4. Kiểm tra hoá chất
3.5. Giải pháp về xây kho bảo hiểm
Kết quả của việc ứng dụng các giải pháp công nghệ nêu trên là tạo ra được các bản sao bảo hiểm cho tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm. Những bản sao này phải được bảo quản ở kho lưu trữ chuyên dụng, tách rời nơi bảo quản bản chính, bản gốc của những tài liệu đó nhằm để bảo vệ, bảo quản an toàn chúng khi có sự cố xẩy ra. Để xây kho bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia đáp ứng yêu cầu tuyệt đối an toàn thì một trong những vấn đề quan trọng là phải lựa chọn được địa điểm xây kho cho thích hợp. Thường thì địa điểm được lựa chọn để xây kho bảo hiểm phải đáp ứng các yêu cầu sau:
Thứ nhất, địa điểm đó phải cách rất xa thủ đô hoặc các thành phố lớn, xa các đầu mối giao thông và không được gần bất cứ mục tiêu quân sự nào.
Thứ hai, địa điểm xây kho phải là nơi có nền đất rắn chắc, ổn định và
Thứ ba, địa điểm xây kho phải là nơi cao ráo, thoáng mát, không khí trong lành.
Cùng với việc lựa chọn một địa điểm thích hợp để xây kho thì vấn đề thiết kế kho tàng như thế nào, quy mô ra sao, trang thiết bị cần thiết phải có là gì để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu đều không thể xem nhẹ.
Thực tế chuyến đi khảo sát nước ngoài hồi tháng 7 năm 2003 và qua các tư liệu tham khảo cho thấy địa điểm được lựa chọn để xây kho bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại Cộng hoà liên bang Đức là một quả núi ở Freiberg thuộc phía Nam Cộng hoà liên bang Đức; tại Liên bang Nga là ở vùng Xibiri và tại Cộng hoà Pháp là ở tỉnh Nimes thuộc miền Nam nước Pháp, cách thủ đô Paris gần 800 km. Cũng theo kinh nghiệm của Cộng hoà Pháp thì kho bảo hiểm trung ương được thiết kế gồm hai khu: khu tầng trệt trên mặt đất dùng để bố trí các phòng làm việc và khu tầng ngầm dưới lòng đất để bảo quản các bản sao bảo hiểm tài liệu với diện tích tổng cộng khoảng 610 m 2
được phân chia thành 4 nhà kho trong đó, có 2 nhà kho giành để bảo quản bản master negative do Lưu trữ quốc gia Pháp và lưu trữ các tỉnh chuyển về và 2 nhà kho dùng để bảo quản các bản sao từ bản master negative do chính kho này thực hiện nhằm mục đích cung cấp cho Lưu trữ quốc gia Pháp và lưu trữ các tỉnh khi có yêu cầu.
Chúng tôi cho rằng những kinh nghiệm trên đây là rất quý giá giúp chúng ta lựa chọn được địa điểm thích hợp cũng như thiết kế xây dựng được kho bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam một cách hợp lý.