4. Kiểm tra hoá chất
3.6. Giải pháp về cơ chế kinh phí đầu tƣ cho việc lập phông bảo hiểm
Một trong những khó khăn có ảnh hưởng rất lớn đến việc lập phông bảo hiểm là kinh phí đầu tư. Bởi việc lập bản sao tài liệu lưu trữ là một vấn đề hết
sức tốn kém không chỉ để lắp đặt thiết bị ban đầu, cho duy trì bảo dưỡng thiết bị mà còn phải để mua sắm vật tư, hoá chất phục vụ cho việc lập bản sao bảo hiểm hàng ngày. Mặt khác, như chúng ta biết, biên chế phân bổ cho các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cũng như cho Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia là hết sức hạn chế. Do vậy, để triển khai việc lập phông bảo hiểm có kết quả rất cần phải huy động thêm lực lượng lao động ngoài giờ mà để huy động được lực lượng này thì cần phải được Nhà nước đầu tư riêng một khoản kinh phí. Hiện nay, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia tuy được xác định là đơn vị sự nghiệp nhưng trên thực tế kinh phí Nhà nước cấp cho các Trung tâm này hoạt động vẫn theo đầu biên chế với kinh phí khoảng trên 14 triệu/người/năm. Với kinh phí hạn hẹp như vậy thì làm sao có thể tạo lập được cơ sở vật chất-kỹ thuật ban đầu, làm sao có kinh phí để mua sắm máy móc, vật tư, hoá chất để triển khai công việc hàng ngày, làm sao có kinh phí để huy động lao đồng ngoài giờ...Để giải quyết khó khăn về kinh phí thì giải pháp tốt nhất là phải sớm hoàn thành dự án "Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia" trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt. Chỉ có như vậy thì các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cũng như Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia mới có đầy đủ điều kiện để thực hiện việc lập phông bảo hiểm cho những tài liệu lưu trữ quý, hiếm.
KẾT LUẬN
Bản luận văn này đã trình bày toàn bộ kết quả nghiên cứu tìm hiểu của chúng tôi về đề tài "Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia". Kết quả chủ yếu mà chúng tôi đã giải quyết trong luận văn này là:
1. Đã nghiên cứu tìm hiểu về tình hình tài liệu đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Để hiểu rõ về vấn đề này, chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu về lịch sử ra đời của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, chức năng, nhiệm vụ và nhất là thẩm quyền quản lý tài liệu mà các Trung tâm được giao. Thông qua kết quả nghiên cứu, chúng tôi đã xác định, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia tuy có hình thành ở các thời điểm khác nhau nhưng có chức năng, nhiệm vụ về cơ bản là giống nhau đều thu thập, bảo quản an toàn và phục vụ khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Mặc dù có chức năng, nhiệm vụ giống nhau nhưng thẩm quyền quản lý, sưu tầm thu thập tài liệu lại khác nhau và do vậy, tài liệu lưu trữ được bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cũng rất khác nhau. Từ thực tế nghiên cứu tình hình tài liệu hiện bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia có thể đi đến kết luận là tài liệu lưu trữ ở đây rất phong phú về nội dung vì phản ánh hầu hết các lĩnh vực của đời sống chính trị-kinh tế-xã hội qua các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, rất đa dạng về loại hình vì ngoài tài liệu hành chính còn có tài liệu kỹ thuật, tài liệu bản đồ, tài liệu ảnh, phim điện ảnh và tài liệu ghi âm, rất đa dạng về vật mang tin với nhiều kích thước khuôn khổ khác nhau như ghi trên gỗ (tài liệu Mộc bản), ghi trên giấy dó (tài liệu thời kỳ phong kiến), ghi trên giấy sản xuất theo dây chuyền máy công nghiệp, ghi trên phim, trên giấy ảnh, trên băng từ, đĩa từ và rất có giá trị để phục vụ cho nghiên cứu lịch
sử nên không thể để bị mất mát hayhư hỏng vì bất cứ lý do gì. Tiếc thay, những tài liệu có một không hai đó đang xuống cấp nghiêm trọng do nhiều nguyên nhân khác nhau và rất có thể dẫn đến huỷ hoại và bởi vậy, cần phải có biện pháp phòng ngừa hữu hiệu.
