứ không phải cho toàn bộ tài liệu lưu trữ.
Ngoài quan niệm chung nêu trên cũng còn có quan niệm khác về bảo hiểm tài liệu. Trong cuốn "Các quy tắc công tác của các cơ quan lưu trữ nhà nước Liên bang Nga" thì khái niệm bảo hiểm tài liệu còn được hiểu là bảo hiểm giá trị vật chất của tài liệu lưu trữ dưới hình thức mua bảo hiểm cho tài liệu lưu trữ. Điều
đó có nghĩa là cơ quan lưu trữ thực hiện việc mua bảo hiểm cho tài liệu lưu trữ của mình khi đưa bản gốc, bản chính đó ra trưng bày, triểm lãm. Nhìn chung, để bảo vệ bảo quản an toàn tài liệu người ta chủ yếu chỉ đưa bản sao ra trưng bày. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp để tăng tính hấp dẫn của cuộc triển lãm, các cơ quan lưu trữ có thể đưa bản gốc, bản chính ra trưng bày và trong trường hợp này người ta tiến hành mua bảo hiểm cho tài liệu lưu trữ được lựa chọn đưa ra triển lãm. Trong trường hợp bản gốc, bản chính đã được mua bảo hiểm mà bị mất mát hoặc hư hỏng khi đưa ra trưng bày triển lãm thì cơ quan bảo hiểm có trách nhiệm bồi thường thiệt hại vật chất cho cơ quan lưu trữ. Việc định mức giá bảo hiểm tài liệu phải tương ứng với giá trị tài liệu được bảo hiểm và do các chuyên gia lưu trữ phối hợp với chuyên gia bảo tàng, thư viện và khảo cổ tiến hành. Kết quả xác định mức giá bảo hiểm tài liệu phải được lập thành biên bản và trình lên cơ quan quản lý lưu trữ cấp trên 34, 90. Tuy nhiên, qua các tư liệu sưu tầm, thu thập được thì bảo hiểm tài liệu được hiểu theo nghĩa "mua bảo hiểm" chưa được phổ biến rộng rãi trong các cơ quan lưu trữ trên thế giới.
Từ kết quả nghiên cứu đó có thể rút ra nhận xét chung về quan niệm bảo hiểm tài liệu như sau:
Quan niệm thứ nhất: Bảo hiểm tài liệu là thực hiện các biện pháp để tạo ra bản sao của chính tài liệu đó. Bản sao tài liệu phải được bảo quản tại kho lưu trữ chuyên dụng cách xa nơi bảo quản bản gốc, bản chính và bản sao đó phải được thừa nhận về mặt pháp lý.
Quan niệm thứ hai: Bảo hiểm tài liệu là việc thực hiện việc mua bảo hiểm
cho tài liệu lưu trữ.
Theo chúng tôi, cả hai quan niệm về bảo hiểm tài liệu như trên đều có phần hợp lý. Tuy nhiên, việc mua bảo hiểm cho tài liệu lưu trữ chưa phải là giải pháp được triển khai rộng rãi trong các cơ quan lưu trữ cho nên phạm vi của đề tài này
là tạo lập ra bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ. Bản sao bảo hiểm đó phải được bảo quản tại kho lưu trữ chuyên dụng cách xa nơi bảo quản bản gốc, bản chính đề phòng sự cố xẩy ra làm mất, làm hỏng tài liệu lưu trữ thì thông tin tài liệu lưu trữ vẫn được bảo toàn nguyên vẹn để phục vụ nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của toàn xã hội.