2. Đã tiến hành nghiên cứu tình hình bảo hiểm tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Bảo hiểm tài liệu là một yêu cầu bắt buộc đối với các cơ quan lưu trữ. Trong khi các nước đã triển khai việc này cách đây hàng nửa thế kỷ thì việc này mới được bắt đầu triển khai cách đây vài năm ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Tuy nhiên, việc bảo hiểm tài liệu ở đây còn nhiều khiếm khuyết cả về phương diện chỉ đạo, hướng dẫn cũng như tổ chức triển khai thực hiện. Nhiều vấn đề đặt ra như lựa chọn tài liệu nào, lựa chọn công nghệ nào để bảo hiểm và bảo hiểm cần tiến hành như thế nào để đạt chất lượng và hiệu quả rất cần phải nghiên cứu, giải đáp.
3. Đã nghiên cứu đề xuất 6 nhóm giải pháp để đẩy mạnh công tác bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Các nhóm giải pháp đó là nghiên cứu, xây dựng thể chế chính sách về bảo hiểm tài liệu; tổ chức và đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực làm công tác bảo hiểm tài liệu; lựa chọn tài liệu để bảo hiểm; lựa chọn công nghệ để bảo hiểm; xây kho bảo hiểm và cuối cùng là kinh phí đầu tư cho việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý, hiếm tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Mỗi giải pháp nêu trên đếu có ý nghĩa quan trọng trong việc triển khai có hiệu quả việc bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Các giải pháp này đều có mối liên quan chặt chẽ với nhau, có ảnh hưởng lẫn nhau và do vậy không thể bỏ qua hoặc coi nhẹ bất kỳ giải pháp nào. Tuy nhiên, nếu phải sắp xếp các giải pháp trên theo thứ thự ưu tiên thì trước hết phải quan tâm triển khai thực hiện giải pháp nghiên cứu, xây dựng thể chế chính sách về bảo hiểm tài liệu vì thực hiện giải pháp này cũng giống như khi triển khai xây
đúng cũng như bản vẽ thiết kế tồi thì việcđầu tư công sức và tiền để triển khai thực hiện sẽ trở nên lãng phí. Thứ đến là việc lựa chọn tài liệu để bảo hiểm. Tài liệu được lựa chọn để bảo hiểm phải là tài liệu có giá trị đặc biệt, có tần số sử dụng thường xuyên và có tình trạng vật lý kém, trong đó giá trị của tài liệu là yếu tố quyết định. Phông, sưu tập tài liệu hoặc khối tài liệu được lựa chọn để lập bản sao bảo hiểm phải là những phông, sưu tập tài liệu hoặc khối tài liệu đã được phân loại, chỉnh lý hoàn chỉnh, được xác định giá trị, được tổ chức sắp xếp khoa học và có công cụ tra cứu đi kèm tối thiểu là mục lục hồ sơ, tài liệu. Nếu công việc này không được quan tâm đầy đủ và đi trước một bước thì mọi đầu tư cho việc lập bản sao bảo hiểm có thể sẽ trở nên lãng phí hoặc vô ích.
Tóm lại, những nghiên cứu của chúng tôi chỉ là bước đầu vì từ trước đến nay chưa có công trình nào nghiên cứu về vấn đề này. Mặt khác, vấn đề này lại hết sức mới mẻ không chỉ về mặt lý luận mà cả về thực tiễn. Do đó, những giải pháp mà chúng tôi đưa ra chắc chắn sẽ còn nhiều khiếm khuyết. Mặc dù vậy, chúng tôi vẫn hy vọng rằng những giải pháp mà chúng tôi đề xuất trong luận văn sẽ là những gợi mở để những người làm công tác quản lý, nghiên cứu khoa học, giảng dạy và các bạn đồng nghiệp gần xa tiếp tục nghiên cứu giải quyết./.